培训课件高效的会议
合集下载
建立有效的团队沟通机制：提升工作效率培训课件
交流。
书面沟通
适用于需要详细阐述和记录的情 境，如报告、邮件等，有利于信
息的准确传递。
电子媒介
如电话、视频会议等，适用于远 程交流和团队协作，方便即时沟
通和信息共享。
倾听与表达技巧
倾听技巧
积极倾听、回应、询问和总结，以充分理解对方 的观点和需求。
表达技巧
清晰、简洁、有逻辑地表达自己的观点，避免模 糊和歧义。
情绪管理
控制情绪，避免在沟通中产生冲突和误解。
反馈与建设性批评
及时反馈
提供及时、具体的反馈，帮助对方了解自己的表现和需要改进的 地方。
建设性批评
以建设性的方式提出批评意见，关注解决方案而非指责。
正面激励
鼓励和表扬对方的优点和进步，激发积极性和创造力。
03
解决沟通障碍
常见沟通障碍
语言障碍
由于语言差异或使用不 同的术语，导致信息传
建立有效的团队沟通机制： 提升工作效率培训课件
汇报人：某某 2023-12-27
目录
• 团队沟通的重要性 • 建立有效的沟通机制 • 解决沟通障碍 • 提高团队沟通效率的技巧 • 案例分析与实践
01
团队沟通的重要性
提升工作效率
01
02
03
快速传递信息
有效的沟通能够快速传递 信息，避免因误解或信息 不畅导致的工作延误。
积极的倾听技巧
1 2
保持专注
在倾听时保持专注，避免打断对方或过早表达自 己的意见。
提问和澄清
对于不清晰或含糊的信息，及时提问或要求对方 澄清，以充分理解对方的观点和需求。
3
反馈和总结
在倾听过程中，通过反馈和总结来确认自己理解 了对方的意思，同时也让对方知道你关心他们的 观点和需求。
书面沟通
适用于需要详细阐述和记录的情 境，如报告、邮件等，有利于信
息的准确传递。
电子媒介
如电话、视频会议等，适用于远 程交流和团队协作，方便即时沟
通和信息共享。
倾听与表达技巧
倾听技巧
积极倾听、回应、询问和总结，以充分理解对方 的观点和需求。
表达技巧
清晰、简洁、有逻辑地表达自己的观点，避免模 糊和歧义。
情绪管理
控制情绪，避免在沟通中产生冲突和误解。
反馈与建设性批评
及时反馈
提供及时、具体的反馈，帮助对方了解自己的表现和需要改进的 地方。
建设性批评
以建设性的方式提出批评意见，关注解决方案而非指责。
正面激励
鼓励和表扬对方的优点和进步，激发积极性和创造力。
03
解决沟通障碍
常见沟通障碍
语言障碍
由于语言差异或使用不 同的术语，导致信息传
建立有效的团队沟通机制： 提升工作效率培训课件
汇报人：某某 2023-12-27
目录
• 团队沟通的重要性 • 建立有效的沟通机制 • 解决沟通障碍 • 提高团队沟通效率的技巧 • 案例分析与实践
01
团队沟通的重要性
提升工作效率
01
02
03
快速传递信息
有效的沟通能够快速传递 信息，避免因误解或信息 不畅导致的工作延误。
积极的倾听技巧
1 2
保持专注
在倾听时保持专注，避免打断对方或过早表达自 己的意见。
提问和澄清
对于不清晰或含糊的信息，及时提问或要求对方 澄清，以充分理解对方的观点和需求。
3
反馈和总结
在倾听过程中，通过反馈和总结来确认自己理解 了对方的意思，同时也让对方知道你关心他们的 观点和需求。
高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
14
14
二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
2020/3/31
13
二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
2020/3/31
16
二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效执行力培训课件PPT实用课件(共41页)
把上述过程 做成标准化 的“会议” 流程，让任 何一个秘书 都可以根据 这个流程， 把会议服务 的结果做到 九段，形成 不依赖于任 何能人的会 议服务体系, 通过建立一 个培养九段 秘书的机制 来复制和超 越自己!
同样是秘书 是什么决定了他们之间的巨大差异？
执行就是有结果的行动！
➢ 可以满足客户需求的一种价值， ➢ 就是客户愿意用钱来换的东西。
到。
发通知，落 发通知， 发通知，落实 发通知， 会后整
实到人后， 第二天在会 前３０分钟 提醒与会者 参会，确定
落实到人， 到人，会前通 落实到人， 理好会
会前通知 知，也测试了 后，去测 设备，还先了 试可能用 解这个会议的 到的投影、 性质是什么？
会前通知， 议记录 测试了设 （录音） 备，也提 给总经
有没有变动， 电脑等工 总裁的议题是 供了相关 理，然
对临时有急 具是否工 什么？然后给 会议资料， 后请示
事不能参加 会议的人， 汇报给总经 理，保证总 经理在会前
作正常， 并在会议 室门上贴 上小条： 此会议室
与会者发去过 去与这议题相 关的资料，供 他们参考（领 导通常都是很
还在会议 过程中详 细做好会 议记录
案例分析
按照目前的预算，杨晨不可能有多余出来的钱增加租地面积，但是在现 有的租地凭空增加出房间是完全不可能的，就算可能，设计公司也不可 能在短时间内拿出一个全新的设计图纸。在规定时间内搬家也就成了泡 影。 而现在的办公楼在12月份以后就租给了另一家公司，公司不但要缴纳巨 额罚金以外，还影响到其他公司的装修和入驻，杨晨因此而被处罚并降 职。 杨晨觉得很委屈，心想自己平时态度很认真，工作很辛苦，即使没有功 劳也有苦劳，没有苦劳也有疲劳，觉得自己很冤。
高效会议培训课件(PPT 45张)
高效会议
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
会议接待流程培训教材PPT课件(25张)
1.参会人数：××-××人（人数区间）； 2.会议安排：会期×天，第一天…；第二天…；第三天…；
3.需要接送站参会代表约××人，需要旅游代表约××人；
4.会议室使用方式及要求：使用时间、全厅还是半厅；
（二）请贵公司根据以上情况及要求策划会议方案并给予投标分项详细报价（投
报酒店为“A酒店”、“BT酒hem店e”Ga）ller；y is a Design Digital （三）报价内容：会场费、de设vCelo备onpte租ednt赁b&y 、GCou节nildte目Dntes演smig出anllIn、c.住宿餐饮、广告制作、服务费、 接送站等会议过程中可能会产生的费用，越详细越好！
❖ 环境：
考察酒店周边情况，是否有适合会务人员用餐的餐厅，交通是否 便利，有没有银行或自动取款机，自然环境如何，以及酒店周边有没 有复印店及物料制作的店铺等，了解当地有名小吃夜市大型商场等。
❖ 旅行社：
考察3-4家旅行社，看旅行社的规模、营业执照是否齐全，了解接 待能力及成功接待案例。
❖ 【注意】在考察期间不要带有公司LOGO的东西，不要轻易泄露
会议接待 流程培 训教材( PPT25 页)
LOGO
会议接待流程
严蕾
第一篇 会议前
一、前 期 准 备
活动时间 会 议规模 参 会人数 酒店要求 其他接待要求
二、前期考察
❖ 如事业部有考察要求，接待科需配合事业部、供给部 共同进行会前考察；出差人员需按公司要求正常办理 出差及借款审批程序。
❖1. 了解当地所有星级酒店（包括酒店新旧程度、地理
公司名称，工作身份以及此次会议的规模和时间。
三、整理信息
❖ 1.根据考察情况选出2家适 合此次会议的酒店；
如何召开高效会议PPT模板
不感觉厌烦、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
高效沟通技巧培训课件(共 36张PPT)
外向, 直率友好 热情的 令人信服的 幽默的 合群的 活泼的 快速的动作和手势 生动活泼的, 抑扬顿挫的语 调 有说服力的语言 陈列有说服力的物品
表达型
第一印象
我们永远没有第二次机会！
七秒钟！
会见客户的商务礼仪
相互介绍
互换名片 握手 出行、乘坐交
合理运用肢体语言 向对方展现你的 职业表现
3．太极法 （劝酒、散步、保险、服装、
籍） 4．询问法 (TOM的礼物） 5．是的----如果
步 骤 五 ：达 成 协 议
感谢
– – – – 善于发现别人的支持，并表达感谢 对别人的结果表示感谢 愿和合作伙伴、同事分享工作成果 积极转达内外部的反馈意见
– 对合作者的杰出工作给以回报
赞美 庆祝
脸部表情 眼神
姿态 声音
三、有效的信息发送
决定信息发送的方法
e-maill/电话/面谈/会议/信函 How? When? What?
何时发送信息
时间是否恰当
确定信息内容
简洁/强调重点/熟悉的语言
有效的信息发送
谁该接受信息？
•先获得接受者的注意 •接受者的观念/需要/情绪
Who?
何处发送信息？
步 骤 六 ：共 同 实 施
积极合作的态度
按既定方针处理
发现变化及时沟通
第三讲 人际风格沟通
内向
分析型
支配型 主动
被动
和蔼型 表现型
外向
工作方式 ...
严肃认真 有条不紊 有计划有步骤 合乎逻辑 真实的 寡言的缄默的
面部表情少 动作慢 准确语言,注意细节 语调单一 使用挂图
分析型
工作方式...
步 骤 三 ：阐 述 观 点
表达型
第一印象
我们永远没有第二次机会！
七秒钟！
会见客户的商务礼仪
相互介绍
互换名片 握手 出行、乘坐交
合理运用肢体语言 向对方展现你的 职业表现
3．太极法 （劝酒、散步、保险、服装、
籍） 4．询问法 (TOM的礼物） 5．是的----如果
步 骤 五 ：达 成 协 议
感谢
– – – – 善于发现别人的支持，并表达感谢 对别人的结果表示感谢 愿和合作伙伴、同事分享工作成果 积极转达内外部的反馈意见
– 对合作者的杰出工作给以回报
赞美 庆祝
脸部表情 眼神
姿态 声音
三、有效的信息发送
决定信息发送的方法
e-maill/电话/面谈/会议/信函 How? When? What?
何时发送信息
时间是否恰当
确定信息内容
简洁/强调重点/熟悉的语言
有效的信息发送
谁该接受信息？
•先获得接受者的注意 •接受者的观念/需要/情绪
Who?
何处发送信息？
步 骤 六 ：共 同 实 施
积极合作的态度
按既定方针处理
发现变化及时沟通
第三讲 人际风格沟通
内向
分析型
支配型 主动
被动
和蔼型 表现型
外向
工作方式 ...
严肃认真 有条不紊 有计划有步骤 合乎逻辑 真实的 寡言的缄默的
面部表情少 动作慢 准确语言,注意细节 语调单一 使用挂图
分析型
工作方式...
步 骤 三 ：阐 述 观 点
高效会议管理培训
高效会议管理培训高效会议管理培训第一部分：会议的意义和目标1. 会议的意义- 会议是组织内部沟通和协调工作的重要方式之一。
通过会议可以促进成员之间的信息交流和分享，提高合作效率。
- 会议是决策和解决问题的重要场所。
通过会议可以集思广益、集中意见、制定计划，进而推动工作的顺利进行。
- 会议是激发团队活力和凝聚力的有效途径。
通过会议可以增进团队合作和共同目标意识，增强成员的归属感和荣誉感。
2. 会议的目标- 确定会议目标：明确会议的目的和要达到的效果，保证会议的有效性。
- 提高参会者参与度：通过采取有效的会议形式和激发参会者积极性的方法，使每个与会人员都有参与、表达和贡献的机会。
- 有效讨论和决策：通过合理的议程安排和良好的主持能力，确保会议的讨论高效、决策明确、行动可行。
- 提高会议效率：通过减少无效讨论和浪费时间的行为，提供会议规范和流程指导，使会议达到高效率。
第二部分：高效会议管理的原则和技巧1. 原则- 精确明确的议程：制定详细的议程，确保会议内容和流程清晰明确，同时根据实际情况设定合理的时间限制。
- 适当的参与人数：合理控制参会人数，确保每个与会人员的参与度和互动性。
- 有效的会议主持：选择一位熟悉会议主持流程和技巧的人员，确保会议的主题和目标得到充分讨论和决策。
- 及时的会议记录和跟进：会议记录的准确和及时反馈，以及后续跟进的及时性和有效性，可以保证会议的结果的固化和落地。
2. 技巧- 会前准备：组织者和与会人员要提前做好会议的相关准备工作，如准备材料、确认议题，确保会议开始时能够有序进行。
- 激发讨论：采用开放性的问题、小组讨论等方法，鼓励参会者积极参与讨论和提出意见，促使会议达到充分的讨论和充分发挥智慧。
- 主动引导：主持人要掌握好会议进程和节奏，根据讨论的需要做出及时的引导和调整，以确保会议的高效性。
- 沟通协调：与会人员之间的沟通和协调关系是高效会议的关键，通过良好的沟通和协调可以减少冲突和阻力，提高共识和合作。
团队协作和沟通技能培训ppt课件
总结词
反馈与确认是沟通中非常重要的环节，能够确保信息的准确传 递和理解。
详细描述
反馈是对对方信息的回应，可以是总结、提问、重述 等形式，以确认自己理解的是正确的。确认则是向对 方确认自己的理解是否准确，可以避免出现误解或歧 义。
03
团队协作中的沟通
会议组织与参与
会议准备
提前通知会议时间、地点和议程 ，确保所有参与者都清楚了解会
议目的和内容。
明确角色与分工
在会议开始前明确各参与者的角色 和分工，确保每个人都明白自己的 职责。
有效发言与倾听
鼓励与会者积极发言，同时也要注 意倾听他人的观点和建议。
信息共享与交流
建立信息共享平台
利用现代技术手段，如企业微信 、钉钉等，建立信息共享平台， 方便团队成员随时获取所需信息
。
定期更新信息
在线协作平台
腾讯文档
支持多人在线编辑文档、表格和幻灯 片，实时同步更新，方便团队成员协 作。
石墨文档 提供实时同步的在线文档编辑功能， 支持多人同时编辑和评论，方便团队 成员沟通协作。
实时通讯工具
企业微信
提供即时通讯、语音通话、视频会议等功能，支持多人通话和会议，方便团队 成员沟通协作。
Slack
寻求外部支持
在必要时，可以寻求上级或专业人士的帮助和支 持，以协助解决团队中的冲突和分歧。
04
团队协作工具与技术
项目管理工具
简道云
提供项目进度管理、任务分配、 团队协作等功能，支持自定义表 单和流程，满足不同团队需求。
Trello
看板式项目管理工具，通过看板 组织任务、成员和进度，方便团 队成员协作和沟通。
团队发展
建立高效协作机制、提升团队凝聚力、实现共同目标
会议服务培训标准与流程PPT课件
会议各项准备工作01场地布置会议台型认识课桌式鱼骨式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识剧院式会见式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识董事会式圆桌式会议各项准备工作01茶具准备使用前应对瓷杯进行检查确保茶具清洁无破损且经过消毒
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
红色蓝色高效会议管理培训PPT课件
3 2 议程1
1. 分享话题和目标 2. 交换信息 3. 产生生意/做决定/确认
行动 4. 总结
结束会议
1. 总结 2. 安排下次会议
跟踪
1. 备忘录 2. 跟踪计划
02 会 议 效 率 不 高 的 原 因 及 解 决 方 案
会议本身要遵守的规则
1.参会者要将工作
安排交给会议主席
2.超过1小时的会议
倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一 起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。
听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录
要有书面的通知
3.所有参会者都要
有准备发言的心态
4.会议要能准时开
始、准时结束
5.负责人对决议能
否达成负主要责任
6.在会上要维护别
人的尊严
7.要有人提出不同
的意见
8.会后要能拿到书
面的记录
9.参会者要履行反
馈职责
10.要请第三方监
控会议质量
Pa r t- 0 3
开会前的准备工作
03 开 会 前 的 准 备 工 作
03 开 会 前 的 准 备 工 作
准备工作的作用
01
选择最恰当的选择方式
03 清楚的告知参会者应有何种行为表现
02 使参会者能对讨论有清楚的方向可循
04
节省时间与减少冲突
03 开 会 前 的 准 备 工 作
会议准备工作
核对单
□了解会议的目的 □是否一定要开会 □确定会议的形式 □安排会议的议程 □决定会议的时间
会议记录培训课件(PPT 40页)
2.讨论通过预备党员***、***转正 ***（主持人、书记）：
今天，我们召开支部全体党员大会，有**人出席，超过应到会人员半 数，会议有效。今天我们还邀请***、***等几位同志参加，大家向他们表 示热烈欢迎。今天会议是讨论通过去年支部的工作报告和讨论***、***同 志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。（书记做支部工作报告）
5. 会议已议决 的或议而未决 的事项
4.会议开始时的定调 性言论和结束前的总 结性言论
会议记录 的重点
1. 会议中心议题以及围 绕中心议题展开的有关 活动
2. 会议讨论、争 论的焦点及其各方 的主要见解
3.权威人士或代表人物 的言论
（八）会议记录的整理
会议记录整理是一个不可忽视的环节。整理会议记录有四个关 键的技巧：
请与会同志酝酿，充分发表意见。 ***（职务）：……………… ***（职务）：……………… （详细记录每位同志的发言）
***（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见， 我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正（记 录详见《发展党员专用记录本》）。 …… 会议到此结束。
用于记载或传达会议的决 定事项。其特点是指导性 强。
四、会议纪要的写法
会议 纪要 结构
标题 正文 日期
（一）标题
会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要 是以会议的名义发出的，而不是以机关的名义发出的，所 以会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。 例：
全国高校技术创新大会会议纪要
——会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有 所综合、有所概括、有所选择、有所强调。会议纪要需要在会议后期甚至 会议结束之后通过概括整理才能写出。 3.指导性
今天，我们召开支部全体党员大会，有**人出席，超过应到会人员半 数，会议有效。今天我们还邀请***、***等几位同志参加，大家向他们表 示热烈欢迎。今天会议是讨论通过去年支部的工作报告和讨论***、***同 志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。（书记做支部工作报告）
5. 会议已议决 的或议而未决 的事项
4.会议开始时的定调 性言论和结束前的总 结性言论
会议记录 的重点
1. 会议中心议题以及围 绕中心议题展开的有关 活动
2. 会议讨论、争 论的焦点及其各方 的主要见解
3.权威人士或代表人物 的言论
（八）会议记录的整理
会议记录整理是一个不可忽视的环节。整理会议记录有四个关 键的技巧：
请与会同志酝酿，充分发表意见。 ***（职务）：……………… ***（职务）：……………… （详细记录每位同志的发言）
***（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见， 我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正（记 录详见《发展党员专用记录本》）。 …… 会议到此结束。
用于记载或传达会议的决 定事项。其特点是指导性 强。
四、会议纪要的写法
会议 纪要 结构
标题 正文 日期
（一）标题
会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要 是以会议的名义发出的，而不是以机关的名义发出的，所 以会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。 例：
全国高校技术创新大会会议纪要
——会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有 所综合、有所概括、有所选择、有所强调。会议纪要需要在会议后期甚至 会议结束之后通过概括整理才能写出。 3.指导性
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
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对抗
有的与会者对会议中 所提出的观点会采取一种不 必要的消极态度和敌对态度， 并挑起争论。作为主席，你 可以以会议目的和达成一致 的需要来提醒反对者。也可 以紧扣事实，鼓励与会者以 平静的态度进行讨论。或者 在不损害反对者的情况下引 入幽默，以缓和局面。
严重混乱
与会者开始骂人，不 守规则，甚至进行人身攻击， 将会议搞得混乱不堪。你可 以要求大家遵守秩序，或者 要求该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重新集 合的时间。
预防保养及时做，生产顺畅不会错。20.11.820.11.811:58:0511:58: 05Nov ember 8, 2020
安全生产常抓不懈，抓而不紧，等于 不抓。2020年11月8日 上午11时58分 20.11.820.11.8
会议中还会遇到一些特殊问题
借口
当谈及一项为完成的工作时，与 会者会找借口，如“我忘了”、 “这不是我的责任”。 作为主席你可以在这位与会者的 同事们面前提醒他，希望他以后 完成此项工作。或者将任务转给 其他人做。
设伏
有的与会者会试图暗中 破坏会议，所以会议未能达到 规定的目标。身为主席，你可 以通过揭露她的策略来鼓励她。 如果与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下，你 还可以将发难者逐出会议。
2. 准备议程
会议议程是需要提出并讨论的问题或项 目的清单几点： •议程开头为会议的日期、时间与地点； •每一项均有一个编号； •每一项均有一个起始时间； •下次会议细节写在议程的末尾。
委员会议议程
7月6日上午11点 格林饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致谦 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
清洁：维持前3S的成果，制度化，规 范化。11:58:0511:58: 0511:5811/8/ 2020 11:58:05 AM
创造有魅力的质量，造就忠实顾客群 体。20.11.811: 58:0511:58Nov-208- Nov-20
多看一眼，安全保险；多防一步，少 出事故 。11:58:0511: 58:0511:58Sunday, November 08, 2020
8. 结束会议
1) 处理其他事宜 2) 总结决议 3) 结束会议
会议参与者的技巧
1. 积极参与 1) 收集信息
2) 辨认对立方
2. 外表与讲话
1) 外表部分
2) 获得信心 3) 积极地参与
3. 倾听发言
1) 聚精会神地倾听
2) 尊重他人 3) “剪接”你的发言
4. 做备忘录
千里之堤溃于蚁穴，小洞不补大洞难 堵。20.11.820.11.8Sunday, November 08, 2020
高效的会议
为什么开会
会议是商务活动的一 个重要部分，是进行工作的 一个重要工具。
全球每天要举行数百万次会议
一份美国的调查统计 经理级干部和专业人员 每周约花1/4的时间在开 会上； 中上级的经理约1周2天； 资深行政人员则多达1 周4天。 研究显示，除了一对一 的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最多。
2) 辨别积极的信号
这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言 者，是一种感兴趣的表示。
这个与会者是一种密切注意的姿势，意味 着她对发言者所讲的内容感兴趣。
3) 评估气氛 4) 维持秩序 5) 达成决议
7. 维持秩序
若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面 并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更 大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
你会开会吗？——只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
你开会会迟到吗？
会议主持者的技巧
1、 邀请与会者
选择出席者 ——哪些人必须来开会？
提供信息者
提供意见者
提供特殊的专长的人
能够授权的人
通知与会者
通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知 •在上一个会议上宣布； •电子邮件； •电话； •书面通知； 等等
（12：00）会间休息 6、（12：15）其他事宜 7、（12：45）下次会议细节
3. 确定地点
选择会议地点对于会议的成功是 极为重要的，这不仅是一个舒适的问题 而且要使与会者感觉到这个场所是适合 于这个会议的。会议地点应与会议目的 相适合。若会议的目的之一是让两部分 人进一步相互了解，一种宽松的郊外气 氛是合适的。同样的道理，不要在一个 乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。
你的办公室
优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能 得到加强。 缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。
下级的办公室
优点：可能提高一位下级的地位和士气。 缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适
单位会议室
优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。 缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。
支持性的
如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边 就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。
合作性的
坐在另一个人旁边表示合作，这种安排 提示观点的相似性。
面对面的
坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距 离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。
多人会议
多人会议有四种就坐方式， 如下图：
5. 掌握会议节奏
1) 准时开会
2) 履行议程 3) 有效的利用时间 4) 规定休息时间
6. 控制会议
1) 读出消极信号
与会者内省的样子清楚地表明对会议 缺少兴趣，注意力不集中 。
一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行 的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅 地瞪着眼。
这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的 身体语言表明一种对抗态度。
外面的会议室
优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的， 这类会议室很有用。 缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。
会议中心
优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术 支持和安全保卫。 缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。
4. 安排座位
一对一会议
在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会 议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持 会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程 度。 一对一的会议有三种座位安排：