大数据分析在企业管理中的运用

大数据分析在企业管理中的运用

为什么会有在线管理报告

几家体量较大，月均超过100万元的客户在公司内部授权、各项流程审批的方面都比较齐全和完善。但是，年末盘点全年数据情况时发现，整年差旅消费支出的金额庞大。因为该家公司缺乏差旅管理，没有相对应的差旅报告，使得差旅负责人从中发现问题。事中环节，监控员工的差旅行为，事后环节，统计、分析差旅数据，便于更好的规范和管理员工的差旅习惯。

如图所示，公司在差旅费用管理的重点包括五项：合规、效率、透明、节省和满意度。其中合规性的占比最高，达到30%。合规是税务核查的重点，效率是指员工的工作效率、自动化的效率，人员的数量或重复性工作人员的变动快慢都与效率提高有着密切的关系。其次是透明和节省。既然要对差旅费用进行管控，那数据应透明，以便于进行可视化的管理。通过一系列的管控之后，再对管理效果进行评估，查看节省的费用以及员工的满意度。公司的差旅费用是企业人力资源成本之外的第二大可控成本，据相关统计，超过91%的财务管理者认为差旅在财务管理中很重要，只要对差旅行为进行管控，差旅的成本就会随之而下降。所以越来越多的企业开始对差旅数据进行监控和管理。

近年来，“大数据”已经成为街头巷尾热议的话题。数据化管理一方面可以帮助企业发现差旅方面的潜在问题，另一方面通过数据进行深入的分析，帮助企业优化并提升差旅管理的流程。对于企业，如何让数据服务于差旅管理，将成为一项特别重要的内容。携程商旅在2014年上线了在线报告，差旅负责人可以通过商旅的网站直接察看企业员工的出差情况，包括消费的概况、机票、酒店、火车票等相关的内容。刚上线时，使用的企业客户不多，但是随着越来越多的企业发现差旅管理的重要性之后，都开通了在线报告。

（携程商旅在线管理报告开通公司数量占比趋势）

如图所示，近几年在线报告的开通数量呈上升趋势。目前，中小企业使用的都是免费版的在线管理报告，主要涵盖了中小企业常用的所有指标数据内容。比如金额、张数、平均价格、平均折扣、节省损失等等分析，还有80%的大客户会进行深入分析。

在线管理报告的优势，铂略财务培训归结为六点：实时动态、清晰呈现、智能权威、专业分析、专属定制和便捷查询。在线报告可以很方便的查询、了解员工的差旅情况，对于差旅数据可以通过图表清晰的展现出来。基于携程大系统数据，提供行业的标杆数据，进行多维度的对比。对于分析模块可以自由组合，使得内容更丰富、更贴心。基于分析结果，继而给出合理化的差旅建议。

差旅负责人通常关心哪些问题

差旅负责人在公司差旅费用管理中发挥的作用：

1.差旅预算制定。差旅管控可分为事前、事中和事后，事前可以协助优化差旅流程和政策。根据预算，察看差旅标准是否合理，便于后续差旅的管控。

2.差旅标准执行。设置差旅标准后，员工应严格执行差旅政策，差旅数据就可以被准确、客观的记录，差旅负责人通过查看报告数据，对不遵守差旅政策的员工进行着重的监控。

3.差旅费用报销管理。便于差旅费用的核对以及差旅记录的查询。

下面铂略财务培训详细介绍在线管理报告中的几个重要指标。

1.预订方式。

以上是某商旅客户在线报告中机票、酒店的预订方式。从图中可以看出，Offline 的占比较高，Online和App的占均比较低。在此情况下，铂略财务培训建议员工提高在线预订的比例，用在线预订可以提高预订的效率，较为方便和快捷。由于差异化的报价方式，也可以降低预订成本。携程软件有手机客户端，如果用APP进行预订，支付方式较为灵活，可以满足各种差旅预订的需求，比如公司帐户、信用卡或者前台现付等等。

2.全价票比例。

上图是某家客户的数据，横坐标是数据的查询月份，纵坐标是全价票比例，橘黄色的折线代表我司，是企业客户的情况。深蓝色的折线代表商旅，是携程商旅客户的整体情况。中间淡蓝色的折线代表散客，反映携程非公务出行，个人进行预订的数据情况。这是携程商旅的独特优势，在第一部分提到过，基于携程大系统数据，可以通过以上三个数据的对比，看出公司的情况相对整体而言处在什么水平？帮助企业发现自身问题，并可以持续的进行优化。

以该家公司1至12月的情况为例，除了2月份高于散客占比之外，其他月份的

全价票比例都低于散客和商旅，这种情况相对较好。铂略财务培训分享一个小案例，某公司差旅费月均十几万元，起初公司为对员工的差旅行为进行管控，最终导致全价票的比例超过30%。年度回顾，比较发现差旅消费较大。全价票越多，花费就越多。后来公司的差旅负责人关注了该部分，对员工的出差行为进行了管控。全价票比例都降低了，基本维持在15%左右，甚至10%以下。全价票比例是越低越好，尽量降低该比例。

3.平均折扣、平均票价。铂略财务培训以机票为例，机票的平均折扣相当于购买机票的价格水平。

如图所示，通过比较可以看到，该家企业的平均折扣高于散客和商旅的值。与前面企业的情况相比，前面企业的整体情况相当不错，而该企业的整体情况还有待改进。影响平均折扣的因素较多，比如员工的预订习惯、预订的具体城市或者热门的航线等等。不管是全价票比例还是平均折扣都与提前预订天数有关，建议可以尽早的预订机票，能够降低这两个值。

4.提前预订天数。

如图所示，总概模块中可以看到提前天数的占比，国内有0天、1天、2天、3天、4天、5-7天、7天以上7个区间。国际有0天、1天、2天、3天、4天、5-7天，8-14天，14天以上8个区间。通过不同天数，可以清楚看出，哪个提前预定天数区间段内的占比最高。

上图是每个提前天数对应的平均折扣与成均价。铂略财务培训以实际客户为例，横坐标代表提前预订的天数，国内为0天、1天、2天、3天、4天，5-7天，7天以上，而纵坐标是双坐标显示，左边蓝色的柱状代表机票的预订张数，右边淡蓝色的折线代表平均折扣。通过上图可以直观的看到，提前天数越多，平均折扣也越低。铂略财务培训建议提前预订天数可以设置在4-7天，提高提前预订天数，不仅可以降低平均折扣，还可以降低出差的成本。

选择国际机票时，平均折扣会统一切换为里程均价，同样可以察看到随着提前天数的变化，里程均价也会相应的变化。

5.Reason Code。Reason Code简称RC，可以帮助差旅负责人记录当月的差旅费中有多少是由于没有遵守差旅规则而产生的费用。

目前，机票涉及低价RC和提前RC；酒店涉及低价RC和协议RC。低价RC是由于价格超过差旅标准而产生的RC。比如拆标制定的标准是500元，实际定价是600元，超过拆标标准，系统就会记录，便于后续总结分析。提前RC，比如公司规定员工预订机票时，必须提前4天才能预订。但如果此时有个特别紧急的会议在其他城市，必须明天到现场进行洽谈或者接见，在这种情况下，出差人员只能提前一天预订机票。此时就会记录为提前RC。

酒店的低价RC和机票的低价RC一样。协议RC，是公司与酒店签订的协议，在有协议酒店的情况之下，由于种种原因，员工没有入住协议酒店，而居住在了会员酒店，这就称作协议RC。通过RC，差旅负责人可以了解到企业员工由于未遵守差旅政策而带来的损失。