办公家具分析报告之令狐采学创编

办公家具工作分析报告

令狐采学

我所办公家具管理工作遵循固定资产管理制度、家具管理制度等相关所内管理制度及流程，但是在实际管理工作过程中，仍有需要进一步完善和改进的地方。为了进一步给科研、生产工作提供良好的办公环境，主要从以下几个方面进行分析：

一、工作回顾（）

1.至，共计入库家具2061项，支出费用2758463元。

2.至，报废家具323项，支出费用9268.5元。

3.近两年，我部门在管理上做出了如下改变：

i.为了加强管理，修订了《家具管理办法》，其中再次

明确了各部门职责。

ii.形成了家具标准的初稿，根据员工的反应情况，对家具标准进行动态管理。

iii.为了规范采购流程，将家具（固定资产部分）申购通过OA的形式完成。提高了审批效率。

iv.为了简化申购流程，将家具维修和家具采购统一改为年度开口合同，改为订单式管理。

二、目前所内办公家具管理现状

我所家具主要分为会议桌、办公椅、更衣柜、文件柜、保密柜、沙发、工作台、其他办公家具。管理流程包含从申购到处置，具体流程如下图所示：

1.账目管理

i.目前我所办公家具台帐分为三级台帐管理，分别是财

务账、家具主管部门台帐、各使用部门台帐。其中家

具主管部门台帐主要依赖于固定资产管理软件——佳

克软件进行日常增、删、查、改管理。财务账主要是

通过入库单的形式进行入库。各使用部门台帐主要是

各部门通过自己领用的家具情况进行日常管理。

ii.以上三本账，财务账和主管部门台帐可以保持一致。

但是各使用部门台帐与财务账、主管部门台帐出入较

大，甚至有些部门未建立部门台帐。

iii.为了更好地管理，家具主管部门台帐包含固定资产家具与低值易耗品家具，并且在入库过程中，均纳入佳

克软件进行统一管理。对于在日常工作中因家具申

购、借出、报废等情况而需要进行账目调整的情况，

均通过佳克软件进行家具的动态管理。

2.库房管理

i.目前家具仓库根据家具类别、使用状态进行区别（如

待维修、待报废等），共有6个仓库（老区地下室3

个、新区地下室3个），均由家具主管部门进行管

理。

ii.仓库的出入库动态管理，根据出入库情况调整账目。

3.申购管理

i.目前申购工作分为2种，固定资产家具申购通过网上

OA流程进行办理；低值易耗品申购通过纸质临时申

购单的形式进行办理。

ii.我部门对于申购内容的具体情况是通过EXCEL的形式进行记录的，其中包含申购人、申购内容、具体家

具尺寸规格等各字段。如为纸质申购单，我部门会对

申购单及相关家具图纸进行复印存档备查。

4.入库管理

i.物资部根据采购合同和发票填写家具入库单，入库单

大概会在家具实际到位后12个月送达我部门，这期

间包括了使用部门试用时间、厂家开票时间、合同流

程时间。

ii.我部门在收到入库单之后于12周内办理入库手续，期间包括了去现场核查该家具是否在现场使用并完

好、张贴固定资产标签、登记固定资产台帐的时间。

在审核无误后，我部门会在入库单上签字确认。

iii.物资部凭确认后的入库单至财务部办理报销流程。iv.在入库过程中，对于大型家具（如屏风工位、会议桌等）将会按照部门资产进行入库，记为部门资产；对

于小型资产（如员工转椅、小沙发等）将会按照员工

个人资产进行入库，记为个人资产；对于公共区域的

家具（如一号楼大厅家具）将会按照公共区域资产入

库，记为综合管理部资产；对于根据项目申购的家具

（如试验台、防静电椅）将会按照项目申购部门进行

资产入库，记为申购部门资产。

5.维修管理

i.我部门于今年组织了年度家具维修招投标，确定了人

工和相关配件的单价。

ii.我部门根据各部门直接报修或通过新事业公司报修作为工作输入，为了不影响员工的正常使用，具体维修

工作以优先备货置换为主。置换下来的破损家具暂时

存放在库房中，待数量达到一定程度后，统一通知新

事业公司进行维修，如新事业公司无法维修，将通知

厂家进行维修工作。

6.报废流程

i.严格执行《固定资产管理办法》中对资产报废的相关

要求。

7.退库流程

i.我部门在修订《家具管理办法》的过程中，新增了

《家具退库表》，用于因家具损坏无法使用和暂无使

用需求的家具进行记录，而且该表也作为修改账目时

的依据。

8.家具标准化工作

i.在初，为了员工在申购过程中更加便利，加强家具订

单式管理，形成了一份家具标准的初稿并进行了试运

行。在今年八月份，根据员工的反应、家具的款式、

集团公司的文化等多方面考虑，制定了一份新的家具

标准，同时把这份家具标准作为家具年度采购合同的

家具清单。最新的家具标准包含3个大类（板式家

具、椅凳类家具、铁质类家具），___15____个小

类，而且对每一项家具进行了细化，标明了主要部件

的材质。在日常的管理工作中，我部门根据家具的申

购频率、新颖程度、质量情况等进行动态化管理，对

于长期没有申购或者款式已经淘汰的家具，即使剔除

标准；对于款式新颖的家具，经过讨论后列入家具标

准。

三、目前所内办公家具管理存在的问题

经过不断的改进，在管理和操作中有所提升，但是仍有改进空间，主要体现在以下方面：

1.账目问题

i.由于历史原因及多年管理不严，导致目前我所家具账

目不清晰。

ii.在，为了摸清家底，原经营计划部组织过一次全所资产盘点，那次盘点是近几年较为全面的一次资产盘点

工作，其中涉及了固定资产与低值易耗品、财务账、

实物账、部门账。但是那次盘点在最终数据汇总的时

候，由于账目的丢失、部门的合并，导致未能有任何