Excel公式和函数 设置数据格式

Excel公式和函数设置数据格式

在Excel中，默认的数据格式为“常规”类型。根据在日常生活中的不同用途，需要设置不同类型的数据格式，如设置为日期或货币格式等。另外，为了限制数据的输入，或者为了快速准确的输入数据，可以利用Excel提供的数据有效性功能。

1．设置单元格的数字格式

在Excel中，共包括了11种数字类型，如常规、数值、货币等。另外，用户还可以进行自定义数据类型。下面介绍如何进行设置数字格式的方法。

例如，选择需要设置数据格式的单元格或单元格区域，单击【数字】组中的【对话框启动器】按钮，即可弹出【设置单元格格式】对话框，如图1-28所示。

示例栏

单击

分类列表

图1-28 数字类型

在该对话框的【数字】选项卡中，主要包含有【分类】和【示例】两栏内容，其功能如下：

分类

在【分类】列表中，用户可以通过选择不同的数据类型选项，来设置数据的格式。其各选项的功能如表1-5所示：

表1-5 【分类】列表各选项的意义

若用户需要使用Excel 提供的【自定义】选项，还可以创建自己所需的特殊格式。在进行自定义数字格式设置之前，首先应了解各种数字符号的含义，常用的数字格式符号及其含义如表1-6所示：

表1-6 常用数字格式符号及其含义

示例

当用户在【分类】列表中选择所需的数据类型选项时，【示例】栏中就会得到相应的示例类型。例如，选择【科学记数】选项时，可以在【示例】栏中显示相应的效果。用户还可以在该栏中，设置数字的小数位数，如图1-29所示。

图1-29 设置科学记数

另

外，单击【数

字】组中的【数字格式】下拉按钮，在其列表中也可以选择所需的格式类型，如选择【会计 提 示

用户可以先设置单元格或单元格区域的数据格式，再输入数据；也可以先输入数

据，再设置其格式。

选择

设置

专用】选项，也可以设置数据的格式，如图1-30所示。

图1-30 设置数据格式

2．设置单元格的对齐方式

在Excel中，数字的默认对齐方式为“右对齐”，而文本的默认对齐方式为“左对齐”。为了使工作表更加美观大方，可根据实现情况设置文本的对齐方式。另外，还可以对单元格进行合并或者设置单元格内的文本方向。

文本对齐方式

选择需要设置对齐方式的单元格或单元格区域，并选择【开始】选项卡。在【对齐方式】组中，单击相应的按钮，即可设置文本的对齐方式，如图1-31所示。

图1-31 设置文本的对齐方式

在【对齐方式】组中，共包括6个对齐方式按钮，其功能如表1-7所示。

【顶端对齐】按钮

【垂直居中】按钮

【底端对齐】按钮

【文本左对齐】按钮

【居中】按钮

【文本右对齐】按钮

提示

缩进量主要用于更改边框和单元格文字间的边距。在【对齐方式】组中，用户可

以通过单击【减少缩进量】和【增加缩进量】按钮，来调整文本与单元格边

框的距离。

另外，单击【对齐方式】组中的【对话框启动器】按钮。然后在弹出的对话框中选择【对齐】选项卡，可以分别单击【文本对齐方式】栏中的【水平对齐】和【垂直对齐】下拉按钮，在其列表中选择相应的对齐方式，如图1-32所示。

选择

最终

效果

左对齐

单击

图1-32 文本对齐方式

在【垂直对齐】下拉列表中，含有以下两项特殊的对齐方式选项，分别为两端对齐和分散对齐。当选择【两端对齐】选项时，只有当单元格中的内容是多行时，【两端对齐】方式才能够显示其效果。当选择【分散对齐】选项时，单元格中的内容以两端顶格方式与两边对齐。

3．设置文本控制方式

在【对齐】选项卡的【文本控制】栏中，主要包括【自动换行】、【合并单元格】和【缩小字体填充】3个复选框，下面具体介绍其用法。

● 自动换行

当输入过长的文本内容时，由于单元格的列宽是固定的，所以文本的内容一般都显示不完整。此时，可以单击【自动换行】按钮，即可使所选单元格中的文字自动进行换行，如图1-33所示。

图1-33 自动换行

技 巧 按Alt+Enter 键也可以实现单元格中的文本强行换行。

● 合并单元格

合并单元格功能通常用于Excel 标题的设置，从而使标题跨多行或多列显示。还可以用于当单元格中的数据过长时，将一行或一列中的多个单元格合并，从而可以完全显示单元格中的数据。

选择需要合并的单元格，如选择A1至I1单元格区域，并单击【对齐方式】组中的【合并后居中】下拉按钮，在其列表中选择单元格的合并方式，如图1-34所示。

单击

设置

单击

图1-34 合并单元格

在【合并后居中】列表中，提供了3种合并单元格的方式以及一种取消合并的方法，其功能如下表1-8所示：

表1-8 合并及取消单元格合并命令及功能

提 示 合并单元格区域后，再次单击【合并后居中】按钮，即可将合并过的单元格进行

拆分。

技 巧 用户也通过单击【对齐方式】组中的【对话框启动器】按钮，然后在弹出的【设置单元格格式】对话框中，启用【文本控制】栏中的【合并单元格】复选框，将

所选单元格区域进行合并。

缩小字体填充

Excel 提供的缩小字体填充功能，即当调整单元格列宽时，自动缩减单元格中字符的大小，以适应列宽的大小。

例如，选择C5至C7单元格区域，并在【设置单元格格式】对话框中，启用【缩小字体填充】复选框，如图1-35所示。

然后调整C 列的宽度，用户即可发现C5至C7单元格区域中的字符的大小随着列宽的变小而变小，如图1-36所示。

选择

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