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使用技巧大全——文字中级教程目录第一节起草一份公文2-1-1简单公文编辑2-1-2红头文件套打2-1-3传真电报编辑2-1-4领导修订文稿2-1-5版记下划线第二节办一张报纸2-2-1图文排版2-2-2文本框的链接2-2-3纵向文本2-2-4组合及转成文档第三节出一张试卷2-3-1试卷头和密封线2-3-2页号的处理2-3-1页面设置及分栏（补充）2-3-4语文试卷技巧（拼音、繁简转换、稿纸方式）2-3-5数学试卷技巧（插入公式）2-3-6试卷答案的隐藏与显示2-3-7电子试卷的制作第四节填一张贺卡（邮件合并）第五节编辑一本杂志2-5-1 个性化的页眉和页脚2-5-2 详解分隔符2-5-3 样式和格式2-5-4 生成目录第六节其他办公技巧2-6-1 印章的制作2-6-2 席位牌的制作2-6-3 信笺纸的制作2-6-4 插入水印和改变背景色2-6-5 插入背景音乐第二章文字2007中级技巧第一章里，我们学习了文字的一些基本用法。

从本章开始，我们结合实例，讲解一些在日常工作中常用的中级技巧，其实，所谓初级、中级，是没有一个明确的界线的，即使你只掌握了“初级”技巧，日常工作也基本上没有什么问题了，而我所说的“中级”技巧，主要指办公室工作中的一些应用技巧，也许会让你工作越来效率更高一些，工作成果更规范一些罢了。

下面就让我们从起草一份公文说起吧。

第一节起草一份公文所谓公文，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。

这里我们逐一介绍一下常用公文的格式及编辑技巧。

§2-1-1简单公文编辑所谓“简单公文”，是我自己胡乱起的一个说法，就是指除红头文件、传真电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧，比如经验材料、讲话稿之类的。

虽然说是“简单公文”，但也还是有一定的规矩的，比如文档的主标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，而一级标题用三号黑体等等（具体标准大家可以到网上查一下，这里不多费笔墨了）。

一、字体的安装很多网友在论坛中提到，的字体没有微软的多。

这话只说对了一半，确实，安装微软后，会自动向系统中安装隶书、幼圆、华文新魏等字体，而如果没有安装微软，只安装的话，则不会有这些字体。

但是，字体其实是与软件相互独立的，并不依赖。

也就是说，即使不安装微软，我也同样可以安装很多字体。

这里以系统并不自带，但在公文中却经常用到的“小标宋简体”为例，讲一下如何安装新字体。

安装字体，首先要有字体文件，我们可以通过百度搜索从网上下载到“方正小标宋简体”或类似的文件，将下载到的文件用解压缩，即可得到字体文件（），将其放到一个方便记忆的文件夹（如“C:\”），从开始菜单打开“控制面板→字体”，从“字体”文件夹的“文件”菜单中选择“安装新字体”，并从对话框中选择字体文件所在目录，系统会自动识别出字体文件和字体名称，显示在“字体列表”中，选择要安装的字体或直接点“全选”选中所有字体，再点“确定”即可将选中的字体安装到系统之中（图2-01）。

其实，除了这种“正规”的方法，我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体文件夹，它一般在系统目录下的“”子目录下（默认为“c:\\”），我之所以不推荐这种办法，是因为它并非总是有效，并且，在复制之前，你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它是个什么字体，因此，还是老老实实地用控制面板安装吧――其实还更简单些。

图2-01二、设置默认模板与一样，文字的默认模板也是A4纸、空白页面，五号宋体字，且没有插入页码，与我们日常需要的有相当的差距。

显然，如果每次拟制文档前都重新设置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码，将是一件非常烦琐和没有效率的工作。

如果一打开文字，生成的新文档就已经将上述内容设置成我们需要的形式，那该有多好啊。

其实，这一点儿也不难，我为大家介绍3种办法供选择：第一种方法：默认页面设置法新建一个空白文档，双击横向标尺的空白处，调出“页面设置”面板，对页边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置，设置完成后点一下“页面设置”面板左下方的“默认”按钮（如图2-02），系统会提示“是否更改页面默认值？”（图2-03）点“确实”即可，下次启动文字程序时，页面设置已经如你所愿了。

图2-02图2-03第二种方法：修改默认模板法用第一种方法只能修改页面设置，如果想同时修改一下默认文档的字体、字号或者其他更多的信息，就无能为力了。

让我们看看第二种方法――修改默认模板法。

其实，每次启动文字时，都会调会默认模板“”，这个模板位于“C:\ \用户名\ \\6\”目录下，用文档的“打开”功能，直接找到并修改这个文档，你把它修改成什么样子，下载启动文档时，新建文档就是什么样子。

不过，有一点必须注意：这个文档不能用双击的方法打开，双击它的话，会以它为模板，生成一个新的文档。

除了用文字的“打开”功能外，你也可以在资源管理器用右击该模板，并在右键菜单中选择“打开”，同样可以对其进行编辑。

第三种方法：修改右键新建样式用上面提供的两种方法，可以把启动时生成的新文档自定义为任何样子。

但也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标，并选择“新建→文字文档”这样的方法来新建文档。

无论你先前如何设置，你会发现它们对这样新建的文档完全没有效果，你新建出来的仍然是老旧的A4纸、五号宋体字。

这时，你不必遗憾，请将先前制作好的文档复制一份，然后进入2007安装目录下的“2052”目录（个人版默认为：C:\ \\ \6\2052）,看到一个名为“”的文件了吗？删除它，再按一下,将刚刚复制好的粘贴进来，并将其改名为“”（注意，连扩展名也要改！）。

再到桌面用鼠标右键菜单新建一个文件，打开看看，是不是也变成了你所设置好的默认模板了？其实，在这个目录下，你还会发现、，它们分别是表格和演示的右键新建文档的模板文件。

怎么样？是不是有些跃跃欲试了？那就赶紧下手吧。

三、公文模板的制作用上述办法，可以定制默认模板，那么，就让我们来做一个标准公文的模板吧。

首先是进行页面设置。

从“文件”菜单中选择“页面设置”，或直接用鼠标双击横标尺前面的空白出，调出“页面设置”对话框，按照公文的标准要求进行设置。

目前的公文推荐使用A4纸，但也有很多机关喜欢用16开，诸如此类的设置我们在初级教程中已经掌握了，需要说一下的是，标准公文对每一页的行数、每一行的字数都是有严格规定的，我们可以在“文档网格”中加以设置。

如科2-04所示，如果是16开纸型，选中“指定行和字符网格”，然后再设置为每行25字符，每页20行，就比较符合规范了。

图2-04页面设置完成后应该插入页号了。

为体现节约办公，目前大多数单位都要求文档双面打印，并且规范页号在页脚的外侧，也即逢奇数页在右侧，逢偶偶数页在左侧。

这一点也很容易实现，从“插入”菜单中选择“页码”，并在“对齐方式”选项中选择“外侧”即可（如图2-05）。

图2-05文字内置了很多页码格式，但很遗憾，都不符合新的公文标准。

公文标准中要求页码用四号宋体字，并且左右各有伴个破折号。

虽然文字内置了形如“-1-”的页码样式，但页码左右的短线太短了，并不符合要求。

因此在图2-05中，我们选择了纯粹的阿拉伯数字，为的是方便修改。

再起点击菜单中的“视图→页眉和页脚”激活页眉和页脚（也可以直接用鼠标双击页号），把光标定位在页号所在位置，在页号左右各手中输入半个破折号（点一个汉字位置），然后将其设置为四号宋体字。

纸型和页码设置好以后，我们该设置文字部分了。

首先是文章的总标题，由于我们是在制作模板，索性就在文档的第一行输入“总标题”三个字吧，把它设置为二号小标宋体，并且居中。

注意，有些人喜欢将标题加粗，以示强调，其实这并不符合公文标准的要求，总标题设置为二号小标宋体已经足够醒目了，不必再加粗。

总标题下面空一行，然后输入受文单位，这里我们就输入“受文单位”四个字吧，将其设置为三号楷体，并且顶格写，后面再加一个冒号（：），回车。

接下来就是正文了，我们就输入“文章正文”四个字吧，设置成三号仿宋，并在“段落”属性中设置成首行缩进2字符。

注意在“段落”属性中还要将“段间距”设置为1倍行距，并勾选“如果定义了网格，与则网格对齐”（图2-06）。

图2-06正文结束后，就应该是落款了。

落款用与正文一样的三号仿宋字，但不同的是，落款位置是在页面的中间偏右的位置，且落款与落款时间上下要对齐。

大家是否记得我们在初级教程中谈到过“首行缩进”前提下的“居中对齐”？对了，这里刚好用到它。

在需要落款的位置，用鼠标拖动横标题上的首行缩进标志到适应的位置，输入“落款单位”，再按两次回车（即输入一个空行），插入落款时间（如果要插入当前时间，可以按快捷键“”，再按一下“T”,然后选择合适的格式），注意落款时间要用小写中文数字（即“二○○八年三月二日”这样的格式），再次提请注意不要把“○”写成大写字母“O”或者阿拉伯数字“0”。

然后选中“落款单位”和“落款时间”按一下常用工具栏上的“居中对齐”按钮就了（图2-07）。

快用前面的方法把它设置成文字的默认模板吧，以后再起草公文时，只需修改相应的部分就可以了。

§2-1-2红头文件套打上一小节我们讲了一般公文如果编辑，这一节我们讲一讲怎样设计红头文件。

目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张，然后在这种文件的相应的位置打印计算机所编辑好的文字，这就是平常所说的套打。

如下图2-08、图２-09、图2-10。

图2-08图2-09图2-10文字和格式先做出来，用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相应的内容，这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。

最终效果就会像图1所示一样，用户知道该在什么地方输入相应的内容。

文字隐藏下面我们来看看具体的操作：首先按照前面章节所说把公文格式做好。

然后把红头部分“×××省环境保护局文件”全部选中，在选中部分单击鼠标右键，选择【字体】，选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框，点击【确定】；如图2-11：图2-11显示隐藏文字这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了，不用着急，我们单击【工具】菜单中的【选项】，选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框，如图2-12。

先不要点击【确定】，后面还有操作；图2-12套打隐藏文字用户在设置文字隐藏后，这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替代，这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上，为了避免这种情况的发生，我们需要再设置一步。

仍然是【选项】对话框，选择【打印】选项卡，在【隐藏文字（I）】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可，如图2-13。

这时候点击【确定】；图2-13这样一个套打的文件模板就设置好了，如果是经常使用的文件，可以把这个文件保存为模板格式（*），以后每次使用只需要调用模板就可以了。