南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。

一、申请举办国际会议应具备的条件

1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平

较高，一般应在国内处于领先地位。

2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会

议。

3、得到有关主管部分的同意和支持。

4、会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

二、申请举办国际会议的程序

1、凡申请举办国际学术会议，一般应在一年前由所在学院领导认真研究后填写《南京师范

大学举办国际学术会议申请表》（附件一）送国际交流处，经科技处审核会签报分管校长审批后，由国际交流处拟文上报。

2、申请报告应包括以下内容：

1）举办国际学术会议的必要性以及所具备的条件；

2）会议的主要议题和组委会的主要成员；

3）举办会议的时间、地点、规模（中、外学者人数）；

4）提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址；

5）如会议需要安排专业性质的考察，要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区；

6）会议经费预算及其来源，并附相关证明材料。

3、待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。

4、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南

京师范大学聘请外籍专业人员审批表》（附件二）报送国际交流处，由国际交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。

三、举办国际会议的注意事项

1．会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。

2．对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。

3．原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过国际交流处报江苏省外办审批。

4．原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。5．一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。6．确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

7．一切涉外事宜，均应事先与国际交流处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。

四、国际会议总结

1．会议结束后，承办单位要认真总结经验，按提纲要求（附件三）在一个月内写出书面总

结，分别送科技处和国际交流处。

2．会议上获得的有较大或重大学术价值的学术论文或信息应及时向科技处通报。

3．承办单位必须将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录象、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料），于一个月内搜集、整理完毕，送国际交流处归档。

本规定自2004年发布之日起实施。宁师外（1999）第115号文作废。本规定由国际交流处负责解释。