外企知识产权证据收集整理的23种途径科普

外企知识产权证据收集整理的23种途径科普

证据是证明案件事实的依据，证据问题是案件的核心和焦点。本文作者总结了证据收集整理的经验，与诸位同行共享。法庭诉讼有个逻辑大前提就是：法官永远只能无限接近真相，却无法重现真相，真相能够还原到何种程度，决定于证据支持，否则即使窦娥冤，也没有包青天。法官如此，律师亦如此。巧妇难为无米之炊，无论再怎么巧言善辩的律师，没有证据，任凭他红口白牙说破了天，也无法无中生有颠倒黑白，更何况大陆的法庭也不是对抗式法庭。但这并不意味着律师的工作不重要，正所谓“徒善不足以为政，徒法不能以自行”，证据本身的客观中立性，决定了它无法主动的自己选择时机选择法庭站出来说话，需要在律师的帮助下才能完成。所以，从这个层面来说，证据是诉讼的起点也是诉讼的终点。企业知识产权工作内容有很多，其中一部分就是证据的收集整理。这部分工作既基础又复杂，当然也非常重要。作为In-house律师，需要以诉讼为中心确定证据收集的方向和范围，结合具体案情展开搜集和检索，并从中筛选出有价值的信息形成初步证据，然后再对这些初步证据进行二次甚至多次加工处理，以形成可以直接提交法庭使用的证据为标准。证据收集整理的好坏往往会会直接影响案件的走向。所以不要等着外部律师帮你整理，甚至是等着外部律师

倒逼着你去收集整理。一方面，外部律师没有你对公司业务和产品熟悉，能想到的证据比较有限；另一方面，对于诉讼的目的你最清楚，需要达到什么样的诉讼目的你最了解。一股脑的把一大堆原始资料丢给外部律师，极不负责任，也不利于诉讼。试想连你都没心情看这些资料，你希望外部律师能仔细到什么程度，更何况案件到诉讼阶段，往往时间比较紧迫，外部律师更应该把有限的时间花在法律研究和诉讼策略上而不是帮你梳理证据上，要知道外部律师帮你整理证据的时间也会收取同样的计时律师费，极不划算也浪费资源。因此，对于in-house律师而言，专业水平很重要，责任心和职业素养也同样重要。可以说：“没有完美的案件，只有可以更加完美的诉讼。” 然而，再怎么仔细也难免出现遗漏或错误，而避免和降低这种失误最有效的方式就是不断进行反思和总结，将常规工作内容进行流程化和模块化管理，并不断优化和升级。出于这个目的，笔者结合这几年在外企IP部门的工作经验，对这部分工作进行了一些梳理和总结，但难免挂一漏万贻笑大方，望方家不吝斧正。一、证据的来源企业知识产权部门的证据的来源不外乎两部分，一部分来自公司内部自有的证据资料，如常规商业运营中形成的宣传资料、权利证书、交易文件、技术图纸、公益活动及培训比赛等；另一部分来自公司外部，如新闻报道、机构排名、国图检索资料、电商平台销售记录、调查报告等，这些资料不会放在

一个地方，等着你去拿，需要通过反复的沟通和检索来一点一点的搜集和整理。01 公司内部1) BU（Business Unit）IP同事一般情况下，BU会设置类似IPC （IP Coordinator ）或者PE（Patent Engineer）的岗位，通过联系这些部门的同事可以获得最直接的帮助。一方面，他们对BU的产品和业务非常熟悉，手里本来就会有很多备份资料可以提供；另一方面，他们也可以快速的联系到对应业务部门的人员拿到相应的资料。所以，如果案件涉及到BU的产品，应该首先想到寻求他们的帮助，并清楚的告诉他们需要什么资料，最好列一个清单，越具体越好。2) 销售部门（Sales Division）销售部门的同事会在经营业务中进行产品的宣传和推广、参加各种行业或综合性的展销会、专业比赛、行业会议、进行招投标、商务洽谈等，在此过程中会形成大量的书面或电子形式的证据，如产品宣传推广、产品销售记录等。同时，销售部门也是能够直接接触产品的部门。在他们的帮助下，可以最快捷的拿到产品的包装、说明书、使用手册、标签、铭牌、销售合同等第一手的证据资料，甚至报关单、客户回访维修记录等，这些证据可以用于商标申请、商标异议和无效、专利使用公开、在先著作权等案件中。如果足够幸运的话，可能还可以通过销售部门获得一些对诉讼策略非常有帮助

的商业经营信息，比如对方公司正在积极准备上市、收购洽谈等，毕竟诉讼永远只是手段，商业价值的实现才是目的。

3) 财务部门（Account Division）根据会计法及相关法律规定，会计资料应该予以归档保存相应的年限，比如原始凭证应该至少保存15年，从会计年度终了后的第一天算起。而发票就属于原始凭证的一种，也应当保存至少15年，如果遇到遗留问题，原始票据的保存时间会更长，所以可以通过财务部找到至少15年内的原始凭证，这些证据可以用于商标使用、侵权损失或者违法所得赔偿数额计算、商业秘密等案件中的关联交易方及间接混淆证据。4) 人事部门（HR Division）虽然HR部门和具体的业务联系不是特别紧密，他们进行的品牌宣传也很难作为区分商品或服务来源的商

标性使用的证据，但可以作为商标为公众所知的证据，在不正当竞争、恶意抢注、驰名商标认定和保护等案件中使用。例如，HR部门组织参加的一些义务支教、环保活动、救灾援建、志愿者服务等社会责任的活动中形成的证据。5) 媒体部门（Communications Division）随着新媒体的兴起，公司媒体部门的工作内容也在发生改变，由传统纸媒的方式往新媒体方向拓展延伸，如微信、微博、电子期刊杂志、报纸的电子版等，一般包括公司领导人采访、国家及地方领导人参观视察、公司业务单元的重大战略重组和结构调整、BU 自媒体的新产品介绍等新闻报道和宣传。这些资料可以用于品牌知名度、在先使用、优先权或者破坏专利的“三性”证据加以利用。6) 研发部门（R&D Division）公司的研发部门

会保存着产品的立项会议记录、立项报告、技术图纸、研发人员名单等资料，如果涉及到国外技术本土化生产，还会保存有国外在先技术图纸、进入中国的时间和产品代级、产品线设计投产的时间及范围等重要资料，公司一般会要求研发部门对这些资料及时进行档案管理和备份，这些资料在商业秘密侵权、专利权属纠纷、职务奖酬、专利侵权和无效案件中会发挥非常关键的作用。7) BU官网一般BU官网在宣

传和介绍产品同，会提供一些相应的产品手册、说明书及操作指南的PDF或者Word文档下载，该部分资料可能和通过研发部门或者销售部门获得证据部分重合，但也不容忽视。因为网络日志会记录这些资料的上载时间，在其他途径获得的这些资料没有具体日期的情况下，它可以弥补这个缺陷。如果该官网同时具有外文和中文两个版本，还有必要确认一下两个网站的的上载时间是否相同，一般外文网站的上载时间会更早。当然，这时候还会涉及到域外证据的问题，需要办理域外证据的调取以及公证认证的相关程序。8) 权利证书通常公司的权利证书，如专利证书、商标注册证、版权

登记证书等会在IP部门留有电子扫描档备份，证书原件一般会有总公司位于国外的总部集中管理。但任何规则都有例外，公司也不是一层不变的，在公司资本运作过程中，有的BU

会卖出，也会有新的BU被不断买入，有的证书原件会汇总到BU总部，有的证书原件也会统一交由BU的国外总部保