(会议管理)会议主持人的工作职责

会议主持人的工作职责

2009-08-08 10:25

1.制会议的气氛

召开一个会议，会议主持人应认真地肩负起最大的责任，他应能很好地掌控到全局，应能有效地观察到所有参会者及其反应，决定整个会议气氛的基调。会议主持人也许有一些个人的偏好，但是无论如何不能把所有的会议都开成个人风格的会议。会议主持者应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。会议主持者需要适时地区分参会者的不同风格，控制会议的气氛。

2.控制会议时间、推动会议的进程

作为会议的主持人，如果能充分地准备，完全能有效地控制会议的时间。会议过程中，尽量不要拖延；发现会议误入歧途或有一些拖延时，会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中。会议主持者给参会者提供一个讨论某项问题的环境，或传达信息，一定要按照会议的议程进行。此外，有很多专家在场时，会议主持者一定要做到不卑不亢。

3.协调发言

协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作，只有协调好参会者的发言，才能更好地将整个会议引向一个良好的进程。这其中包括如何充分调动参会者的积极性，让其主动、自觉地发言；或参会者积极性太高时，适当地把握会议的进程。

4.观察参会者的反应并给予及时的反馈

观察参会者的反应并给予一些及时的反馈是会议主持者的职责。观察参会者的反应，并给予反馈，有助于整个会议的顺利进行，同时还能很有成效地和参会

者进行有效的沟通，从而为高效率的会议奠定坚实的基础。

5．做讨论的总结

剔除小的、次要的问题，进行讨论的总结是会议主持者的职责，这样可以保证会议的成果，引导会议的良性进展，而不至于使会议最终没有任何效果，或乱七八糟、没有任何的条理性。

6.跟进会议的决定

做一个会议主持，对于初、中级的经理而言，会议要达到的目的以及最终的会议结果是很重要的一部分工作。通过会议达成一些目标，若只有希望而没有实际的行动，也是没有意义的会议。会议主持者应认真地对会议高度负责，应及时地对整个会议的决策和结果进行跟踪，以达到预期的目标。

此外为了让会议有效，除了前面提到的会议准备，会议主持者还应进行会前的最后的准备，否则，失败的准备等于准备了失败。会前最后的准备包括：一定要最后核实一下曾经准备过的资料；会议的地点以及情况；确认参与者；器材的等各种准备情况。

会议现场的控制

做好会议的准备之后，会议主持者可以开始会议。在会议过程中，每个人都希望会议能顺利地进行，但是也经常会有一些意想不到的问题会出现，这就需要会议主持者有效地控制会议的现场。

1.无人回应

会议进行过程中，当会议主持者提出一些问题时，存在没有任何人回答的可

能，在这种情况下，会议主持者应该怎么办呢？没有人应答的场面会对整个会议目标最终的达成产生负面影响，因为得不到反馈。会议主持者就一定要想办法鼓励参会者说出自己的意见和建议。

当遇到这一问题时，会议主持人就应该使用一些技巧来鼓励参会者的发言。最简单的办法就是点出参会者的名字，这样冷场的局面就很容易打破。此外，会议主持者还可以通过运用眼神来鼓励参会者发言。

实际上，会议主持者点到一个人名字时，这个人会特别集中精力、特别认真地去思考问题。而且往往在第一个参会者发言之后，其他参会者就会开始活跃起来，踊跃地发言。实际上，这跟人与人之间的破冰有关，会议主持者应打破沉默的坚冰，开好会议的头，不将沉默带到会议的过程中。

2.个别参会者不停地大发议论

与冷场相反，个别参会者有时不停地高谈阔论，也会造成尴尬的局面。会议的大部分时间被个别的同事独自占去了，会议俨然成了他的个人专场，作为会议的主持人又应该怎么办呢？

◆直接打断，回避这个问题，进行下面的议题作为会议主持人，有推进会议议程的职责。于是很多会议主持者就会直截了当地打断，回避问题，直接转到下面的议题。实际上，这种做法是错误的，这是主持人不能控制局面的典型表现。回避这个问题，会造成不好的结果。如果议题还没有讨论，只有一个人在没完没了的发言，而会议主持者就当作讨论完了，这是主持者不能掌控局面的一个最典型的表现。

◆让员工充分发表意见，并试图参与讨论。基于民主的想法，很多会议主持者会采用“让员工们充分发表意见，并试图参与讨论”的方法来解决个别参会者

大发议论的问题。这种做法也是错误的，如果每提出一个问题都如此进行，会议将占据工作的全部时间。因为如果员工提出一个问题就进行讨论，参与者将轮流成为主持人，那么所有的时间就被讨论这些细枝末节的问题所占去了。

◆打断，并要求大家先集中问题，再有针对性地解决最后一个方法是“打断，并且要求大家先集中问题”，如果问题是共性的，那么有针对性的解决；如果问题不是共性的，则可以略过，与员工在会后单独地解决。解决主要问题是提高会议效率的好方法。在有人不停地大发议论时，会议主持者要打断，征求大家的意见，然后继续推动会议的议程。此外，会议主持者还可以通过限制发言时间的办法制止个别人不停地大发议论。

3.进行小范围的讨论

在经理或主管的心目中，可能会有个别重点员工，该重点员工可能是经理培养发展的对象，也可能是能带来最好业绩的员工。通常在这种情况下，一旦他们提出问题，主管或经理在作为会议主持时，就愿意多跟他们进行沟通，结果可能就会使其他的员工感觉受到冷落。那么，会议主持者应该如何有效地避免这种情况的发生呢？

◆对参会者提出的问题置之不理，进行下面的议题对参会者提出的问题置之不理，是会议主持者最容易也直接想到的办法。但是这种做法是错误的，鼓励参会者提出问题是会议主持者的职责，如果对参会者提出的问题置之不理，不仅会直接打击参会者的积极性，更重要的是对于解决问题毫无帮助。因为，会议主持者没有确定该问题是否属于共性的问题，就直接放弃了，对于会议目标的达成会有负面的影响，很容易造成损失。

◆建议其他员工也就此发表意见，大家都参与讨论，建议其它员工也就此发