档案管理员试用期转正述职报告

深圳市****科技股份有限公司述职报告

述职人：****

日期：2015/8/20

目录

一.文档管理员岗位职责

二.近3月档案整理工作内容

三.工作中发现问题点

四.改善建议

五.后续工作计划

六.总结

一、文档管理员岗位职责

1. 公司文档管理

1）负责公司制度类、文书类文件的校稿、编号、发布、归档等受控管理及相关资讯信息的收集与反馈；

2）负责公司档案的收集、整理、鉴定、编目、统计、排列和检索、归档、提供利用、更新、防护、销毁、适时更新维护、盘点等管理;

3）负责公司档案室管理，严格履行档案管理与借阅使用手续及保密制度，保证档案的完整与安全；

4）负责公司文档管理电子化实施，包括纸质、电子可编辑与签印扫描件的同步化处理；5）指定文档（公司合同/协议、项目文档、证照/资质证明文件等）的整理、编目、电子化查寻平台建立；

2. 其它

1）负责本部行政办公用品的申购与发放；

2）负责总经办开展的各类会议、培训的筹备工作以及指定的会议记录工作；

3）负责上级交办其它各类工作，协助本部其它岗位工作；

二、近3月档案整理工作内容

1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新

2、办公室文件柜的盘点、整理、核对、更新

3、最近3月接收文件清单

4、总经办部门其它内务处理

1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新

档案室--类目卷数

A经营管理类45卷

B生产管理类1卷

C行政管理类2卷

D研发生产类7卷

E科研开发类3卷

F项目建设类64卷

G设备仪器类97卷

合计219卷

1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新

档案室铁柜

效果图示

1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新

类目部门资料起止日期档案内容卷数信息部2008.1-8SAP-ERP项目相关资料5

2008-2014深圳HS-采购订单19

2008.2-12深圳KYF-采购订单

2 A-经营管理类采购部

2011-2012深圳宏HD-采购订单2

2009-2014惠州宏HS-采购订单16电缆附件部2010-2013模具加工合同1 B-生产管理类辐照中心2008-2009加速器购销合同1

1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新

类目部门资料起止日期档案内容卷数宏商海达2008-2014年度审计报告/验资报告1

C-行政管理类

总经办2014-2014***先生离任审计资料1

2005-2013研发项目计划/申请书1研发中心

2005-2012研发项目总结报告1 D-研发生产类电缆附件部2012-2013配套表/安装作业指导书2工艺技术部2013-2014惠州—工艺模具图纸1

研发中心2008.2-11研发/检测设备日常保养记录2

1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新

类目部门资料起止日期档案内容卷数总经办2012-2014核电协议及科学技术成果鉴定证书1 E-科研开发类

研发中心2008-2013实验任务委托单2

宝龙一期项目建设资料72 F-项目建设类基建部2012-2015

一号、三号建筑竣工图纸4盒

G-设备仪器类装备/设备

开发部2013-2015

自制设备50

外购设备35

电子档案(无纸质件):831份(中厚壁2份，品质1份，辐照19份，工艺技术部809份)

2、办公室文件柜的盘点、整理、核对、更新12

2、办公室文件柜的盘点、整理、核对、更新办公室--类目盒数备注

政府项目类10盒发改委、科创委、经信委、市监局、高新局等

研发项目类2盒华号一号、5.0加速器

知识产权类8盒专利、商标类

检验报告类9盒上缆所、武高所、桂林、核电、SGS报告等

证书证照类12盒车辆、产权、体系、产品证书、各分公司证照等

工商档案类11盒各分、子公司工商档案

合同、协议类2盒厂房租赁/精益项目合同等

其它类6盒律师函、会议纪要、协会资料、新三板等

合计59盒

3、最近3月接收文件清单

接收文件名称份数提交人/部门提交日期

设备/模具立项图纸(已扫描)9份2015/4~7月行业标准(已扫描)9份2015/5/8专利登记簿副本(已扫描）9份2015/4/13上缆所检验报告(已扫描)7份2015/5/22桂林检验报告(已扫描)1份2015/5/22宏商品牌荣誉/授权证书(已扫描)2份2015/5/22武高所检验报告(已扫描)1份2015/6/15合计38份

4、总经办部门内务处理

总部及分子公司常用证照/资质证明文件/各类证书电子化及共享平台建立（地址：\\192.168.1.253\平台\部门文件夹\总经办\5、证照印章）；

档案收集、登录、借阅、回收等其它日常工作；

惠州周/月例会会议记录协助处理、每月电子月报收集；

部门行政办公用品申领；

领导临时交办事项等（协助准备政府项目申报资料、收发快递、费用报销、扫描）；

三、工作中发现问题点

№问题描述举例说明改善措施

1.占用两个档号：原归档的设备仪器 1.同一内容占用两个档号

1档案室档案存在一文件占两个档号、空号现象资料“多种原料配方自动磅秤操作手的文件已更正使用其中一册”占用两个档号：G3-ZB-004/G3-个档号，另一个档号后续

Z B-005可再使用；

2.空号:放置于惠州的部分设备仪器类 2.放置于惠州的档案待移档案均无登记档号，如:LY-300LCD注交深圳后全面整理盘点并

塑机使用说明书(设备编号HS-SB-187)更新目录。1.

2原档案总览表部分已归档

档案漏建目录，实际整理

时有实物(2014年深/惠宏

商/海达采购订单,共17本)

漏建目录：2014.1~12惠州采购订单

12本，海达采购订单1本，深圳宏商

采购订单4本

已整理，还有6卷待入档案

盒归档)

3原档案总览表中登记信息

不全面，如整份资料中有

部分文件漏登记等

G2-ZB-001~008，材料明细为空白

已根据实际情况全部更新，

并于每个档案盒内附”卷内

目录”(含资料明细，页数

等信息)