公证需要注意哪些细节

公证需要注意哪些细节

张瑜明昆明市明信公证处公证员

细节

英国国王理查三世逊位，是因为一场输掉的战争，而这场战争在莎士比亚的著名台词里是这样写的：“马，马，一马失社稷。”如果要给这句台词来个扩写，那便是下面这段广为流传的话：“丢失了一颗钉子，坏了一只蹄铁；坏了一只蹄铁，折了一匹战马；折了一匹战马，伤了一位骑士；伤了一位骑士，输了一场战斗；输了一场战斗，亡了一个帝国。”故事虽然太过于传奇色彩，夸大了因果的某些联系，但不得不承认，细节在很多时候确实决定了成败。西方谚语有云：细节里面有魔鬼，中国古代先哲也说，风起于青萍之末，祸患常隐于忽微，这些都是关于细节的强调之词。从事公证行业近十年，有血泪教训，有经验之谈，还有自己经常强迫症发作逼自己要做得完美，受文选约稿，谈谈在承办公证业务中公证承办中常被忽略的十个细节。

1标准职业着装

俗话说，人靠衣装，佛靠金装。职业着装除了便于各工种人群方便本职工作以外，已经是人类社会细化分工进化出的一套视觉体系。职业着装不仅仅是实用，从一定角度讲，着装标志着行业及个人从业者的专业和专注程度。着装也成为行业区别的典型标志，当人们讲到医生就会想到白大褂、口罩，讲到警察就会想到警服、手枪，讲到厨师就会想到白高帽、围裙，讲到法官就会想到法袍、法锤，讲到飞行员就会想到笔挺的制服和雷朋眼镜，甚至于讲到保安和协警，那套制服的样子也都是整齐地印在脑海里的。可是，讲到公证员呢？形象或许非常模糊！貌似普通的黑色西服加一条花领带、国徽，似乎还有吊牌。而即使这样，公证员们的着装，通常连这样的标准都还做不到。不系领带，穿西服外套不穿衬衣，或者穿的衬衣是连穿五天的，一套制服下穿着运动鞋、登山鞋，上着制服外衣，下着牛仔裤板鞋，或者着制服然后手腕上、脖子上缠满佛珠……这种现象根源于很多行业内部人员觉得“十分正式而标准的着装，令自己非常不舒服，而且让自己看起来有点滑稽”这样的一种想法。可是，作为制服的着装，真不是为了舒服来穿的。请反过来想想，如果你在路上被一个穿着制服上衣和牛仔裤运动鞋的警察拦下来说要检查你驾照，你的第一反应是不是：“这是哪来的警察啊？假的吧？”，再想想，如果你去法庭，坐在审判席的法官手戴硕大的玉手镯、颈戴巨大琥珀珠子项链，你会不会有这样的疑虑：“这个法官会不会贪财拜金？能不能公平审理我的案件？”同理，着装不标准的公证员，会给当事人怎样的疑虑？

有一家地产公司的培训条款这样写的：如果你想签500万的大单，请先穿得像签500万单子的人。公证员的职业第一课，应该注意标准的着装细节——在办理公证业务时，穿标准、干净整洁的整套制服，佩戴国徽、吊牌，系制服领带，穿正装皮鞋，戴简洁恰当的首饰，还有，建议公证处也在楼梯处摆放整容镜。请记住，职业着装就是你在这个社会生存所要披的一层皮，不是为了舒服，而是职业的“束缚”。

2流程梳理和参与

公证处是不是需要遵守严格的程序问题，是个有争议的话题。但可以肯定的是，办理公证事项必须遵从某些预定的办理流程。公证办理中，每个公证人员都应该注意流程梳理和参与的细节。

流程就是一组共同给客户创造价值的相互关联的活动进程。翻译为白话，解释什么是流程？就是宋丹丹小品中所说：“把大象放进冰箱需要几步？”“第一步打开冰箱，第二步放进大象，第三步关上冰箱。”如果把这个问题套用到公证的办理，我们可以提问：“申办一个公证需要几步？”可以这样粗略回答：“第一步申请办理，第二步办理，第三部领取公证书”。这个流程可以无限度地在其中增加细节内容，每一个步骤都可以进行分解和研究。特别是在一些大型的分工合作性的公证处，流程的意义就不仅是把公证书这样一个产品生产交付给当事人，更关乎公证处的整体管理和运行。从战略而言，流程分解、执行和优化是战略和管理意图得到执行的关键，从内部管理而言，流程分解、执行和优化是管理的分工、确责、减少内耗的着力点，从事务本身来看，流程的梳理和体系建设，能够将最佳做事方式提炼、固化，可以提高运行效率。

流程的梳理和改进或许是管理者思考的问题，但每一步参与和执行都是公证员结合办证实际梳理出的流程细节。比如有公证员做的流程总结，称作三分钟工作法，即开始办理时花三分钟时间核对人证是否同一，证证是否同一，辨别证件真伪，检查关键时间点、信息点；全部证件不中途退还，现场签署完毕之后，再花三分钟时间来核对签字、指印是否完备，材料是否已经收齐，再次核对人证，再统一归还证件。这样的流程看似简单，确是提高效率、减少遗漏和错误的好流程。还比如有收银员总结领公证书证的流程：提交卷宗，坐旁边等叫名字，交费，签名，领证。简单的流程告知，就解决了拥堵、拥挤的问题。还比如，复杂多场地办公的指引问题，可以通过不同颜色区域指引不同办公场所来解决，就像很多大型停车场，把不同的区域涂成不同的颜色，很多人可能记不清楚数字编号，但是，能很容易记得停车区域的颜色。

流程的细节改进无法穷尽，没有极限。请记住，流程不是捆绑，而是参与。

3证前咨询

咨询和预约没有被程序规则法定为是一种流程。然而实务中，咨询、却是比法定程序中的受理、审核更为重要的环节。如果仅从流程意义来讲，可以认为咨询是整个公证承办的根基，同时咨询的各个关键信息点的沟通是公证处担任顾问角色的起始。但很多公证处都不注重业务咨询这个细节，其实通过咨询，特别是首次咨询，可以探究当事人的真实目的。很多当事人首次来到公证处是比较放松警惕的，但他们最终提供的不利信息、虚假信息，是在反复多次的咨询中“趋利避害”选择的结果。我处理过的一个复查案件，女方身份证真实、结婚证真实，却是一个冒名顶替的女子去和真实配偶领取了形式真实的离婚证，最终实现了男方通过离婚，自己分割处分了夫妻共同财产。复查时，男方承认，是多次来公证处咨询，了解了离婚分割和个人处分的关系后想出来的“捷径”。故，应重视咨询，咨询时应该注重听明当事人的意思，了解他所表述的偏差，适当探讨他欲通过公证的办理所实现的目的，公证书的用途。通过咨询，对当事人办理公证进行引导，解决其问题、满足其需求，促成公证办理。

另外，证前的咨询，是公证产品营销和开发的关键点。通过咨询，可以累积当事人对公证业务的需求数据，该数据的分析，是研究公证产品开发的第一手客观资料。

每一次和当事人的接触，都是一次公证的营销和宣传。请记住，咨询。

4眼神交流

“借我一双慧眼吧！让我把这世界看的清清楚楚、明明白白。”，作为一名公正地位的公证员，拥有一双慧眼是必须的。办理公证，从咨询到受理再到承办，实际上就是一个与人交流的过程。公证员的工作基础，一方面是识人辨人（如何辨识人证是否一致，是公证员们的基础执业技能，脸盲是借口，在此不做技术讨论。）另一方面是通过交流更大程度获取当事人的认可，捕捉当事人的需求完成公证承办。从心理学的角度讲，真诚的交流，必须是面对面、眼对眼的交流。公证员承办公证事务时虽不是刑侦测谎，但是通过眼神的交流，有一定经验的公证员可以迅速判断当事人的真实内心意思。而在很多公证处，如果有暗访者做记录拍摄，或许会有这样的画面：公证员对着电脑面无表情地在跟前来的当事人急切的讲话，眼睛从未离开电脑屏幕。是的，我们大多数公证处的工作流程都已经电子化，公证员需要大量的时间操作电脑，但是请不要忘记了，眼前的当事人才是你目前眼里应该有的影像，而不是电脑屏幕上那些该死的按钮和图片。

眼神交流的另一个重要性，是洞察，在识别虚假意思表示、假人方面，有不可否认的贡献。通常情况下，其实，多一点眼神交流，即使只有一丝疑惑或犹豫，公证员都能捕捉到一些不寻常的东西，进而做出判断。比如，在面对存疑的当事人时，用坦荡而真诚的眼光看着对方说话和询问，首先，如果有闪躲和回避的，虚假的可能就大。接下来，继续盯