员工电子档案 - 360文档中心

个人职业卫生档案电子档案

个人职业卫生档案电子档案个人职业卫生档案是一个记录个人职业卫生情况的档案，包括了个人职业病史、职业暴露情况、健康状况等内容。

这个档案对于保障个人健康和预防职业病具有重要意义，是企业和个人之间管理和监督的重要工具。

电子档案的优越性随着信息技术的发展，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，成为了信息管理的主要方式。

相比于纸质档案，电子档案有其明显的优势：1. 容易维护：电子档案需要的存储空间小、成本低，可以轻松地进行备份和复原，大大缩短了时间和人力成本。

2. 方便查看：电子档案可以随时随地查看，并且可以通过关键字查找特定信息，极大地提高了操作效率。

3. 安全可靠：电子档案可以设定权限、加密保护数据，克服了传统纸质档案易于遗失、被盗、损坏等弊端。

建立个人职业卫生电子档案的重要性个人职业卫生电子档案的建立可以为职业病防治提供有效的支持。

首先，个人职业卫生档案既能保护个人隐私，还能明确个人职业健康状况，合理指导个人日常生活和工作。

其次，个人职业卫生档案的建立可以在企业监督管理下对员工的职业危害因素进行管控监测，对企业、社会、个人等方面具有非常重要的防护和控制意义。

组织和搜集个人职业卫生电子档案是一个重要的环节，具有以下几点：1. 提高安全生产意识：建立个人职业卫生电子档案可以激发员工的安全生产意识，防范职业危害，加强安全防护，提高安全生产管理水平。

2. 强化职业健康知识普及：个人职业卫生电子档案的管理可以通过宣传推广的方式加强员工的职业健康知识，增强自身防护能力，疏导心理问题，提高自身安全防护水平。

3. 为职业病诊断治疗提供基础：个人职业卫生电子档案中有助于对职业病的初筛、初步判断和预测，这对于预防和及时治疗职业病具有很大的帮助作用。

个人职业卫生电子档案的建立流程建立个人职业卫生电子档案需要依照以下几个步骤：1. 调查收集信息：调查员工的职业暴露情况、健康情况、职业病史等信息，对这方面信息进行调查会加深对员工的掌握。

医院员工电子档案管理制度

一、目的为规范医院员工电子档案的管理，提高档案利用效率，保障医院各项工作的顺利开展，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于医院全体员工电子档案的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等工作。

三、管理职责1. 医院综合办公室负责制定电子档案管理制度，组织实施电子档案管理工作，并对电子档案的完整性、安全性负责。

2. 各科室负责人对本科室员工电子档案的真实性、完整性、准确性负责，确保档案资料及时、准确地上传至电子档案管理系统。

3. 各部门兼职档案员负责本部门员工电子档案的收集、整理、归档工作，并协助综合办公室做好电子档案的日常管理工作。

四、电子档案内容1. 员工基本信息：姓名、性别、出生年月、籍贯、政治面貌、学历、专业、职称、职务、入职时间等。

2. 员工培训经历：参加各类培训的时间、地点、内容、考核结果等。

3. 员工工作业绩：获奖情况、科研成果、论文发表、项目参与等。

4. 员工考核记录：年度考核、岗位考核、职称评定等。

5. 员工违纪违规记录：违反医院规定、受到处罚等情况。

五、电子档案管理流程1. 收集：各部门负责收集员工相关电子档案资料，并及时上传至电子档案管理系统。

2. 整理：兼职档案员对上传的电子档案资料进行整理，确保档案内容完整、准确。

3. 归档：按照档案类别和年度，将整理好的电子档案资料归档。

4. 保管：电子档案应存储在安全、稳定的存储设备上，定期进行备份，确保档案的完整性、安全性。

5. 使用：各部门在办理业务、查阅档案时，应通过电子档案管理系统进行查阅，不得擅自复制、泄露档案内容。

6. 更新：员工信息发生变更时，各部门应及时更新电子档案内容。

六、电子档案销毁1. 保管期满的电子档案，经相关部门审核确认后，可予以销毁。

2. 销毁前，应进行彻底的清理，确保档案内容完整、安全。

3. 销毁过程应严格按照国家相关法律法规和医院规定执行。

七、监督检查1. 医院综合办公室定期对电子档案管理工作进行检查，确保制度落实到位。

电子档案总结(原创5篇)

电子档案总结(原创5篇)电子档案总结(原创5篇)电子档案总结要怎么写，才更标准规范？根据多年的文秘写作经验，参考优秀的电子档案总结样本能让你事半功倍，下面分享【电子档案总结(原创5篇)】相关方法经验，供你参考借鉴。

电子档案总结篇1电子档案总结一、项目背景随着信息化时代的到来，电子档案已成为一种重要的信息存储和传输方式。

传统的纸质档案在数字化技术的推动下，已经逐渐被电子档案所取代。

本项目旨在将传统纸质档案进行数字化转化，形成电子档案，以提高档案的管理、利用和传输效率。

二、项目实施情况1.数字化设备：我们购置了先进的数字化设备，如扫描仪、打印机、存储设备等，用于将纸质档案进行数字化处理。

2.软件开发：为了便于档案的查阅和管理，我们开发了专门的档案管理软件，该软件具有检索、分类、备份等功能，大大提高了档案利用的便捷性。

3.网络安全：为了保证电子档案的安全，我们采取了多种网络安全措施，如防火墙、数据加密等。

4.人员培训：为了确保数字化进程的顺利进行，我们对相关人员进行数字化技术培训，提高他们的数字化技能。

三、项目成果1.数字化档案：我们已经完成了全部纸质档案的数字化工作，共生成了超过百万份电子档案。

2.档案管理软件：我们开发了一套完善的档案管理软件，用户可以通过该软件进行档案的查阅、借阅、下载等操作，大大提高了档案利用效率。

3.档案安全：通过采取网络安全措施，我们的电子档案安全得到了有效保障，未发生一起信息泄露事件。

4.人员培训：通过培训，我们提高了相关人员的数字化技能，为后续数字化工作的开展打下了坚实的基础。

四、项目展望1.扩大数字化范围：我们将继续推进数字化进程，将更多纸质档案转化为电子档案，提高档案管理的效率和质量。

2.提升软件功能：我们将进一步完善档案管理软件，增加更多功能，如在线编辑、在线审批等，提高档案利用的便捷性。

3.加强数据挖掘：我们将加强数据挖掘和分析，从海量的电子档案中提取有价值的信息，为决策提供支持。

03员工电子档案管理指引

员工电子档案管理指引1.员工电子档案管理1.1员工电子档案是指K3系统中记录的员工基本情况、学历学位、家庭关系、工作简历和在公司内部的任职、劳动合同、奖惩等个人情况信息及相关材料的电子文件；1.2员工电子档案管理是指为确保员工信息查询统计的及时性和准确性而需进行的K3系统中组织架构、职位和人员信息的新建、维护和调整；1.3公司职能部门组织架构、职位、人员的新建、维护和调整由公司人力资源部负责，分公司各部门及以下级组织架构、职位、人员的新建、维护和调整由分公司综合管理部负责；2.组织架构和职位管理根据公司印发的红头文件中关于部门、班组和岗位的新增、调整、撤销等内容，在K3系统中的组织架构管理模块中做相应处理，但撤销的职能部门、分子公司，以及分子公司部门、班组及其中的岗位不能进行删除处理。

3.人员管理3.1新建3.1.1新员工入职，须在其入职后3个工作日内按照员工本人填写的员工基本情况表及录用审批表在其拟聘的相应岗位中新建员工基本情况、员工简历、学历学位、员工家庭关系、紧急联系人等信息，并将员工填写的基本情况表和身份证、与原单位解除劳动合同证明、学历证、户口本复印件的电子版文件发送至人力资源部备案；3.1.2新员工入职审批表审批通过后，根据其内容录入新员工任职信息表中的试用期限和职级信息。

3.1.3以上信息录入完成后须立即进行“已审核”处理，避免员工自行修改。

3.2维护更新员工信息变更时,员工不能自行修改K3相关信息,需由公司人力资源部或分公司综合管理部审核相关依据材料后进行更新。

需更新情况及依据序号需更新情况更新依据1 员工姓名、身份证号码、联系地址更改身份证、户口本复印件2 婚姻、子女状况变更婚庆、育儿补助申请表3 新取得职称、学历、学位、职业资格相应证书复印件4 个人人事档案调入存档合同5 劳动合同新签、续签劳动合同、用工合同审批表6 受到奖励（公司级以上）、惩罚获奖或惩罚的通知7 紧急联系人或其联系电话变更个人书面通知3.3调整需调整情况及依据序号需调整情况依据1 新员工转正员工转正审批表2 员工异动员工异动审批表3 离职员工辞职申请及离职手续4.各分公司需按月将员工电子档案管理情况及相关证明材料报公司人力资源部审核备案。

录入员工电子档案流程

录入员工电子档案流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!员工电子档案录入流程。

1. 收集资料。

收集员工入职时提交的纸质档案材料。

公司人员电子化档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司人员电子化档案管理，确保档案信息的准确性、完整性、安全性，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工电子化档案的管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段形成的各类电子文件。

第三条公司人员电子化档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中存储，分散利用；（三）安全保密，确保信息安全；（四）规范操作，提高工作效率。

第二章管理机构及职责第四条公司设立电子档案管理部门，负责公司人员电子化档案的统一管理、监督和指导。

第五条电子档案管理部门职责：（一）制定公司人员电子化档案管理制度及操作规程；（二）负责电子档案的收集、整理、归档、鉴定、统计、保管、利用等工作；（三）对各部门电子档案管理工作进行监督、检查和指导；（四）负责电子档案的备份、恢复和信息安全保障工作；（五）定期对电子档案进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性。

第六条各部门设立电子档案管理员，负责本部门人员电子化档案的日常管理工作。

第七条电子档案管理员职责：（一）负责本部门人员电子档案的收集、整理、归档、鉴定、统计、保管、利用等工作；（二）确保电子档案的准确性和完整性，按时向电子档案管理部门移交档案；（三）对电子档案进行备份、恢复和信息安全保障工作；（四）参加电子档案管理培训，提高自身业务水平。

第三章电子档案收集与整理第八条公司人员电子档案收集范围：（一）员工个人信息、学历、职称、资格证书等；（二）劳动合同、社会保险、福利待遇等；（三）员工培训、考核、奖惩等；（四）员工离职、退休等。

第九条电子档案整理要求：（一）按员工入职时间顺序排列；（二）按照档案类别、时间、文件名称等要素进行分类；（三）确保档案内容的准确性和完整性；（四）电子档案格式统一，便于查阅和利用。

第四章电子档案归档与保管第十条电子档案归档：（一）员工入职、离职等环节，应及时将相关电子档案归档；（二）归档电子档案应经过审核，确保档案内容的准确性和完整性；（三）归档电子档案应按照档案类别、时间、文件名称等要素进行分类。

员工电子健康档案

籍贯
电话
53 54 55
Байду номын сангаас
备注： 1.渤海地区所属单位只需建立基层员工健康档案（已经在健康管理系统的基层员工无需重复建立，如管事），异地 2.需要建立健康档案的员工适用于与公司直接签订劳动合同的员工、为公司提供服务的劳务派遣制员工及业务外包 3.所属单位应于每年年底将此表进行更新，次年第一季度之前将此表提交到公司安全生产部。
员工电子健康档案
岗位
体检异
工作区域
血型
体重（KG
）
BMI 常结果身高（BMI＜描述（M） 24为正（如血
常）压、血
是否取得健康
证
是否取得防疫
证
下一次体检时间
婚姻状态
药物过敏
史
糖、肝
无需重复建立，如管事），异地所属单位要建立机关和基层员工的健康档案。务的劳务派遣制员工及业务外包员工；对于物资类供应商、工程类承包商等所属单位应要求其参照此模板建立相应的健康档案全生产部。
既往家族饮酒病史史史
吸烟史体育锻炼情况饮食习惯
睡眠习惯
从事接触直接入口食品是否曾经出工作的人员现过精神抑是否患有传郁等问题
染性疾病
此模板建立相应的健康档案。
最近一次健康或精神抑郁等问题发生时间及描述
备注
序号
所属单所在班组位或部门
姓名
性别
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 31 33 34 35 36 37 39 40 41 42 44 45 46 47 48 49 50 51 52
身份证号

员工档案管理电子档怎么做范文六篇

员工档案管理电子档怎么做范文六篇【篇1】员工档案管理电子档怎么做怎么做电子相册电子相册是一种新兴的相册类型。

我们可以使用电子相册制作软件，把照片制作成自己喜欢的相册。

而电子相册的制作我们可以用到一款功能齐全，而且简单易用的家庭相册制作软件——数码大师。

那么就请跟随我，看看怎么做电子相册吧！工具/原料数码大师/家庭电子相册制作软件【篇2】员工档案管理电子档怎么做word/media/image5.gifword/media/image6.gifword/media/image7.gif自我评价【篇3】员工档案管理电子档怎么做员工绩效管理，你是怎么做的?你的公司怎么给员工定薪及发薪酬？公司定期地进行绩效评价并坚持给予优秀员工奖励，有助于留住有价值的员工。

根据管理咨询公司美世的全球绩效管理调查报告，大多数老板都有一套绩效管理制度，但是近一半承认他们的制度需要修改，而超过一半的老板表示，其实他们并没有真正将绩效和薪酬挂钩。

下面的信息图表是从位于世界上53个国家的上千家公司那里得到的调查结果。

【篇4】员工档案管理电子档怎么做1、根据财政部国家档案局联合下发的财会〔2022〕6号文件要求，企业收取的电子发票在同时满足以下四类情形的，可以仅以电子档案保存：2、公司虽然上线NC报账系统，但从管理实质上看，仍是采取打印电子发票报销方式入账，即影像仅作为线上报销附件呈现工具，线下核对才是报销入账的控制点，基于这一判断，公司有必要针对电子单据出具制度文件，规范电子发票报销管理。

【篇5】员工档案管理电子档怎么做档案管理规定1、目的为保证本部门计算机所保存的数据和信息安全，加强和规范公司计算机数据和信息管理，特制定本规定。

2、职责各项目负责人是本项目数据备份管理、信息安全管理的第一责任人。

各项目负责人要了解本部门需要备份的数据内容与类型，落实备份要求，防范可能出现的数据风险，对本项目数据备份情况要进行不定期抽查，对不按规定备份情况要立即予以纠正。

电子员工档案管理制度

一、目的为了规范公司电子员工档案的管理，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有电子员工档案的管理工作。

三、职责1. 人力资源部负责制定、修订和完善电子员工档案管理制度，并对电子档案管理工作进行监督和指导。

2. 各部门负责人负责本部门电子员工档案的收集、整理和归档工作。

3. 档案管理人员负责电子档案的保管、维护和利用工作。

四、电子档案管理原则1. 完整性原则：确保电子档案的完整性，防止档案丢失、损坏或篡改。

2. 真实性原则：保证电子档案内容的真实性，不得伪造、篡改档案。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全性，防止信息泄露、病毒感染等风险。

4. 及时性原则：及时收集、整理和归档电子档案，确保档案的时效性。

5. 便捷性原则：简化电子档案的查询、借阅等操作流程，提高档案管理效率。

五、电子档案管理内容1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、联系方式等。

2. 入职档案：入职登记表、劳动合同、试用期考核表、转正审批表等。

3. 绩效考核档案：绩效考核结果、考核评语、奖惩记录等。

4. 培训档案：培训记录、培训证书、培训总结等。

5. 薪酬福利档案：工资条、奖金发放记录、社保公积金缴纳记录等。

6. 假期管理档案：请假申请、休假记录、加班记录等。

7. 异动档案：调动申请、离职申请、离职手续办理等。

8. 其他与员工相关的电子文件。

六、电子档案管理流程1. 收集：各部门负责人按照档案管理要求，及时收集相关电子档案。

2. 整理：档案管理人员对收集到的电子档案进行分类、整理和编号。

3. 归档：将整理好的电子档案按照规定格式存入电子档案管理系统。

4. 保管：档案管理人员定期对电子档案进行备份，确保档案安全。

5. 利用：员工或相关部门需要查阅电子档案时，档案管理人员应提供便利。

七、电子档案管理权限1. 人力资源部：负责制定电子档案管理制度，对电子档案进行监督和指导。

员工电子档案卡范例

厂区
民族
政治面貌
身体状况
基毕业ห้องสมุดไป่ตู้校
本信
身份证号码
息
姓名
关系
员工档案卡
姓名
性别
出生年月
婚姻状况
籍贯
最高学历
户口所在地
现居住地
联系电话
家庭成员情况
工作单位
联系电话
照片
担任职务
入司入职时间
情合同到期时
况
间
聘用形式
文件名称
所个人简历
含身份证复印
档
件
案转岗申请表
勾选 √ √ √
所属部门
转正时间
续签时间1
续签时间2
文件名称
勾选
劳动合同书
√
劳动合同变更
离职证明
文件名称学历证书复印件
转正审核表劳动关系解除申请表
时间
培训记录
时间工作履历
内容内容
勾选 √ √
作履历
其他编制人：

员工劳动合同电子档案模板

员工劳动合同电子档案模板甲方（用人单位）名称：2. 甲方地址：3. 甲方法定代表人或主要负责人：4. 乙方（员工）姓名：5. 乙方身份证号码：6. 乙方联系方式：二、合同期限1. 合同类型：固定期限/无固定期限/以完成一定工作任务为期限。

2. 合同生效日期：3. 合同终止日期：（若有）三、工作内容和工作地点1. 乙方同意根据甲方工作需要，担任岗位。

2. 工作地点为。

3. 甲方有权根据工作需要调整乙方的工作岗位。

四、工作时间和休息休假1. 乙方工作时间按照国家规定的标准工时制执行。

2. 乙方享有国家规定的节假日休息权利。

五、劳动报酬1. 乙方的月工资为元。

2. 甲方应于每月日前支付乙方上月工资。

3. 乙方加班工资按照国家规定执行。

六、社会保险和福利待遇1. 甲方按照国家规定为乙方缴纳社会保险。

2. 乙方享有甲方提供的其他福利待遇。

七、劳动保护、劳动条件和职业危害防护1. 甲方应为乙方提供符合国家规定的劳动保护设施和劳动条件。

2. 甲方应告知乙方工作场所的职业危害，并提供必要的防护措施。

八、劳动合同的变更、解除和终止1. 双方协商一致，可以变更劳动合同内容。

2. 劳动合同解除或终止的条件按照《中华人民共和国劳动合同法》执行。

九、违约责任1. 违反劳动合同约定的一方，应承担相应的违约责任。

十、争议解决1. 劳动合同履行过程中发生争议，双方应先协商解决；协商不成的，可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。

十一、其他约定1. 双方可就其他事项进行书面约定。

十二、合同生效本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：_________________ 日期：____年____月____日乙方（签字）：_________________ 日期：____年____月____日。

电子档案管理工作的经验总结与分享

电子档案管理工作的经验总结与分享。

一、建立完善的电子档案管理制度建立完善的电子档案管理制度是电子档案管理工作的基础。

在制度方面，主要包括分类、命名、编码、存储、修改、归档、备份等方面的规定，这些制度是电子档案的有效管理和利用的前提条件。

制度建立后要定期检查和评估，及时发现问题并作出调整。

二、制定科学合理的电子档案分类及命名规则对电子档案分类和命名规则的制定也是电子档案管理的重要环节。

合理的分类和命名能为后期管理和查询提供有力保证。

建议制定一套科学合理的分类和命名规则，并将其通知全体员工，要求全员执行，以确保电子档案的高效管理。

三、采用专业的电子档案管理软件采用专业的电子档案管理软件可以提高工作效率和管理水平。

好的电子档案管理软件可以协助管理人员建立制度和规则，通过自动化的方式对电子档案进行分类、命名、存储、维护和备份等工作，提高管理效率，降低出错率。

此外，电子档案管理软件还可以提供各种报表和数据分析功能，为管理人员提供科学合理的依据，提高管理水平。

四、加强人员培训和宣传电子档案管理工作涉及到很多专业知识和技能，因此必须加强人员培训和宣传工作。

培训的内容包括电子档案的分类和命名、电子档案管理规定、电子档案管理软件的使用等方面。

要求所有员工必须参加培训并合格后才能上岗。

宣传工作可以通过内部通知、培训课件、海报宣传等方式进行，让员工知道电子档案管理的重要性和正确处理电子档案的方法，不断提高全体员工的电子档案管理意识。

五、加强档案安全与备份对于电子档案管理来说，档案安全和备份是至关重要的，要采取措施保护企业和机构的重要档案资料。

在存储和备份过程中，要定期检查备份情况和备份恢复能力，并统一管理备份数据。

同时，在保护档案安全方面，要加强信息安全、物理安全、应急预案和风险评估等方面的管理，确保档案的安全性和完整性。

六、积极探索并推进电子档案管理的创新与应用电子档案管理工作是一个不断发展和创新的过程，要不断探索和推进电子档案管理的创新与应用，掌握新技术、新方法和新工具，并应用于实践中。

2024年电子档案管理工作经验总结(3篇)

2024年电子档案管理工作经验总结一、引言:作为电子档案管理工作的从业人员，我在____年积极投入工作，不断提高自身能力，并在实践中总结经验和教训。

本文将对我在____年的电子档案管理工作经验进行总结，以期对未来的工作提供参考和反思。

二、工作背景和任务:我在____年担任某大型企业的电子档案管理人员，主要负责公司档案的电子化建设和管理。

工作任务包括：电子档案系统的搭建和维护、电子文档的归档和检索、信息安全管理等。

三、工作重点和成果:1.电子档案系统的搭建和维护:在____年，我们团队成功搭建了一套符合企业需求的电子档案管理系统。

系统具备良好的扩展性和稳定性，能够满足日益增长的档案存储需求。

同时，我也负责系统的日常维护，保障其正常运行。

2. 电子文档的归档和检索:在档案归档方面，我参与制定了一套科学、规范的档案分类和归档流程，确保档案能够按照制定的规范进行归档。

同时，我也推动了电子文档的OCR（光学字符识别）技术的应用，提高了电子文档的检索效率。

3. 信息安全管理:在电子档案的管理过程中，信息安全至关重要。

我重视信息安全意识的培养和安全管理措施的落实。

通过加强权限管理、定期备份、防火墙等措施，有效保障了档案信息的安全性。

四、工作中的收获和成长:1. 技术能力的提高:在____年，我不断学习和掌握电子档案管理的最新技术和方法，提高了自身的技术水平。

通过参与培训和经验交流，我在系统搭建、信息安全管理等方面有了较大的突破。

2. 项目管理能力的提升:在工作中，我不仅仅是档案管理人员，还担任了一些电子档案管理项目的项目经理角色。

通过项目管理的实践，我逐渐提升了自己的项目管理能力，包括需求分析、资源调配、进度控制等方面。

3. 团队合作能力的提高:在与团队的紧密合作中，我学习到了团队协作和沟通的重要性。

通过与其他部门的合作，我明确了不同部门之间的需求，并在电子档案管理过程中提供了更好的服务。

五、工作中遇到的问题和总结:1. 需求变动带来的挑 challenge:在实际工作中，我发现需求经常会变动，尤其是在大型企业中，这给电子档案管理带来了一些挑战。

员工电子档案表头

邮编
手机
住宅电话
实转正日期健康证起日期健康证止日期合同文本存档地合同文本编号年月日年月日年月日
年
首次签订合同日期月
首次签订合同日期日年
月
日
序号
姓名
入司时间所属中心年月日（或部门大类）或部门大类）
职务
用工性质
投保地点
参保日期月日年
养老保险编号
医疗保险编号
公积金帐号
性别
民族
学历
毕业院校
所学专业
学历性质
专业证书
考勤卡号
身份证号
出生日期年月日
年龄
政治面貌
加入组织时间年月日
婚姻状况户口性质
Байду номын сангаас
户籍地址
现住址

员工电子档案如何建立

员⼯电⼦档案如何建⽴员⼯电⼦档案如何建⽴随着科技的⽇益发达以及环保理念的普及，愈来愈多的企业开始引⼊⽆纸化办公，⽽数据庞⼤的员⼯档案成为企业⾸要数字化管理的核⼼资源。

以下是⼩编为⼤家整理员⼯电⼦档案如何建⽴相关内容，⽂章希望⼤家喜欢！⼀、员⼯档案资料要健全 1、员⼯档案资料的收集和整理，是很基础但⼜不能轻视的⼯作，它是员⼯在企业中能否获得发展的重要依据。

能否做好员⼯档案的管理，也是检验⼀名HR的基本功是否扎实的重要指标。

⼀般情况下，这些资料应该包括： 2、基本个⼈信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往⼯作经历等信息； 3、⼊职后⼯号、称职、⼊职⽇期、劳动合同、五险⼀⾦及薪酬状况等信息； 4、⼊职后的培训资料、培训合同等信息； 5、⼯作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。

6、要确保可以掌握员⼯从进⼊公司，到⾄今的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。

⼆、挑选⼀个靠谱好⽤的档案系统 1、想要将纸质资料完全转化为电⼦资料，仅靠⼿⼯录⼊的⽅式，不光⼯作量极⼤，效率低且容易出错。

此时，挑选⼀款靠谱好⽤的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确⽅式。

2、为什么说要选择“靠谱好⽤”？⾸先，这个系统的安全性是第⼀要点。

显然，员⼯档案既是员⼯个⼈的私密信息，同时也是企业的机密资源，⼀旦泄露会使员⼯个⼈和企业的利益受到侵害，这就是“靠谱”的重要性。

3、其次，我们之所以选择使⽤档案系统，⽆疑是为了减轻⼯作量，想要使电⼦档案的建⽴更加⾼效快捷，那么，档案系统的功能是否⾜够强⼤，能否帮助我们快速建⽴电⼦档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好⽤”的重要性。

4、⼀款好⽤的电⼦档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。

智能化是为了解决我们低效的⼿⼯录⽤，能够通过扫描和解析功能，⾼效地将⼤量的纸质版档案转化为电⼦版档案。

再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调⽤员⼯档案。

员工个人电子档案

入司后
受过的嘉奖
嘉奖时间
嘉奖缘由
奖励标准
入司后
受过的处罚
惩罚时间
惩罚缘由
惩罚方式
特殊贡献
事件时间
事经过
获得荣誉
个人职业发展规划
姓名
部门
岗位
主管
填表时间
职业规划
（员工本人填写）
短期
长期
主管对员工生活方面的了解（以下项目由主管填写）
主管对员工现工作状况评价
目前工作出色的方面
目前工作不足的方面
做得不好的原因分析
员工个人电子档案
员工电子档案（基础篇）
基本
信息
姓名
性别
民族
出生日期
政治面貌
身份证号码
婚姻状况
（）已（）未
参加工作时间
紧急人联系电话
手机
电子信箱
住址（现）
户口所在地
家庭主要成员
关系
姓名
工作单位
职务
身体状况
联系方式
父亲
母亲
配偶
子女
教育经历
起止时间
学校名称
所学专业/内容
相关证书
培训经历
培训时间
培训学校/机构
主管针对不足外的帮助计划
请分析员工适合发展岗位
项目
原因
首选：
次选：
主管对员工职业发展规划
主管对员工奋斗目标方向规划
达到目标最大障碍
主管辅助成长行动方案
一年后发展目标设置
2-3年发展目标设置
需要哪些资源支持实现
档案袋所含资料
个人简历
求职人员登记表
劳动合同书
身份证复印件
学历证书复印件

企业员工电子档案卡

所属部门转正时间续签时间1 续签时间2 勾选 √ 文件名称学历证书复印件转正审核表劳动关系解除申请表勾选 √ √ 历
内容
其他编制人：
公司LOGO
厂区民族政治面貌身体状况基本信息毕业院校身份证号码姓名出生年月籍贯户口所在地
员工档案卡
性别婚姻状况最高学历照片
现居住地联系电话家庭成员情况
姓名
关系
工作单位
联系电话
担任职务入入职时间司情合同到期时间况聘用形式文件名称个人简历所含身份证复印件档转岗申请表案勾选 √ √ √ 文件名称劳动合同书劳动合同变更离职证明

公司员工电子档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工电子档案管理，规范档案工作，提高档案管理效率，确保档案信息安全，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工电子档案的管理工作。

第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实、准确、完整、规范原则；（三）安全保密原则；（四）便于利用原则。

第二章电子档案的收集与整理第四条公司员工电子档案包括以下内容：（一）员工个人基本信息；（二）员工任职、离职、调动等人事变动情况；（三）员工培训、考核、奖惩等情况；（四）员工薪酬、福利待遇等情况；（五）员工劳动合同、保密协议等相关文件；（六）其他与员工相关的电子文件。

第五条电子档案的收集应确保以下要求：（一）收集的电子档案必须真实、准确、完整；（二）收集的电子档案格式应统一，便于存储和查阅；（三）收集的电子档案应定期备份，确保档案安全。

第六条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按档案类别、时间顺序等进行整理；（二）编制档案目录，方便查阅；（三）对电子档案进行分类、编号、命名，确保档案的唯一性。

第三章电子档案的存储与保管第七条公司设立电子档案存储系统，负责电子档案的存储和保管。

第八条电子档案存储系统应具备以下功能：（一）支持多种文件格式存储；（二）具备数据加密、访问控制等功能，确保档案安全；（三）具备数据备份、恢复功能，防止数据丢失；（四）具备档案检索、统计、分析等功能，便于利用。

第九条电子档案的保管应遵循以下要求：（一）定期检查电子档案存储系统，确保系统正常运行；（二）对电子档案进行定期备份，确保档案安全；（三）对电子档案进行分类、编号、命名，确保档案的唯一性；（四）对电子档案进行定期整理，确保档案的整洁和有序。

第四章电子档案的利用与查询第十条公司员工电子档案的利用应遵循以下要求：（一）查阅电子档案应办理相关手续，确保档案安全；（二）查阅电子档案应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密；（三）查阅电子档案应确保档案的完整性和准确性。

人员档案管理制度

XX公司人事档案管理制度为规范公司人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，特制订本制度。

一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入项目管理系统。

2.电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理〔一〕收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工异动档案：员工出现职位变动的相关资料归类整理。

5、员工转正档案：员工转正档案及时归类整理。

6、员工离职档案：员工离职包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案管理相关规定1、基础管理1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.4调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.5对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。