医疗档案管理制度

一、档案保管制度

1、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

2、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

3、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

4、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

二、档案借阅制度

1、凡因机关工作需要，均可查阅与本部门工作有关的档案。

2、为了保证档案的完整与安全，利用者一般应在档案室阅览，少数特殊需要者，经批准可暂时借出使用。

3、借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料，有秘密级的上级文

件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由分管领导审批，必要时报请党委书记或院长审批后，方可借阅，不得摘抄。

4、凡借阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工的，须经院办主任或档案形成部门负责人批准，属科级干部的要经党委书记批准。

5、借阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接借阅。本院其他人员和外单位查阅，须经课题组负责人签署意

见，科研处负责人或档案室负责人同意，必要时报请分管院长审批。

6、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失情况，应立即追究责任。

7、利用者在同一时间内，借出的案卷不宜过多，借出时间一般为一周，如要延长使用时间，需办理续借手续。

8、对档案进行摘录、翻拍和复制，要经过批准，摘录的材料仔细校对，审查后方能带去。复制品如系秘密材料，应加盖档号章，注明此材料的出处和根据。

9、上级机关和院外有关单位需要借阅档案，须持该单位介绍信，经审批同意方可查阅。如有特殊原因需要借出者，须经院办公室负责人或院领导批准。

10、档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细进行清点，检查无误后方予注销

11、借阅者应承担所借阅档案材料的安全，保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案资料；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。

三、档案室安全保密制度

1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。

3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。

四、档案的鉴定与销毁制度

1、根据《中华人民共和国档案法》，编制本院各类档案的保管期限表，认真贯彻执行。

2、档案的鉴定工作，由分管院长、办公室主任、档案员和有关人员组成鉴定小组，对保管期限届满的档案，逐卷进行鉴定，对仍有继续保存价值的档案，适当提高档次，继续保存。确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经分管领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。

五、档案立卷归档制度

1、凡记录反映本院职能活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

5、每年六月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。

六、文书立卷归档暂行规定

1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。

2、本院党、政、工团各职能科室均为立卷单位。

3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

4、凡本院在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理

完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，以保证文件材料准确、完整。

5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本院党委和行政形成的文件及上级来文由综合档案室立卷。

6、文书立卷归档的具体要求：

①立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

②立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

③把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度时可采取以下做法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结,放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年;连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束之年代。

④把文件按级别分开立卷，但上级对本院的批复、批转和本院对下级的批复、批转文件应在本院卷内，本院的文件材料