任务清单法

人力资源工具
•
变化趋势：人力资源部从毫无战略意义到为战略实施提供支持再到成为组织平等的甚
至是关键的战略伙伴。
•
人力资源部在现代人力资源管理中的战略职能日益凸现，其最根本的原因还是人力资
源本身的战略性作用的增强。
•
企业战略决策的选择和制定必须确认、分析和平衡两类因素：一是企业面临的外部机会
和挑战，二是企业内部的优势和劣势。但不论是外部环境的分析还是内部形势的判断，最
近。
第18页
• 四、利用任务清单编制工Hale Waihona Puke Baidu说明书
人力资源工具
•
利用任务清单系统对工作进行分析，分析结果是典型的工作说明书。包括工作描述
和工作规范两部分。
• 工作描述的主要内容包括：
• （1）工作概要
• （2）重要的工作纬度
• （3）非常重要的任务
• 利用任务清单编制工作规范文件之前，要进行“任务——知识、技术、能力（KSAs） 矩阵”研究，即将“任务”与一些可能需要的KSAs组成矩阵，用数值表明两者之间的相 关程度。其形式可用下表10－3所示。
第2页
人力资源工具
第二节 TIA的实施步骤
• 一、构建任务清单 • 对人力资源部门的任务清单构建可以采用目标分解和调查研究相结合的方法。 • 首先明确人力资源部的部门目标，再由部门目标导出部门职能，然后把部门
职能分解为必须要做的工作，再把工作逐步分解，直至分解为各个任务项目。 其中每一个分解工程除了理论推导之外，都要参考实证的调查资料。 • 最后，把各个任务项目按一定的逻辑顺序编排起来，就形成了用作问卷的人 力资源部门的任务清单。
第14页
人力资源工具
• 按照TIA要求，被调查者需要两次浏览任务清单，一次是找出被调查者本人所执行的各 个工作任务，另一次是对所找出的工作任务进行评价。
• 这样做主要出于三个目的：
• 第一，总体上浏览一遍任务清单，有助于被调查者把握全 间花费地评价；
局，更精确地作出相对时
• 第二，让被调查者有足够地时间阅读各个任务描述，有助于 他们补充哪些被遗漏的任务 项；
人力资源工具 第17页
人力资源工具
• 由上表可得：
•
工作A、B、C包含25个互不相同的任务项。A有13个任务项，B有12个任务项，C有
16个任务项。A与B的任务重叠度是72，即A与B有72%的任务是相同的。A与C的任务重
叠度是34，B与C的任务重叠度是43，由此可以判断：工作A与B比A与C、B与C都更为接
• （3）选择适当的信息源
•
有关工作执行与否的信息、时间花费的信息最好由工作执行者本人来提供；而其他
一些任务评价信息，如工作的重要程度、困难程度、工作失误的后果的严重程度等信息
最好由本工作领域经验丰富的管理者来提供，或至少参考他们的意见。
第13页
• （4）填写任务清单的一般步骤
人力资源工具
• 第一步：被调查者以填空或选择的方式回答背景信息部分 的所有问题。
人力资源工具 第22页
实施测试； 审查简历； 向代理机构发布工作空缺信息； 向雇员解释工作空缺体系； 实施离职面谈。
重要的知识、技术和能力
选拔测试实施程序的知识； 咨询指导的能力； 说服和影响别人的能力； 面试技术； 计划、组织和确定优先事项的能力； 决策能力； 写作技术‘ 人事异动政策和程序方面的知识； 报酬政策方面的知识； 医疗保健方面的知识’ 公平就业机会法律、规则方面的知识。
人力资源工具 第23页
第三节 TIA的应用
人力资源工具
•
通过对任务清单获得的数据进行分析，其分析结果可以应用于人力资源预测、人员
招募甄选、绩效考核、薪资管理、培训开发、工作分类以及工作设计等许多方面。
•
任务清单分析系统可以用来描述当前或计划要做的工作。具体的团体性的工作描
述可以对工作进行分类或用来确定任职资格要求、环境要求、工作态度要求等。
第6页
人力资源工具
（3）人工成本管理 • 人力资源管理的许多环节都涉及人工成本管理问题，最主要、最直接的是报酬管理； • 另外，像人员招募甄选录用、培训开发、人力资源规划等都对人重成本有重大影响。如
何确定薪资水平、福利水平，如何设计报酬结构等报酬管理工作直接关系到人工成本控 制的效果。
第7页
• （4）战略决策的制定与实施
具决定性影响的就是企业人力资源的状况。
•
第8页
人力资源工具
•
• （5）推动组织发展与管理创新
•
人力资源部在人力资源管理中应始终站在理论和实践的前沿，扮演“创新者”的角
色，否则人力资源部的价值和威信将大打折扣。
•
人力资源部应负责为企业提供有关管理最新发展动态的信息和最新的解决问题的理
论与方法。
第9页
人力资源工具
任务清单分析系统（TIA）
第1页
第一节 任务清单分析系统（TIA）简介
人力资源工具
• TIA是工作倾向性工作分析系统。 • TIA一般由两个子系统构成：一是用于收集工作信息的一套系统的方法、技术；
二是与信息收集方法相匹配的用于分析、综合和报告工作信息的计算机应用 程序软件。 • TIA中收集工作信息的工具实际上是一种高度结构化的调查问卷，一般包括两 大部分：一是“背景信息”，一是“任务清单”。
第21页
重要任务
阅读一般性材料，如手册和信函； 明确将要雇用的人员和专业的数量； 出差时间、交通、食宿的计划、安排； 为参观访问者准备相应的材料； 指导实施雇员关系计划； 为月度人员流动报告保存人事内外异动记录； 了解其他部门的目标和计划； 与组织外部的顾问机构合作； 准备年度工作空缺体系的报告； 确认与招募有关的重点院校； 完成所有雇用—拒绝活动必需的文书； 写作需要判断和创新的文件和备忘录； 确定面试考官；权衡候选人的资格与报酬； 新雇员报酬给付标准的确定； 工作空缺情况调查； 设计吸引合格应聘者的计划； 设计招募广告和广告策略；
第10页
人力资源工具
• （3）人力资源部的部门目标是通过建立、维持和发展有效的人力资源管理系统，来实现 组织的目标的。
• （4）人力资源部能够发挥：①参谋、辅助、指导；②协调、控制；③人工成本管理；④ 战略决策的制定和实施；⑤推动组织和管理创新等职能。
第11页
• 二、利用任务清单收集信息
人力资源工具
第19页
表10－4人员配置专家工作说明书
人力资源工具
职务名称：人员配置专家
职务编码：rl02-02
隶属部门：人力资源部
直接上级：人力资源经理
职级：
薪资幅度：
批准人：
批准日期：
工作概要
设计招募广告和招募策略以吸引应聘者，审查简历，确定薪资给付标准，实施和
总结离职面谈。保存所有雇用和拒绝记录，与雇员就工作空缺体系进行沟通，与 顾问公司和代理机构工作往来，为雇主提供咨询、建议，处理人员重新配置有关 的文书，编辑公平就业机会报告。
表10-2： 任务重叠度测量方法示例
Ⅰ、任务重叠度计算公式 PO(A,B)＝（2X/（N1+N2）（100） 在本公式中， PO(A,B)＝工作A与B的任务重叠百分比 X＝A、B共有的任务项目数 N1＝A的任务项目数 N2＝B的任务项目数
Ⅱ、范例 工作A：1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13, 工作B：2,3,4,5,6,7,9,11,12,13,15,16,20, 工作C：1,9,11,12,13,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25 PO(A,B)=((9*2)/25)(100)=72 注：这里的数字代表工作 PO(A,C)=((5*2)/29)(100)=34 所包含的各个任务项目。 PO(B,C)=((6*2)/28)(100)=43
• 第三种方案：只对一个企业的人力资源部的专职工作人员 进行调查。
第12页
人力资源工具
• （2）调查方式的选择
• 集体调查：即把被调查者集中到一起同时进行调查那么就可以由调查实施者本人发放、 回收问卷。
• 单独调查：即由被调查者本人选择应答的时间和地点，那么最好通过正式的组织渠道 发放、回收问卷。
主要目标。
第4页
如何实现部门目标？
人力资源工具
• 人力资源部主要通过履行一下几方面的职能来实现部门目标： • （1）参谋、辅助、指导。 • 这是人力资源部的传统职能，也是最基本的职能之一。 • 直线经理是人力资源管理政策、制度的最终实施者，对人力资源管理的有效性负有直
接责任。 • 人力资源部要达到的目标只有通过直线经理的合作与支持才能实现。 • 人力资源部的参谋、辅助、指导职能还表现在与一般员工的关系上。人力资源部应当
第3页
人力资源工具
• 通过资料分析和实践的调查研究发现： • ①人力资源部的部门目标是通过建立、维持与发展有效的人力资源管理系统，
以实现组织的目标。 • ②人力资源管理系统的有效性最终是通过它实现组织目标的有效性来评价的。 • ③人力资源管理要实现的组织目标主要有三个，即高工作效率、高员工满意
度及合理的人工成本。 • 这三方面是人力资源管理有效性的主要衡量标准，因此也是人力资源部的三个
• 第二步：被调查者阅读任务清单上的所有描述，并在属于其正常工作范围内的任务描述 旁边作标记。
• 第三步：被调查者在另一张空白纸上写出没有被包含在任务清单中但属于其正常工作范 围内的所有任务描述。
• 最后：被调查者重新回到任务清单起点，逐一对其所选定 的任务（属于其正常工作范围 内的任务）进行评价。
•
任务清单实质上是一个高度结构化的调查问卷。在列出任务清单的基础上加上评价
尺度，便成为用于收集信息的工具。在利用任务清单收集信息的过程中需要注意以下几
个方面：
• （1）调查范围与对象的确定
• 第一种方案：选取两个以上的人力资源部的专职工作人员。
• 第二种方案：选取一个行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员。
人力资源工具
• 本章所构建的企业人力资源部的任务清单基于 • 以下研究假设： • （1）企业的规模较大，人力资源部是一个独立的部门。 • （2）人力资源部的工作任务涉及现代企业人力资源管理的全方位和全过程，包括组织规
划设计，工作分析，人力资源规划，选聘录用，薪酬管理，人事考核，培训开发，工作 时间管理，员工异动管理，劳动法律，政策与劳工关系，人事资料，人事档案管理等。
• （1）描述性统计方法
•
如：百分比及其分布、集中趋势测量、离散趋势测量、 相关程度测量（包括重叠度
测量）。
• （2）其他分析方法。
•
如：主成分分析、聚类分析、单变量统计推断等数据
•
统计方法常用来对工作进行比较、 分类，为制作工
•
作族文件做准备。 多元回归分析和预测模型也是可
•
以利用的方法。
第16页
为一般员工提供诸如考核、薪酬福利、职业生涯规划等各方面的人事咨询和服务，使 一般员工能从中受益，感觉到人力资源部的价值。
第5页
人力资源工具
• （2）协调、控制 • 人力资源管理是一个有机的系统，它的各个环节应该是彼此联结、协调统一的。人力资源
部负责保证人力资源政策的协调统一性，协调部门之间、上下级之间，个人与组织之间的 关系，维护人力资源管理流程的通畅性、秩序性。 • 在企业各部门中，只有人力资源部有从企业全局利益出发考虑整个人力资源管理系统的责 任和权利，这也是企业建立人力资源部的初衷之一。 • 人力资源部通过人力资源政策的制定和监督检查以及其他沟通与控制的手段，发挥对整个 人力资源管理系统的协调、控制职能。
• 第三，可以预防那些没有读懂填写说明的被调查者对所有任 务作出评价。
第15页
• 三、分析任务清单所收集的信息
人力资源工具
•
统计分析方法是用来分析数量化工作信息的最常用方法，因此也是任务清单系统最常
用的分析方法。
•
对于大多数工作分析目的而言，最普通的描述统计，就可以满足需要了。一些单变量
统计推断方法也会用到。此外，有时也会用到多变量统计方法。
第20页
人力资源工具
重要工作纬度 信息传播：包括有关项雇员传播、解释复杂信息的活动； 应用具体的政策、程序：包括有关利用有明确规定的组织政策和程序的活动； 日常备忘录、报告协作：包括有关根据明确的指导方针、标准或日常备忘录和报告进行协 作的活动； 一般性阅读：包括有关阅读与工作相关的一般性材料的活动； 政策说服：包括有关说服无指导关系的雇员执行政策和指导方针的活动； 协商：包括有关与雇员和雇员组织进行协商的活动； 抽象思考：包括有关构思和整合那些可能涉及几个部门或专门领域的非常规性问题的活动； 电话沟通：包括有关通过电话解决抱怨问题和处理复杂信息的活动； 薪资管理：包括有关确定和实施薪资指导线的活动； 人员配置：包括有关实施人员配置计划的活动。