用友UFO报表使用技巧

用友UFO报表使用技巧

一、本表他页取数：

公式函数：select

公式实例：“损益表”中的本年累计数单元格

1.设置本年累计数的公式有两种方法:1.利用软件提供的帐务函数:本年累计(LFS)来做

1. 利用本表他页公式通过SELECT来做:本月数加上上个月的本年累计数即可.

公式格式:本月数单元格或区域+SELECT(本年累计数单元格或区域,月@=月+1)

注:月@=月+1为上个月的表示方法,通过月+1表示数据取自关键字为本月的上一个月的表页.(例如:本月关键字为8月,月+1所表示的含义为取关键字为7月份的表页的本年累计数单元格或区域的数值)

报表举例:下表中所有的本年累计数单元格公式可以统一设置为:

D6:D22=C6:C22+SELECT(D6:D22,月@=月+1)

C6:C22区域表示本月数, SELECT(D6:D22,月@=月+1)表示上个月的本年累计数

文字描述为:当月的本年累计数=本月发生+上个月的

本年累计数

二、他表取数：

1.固定表页的他表取数：

例：取C盘my documents 目录下“损益表”第1页，d22单元格的数值

公式格式：“取自报表的路径及表名”->单元格@表页

公式设置为：”c:my documents损益表.rep”->d22@1

2.关联表页的他表取数：

例：假设“资产负债表”的“未分配利润”每个月期末数值均取C盘my documents 目录下“损益表”对应月份，d22单元格的数值

公式设置为：”c:my documents损益表.rep”-> d22 relation 月with “c:my documents损益表.r ep”-> 月

公式格式：“取自报表的路径及表名”->单元格relation 月with “取自报表的路径及表名”-> 月

注：relation 月with “取自报表的路径及表名”-> 月表示一种关键字之间的关联

三、表页汇总

表页的汇总是报表数据不同形式的叠加。报表汇总是每一位财会人员都熟悉的，也是非常复杂和繁琐的。利用

UFO提供的汇总功能就可以快速、简捷地完成报表汇总操作。

UFO提供的表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表。汇总数据时既可以汇总所有的表页，也可以只汇总符合指定条件的表页。例如在2000年全年各月共12张表页中，既可以汇总全年的数据，也可以只汇总第一季度或上半年的数据。

操作指南：

1. 点取“格式/数据”按钮，进入数据状态

2. 点取“数据”--“汇总”--“表页”，将弹出“表页汇总—步骤1/3”对话框

3. 可选择是“汇总到本表的最后一张表页”还是“汇总到新的报表”

4. 如果选择“汇总到新的报表”必须录入表名

5. 点击“下一步”，选择汇总条件，点击“加入”

6. 点击“并且”、“或者”可以加入多个条件

7. 全部录入完毕，点击“完成”，此时会生成汇总结果

8. 若不选择任何汇总条件，表示将对本表的所有表页数据、进行汇总。

9. UFO将自动给汇总表页设置“表页不计算”标志。

四、审核公式

在经常使用的各类财经报表中的每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般地都有一定的勾稽关系。如在一个报表中，小计等于个分项之和；而合计

又等于各个小计之和等等。在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。一般来讲，我们称这种检查为数据的审核。UFO系统对此对此特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，我们称之为审核公式。

操作指南：

1.在格式状态，点击“数据”—“编辑公式”—“审核公式”

2.在“审核关系”框中录入勾稽关系如：c6-c7-c8-c9=c10

3.勾稽关系全部录入完毕后，再录入一条错误提示信息。

4.错误提示信息的格式为：MESS“提示信息”

如：MESS“资产不等于负债加所有者权益”

5.冒号内的提示用户可以自行组织语言

6.全部录入完毕点击“确定”

7.编写审核公式时，最后一个公式，也就是最挨近MESS提示信息的公式后不要写逗号。

8.每月生成当月新报表之后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系的正确。

9.操作方法：生成新报表之后，在数据状态下，点击“数据”—“审核”，若没有错误在左下角会显示“审核完全正确！”；若有错误则显示用户在审核公式中所设置的错误提示信息。

五、文件口令设置

报表的保护分为文件的保护和报表格式的保护。在实际工作中，一些报表需要限制访问权限，用户可以为报表增加文件口令。在打开一个有口令的报表时，必须输入正确的口令才能打开报表。

操作指南：

1.新建或者打开某个报表时，点击“文件”—“文件口令”

2.在“新口令”中录入文件保护的口令，在“确认新口令”编辑栏中输入相同的口令，点击“确定”—系统提示“设置口令成功”

3.两次录入的口令应该相同，否则会提示“新口令与确认新口令不匹配，请重新输入！”

4.保存该表，关闭后，再打开此报表时，会弹出文件口令对话框，在“口令”编辑栏输入正确的口令，就可以打开此报表。不知道口令的人员是无法打开此报表进行查看和操作。

5.对已有口令的报表，可以更改口令或者取消口令。

6.如果需要更改口令，打开该报表，点击“文件”—“文件口令”，在弹出的口令编辑栏中输入口令，如果口令输入正

确，“新口令”和“确认新口令”编辑栏变亮，可进行修改，修改完毕点击“确定”。如果输入为空时，点击“确定”，提示“文件口令将被取消，确认吗？”—点击“是”，就可以取消报表的口令保护。

六、报表格式保护

报表格式加锁后，想要进入格式状态修改格式必须输入正确口令。如果口令有误，则不能进入格式状态，只能在数据状态下操作。此功能主要应用于对报表公式和报表格式的保护，以防止意外情况对报表的损伤。

操作指南：

1.打开某个报表后，点击“格式”—“保护”--“格式加锁”，输入“新口令”并且在“确认新口令”中输入相同的内容—点击“确认”—系统提示“设置格式口令成功”—“确定”

2.报表格式加锁之后，在从数据状态切换到格式状态时，将弹出“验证格式口令”对话框，只有口令输入正确才能进入格式状态修改报表格式。若口令不正确将出现提示框“口令错误！不能进入格式设计！”

3.设置了口令之后，也可以取消口令。点击“格式”—“保护”—“格式解锁”，将弹出“验证格式口令”对话框—输入正确口令—“确认”—系统提示“解锁格式口令成功”

七、报表汇总

UFO报表可以实现报表汇总的功能，前提是要汇总的