浅谈如何做好文件整理归档工作

浅谈如何做好文件整理归档工作

内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节

文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，

可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查

对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

（5）、妥善保管

管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标

识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、保管安全。

（6）、立卷归档分类是关键

组卷时，同一类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

二、电子文件的立卷归档

(1)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类,按照分类的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

(2)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,对应归档电子文件进行压缩，然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

胡琦玲

二〇一四年三月十二日