浅谈监理资料员如何做好资料管理工作

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浅谈监理资料员如何做好资料管理工作

按照《建设工程监理规范》和《建设工程文件归档整理规范》中对监理备案制管理的规定，工程施工及验收的全过程，由监理单位负责工程资料的日常签收、审批、核验和发文等工作。所以，监理资料员在监理工作中有着不容忽视的作用。衡量一个工程的好坏，除了通过工程实体反映外，资料也是一个极其重要的环节。通过资料能反映出工程所使用材料的优劣、工序之间的交接是否符合要求，工程是否按图施工等等。作为监理资料员，要严格把好这道关，做好资料的收集、复核、整理工作。那么，作为一名监理资料员，如何才能做好资料的管理工作了？我认为主要做好以下几点：

一、重视对资料的管理，做到“资料预控”

这一点至关重要，也是做好资料管理的必备条件。因为很多人都认为现场决定一切，资料只不过是现场的附属物、是可以补，甚至可以写“回忆录”的，以至于出现工程进行了很长时间，资料还是一片空白的怪现象。更有甚者，有的工程资料是竣工后闭门造车一次性“造”出来的。试想，不见证取样、不进行任何试验编造出来的资料能真实反映工程实际吗？要知道，工程建设监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中逐步形成的，是工程建设过程真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。所以说，如果资料不符合要求，工程实体质量根本就无从谈起。

由此，我们一定要从思想上重视对资料的管理工作，要坚持报验必须资料先行，争取做到“资料预控”。所谓“资料预控”是指在施工前就对工程的施工过程应具备的基本资料有个整体轮廓，需要收集哪些资料做到心中有数。因为每一个工程从基础到主体、到装饰直至竣工验收都有其内在的规律和规定，有章可循。通过资料预控，可以做到对报审资料提前审查、督促施工单位做到资料与施工同步。

二、熟练掌握各阶段资料收集的范围及内容

开工初期，要组织施工单位进行资料报审程序和资料管理的监理交底，其中重点要明确三个要点：（1）明确各类报表的格式、填写要求和报验时间；（2）明确材料报验制度和材料见证取送样制度；（3）明确隐蔽工程检查签证制度，严格执行自检程序和共同检查、签证制度。同时要督促施工单位报审其单位资质、施工人员资质、特殊工种资质、设备检测报告、施工组织设计、开工报告等；并及时交给总监理工程师审核确认，之后进行整理归档。随着工程施工的逐步进行，对由建设单位、设计单位提出的各种工程联系单、工程变更单及施工单位上报的工程报验申请表、工程材料\构配件\设备报审表、检验批\分项\分部工程的质量统计情况、尤其是质量保证资料如：材料合格证、试验报告、砼、砂浆试块强度试验报告等，都应该及时收集、整理。对施工单位报审的资料，经专业监理工程师审核签字后，作为资料员，也应该认真检查其内容是否符合相关的要求。材料进场时应做好见证取样登记台帐、材料进出场台帐。准确核对质保资料与实物是否相符，有无假冒伪劣或以次充好的材料。对各方往来的文件做好收发文登记，对公司传达的文件要及时任每个监理人员传阅，并做好记录。在工程施工过程中，出现这样那样的问题在所难免，此时，就要协助现场监理工程师做好监理工作联系单、监理工程师通知单的工作。

随着主体结构临近竣工，各专业分包单位陆续进入，如铝合金门窗、屋面防水、外墙涂料、油漆等装饰工程，这时除了继续督促施工单位搞好工程报验、材料报验的工作外，还要督促总包对分包单位的相关资料的报审，包括审核分包单位资质、人员岗位证书、材料的质保资料，安全施工报告等等。在工程施工过程中，监理资料员还要负责对每次的工地例会做好记录，并整理成会议纪要发给相关施工单位，督促施工单位对纪要上提出的问题及时整改。随着资料日渐增多，还应该按监理单位的档案管理要求对工程资料进行编号归档并建立目录，通过分门别类的整理，使人一目了然，查阅方便。

当装饰工程临近结束时，就要为工程验收做好准备。此时，监理资料员就要协助现场监理做好各装饰分项工程的实测实量工作，并将有关数据做好记录。将开工以来所有资料全部整理起来，协助监理工程师编写工程竣工报告，准备验收。

三、加强资料和现场的联系

在工程施工过程中，现场和资料是相辅相成的。作为监理资料员要加强资料和现场的联系，做到现场和资料两不误。监理资料员不仅仅只是做收集和整理资料的工作，而与现场“绝缘”。还应该主动深入现场，了解现场施工情况、材料进场情况，这样才能督促施工单位及时做好隐蔽工程报验、建筑材料报审及材料的取样送检工作。同时，作为监理资料员也应该熟悉相关的施工工艺及施工规范，这是大部分监理资料员所欠缺的，也是每个监理资料员必须加强学习的。总之监理资料员应对施工过程中的各项有关专业规定，以及发生的施工资料，有一定的实践经验和现场经验才能够完全胜任。

四、加强与业主及施工单位的沟通与联系，具备一定的协调能力

监理资料管理工作与其它监理工作一样也需要加强与业主的沟通，取得业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更等资料都是由业主提供。平时工作的来往、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关，工程计量和工程款支付，工期的延期、费用索赔等工作都需要与业主沟通。否则，工作将很难开展，监理资料的管理就难以落实。

和施工单位的联系就更广泛了。一项工程从监理项目部进驻工地开始，每一项施工过程都有着具体的工序管理和资料收集，从开始的施工组织设计审查到最后的工程竣工验收，都有严谨的程序和大量的原始报验资料，这些资料的收集和整理都需要施工单位的大力配合和全力支持才能完成。所以说，监理资料员的工作贯穿于整个施工过程的每一步、每个环节，与各个部门、各个专业相关联。这就要求监理资料员有一定的组织能力和协调技能，要善于与不同单位、不同部门以及不同专业人员的交往和沟通，要有一定的组织艺术，使资料管理的各个环节都能有机地衔接。

五、要加强学习

作为监理资料员，还应该不断学习新知识、新技术、新规范。因为知识是不断更新的，只有通过不断学习，及时充电，才能使自己的工作游刃有余。虚心向资料做得好的项目部学习，汲取他们的经验，通过与其他项目部之间的相互交流、相互学习，取长补短、不断完善，共同做好资料管理工作。

另外，随着信息时代的高速发展，逐步走向无纸化办公趋势，电脑在监理资料的管理过程中的作用日益突出。这就要求我们能够熟练使用电脑，具备一定的文档管理知识和文字处理能力，对一些重要的资料还要建立电子文档。有条件的项目部还可利用高速便捷的网络技术，加强与公司的联系，随时上传、下载一些文件和对工作有帮助的资源，这样既可节约时间，又可提高工作效率。

六、结语

监理资料员必须注意到整个工程的方方面面，在日常工作中，必须配合监理项目部工作、责任心要强，及时做好监理资料的收集、汇总及整理，通过对资料的复核，检查资料是否符合规范要求，发现问题及时协助监理工程师督促有关单位进行整改，通过资料的整理，参与监理月报的编写。

除了做好以上五点以外，对工程技术的资料整理还必须做到及时、真实、准确、完整。具体地说：（1）及时性，是做好资料的前提。工程技术资料是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理.同时，及时性还反映在施工企业内部质量的管理

上.“自检、互检和交接检”的质量管理体制要求工程技术资料的整理必须及时，这是施工时严格控制的“质量环”。同时，质量控制、进度控制和投资控制也要求工程技术资料的整理必须及时，为控制提供可靠的依据。（2）真实性，是做好资料的灵魂。资料的整理应该实事求是、客观准确，所有资料的整理应与施工过程同步，材料使用前必须有合格证和必要的试验报告。在对工程资料的核查中发现有的资料签字不严肃，应当分别签字的，全由一个人代笔签字，甚至有的施工单位还仿照笔迹代建设单位、监理单位人员签字，使资料失去了真实性。一旦工程出现问题需要处理