充分发挥办公室工作职能 努力提高办公室服务水平

充分发挥办公室工作职能努力提高办公室服务水平

办公室作为一个我行的综合机构,就是联系上下的桥梁、协调行务运行的枢纽、沟通内外的窗口,宣扬企业形象的阵地。办公室工作人员作为办公室工作的主体,决定着办公室的工作质量与服务效率,展示着办公室的综合素质、精神风貌、管理水平与工作作风。特别就是作为基层银行的办公室,既具有服务领导、为领导工作决策提供参谋的党委办公室的职能,又具有服务部门、服务基层的行务办公室的共性。如何围绕工作中心,服务大局,履行好办公室职责,提高办公室服务水平,使办公室工作从“多、忙、繁、杂”的事务中摆脱出来,真正发挥好办公室的参谋助手作用,使其科学、规范、高效运行,充分发挥办公室工作职能,提高办公室人员素质就是做好办公室工作的关键。

一、充分发挥“参谋助手、综合协调、督查督办”三大作用,确保行务高效运行

(一)努力发挥好参谋助手作用。办公室工作重点之一,就就是要围绕上级决策、强化领导“外脑”与“智囊团”功能,当好参谋助手。要抓住全行中心工作与发展重点,“参”在点子上、“谋”在关键处,要认真研究改革发展中出现的新形势、新情况、新问题,积极探讨加快发展的新思路、新途径、新方法,主动为领导决策献计献策,增强工作的主动性、超前性与实效性。要广泛了解上级行、兄弟行的情况,多方收集整理各部门的意见,采取座谈会、专题会等形式,多做调查与研究,全面收集大家的建议,综合梳理出有价值的信息,及时反馈,为领导的科学决策提供参考,确保领导的决策的科学性与针对性。

(二)积极发挥好综合协调作用。办公室作为行务运行的中枢,做好工作综合协调就是办公室日常事务的一项非常重要的工作。做好综合工作协调,一就是要搞好与领导工作之间的协调。对领导分管的工作一定要心中有数,遇有必须请示的事情,要树立按程序请示观念,避免多头请示,否则极易导致各位领导对请示事项提出不同的处理意见,导致抓落实无所适从。要坚持原则性与灵活性相结合,统筹安排领导的活动,使领导从繁杂的日常事物中解放出来,能够有更多的精力形成决策、强化管理、高层营销,从而使各位领导之间的工作联结成有机整体,为形成一个强有力的团结务实的领导班子提供氛围。二就是要搞好各部门之

间的协调。能够在部门之间解决的问题要尽力在部门之间解决,不要事无巨细都向行领导请示,把领导当作消防指挥员,疲于应付内部事务。要积极化解部门之间的矛盾,加强部门协作、聚合力量,形成团结一致求发展、齐心协力抓落实的与谐局面。三就是要搞好上下级之间的协调。多到基层行处进行调研,认真听取基层工作意见,加强与基层的沟通联系,发挥好上传下达、信息反馈作用,努力做到缺点在基层发现,决策在基层形成,问题在基层解决。四就是要搞好内部与地方职能部门之间的协调。要加强办公室人员素质建设,对地方职能部门的来人来访,待人接物要注意礼貌用语,与顺谦逊。对一些一时难于答复或无法承办的事项,回答问题要委婉含蓄,灵活机智,切忌满嘴“官僚腔”,满口粗俗语。即使要说“不”,也要讲明不能承办的难处,动之以情、晓之以理,千万不能给人以“门难进、话难听、脸难瞧”的“衙门印象”。要努力与之保持良好的关系,为今后创造更多的合作机会。五就是要搞好与客户之间的协调。做为对外形象的窗口,办公室不仅承担内部协调的职能,同时也承担与外部客户协调的职能,切不能认为办公室不直接与客户打交道,就不需与客户协调的思想。事实上,当前台与客户产生的纠纷上升到一定程度时,办公室往往就是化解客户矛盾、协调客户关系、处理危机公关的最后保障。

(三)认真发挥好督查督办作用。督查督办就是推动决策落实、提升工作执行力的一个重要手段,就是办公室的一项重要工作任务。做好督查督办工作,除要求办公室人员有求真务实的精神与扎实的工作作风外,还要注重以下三个方面:一就是要建立工作标准。按条线、部门建立工作职责、岗位职责,明确工作责任,明确尽职程度。二就是要理顺工作流程。部门内部、部门之间、上下之间都要建立一个标准的工作流程,避免工作互相推诿,问题难于解决,“以客户为中心”的服务理念无法落到实处,产生实效。三就是注重督查督办结果通报。对执行得好要予以表扬,对执行不力的要予以批评。要坚决避免督而不查、查而不办的现象,彻底杜绝干多干少一个样、干好干坏一个样的不良倾向。总之,督查督办要围绕行务运行做好立项分解,明确督查重点、创新督查方式、强化督查力量、注重督查效果,使行里每一项决策与领导的每一次批示事事能落实,件件有回音。同时,要将督办督查与信息调研等工作有机结合起来,坚持在督查中发现问题、分析问题、反馈问题与解决问题。

二、扎实做好“办文、办会、办事”三类工作,提高办公室工作服务质量与效率

办文、办会、办事三类工作,就是办公室围绕行务运行搞好服务、做好上传下达作用最基本最具体的工作,来不得半点虚浮,必须严格要求、扎实做好、务求实效。

(一)办理文件要注重两个方面的问题。一就是文件流转要准确、快捷,避免久悬不办。要规范公文处理程序,对公文传阅、印发的各个环节要落实具体责任人,建立公文处理失误责任追究制度,坚决杜绝因公文传输不畅导致的工作不落实问题。同时,要认真做好以分行或办公室名义印发文件的审核把关工作,维护公文的严肃性与权威性。二就是文稿起草要精益求精,避免华而不实。要牢固树立公文精品意识,在坚持快速高效的同时,多方征求意见,认真研究、反复修改,力求文稿起草体现上级精神、工作实际,全面、准确、系统、清晰地反映分行的决策与工作部署。要能够给基层行的工作带来指导作用,避免可有可无的“假、大、空”式的套话,使各级领导从文山会海中解脱出来,从而有更多的时间与精力开拓市场、发展业务。

(二)承办会务要力求精简务实。对会务工作的组织,要认真做好准备工作,考虑好各个环节,分工负责,层层把关,做到会场布置整洁庄严,会场服务具体细致,会议材料齐备无差错。要严格控制会议次数与规范,大力精简各种会议,对可开可不可的会议坚决不开,能小范围开的会议不扩大范围,能用视频召开的会议不现场开。认真搞好会务的统筹协调,尽量开短会、开套会,控制会议时间,节约成本,提高会议质量。要加强会议管理,会议召开之后,要根据情况,做好《会议纪要》整理,要抓好会议内容的督办落实等工作,发挥好会议的作用,避免会议内容留在纸上、表态留在会上、措施留在嘴上的执行不力的现象。

(三)办理事务要抓重点,注意轻重缓急。办公室工作事多繁杂,落实起来费时费力,加之服务的层次与部门较多,要想做到人人满意就是很困难的。但尽力做到完美无缺却就是办公室人员的矢志追求。高质量办理好日常事务与领导交办事项,工作中就要学会抓重点,坚持以务实的工作态度办理各项事务,将事务工作做细、做实、做精。要学会了解事情的轻重缓急,做到忙而不乱、杂而不散、