合同管理员2010年工作总结及计划.docx

二○一○年合同管理总结

及

二○一一年合同管理工作构思

综合管理部

合同管理员

二○一一年一月五日

目录

一、 2010 年合同数据明

（一）分目数据明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3

（二）零星数据明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 4 二、 2010 年 XX 公司合同管理工作

（一）合同管理日常工作⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4

（二）梳理化合同管理内控工作的改措施⋯⋯⋯⋯⋯⋯5

（三）合同管理模式新措⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 5 三、 2011 年 XX 公司合同管理工作构思

（一）合同号方面⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5（二）合同信方面⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯7（三）合同理手及流程方面⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8（四）合同履行方面⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8（五）合同管理件的运作⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯9（六）合同培方面⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯10四、 2011 年自身工作要求

一、 2010 年合同统计数据说明

（一）分项目统计数据说明：

1、XX 项目（国内）：金额为人民币380,208,794.08元

2、XX 项目（国内 /抵账）：金额为人民币152,348,093.8元

3、包头 XX 销售项目：金额为人民币129,681,274.21元

4、XX 产品出口项目 : 出口合同金额为美元9,085,515.6元

（约人民币 59,900,000.00元）

5、XX 钢厂模具钢进口销售项目（进口/国内）：

金额为人民币38,681,845.47元

6、XX 出口项目：出口合同金额为美元5,053,160.95 元

（约人民币 33,350,000.00元）

7、XX 项目（国内）：金额为人民币15,142,237.25元

8、XX 销售板棒材、阴极铜项目（国内）：

金额为人民币10,610,945.08元

（二）零星业务统计数据说明

1、零星出口业务总计约为美元501,751 元（其中涉及欧元换算美元）。

2、零星进口业务统计为人民币828,865.00元。

3、零星国内业务统计为人民币14,378,362.86元。

4、XX 进口采购项目：金额为人民币926,285.00元

5、XX 工装项目：金额为人民币206,678.40元

二、 2010 年 XX 公司合同管理工作总结

（一） 2010 年合同管理工作

公司已设立专职合同管理岗位，对合同实施统一规范管理，制定合同管理制度，日常主要工作有：审核合同条款的权利义务对等性，管理合同文本，管理合同专用章，对合同付款、付税、结算各阶段进行审核，对合同变更，解除进行审核，对合同进行备案、存档等。同时也开展有针对性的合同管理工作：主要有：

1、整理出口轻工产品项目，发现合同号混乱繁杂，很难快速按某个

维度进行合同查询，将厂家按省划分归档后，查询工作方便快捷。

2、整理高新基地合同，发现拖欠合同时间较长，通过催要，截止年

底将所有拖欠合同全部收齐。

3、整理 XX 项目合同，发现该项目执行金额大，执行周期长，特编制葛利兹项目进度表，方便合同监督管理。

4、对 2009 年全年合同、 2010 年全年合同进行自查，发现有部分用印手续领导未签字，时间较长。现已将合同按月自查，彻底杜绝此类问题的出现。

（二）梳理细化合同管理内控工作的改进措施

在8 月初接管合同管理岗位后，对合同管理中的薄弱环节进行检查及改进，采取相应控制措施，完善企业内控制度，促进合同的有效履行。主要有：

1、健全合同变更（注销）制度

2、健全出口发票专用章、出口报关章用印制度

3、健全合同存档原件借阅审核制度

4、在合同各页码之间加盖骑缝章，防止已签署的合同被篡改

5、编制经营项目风险分析报告会签表

（三）合同管理模式创新举措

为了在合同订立期起到监督功能、在合同执行期起到统计功能、在

合同完结后起到评价功能，特别编制了合同管理季报，内容涉及：项目运

行介绍、签订份数、签订金额、执行情况、完结情况。

三、 2011 年 XX 公司合同管理工作构思

（一）合同编号方面

通过对 2010 年合同的自查梳理工作，公司总体合同编号比较规范，

在2011 年合同编号不做大的改动，但在个别项目中存在合同编号需要改

进的地方：

1、XX 机械采购项目中，由于项目特殊性，合同从采购到执行都由分

公司经手采购销售环节，合同编号由 XX 自行订立，造成合同编号中购销

编号混乱，不能做到一一对应，另外还存在销售2009 年库存的合同，但

在合同编号中并未显示，仍按2010 正常销售合同编号，在合同整理过程中，发现有销无购的合同时，不仅合同管理员自行查询工作量大，也给财

务工作带来不便，造成不必要的反复查询工作。

2011 年改进措施：通过与业务主管X 沟通后，加大工作负责力度，

XX采购销售合同收归 XX 本部后，再由业务主管按公司合同另行编号，发现

问题立刻解决。合同编号为XAE/GEHC+2011-ST+ 顺序编号+S（销售加S、采购销售顺序编号相同）；销售 2009 年库存或 2010 年库存合同编号为

XAE/GEHC+2009KC-ST+ 顺序编号 +S。

2、出口 XX 产品项目中，整理归档难度大，发现部分合同编号除了

负责的业务员，其他人很难将国内采购合同与出口合同配套，使得合同归

档、管理查询工作量增大。

2011 年改进措施：通过与项目负责人沟通后，如2011 年该项目继续执行，出口合同合同编号为 XAE/ 出口公司名简称 +2011-顺序编号 +E;国内采购合同编号为XAE/ 出口公司名简称+2011-编号（同出口编号相同）+ 国内厂家简称 +顺序编号。

（二）合同资信审查方面

合同的资信审查主要包括审核对方缔约资格、核实对方资信情况以

及履约能力，多年以来，我公司业务主要依托XX 公司，涉及单位较少，且都常年合作，对合同对方咨询审查方面仅在于纸质合同审查管理中，如

今我公司发展壮大，企业面临的环境及挑战也越复杂，预防胜过补救，这就要求在合同签订之前，对合同相对方主体进行审查确认。这才是建立合

作关系的基础，是降低企业风险和纠纷源头。

2011 年需要改进地方：

1、不断完善合同对方档案管理工作，包括纸质档案及电子档案，除

在合同实行前，业务主管提供对方营业执照、组织机构代码证、税务登记

证在合同管理员处备案，除以上三项为必备外，备选提供银行开户证明、

银行资信证明、一般纳税人资格证、质量管理体系认证证书、法人委托书、特种行业经营许可证等文件（均为复印件），合同管理员还应及时将相关

资料录入电子档案。

2、对新合同对方实行等级划分，结合提供资料完整度、实地考察情

况、财务部门提供相关情况（预收账款收款速度、应收账款回款速度、是