采购作业流程
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采购作业流程
★ 重点掌握 ● 采购流程的环节及步 骤 ● 采购流程图 ● 采购定单的制定过程 ● 采购流程的优化方法
★ 一般掌握 ● 采购流程的注意点 ● 进货管理 ● 进货评价
一、采购的基本流程
采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的 执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明 确而单独的采购流程说明书，有些企业则将有关流程, 分散于各项 采购作业规范当中。一般来讲，企业规模越大, 采购金额越高, 对流 程设计越要重视而详细。
成本活动，制订改进计划、实施改进 行动等；
（4）分享降价成果：是否将降低成本的好处也让利给顾客（本公 司）； （5）付款：是否积极配合响应本公司提出的付款条件要求与办法， 开出付款发票是否准确、及时、符合有关财税要求。
（三）供应指标
（1）准时交货率＝（按时按量交货的实际批次÷订单 确认的交货总批次）×100%； （2）交货周期：自订单开出之日到收货之时的时间长 度，常以天为单位；
采购订单
采购订单的内容 到底有哪些呢?
采购订单的使用
对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单 通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下， 将一份采购订单的副本送到每个部门的电 子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后 将其送回买方，这表明供应商已收到订单 并同意订单的内容。用法律术语讲，发送 订单的采购部门构成了合同提供者，而确 认订单的供应商构成合同接受者，提交和 接受是具有法律约束力的合同的两个重要 组成部分。
（二）成本指标
（1）价格水平：往往同本公司掌握的市场行情 比较或者根据供应商的实际成本结构及利润率 进行判断； （2）报价是否及时，报价单是否客观、具体、 透明（分解成原材料费用、加工费用、包装费 用、运输费用、税金、利润等以及相对应的交 货与付款条件）；
（3）降低成本的态度及行动：是否 真诚地配合本公司或主动地开展降低
第一节 采购流程概述
采购的几个基本环节
（1）确认需求 （2）需求说明
（11）记录与档案维护
（3）选择供应商
（4）价格和采购 条件的确定
（5）发出订单
（10）结案 （9）不符与退货处理 （8）核对发票 （7）验收 （6）订单追踪与催货
请购单
请购单
申请部门 请购日期
品名/规格/ 料号
统一编号 需用日期
第二节 采购订单
采购订单的定义
采购订单有时也被称为采购合同，一股 在选择供应商后订立采购订单。采购部 门拟定采购合同时必须特别注意用词， 因为它是具有法律效力的文件。几乎所 有的采购订单都包括与违约相关的标准 法律条款。采购订单描述了采购所需的 重要细节信息：数量、物料规格、质量 要求、价格、交货日期、交货方式、送 达地址、位于订单的正面
（3）订单变化接受率：是衡量供应商对订单变化灵活性反应的一 个指标，指在双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减 少的比率。
订单变化接受率＝（订单增加或减少的交货数量÷订单原定的交货 数量）×100%。
（四）服务指标
（1）反应表现 （2）沟通手段 （3）合作态度 （4）共同改进 （5）售后服务 （6）参与开发 （7）其它支持
子采购商务
时也产生订货的 时间较长的采购
安全及控制问题
综合采购订单合 使采购过程更为简 采购周期长或合作
同
洁、更为迅速
时间较长的采购
长期采购合同
采购期限较长，采 购较为稳定
采购流程重新设 可以节约成本、涉
计
及范围较广
采购周期长或合作 时间较长的采购、 低价值的采购需 求
采购机构臃肿需要 重新设计的采购
第三节 进货管理与管理评价
进货方式
（一)自提进货 (二)供应商送货 (三)委托外包进货
自提进货的步骤
货
包
运
中
验
物
装
输
转
收
清
、
环
环
入
点
装
节
节
库
环
卸
管
的
环
节
、
理
管
节
管
搬
理
的
理
运
管
上
理
车
管
理
供应商送货
对采购商来说，供应商送货是一种 最简单轻松的采购进货管理方式。 它基本上省去了整个进货管理环节， 把整个进货管理的任务以及进货途 中的风险都转移给了供应商，只剩 下一个入库验收环节。而入库验收 也主要是供应商和保管员之间的交 接，进货员最多只提供一个简单的 协助而已。
采购订单操作规范
（一）订单准备 （二）选择供应商 （三）签订订单 （四） 订单跟踪
订单准备过程示意图
订单计划 物料项目 技术资料
熟悉物 料项目
确认价格Leabharlann Baidu
确认质量 标准
确认项目 需求量
制定订单 订单说明
说明书
书
估价单
_________公司 估价单号码第 号 年 月 日
下列物品希望符合下列条件，请惠送估价单。
电子数据交换系 支持企业间常用的 数据交换系统良好
统
商业单证和信息的 的采购
电子交换
允许客户向供应 方便客户 商直接订货
客户满意度要求较 高的采购，客户联 系供应商较为方便
面对供应商的使 方便客户 用者在线订货系 统
有较好的在线订货 系统
第四节 采购流程优化
影响采购流程的因素
供
选
签
应
择
定
商
供
合
和
应
同
品
商
重 视 价 格
管 理 机 构
牌
规
格
采购流程的优化方法
方法
特征
适用范围
从使用者至采购 加快信息传输速度，适用于低价值的采
部门的在线
方便使用者
购需求
查询系统
面对使用者的采 为采购双方提供方 适用于低价值的采
购卡
便
购需求
通过互联网的电 方便、简洁，但同 采购周期长或合作
委托外包进货
委托外包，就是把进货管理的 任务和进货途中的风险都转移 给第三方物流公司。它有利于 发挥第三方物流公司的自主处 理、联合处理和系统化处理能 力，提高了物流运作效率、降 低了物流运作成本。
进货管理的四大基本原则
(一)进货方式选择原则 (二)安全第一原则 (三)成本效益统一原则 (四)总成本最低的原则
进货管理评价
物料的采购可以从四个方面进行评价
（一）质量指标 （二）成本指标 （三）供应指标 （四）服务指标
（一）质量指标
（1）来料合格批次率＝（合格来料批次÷来料总批次） ×100%（最常用）； （2）来料抽检缺陷率＝（抽检缺陷总数÷抽检样品总 数）×100%；
（3）来料在线报废率＝［来料总报废数（含在线生产时发现的） ÷来料总数］×100%； （4）来料免检率＝（来料免检的种类数÷该供应商供应的产品总 种类数）×100%。
1、估计单提出日期 月 日
2、接受地点
公司
3、订购后 日交货
4、品质构造
5、估价有效期限
采购科 印
选择供应商过程示意图
查询 采购 环境
计算 供应 商容 量
与供 应商 确认 订单
确认 意向 供应 商
发放 订单 说明 书
确认 物料 供应 商
签定订单过程示意图
制作订 单
审批订 单
与供应 商签订 合同
执行合 同
综合采购订单
如果要重复地从一个供应商那里订购一种或 一组商品，采购部门就可以发出综合采购订 单。这是一种开放式订单，有效期为一年， 包括了重复采购的一种或一组商品。如图52-2所示。综合订单方便了客户，使其不必 一有需求就发出采购订单。在买方同供应商 订立了综合订单之后，采购一种商品只需发 送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了 采购合同的条件。综合订单使物料发送成为 买卖双方之间的常规事件。
备注 单 数 （用途、厂牌
位 量 及参考单价 等）
预算额 遇有问题时通知到 特殊发送说明 申请人 说明:一式两份,原件送采购部门,
申请者保留文件副本。
采购作业流程的七大注意点
采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配 先后顺序及时效控制 关键点设置 权利、责任或者任务的划分 避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱 采购流程应反映集体决策的思想 配合作业方式的改善
★ 重点掌握 ● 采购流程的环节及步 骤 ● 采购流程图 ● 采购定单的制定过程 ● 采购流程的优化方法
★ 一般掌握 ● 采购流程的注意点 ● 进货管理 ● 进货评价
一、采购的基本流程
采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的 执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明 确而单独的采购流程说明书，有些企业则将有关流程, 分散于各项 采购作业规范当中。一般来讲，企业规模越大, 采购金额越高, 对流 程设计越要重视而详细。
成本活动，制订改进计划、实施改进 行动等；
（4）分享降价成果：是否将降低成本的好处也让利给顾客（本公 司）； （5）付款：是否积极配合响应本公司提出的付款条件要求与办法， 开出付款发票是否准确、及时、符合有关财税要求。
（三）供应指标
（1）准时交货率＝（按时按量交货的实际批次÷订单 确认的交货总批次）×100%； （2）交货周期：自订单开出之日到收货之时的时间长 度，常以天为单位；
采购订单
采购订单的内容 到底有哪些呢?
采购订单的使用
对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单 通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下， 将一份采购订单的副本送到每个部门的电 子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后 将其送回买方，这表明供应商已收到订单 并同意订单的内容。用法律术语讲，发送 订单的采购部门构成了合同提供者，而确 认订单的供应商构成合同接受者，提交和 接受是具有法律约束力的合同的两个重要 组成部分。
（二）成本指标
（1）价格水平：往往同本公司掌握的市场行情 比较或者根据供应商的实际成本结构及利润率 进行判断； （2）报价是否及时，报价单是否客观、具体、 透明（分解成原材料费用、加工费用、包装费 用、运输费用、税金、利润等以及相对应的交 货与付款条件）；
（3）降低成本的态度及行动：是否 真诚地配合本公司或主动地开展降低
第一节 采购流程概述
采购的几个基本环节
（1）确认需求 （2）需求说明
（11）记录与档案维护
（3）选择供应商
（4）价格和采购 条件的确定
（5）发出订单
（10）结案 （9）不符与退货处理 （8）核对发票 （7）验收 （6）订单追踪与催货
请购单
请购单
申请部门 请购日期
品名/规格/ 料号
统一编号 需用日期
第二节 采购订单
采购订单的定义
采购订单有时也被称为采购合同，一股 在选择供应商后订立采购订单。采购部 门拟定采购合同时必须特别注意用词， 因为它是具有法律效力的文件。几乎所 有的采购订单都包括与违约相关的标准 法律条款。采购订单描述了采购所需的 重要细节信息：数量、物料规格、质量 要求、价格、交货日期、交货方式、送 达地址、位于订单的正面
（3）订单变化接受率：是衡量供应商对订单变化灵活性反应的一 个指标，指在双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减 少的比率。
订单变化接受率＝（订单增加或减少的交货数量÷订单原定的交货 数量）×100%。
（四）服务指标
（1）反应表现 （2）沟通手段 （3）合作态度 （4）共同改进 （5）售后服务 （6）参与开发 （7）其它支持
子采购商务
时也产生订货的 时间较长的采购
安全及控制问题
综合采购订单合 使采购过程更为简 采购周期长或合作
同
洁、更为迅速
时间较长的采购
长期采购合同
采购期限较长，采 购较为稳定
采购流程重新设 可以节约成本、涉
计
及范围较广
采购周期长或合作 时间较长的采购、 低价值的采购需 求
采购机构臃肿需要 重新设计的采购
第三节 进货管理与管理评价
进货方式
（一)自提进货 (二)供应商送货 (三)委托外包进货
自提进货的步骤
货
包
运
中
验
物
装
输
转
收
清
、
环
环
入
点
装
节
节
库
环
卸
管
的
环
节
、
理
管
节
管
搬
理
的
理
运
管
上
理
车
管
理
供应商送货
对采购商来说，供应商送货是一种 最简单轻松的采购进货管理方式。 它基本上省去了整个进货管理环节， 把整个进货管理的任务以及进货途 中的风险都转移给了供应商，只剩 下一个入库验收环节。而入库验收 也主要是供应商和保管员之间的交 接，进货员最多只提供一个简单的 协助而已。
采购订单操作规范
（一）订单准备 （二）选择供应商 （三）签订订单 （四） 订单跟踪
订单准备过程示意图
订单计划 物料项目 技术资料
熟悉物 料项目
确认价格Leabharlann Baidu
确认质量 标准
确认项目 需求量
制定订单 订单说明
说明书
书
估价单
_________公司 估价单号码第 号 年 月 日
下列物品希望符合下列条件，请惠送估价单。
电子数据交换系 支持企业间常用的 数据交换系统良好
统
商业单证和信息的 的采购
电子交换
允许客户向供应 方便客户 商直接订货
客户满意度要求较 高的采购，客户联 系供应商较为方便
面对供应商的使 方便客户 用者在线订货系 统
有较好的在线订货 系统
第四节 采购流程优化
影响采购流程的因素
供
选
签
应
择
定
商
供
合
和
应
同
品
商
重 视 价 格
管 理 机 构
牌
规
格
采购流程的优化方法
方法
特征
适用范围
从使用者至采购 加快信息传输速度，适用于低价值的采
部门的在线
方便使用者
购需求
查询系统
面对使用者的采 为采购双方提供方 适用于低价值的采
购卡
便
购需求
通过互联网的电 方便、简洁，但同 采购周期长或合作
委托外包进货
委托外包，就是把进货管理的 任务和进货途中的风险都转移 给第三方物流公司。它有利于 发挥第三方物流公司的自主处 理、联合处理和系统化处理能 力，提高了物流运作效率、降 低了物流运作成本。
进货管理的四大基本原则
(一)进货方式选择原则 (二)安全第一原则 (三)成本效益统一原则 (四)总成本最低的原则
进货管理评价
物料的采购可以从四个方面进行评价
（一）质量指标 （二）成本指标 （三）供应指标 （四）服务指标
（一）质量指标
（1）来料合格批次率＝（合格来料批次÷来料总批次） ×100%（最常用）； （2）来料抽检缺陷率＝（抽检缺陷总数÷抽检样品总 数）×100%；
（3）来料在线报废率＝［来料总报废数（含在线生产时发现的） ÷来料总数］×100%； （4）来料免检率＝（来料免检的种类数÷该供应商供应的产品总 种类数）×100%。
1、估计单提出日期 月 日
2、接受地点
公司
3、订购后 日交货
4、品质构造
5、估价有效期限
采购科 印
选择供应商过程示意图
查询 采购 环境
计算 供应 商容 量
与供 应商 确认 订单
确认 意向 供应 商
发放 订单 说明 书
确认 物料 供应 商
签定订单过程示意图
制作订 单
审批订 单
与供应 商签订 合同
执行合 同
综合采购订单
如果要重复地从一个供应商那里订购一种或 一组商品，采购部门就可以发出综合采购订 单。这是一种开放式订单，有效期为一年， 包括了重复采购的一种或一组商品。如图52-2所示。综合订单方便了客户，使其不必 一有需求就发出采购订单。在买方同供应商 订立了综合订单之后，采购一种商品只需发 送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了 采购合同的条件。综合订单使物料发送成为 买卖双方之间的常规事件。
备注 单 数 （用途、厂牌
位 量 及参考单价 等）
预算额 遇有问题时通知到 特殊发送说明 申请人 说明:一式两份,原件送采购部门,
申请者保留文件副本。
采购作业流程的七大注意点
采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配 先后顺序及时效控制 关键点设置 权利、责任或者任务的划分 避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱 采购流程应反映集体决策的思想 配合作业方式的改善