浅谈中学电子学籍档案的管理

浅谈中学电子学籍档案的管理

中学生的学籍档案是学校档案信息的重要内容。随着吉林省中小学和幼儿园学生电子学籍系统管理的实施，怎样认真认识和思考中学生电子学籍档案的规范化管理，使学校档案管理工作更好地为学生服务，已成为学校档案室的重要工作内容之一。

一、中学电子学籍档案管理的意义

学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作，随着许多中学办学规模的扩大、学生人数的逐年增加，有关学生的各种信息也成倍增长，原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求。面对庞大的信息量，有必要开发学生学籍信息管理系统来提高学生管理工作的效率。因此，运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料，利用计算机管理学籍档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使各级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化就显得尤为重要。

档案不是历来就有的一种社会现象，它是随着社会的发展、文字的发明和运用而产生的。随着科学技术的飞速发展，档案信息的储

存进入数字化时代，已由“有纸档案”向“无纸档案”发展。“无纸档案”通过对计算机技术、现代通信技术以及光盘技术等组合成综合性系统设备的应用，把各种文件以磁盘、光盘的形式呈现，并且通过配套的显示器显现其内容，从而显著改变工作环境，极大地提高工作效率与工作质量。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，传统的学籍管理模式跟不上时代的步伐，在这种背景下推进中学学籍管理的信息化势在必行。实行学籍电子管理，不仅能避免头绪多、操作难、手续复杂等诸多问题，更重要的是能排除人为因素，及时、客观、准确地为教育质量评价提供科学的数据。

二、学生电子档案形成过程的问题

在大多数高中生不了解学生档案的组成内容和学生档案的重要性。在我国目前的人事制度里，现行的档案管理制度在比较长的一段时间内还不会取消，学生档案今后将会涉及很多方面的问题，诸如高校招生，社会保险等国家推行的福利政策。我们档案管理人员和任课教师、班主任老师都有责任利用学校集会，校园广播、校园网、宣传窗等对高中学生进行档案意识的教育，教育每个学生日常行为习惯养成，提醒每个学生慎待自己的档案。提醒每个学生在个人电子学籍档案形成过程中应注意的问题，我们还应转变观念，树立人本管理，扩大学生档案的利用范围来显示它的价值，而档案价值发挥越大，人们对档案也就必然会越加重视。

学生电子档案在形成过程中，许多表式的基本内容要求由学生本人填写或提供的，然而以往每个学生档案中，都会有材料不全或材料填写不规范的问题存在，给高校招生、军队征兵、社会招工等带来不利影响，每个学生应注意以下几个问题：

（一）表式填写应规范，姓名是最重要的一项内容，应前后一致，特别是音同字不同的，其身份证、电子学籍表、毕业证书，高校录取名册的名字应该完全一致。

（二）所有表式栏中的前后日期应保持一致，如有矛盾都会留下后患。

（三）注意电子学籍系统信息管理与信息安全，高中学生高一年级和高二年级的成长记录和综合素质评价，学校应在7月31日前完成检查，核实和报送工作；高三年级学生成长记录和综合素质评价信息，应在5月30日前完成检查、核实和报送工作。学生应特别注意不要错过查询时间。

三、中学电子学籍档案管理的措施

目前，仍有许多中学学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关

学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。为此，完善中学学籍电子档案管理的措施应做好如下工作：

（一）强化中学电子学籍档案管理的重要性

中学生学籍档案反映每个学生在中学期间学习、生活的主要依据，也是高校录取、培养学生的第一参考材料，同时也是国家和社会的重要的人事档案形成的基础。中学学籍管理是中学教育和中学管理的重要组成部分，是中学有效控制学生辍学的重要措施，因此对此项工作中学领导要给予高度重视。中学学籍管理工作政策性很强，牵涉到学生的切身利益，学校应选派责任心强，业务好的教师担任，具体负责学籍管理和传送电子学籍的人员应相对固定，以保证电子学籍管理工作的准确无误。

（二）做好中学学籍电子化管理工作

规范和加强学籍电子档案管理，对中学显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，中学必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。

（三）做好中学电子学籍档案管理队伍的建设

中学学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方中学普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。中学必须紧紧围绕当前时代发展新要求，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。中学必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。

（四）做好中学电子学籍档案管理的具体工作环节

电子学籍档案管理工作主要包括四项内容：归档管理、档案申请、档案借阅、档案归还。归档管理：档案管理员根据文档类别可创建、删除、添加、重命名文档文件。档案申请：由借阅人提出申请，提交的申请信息经办公室同意后用户方有权限在规定的时间内借阅。档案借阅：用户需要察看某档案详细内容或借阅档案时，可以进行“借阅”操作，进入档案借阅流程。档案归还：用户可以自己归还档案也可以到期后由系统自动取消该用户浏览此公文档案的权限。普通用户和档案管理员的权限不同，普通用户只可以借阅已封卷的档案文件。而档案管理员拥有档案管理模块的全部权限。如图1所示。