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文件更改记录

序号更改日期更改内容更改人版本生效日期

文件分发范围

□总经理 [ ]份　□经营部[ ]份 □技术检验部[ ］份

□综合办 [ ]份 □生产部　[ ]份

□财务部 [ ]份□仓库 [ ］份

备注: 1、文件要求每页印有“受控文件”印,否则此文件视为无效版本。

2、文件需要分发的部门在 “□”内打“√”。

编制：审核:批准:

１.目的

对公司文件的编制、批准、发放、使用、更改、存档、作废和回收等进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。

2.范围

　适用于公司文件的控制。

3.定义

　本公司文件分为内部文件和外来文件:

3．１内部文件包括:质量手册、　程序文件、技术文件、管理文件、记录表格等。

3.2 外来文件包括:国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件等。

4.职责

4.1总经理负责批准发布内部文件（技术文件除外)。

4.2各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

　4.３综合办负责组织对公司内部文件(技术文件除外）、外来文件的管理、控制和定期评审。

　４.４技术检验部负责组织对公司技术类文件的管理及评审。

　４.５各部门负责本部门相关的文件的收集、整理和归档等。

5.程序

5.１文件编制与审批

文件在发布前应得到审批,以确保文件是充分和适宜的。

5.１.1 质量手册：由管理者代表组织编制,由总经理批准颁布;

5.1.2　程序文件：由管理者代表负责组织各部门负责人进行编制审核,总经理批准；

５.１.3　管理文件：（行政文件、规章制度、工作流程）由各部门负责进行编制审核，总经理批准；

5．1．４

技术文件:(包括产品企业标准、技术标准、采购协议/合同、工艺文件、操作规程、检验规范、图纸等)由技术检验部负责组织编制，技术检验部经理批准。

5.2 文件的编号、版本

5.2.１文件的编号ﻩ

为能对文件进行有效的识别和控制,确保所有文件都必须要有其对应的唯一性的识别号(文件编号)。管理性文件编号的原则参考《文件编码原则》 ,技术性文件编号的原则参考《技术文件编码原则》。

５．2.２文件的版本

5.２.2．1为控制文件的有效性，确保相关版本被正确使用,所有文件都要有其修订版本号，初始版本号统一为A/０版;

5.2.2.2当文件进行修改后，需要对其版本（次)进行更新,如从A/O改为A/1,当更改幅度超过20％，或者更改次数达到５次以上时,进行换版，如从A／0改为Ｂ/0。

5.2.3公司的行政公告、通知等不需要版本受控。

5．2．４页码以第*页共＊页表示(如页码“第1页共3页”表示该文件共3页，此为第1页）。

5.3 文件格式

　５.3．1 程序文件及规章制度文件编写详见《文件格式说明》。

5.3.2行政文件格式详见<红头文件模版>及<行政通告模版＞。

　５.３.3工作流程格式详见＜工作流程模版>。

5.4　文件的发放

5.4．1所有需要发放的受控文件（除技术文件外）,在审批后统一交由综合办,综合办建立<文件清单>，对文

件进行登记,存档。

5.4.２综合办根据发放需求,对原版文件进行复印，并在复印件上加盖“受控文件”章。文件发放时，填写<文件收发记录表>。

5.4.３受控状态为原则上均为“内控”,文件仅限公司内部流转、严禁对外部公布。

５.4.4公司技术文件由技术检验部统一登记、发放和存档，流程同５.4.1-5.4.3。

5.４.5技术性文件(包括企业标准，技术资料、图纸,作业指导书、检验标准等)的发放由技术中心负责。发放技术文件需加盖“生产用文件”、“检验用文件”等相关标识及技术检验部印章。

5.5 文件的更改

5.5.1当文件需要修改时,由原制定部门填写＜文件更改申请表>经部门主管审批后修改，并在<文件修订履历表>上注明修改内容;

5.5.2更改后的文件必须按原审批程序办理，由原审批人或部门负责人进行审核、批准，审批后按照5.4.1条款进行发放,同时回收旧版本文件,以确保有效版本文件的唯一性;

　５.６文件的保存、作废与销毁

5.6．1文件的保存

　a)　

公司应设立专门地点或专用文件库保存文件资料;文控管理员要采用电脑信息系统对文件资料进行管理。

ｂ) 为维护文件与资料的安全(预防损坏、延长寿命)，电子档文件与资料需在专用服务器上做备份。

c)任何人不得在受控文件上乱涂、划改,不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索;

d)综合办每年对各部门文件保管情况进行检查。

5．6.２文件的作废与销毁

ａ) 所有失效或作废文件必须及时从所有发放或使用场所撤出，并由发放部门进行统一销毁;

b)　如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件,都应在文件上加盖“作废保留”章,

以防止作废文件被误用。

５.７文件的借阅

5．7.1　公司人员需要借阅公司相关文件时，填写<文件借阅申请单>，经过副总经理以上人员审批后，凭借审批后的单据到综合办档案管理员处办理相关借阅手续。技术文件必需经总经理审批。

5．7.2非本公司人员原则上不得借阅本公司文件，特殊情况,需要经过总经理同意。

5.７．3所有借阅的文件需保持整洁，防止破损,严禁涂改，禁止翻印、转借。

5.7.4借阅文件必须要在规定时限内归还,特殊情况需要续借时,重新提出申请。

5.７.5借阅文件归还时,综合办档案管理员要查看文件的完好程度,包括破损、缺页等，如正常，则办理归还手续，填写归还日期,如有异常情况，立即上报总经理。

５.8 外来文件管理　

　5.8.1

综合办负责外来文件的接收和发放(加盖外来文件印章），并记录在<文件收发记录表>上。重要性文件需电子备份。

5.８.２外来文件的编号仍然沿用其原有的编号,不需要重新编号;视其适用性进行控制和分发，以确保其使用场所的有效性，并建立＜外来文件清单> 。

5．8.3综合办根据外来文件的使用部门，控制其分发,尽量发放复印件，保留原版文件。

５．8.４综合办定期对外来文件的版本进行核实,确保公司的外来文件为最新有效版本，如发现现有版本已经失效，通知使用部门重新收集。