秘书学ppt4
秘书学全套PPT课件-2024鲜版
2024/3/28
挑战
秘书需要不断适应新技术、新工具的应用，提高工作效率和 质量。
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秘书转型与拓展职业领域的可能性
01
转型为行政助理或办公室主任
承担更多管理职责，参与企业决策。
02
拓展至公关、市场等领域
利用自身沟通协调能力，拓展职业领域。
时间管理的重要性
01
提升工作效率
通过合理规划时间，秘书可以更 加高效地完成各项任务，减少时 间浪费。
02
应对多任务处理
03
提高工作质量
秘书经常需要同时处理多个任务 ，良好的时间管理有助于在各项 任务之间保持平衡。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
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制定工作计划与优先级排序
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
互相支持，共同进步
在遇到困难时，互相支持和鼓 励，共同解决问题，促进团队
和个人共同进步。
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与客户的沟通策略
了解需求，关注细节
深入了解客户的需求和期望，关注细节和个 性化需求，提供贴心服务。
耐心倾听，积极回应
耐心倾听客户的意见和建议，积极给予回应 和解决方案。
通过合理安排时间、分解任务、 设定目标等方法，减轻工作压力 并提高应对挑战的能力。
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05
秘书的职业发展与前景展望
Chapter
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秘书的职业发展路径
中级秘书
承担更多责任，包括协助领导决策、管理项 目等。
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初级秘书
2024版《秘书培训》ppt课件
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
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提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
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跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
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02
秘书的基本技能
Chapter
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文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
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有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
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秘书学概述(ppt47张)
二、秘书的类别与层次
从秘书服务对象的性质来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类 。 1、公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企 事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事 部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制 上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘 书。 （ 1）集体秘书。指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不 是为某一个领导者服务的的秘书。我国各级党政机关、军队、企 事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。 （ 2）专职秘书。指专门为某个领导者、专家服务的秘书。专职 秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部 编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（ 这与私人出资聘用的私人秘书不同）。
二、各种秘书的定义
(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息 、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者 有效控制全局的工作人员。”（张清明等：《关于 秘书定义的思考》，载《武汉大学学报（社会科 学版）》1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌 管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员 。”（张家仪：《也谈“秘书”的定义》，载《秘书 》1986年第二期） 上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主 要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体 或个人提供辅助管理与综合服务的人员。
掌管机要工作；
支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等； 掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。
五、秘书长、办公厅（室）主任的任 务
秘书学PPTPPT课件
精品ppt
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案例分析之一
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要 他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不 讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只 能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。” 他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那 么，秘书应采取何种态度呢？这是里有四个答案：
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２.综合性
一方面是指秘书辅助决策的 全功能性，另一方面是指秘书辅 助决策活动范围的广泛性。
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３.全过程性
秘书的辅助决策活动贯穿于 领导决策过程的始终，并且随 着决策阶段的循环而呈现动态 的发展。
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三、秘书辅佐决策的方式
１.决策前服务式辅佐 ２.决策形成中协助式辅佐 ３.决策执行中协调式辅佐 ４.决策效果评估中鉴诫式辅佐
１.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出 办公室，去打字、投邮。
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２.认为这项在董事长盛怒下所作的决定，
对公司、对董事长本身都没有好处，倒不如擅自
主张，把这封信“压下来”，不必去打字，更谈
不上投邮。
３.“董事长，何必为了一时之气，得罪往
来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提
出这样的建议。
②分支说
（张金安等《秘书学概论》）
③综合、实践说
（陈合宜《秘书学》）
２.秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，
是一门综合性的应用学科。
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（二）秘书学的研究对象 １.几种不同的看法 ①秘书工作说 ②对象多元说 ③辅助管理说 ２.秘书学研究的对象 （1）秘书学研究的对象是秘书工作规律 及其在实践中的应用。
《秘书学》课件4章
方面，都以不断提高正面效益为目标。
（一） 正面效益原则
（二） 以领导工作为核心原则
以领导工作为核心原则是指秘书的一切职能活动， 必须围绕领导工作 展开，按领导工作 的需要提供全面、 周密、及时、有效 的服务。 以领导工作为 核心原则，是由秘 书工作的主要任务 决定的（见图4-6）。 图4-6 以领导工作为核心的表现
（二） 综合协调强化整体功能原则
综合协调强化整体功能原则，指的是秘书
在处理协调工作中，要按照整体大于部分之和
的原理，充分发挥综合部门的作用，正确使用 各种协调手段，从目标、利益、功能、节奏等 多方面促进各子系统、各要素、各相关方面协 调配合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织 协调运转。
（二） 综合协调强化整体功能原则
图4-4 活动的整体机动效应
（九）规范性与随机性
秘书职能活动既有规范性，又有随机性。秘书 只有将工作中的规范性和随机性统一起来，才能保 证其工作主动有序的进行，灵活机动地完成任务。 规范性 秘书有规范的职能活动务。 随机性 秘书职能活动的随机性，能够应付突发事故或 随机事件，使组织运转和领导工作不受干扰，以确 保组织的动态稳定。
整体效益。
秘书工作一般规律的公式
秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程
度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）
等要素间的关系和联系，可用公式表述（见图1）。
用公式表达为： Ｄ＝±K•L•（S+A）
图1 秘书工作一般规律的公式
秘书工作一般规律的公式
由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平
（二） 秘书工作一般规律的运用
二、 秘书专项职能活动规律
秘书专项职能活动规律，是秘书工作一 般规律在各项职能活动中的具体体现，它在 各项秘书职能活动的特定领域内起作用。
《秘书学电子教案》课件
《秘书学电子教案》PPT课件第一章：秘书学概述1.1 秘书学的定义1.2 秘书学的研究对象与内容1.3 秘书学的历史与发展1.4 秘书学的学科地位与作用第二章：秘书个人素质要求2.1 秘书的道德素质2.2 秘书的智能素质2.3 秘书的身体素质2.4 秘书的心理素质第三章：秘书实务3.1 秘书文书工作3.2 秘书会议组织3.3 秘书信息工作3.4 秘书档案管理第四章：秘书公关与交际4.1 秘书公关概述4.2 秘书公关策划与实施4.3 秘书交际技巧与艺术4.4 秘书礼仪与形象塑造第五章：秘书与领导关系5.1 秘书与领导的关系概述5.2 秘书的服务对象与类型5.3 秘书与领导的关系处理5.4 秘书在领导决策中的作用第六章：秘书的组织与管理6.1 秘书部门的组织结构与职能6.2 秘书部门的工作流程与管理6.3 秘书团队的构建与优化6.4 秘书工作的绩效评估与激励第七章：秘书的沟通协调能力7.1 沟通协调的含义与重要性7.2 秘书沟通协调的技巧与方法7.3 跨部门沟通协调的策略与应用7.4 秘书沟通协调中的心理素质培养第八章：秘书的法律法规与伦理道德8.1 秘书工作相关的法律法规8.2 秘书工作的伦理道德要求8.3 秘书工作中的法律风险防范8.4 秘书职业素养的培养与提升第九章：现代秘书技术的运用9.1 计算机办公软件的应用9.2 网络通信技术的应用9.3 秘书信息系统的构建与维护9.4 现代技术在秘书工作中的创新应用第十章：秘书职业规划与发展10.1 秘书职业规划的意义与方法10.2 秘书职业发展的路径与策略10.3 秘书职业能力的提升与拓展10.4 秘书职业未来的发展趋势与挑战重点和难点解析重点一：秘书学的基本理论秘书学的定义、研究对象与内容、历史与发展以及学科地位与作用是理解秘书学的基础。
重点讲解秘书学如何融合管理学、心理学、法学等多学科知识，以及其在实际工作中的应用。
重点二：秘书个人素质要求秘书的道德素质、智能素质、身体素质和心理素质是秘书工作的关键。
秘书学完整版电子课件(2024)
提高工作效率的策略
2024/1/27
合理安排工作时间
根据生物钟和个人习惯，合理安排工作时间，避免在疲劳时处理重要 任务。
减少干扰因素
关闭不必要的通知和提醒，减少社交媒体等干扰因素的影响，保持专 注力。
学会拒绝和委托
对于不重要或超出自身职责范围的任务，学会拒绝或委托给他人处理 ，避免浪费时间和精力。
合理安排工作和生活
合理规划工作时间，保持工作 与生活的平衡，避免过度劳累 。
增强自我认知
了解自己的性格特点、情绪变 化等，有助于更好地应对心理 问题。
2024/1/27
建立良好的人际关系
与同事、领导保持良好的沟通 和合作关系，减轻工作压力。
寻求专业帮助
当遇到难以解决的心理问题时 ，及时寻求心理咨询或心理治 疗的帮助。
工作效率和身心健康。
压力来源分析
02
工作压力可能来源于工作量过大、时间紧迫、人际关系复杂等
多个方面。
压力应对策略
03
积极应对工作压力，如合理规划工作时间、寻求支持、调整心
态等，有助于缓解压力对心理健康的负面影响。
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常见心理问题及应对方法
1 2
焦虑
表现为过度担忧、紧张不安等。应对方法包括深 呼吸、放松训练、寻求心理咨询等。
应对危机
在危机事件发生时，迅速启动 应急预案，协助领导进行危机 处理，降低负面影响。
公关技巧
与媒体和公众保持良好的沟通 和合作关系，及时发布准确信 息，维护公司形象和声誉。
反思与改进
对投诉和危机处理过程进行反 思和总结，提出改进措施，不 断完善公司的管理和服务水平
。
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04 秘书的时间管理与效率提升
秘书的综合素养秘书学ppt课件
国家秘书职业资格考试
P84 国家职业资格工作网－全国统考－统考
职业－秘书
2003年新颁秘书7day钟点房国家职业标准
其他秘书职业考试
剑桥秘书证书考试——剑桥办公管理国际 证书
LCCIEB秘书职业资格证书
新闻：新修改《广东省实施〈妇女权益保 障法〉办法》将于10月1日正式实施
秘书的应聘与面试
招聘要求
案例 年龄、身体健康、学历、专业技能；文笔、英
语、现代办公设备使用能力 秘书的素养
学生期间应培养的技能：OFFICE软件，文字 组织能力，一定的英语水平，细致踏实……
秘书的推荐与应聘
考试局在全世界86个国家设有5000多个考试中心， 每年有八十多万人参加考试，是世界最大的及最受承 认的国际职业资格鉴定组织。它所颁发的证书及文凭 在这些国家受到广泛承认，被誉为"就职通行证"。 LCCIEB所设置的考试科目共有100多门，大致可分 为商务、文秘、语言、信息工程四大类，每个科目又 分成一级、二级、三级。每年有四个系列考试，以英 文为考试语言，全球性统一时间考试、统一评卷、统 一颁发证书，所颁发的证书有单科结业证书和群体证 书两种。LCCIEB证书代表着持证人具有较高的学业 知识和专业技能。
实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 钻研业务，掌握秘书工作各项技能
内容回顾
秘书的性格要求
开朗 敏捷 稳健 坚毅 幽默 自制
问题
秘书需要具备的综合素养，如何进行培训 和考核？
本节课主要内容
1. 女秘书 2. 秘书的培训与考核
《秘书学》ppt课件
第二、秘书学的实践性强。秘书学 是直接指导秘书工作实践的理论。
3 现代秘书学的产生及发展
西方，二战以后兴起秘书学研 究热潮，我国80年代起步。其发展 经历了如下阶段：
3.1 现代秘书事业迅速发展 和现代秘书概念初步形成阶段
第一编 秘 书
第一章 概 述
1 秘书的涵义 1.1 《辞海》释义5种
① 秘书人员（职务名称）； ② 官名； ③ 外交人员； ④ 宫中秘藏之书； ⑤ 谶纬图箓等书。
1.2 国外3种
① 辅臣与书记；
② 社会职业；
③ 助手（国际秘书联合会与国际 职业秘书组织）
1.3 综合定义
秘书是为机关、团体、企事业单位或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。由 四部分人员组成：
4.秘书的意识
秘书意识（秘书观念），指秘书人员 对从事本职工作所应具备的职业要求的自 觉认识，包括角色意识和自我意识。
5.秘书的性别特征
秘书人员因性别而形成的兴趣、性格、 能力特征和对秘书工作的不同适应性。
第二章 秘书的素养
第一节 秘书的政治思想与道德作 风
1 秘书的政治素养 1.1 坚定正确的政治方向 1.2 较高的理论水平 1.3 较高的政策水平
3.2 秘书职业化阶段
3.3 秘书教育和秘书理论研 究蓬勃发展阶段
3.4 秘书学形成阶段
4 我国秘书学研究的兴起与发 展
80年代初，我国兴起秘书学研 究热潮，表现为：
4.1 秘书教育大发展 4.2 秘书学研究组织纷纷成 立 4.3 刊物、专著相继问世
为什么秘书学能在 80年代初兴起？ 这是因为：
2024版《秘书学》全套课件完整版
《秘书学》全套课件完整版•秘书学概述•秘书工作基础•秘书职业素养目录•秘书实务技能•秘书沟通与协调•秘书参谋与辅助决策•秘书培训与职业发展秘书学的定义与性质秘书学定义秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
秘书学性质秘书学具有综合性、实践性、应用性等多重性质，既包含理论知识，又强调实践技能。
秘书学的研究对象与任务研究对象秘书学的研究对象包括秘书工作的基本规律、秘书人员的素质与任职要求、秘书与领导的关系等。
研究任务秘书学的研究任务在于揭示秘书工作的基本规律，提高秘书人员的职业素养和综合能力，优化秘书与领导的关系，提高组织运转效率。
秘书学的历史与发展秘书学历史秘书学作为一门独立学科，其历史可追溯至20世纪初。
随着社会的不断发展和职业分工的细化，秘书学逐渐受到重视并得到深入研究。
秘书学发展近年来，随着信息技术的迅猛发展和办公自动化水平的提高，秘书学的研究领域不断拓展，研究内容不断深化。
同时，秘书学也日益与其他学科相互交叉、相互渗透，形成了多元化的研究格局。
秘书是协助领导处理日常事务、协调内外关系、提供信息服务和辅助决策的专业人员。
秘书职业定义秘书工作特点秘书工作范围具有从属性、辅助性、服务性、综合性、机密性等特点。
包括文书处理、会议组织、信息管理、接待工作、日程安排、督查催办等。
030201秘书工作概述秘书工作原则与要求秘书工作原则坚持准确、及时、保密、规范的原则，确保工作质量和效率。
秘书工作要求具备高度的责任心和敬业精神，严格遵守工作纪律和保密规定，注重团队协作和沟通协调，不断提升自身素质和业务能力。
秘书工作方法与技巧工作方法采用分类处理、轻重缓急、沟通协调、灵活应变等工作方法，提高工作效率和质量。
工作技巧掌握文字表达、信息处理、会议组织、接待礼仪等技巧，提升专业素养和服务水平。
同时，注重细节把握和时间管理，确保各项任务顺利完成。
忠诚诚信敬业公正对组织和领导忠诚，不泄露机密，尽职尽责。
秘书学-文秘与办公自动化专业(PPT)
第四节 协调关系
第四节 协调关系 一、协调的含义和类型 二、秘书协调的特点 （一）非权力支配性 （二）非职责限定性 （三）非确定地位性 三、秘书协调的作用 四、秘书如何有效地搞好协调工作 （一）秘书协调的程序：受托、审理（控制协调的范围和数量，以防协调升级或扩大）、核查（核实和分析，以便统一认识和行动）、协商、处理 （二）秘书协调的手段：一是思想疏导和教育（软协调）；一是强制性疏导，即用行政的、经济的、组织的、法制的手段疏导（硬协调）。 （三）秘书协调的方式：文件协调；情况协调；制度协调；会议协调；面商协调；现场办公。
信息保密
五、信息保密 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份； 2，保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。
伍
目录
第一小节
第一章 导论
第一节 秘书 一、秘书的含义 二、我国秘书和秘书机构的历史沿革 三、现代秘书的类别： 1、按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书 2、按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 3、按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 4、按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书 四、现代秘书的层级
第四节 秘书机构的领导和管理 一、在常规情况下的领导和管理举措： （一）秘书的弹性分工和灵活调度 （二）为领导班子服务的周密安排 （三）对常规性工作和突击性工作的合理部署 （四）把握秘书工作有张有弛的节奏 二、在改革开放的新形势下秘书机构的领导和管理举措： （一）加强秘书队伍的建设，保证秘书队伍的稳定； （二）健全秘书机构的各项规章制度； （三）完善秘书机构的工作规范； （四）要加强对秘书机构的目标管理； （五）建立有效的激励机制。
2024版《秘书学概论》PPT课件
01秘书学概述Chapter秘书学的定义与研究对象秘书学的定义秘书学的研究对象近现代秘书工作近现代以来，随着社会的变革和经济的发展，秘书工作逐渐从政治领域扩展到经济、文化等各个领域，秘书人员的职责和素质要求也发生了变化。
古代秘书工作古代秘书工作主要服务于宫廷和官府，具有浓厚的政治色彩和官僚主义特点。
当代秘书学的发展当代秘书学在继承和发展传统秘书学的基础上，不断吸收现代管理理论、信息技术等相关学科的理论和方法，逐渐形成了具有时代特色的学科体系。
秘书学的历史与发展秘书学的研究方法与意义研究方法研究意义02秘书的角色与职责Chapter秘书的角色定位辅助角色沟通角色协调角色秘书的职责范围文书处理会议管理信息管理时间管理接待工作良好的心理素质耐心细致、情绪稳定、应对压力能力强。
能够协调各方资源，确保工作顺利进行。
优秀的沟通能力善于倾听、表达清晰、准确传达信息。
良好的职业道德扎实的业务能力秘书的素质与能力要求03秘书的工作流程与规范Chapter文件处理接待来访会议筹备领导交办的其他任务信息收集与整理秘书的工作流程秘书的工作规范与标准文件处理规范礼仪规范注重个人形象，保持礼貌、热情、保密规范会议筹备规范确保会议通知及时、准确传达，会议资料准备充分。
信息收集与整理规范合理安排时间，制定详细的工作计划，制定工作计划合理安排休息时间，保持身心健康，保持身心健康根据工作的重要性和紧急性，合理安排处理顺序。
优先处理重要事务提高工作效率对于非本职工作或超出自身能力范围的任务，学会拒绝或委托他人处理。
学会拒绝和委托0201030405秘书的时间管理与效率提升04秘书的沟通与协调能力Chapter01020304积极倾听，理解他人观点和需求，给予反馈。
倾听技巧用简洁明了的语言传达信息，避免使用模糊或晦涩的词汇。
表达清晰运用肢体语言、面部表情和声音语调来强化口头信息。
非语言沟通掌握商务写作规范，能够撰写清晰、准确的邮件、报告和备忘录。
秘书学PPT4
2、提出希望和要求
3、宣布会议结束
（四）会议报告 撰写会议报告的原则： 1、实事求是，切实可行 2、分析说理，提高认识 3、质朴简明，通俗上口
第五节、会议的控制 一、会议内容的控制 1、目的不明确的会议不开 2、可用其他方式解决的不必开会 3、条件不成熟的会议推迟开 4、内容相关的几个会议合并开 5、会议中的如新闻发布会、记者
招待会等等。
四、按会议的公开程度划分
１、公开性会议。即允许群众旁听或记者采访并可完全
公开报道的会议。 ２、半公开性会议。即只允许公开报道其中一部分信息 的会议。 ３、内部性会议。即会议内容涉及党和国家的秘密，必
须采取严格的保密措施，将与会人员和传达范围控制在
６、网络会议。即以计算机和通信网络为技术手段的会
议。 ７、座谈会。即以围坐交谈的方式召开的会议。
六、按会议的性质和内容划分 １、法定代表性会议 ３、专题工作性会议 ５、咨询论证性会议 ７、传达布置性会议 ２、领导办公性会议 ４、审批鉴定性会议 ６、学术讨论性会议 ８、总结交流性会议
９、宣传教育性会议
一定的范围之内，并且保证会议的时间、地点、参加人 员以及内容不得泄露。
五、按会议的方式划分 １、现场会议。即在事件发生现场召开的会议。 ２、观摩会议。即通过观摩操作演示，相互切磋交流的 会议。 ３、电话会议。即利用电话系统召开的会议。
４、电视会议。即利用电视实况转播或电视电话系统召
开的会议，又称电视电话会议。 ５、广播会议。即通过有线或无线广播召开的会议。
五、会议经费的控制 会议经费的控制就是通过对会议经费的预算、决 算和在使用过程中进行严格的监管，努力降低会议成 本，以最少的会议成本换取最佳的管理效益和社会效 益。
第六节 一、会见的含义与类型