文控管理办法
公司文控中心管理办法
公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理公司文控中心的运作和管理，确保公司各类文档的准确、完整和及时性，提高工作效率和信息管理水平。
2. 文控中心职责公司文控中心是负责管理和控制公司各类文档的部门，其职责包括但不限于：•制定和完善公司文控制度和管理办法；•管理公司各类文档的创建、发布、变更和废止流程；•确保公司文档的合规性、准确性和一致性；•组织编制文档模板和标准规范，确保文档的格式统一和规范化；•提供文档管理系统的技术支持和维护；•协助各部门进行文档存档、分类和检索工作；•培训新员工有关文档管理的知识和技能。
3. 文控中心的组织结构公司文控中心设有主任和多名文控专员，主要职责如下：3.1 主任•负责文控中心的日常管理和运作；•组织制定和改进文控中心的管理制度和工作流程；•监督和指导文控工作，确保文档管理的有效性和高效性；•汇报工作给上级领导，并提供决策依据。
3.2 文控专员•负责文档的创建、修改、审核和发布；•管理文档的版本控制，确保文档的更新和追踪；•组织文档的分类、存储和检索，确保文档的有效管理和利用；•培训员工使用文档管理系统以及遵守相关文控规范；•协助主任进行文控工作的分配和协调。
4. 文档的创建和发布流程为了保证文档的质量和效率，公司制定了以下文档的创建和发布流程：1.提出文档需求：任何部门需要新的文档或对现有文档进行修改、废止的，需向文控中心提出文档需求。
2.文档编写：文控专员根据需求进行文档的编写或修改，确保文档的准确性和规范性。
3.文档审核：编写完成后，文档需提交给相关部门经理或专业人员进行审核，确保文档内容的合规性和专业性。
4.文档发布：审核通过后，文档由文控中心发布，通知相关人员并确保文档的正确传达和使用。
5.文档更新：针对文档的变更或废止，需进行相应的修改和更新，并由文控中心记录和跟踪变更历史。
5. 文档模板与规范为了提高文档的一致性和美观度，文控中心制定了文档模板和规范，包括但不限于以下方面：•文档格式规范：规定了文档的字体、字号、行距、标题等格式要求，确保文档的统一和易读性。
文控管理办法
文控管理办法第一篇：文控管理办法文控管理办法1、编制目的为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。
2、适用范围适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。
体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。
3、职责3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。
资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。
3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。
4、工作内容 4.1 文件分类方法4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。
4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录.4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。
4.2文件控制编码4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。
4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。
4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件发放管理 4.3.1.1 发文登记 1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。
2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。
4.3.1.2 文件盖印文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法某公司文控中心管理办法第一条：总则为保障某公司文件管理的科学化、规范化、便利化及信息安全，加快工作效率，特制定本管理办法。
第二条：职责1.文控中心为全公司所有部门提供文件信息的咨询和查询服务，并对公司内部及外部文件进行收发、分类、归档和保管。
2.文控中心对公司制定、修改的所有文件作逐一审查、审核、校对和归档，并为相关人员提供参考和使用。
3.文控中心要做好文件流转记录和管理，规范文件处理流程，确保公司文件的安全和机密性。
第三条：文控中心管理制度1.责任制：文控中心应该建立确切的岗位职责、工作流程和操作规范，并严格落实到岗位上，保证文控工作的全面、精细、高效。
2.纪律制：文控中心应建立文明办公、服务意识、保密意识、纪律意识等各方面的制度，对违反相关规定行为的，要及时进行纠正或者处罚。
3.培训制：文控中心应该定期对文控工作人员进行培训，了解新法规、新规定和技术要求，增强专业能力。
第四条：收发文管理1.公司与外界的文件往来：文控中心负责对公司发出的和接收到外部和内部的各类文件进行收、发、传递、备案，并保证收发文过程中保密、安全准确。
2.文件流转：文件送交单位送交文控中心办理，文控中心负责收妥后进行分发，逐级审批，确定处理流程、处理程序和处理意见，最终反馈给送交单位。
3.收发存取记录：文控中心应该对所有的文件往来进行登记，并留下收发存取记录，便于对文件的存储和追溯。
第五条：文件组织和归档管理1.文件分类：公司文件应按照文件类型、级别、流转程序等进行分类，方便文员寻档和归档。
2.文件摆放和标注：文控中心应按照规定的程序进行文件的存放和整理，同时加上正确的标注和编号使得文件的查找和使用变得更加简单明了。
3.文档保密：公司内部及外部的机密文件应建立保密档案，文控中心应建立出入保密文件的登记制度，确保机密文件不被泄漏出去。
第六条：其他1.文控中心应做好好记录解读，随时备查。
2.七年内所归档文件文控中心应妥善保存，超出七年的文件可以进行存储，也可以予以销毁。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理某公司文控中心的日常运营和管理工作。
文控中心是公司内部重要的信息管理部门，负责管理公司的各类文件和文档，确保其准确性、完整性和安全性。
本管理办法将对文控中心的职责、工作流程、权限管理等方面进行详细说明，以确保文控中心的高效运作。
2. 文控中心的职责文控中心的职责包括但不限于以下几个方面：2.1 文件管理•负责公司内部各类文件和文档的归档、整理和管理。
•确保文件的命名规范和统一，方便查找和使用。
•制定文件管理标准和流程，确保文件的准确性和完整性。
2.2 文档发布•负责文档的发布和传递，确保文档的及时性和准确性。
•确保文档的版本管理，避免混淆和冲突。
•协助各部门进行文档的审批和更新。
2.3 文档安全•负责文档的安全管理，包括权限控制、防止篡改和泄露等措施。
•制定文档备份和恢复策略，保证文档的可靠性和可用性。
3. 工作流程文控中心的工作流程分为以下几个阶段：3.1 文档创建和收集•根据需求，各部门负责人或员工创建相应的文档。
•文控中心对文档进行收集和归档，确保文档的完整性。
3.2 文档审批和修改•由各部门负责人审批文档，对文档进行修改和完善。
•文控中心协助各部门进行文档的审批流程管理。
3.3 文档发布和传递•文控中心将经过审批的文档发布到适当的平台或渠道。
•文控中心负责文档的传递和通知，确保相关人员及时获取文档。
3.4 文档存档和管理•文控中心负责文档的归档和管理，确保文档的安全性和可靠性。
•文控中心制定文件管理标准和流程，引导员工正确使用和管理文档。
4. 权限管理为了确保文档的安全性和机密性，文控中心需要进行权限管理：•根据员工的岗位和职责，分配不同的文档访问权限。
•对重要文档进行严格的权限控制，确保机密信息的保密性。
•定期审核权限，避免权限的滥用和泄露。
5. 结论本文档详细介绍了某公司文控中心的管理办法，包括职责、工作流程和权限管理等方面。
通过严格执行这些管理规定，可以确保文控中心的高效运作，提高公司的信息管理质量和效率。
文控管理办法
文控管理办法文控管理办法1. 引言文控管理办法是指为了管理和控制文档的创建、修改、分发、存储和销毁等过程，确保企业文档的合规性和准确性而制定的一系列管理措施和规定。
本文档旨在明确文控管理的目标、职责、流程和具体要求，以提高文档管理的效率和质量。
2. 目标文控管理办法的目标是确保企业文档的准确性、完整性、一致性和可追溯性，以提供正确的信息支持和参考，保证业务流程的规范性和高效性。
3. 职责3.1 文控管理员负责制定和维护文控管理制度、规范和流程；管理文档的创建、修改、分发和存储等环节，确保符合相关要求；跟踪文档使用情况和变更情况，进行文档版本控制；协调各部门间的文档协作，确保文档的一致性和完整性；定期进行文档安全备份和巡检，确保文档安全可靠。
3.2 部门负责人确保本部门文档的准确性和完整性，协助文控管理员完成文档管理任务；指定专人负责本部门文档的创建、修改和审核等环节；提供及时有效的文档变更和更新通知，确保相关人员能够及时获取最新版本的文档；定期检查本部门文档的合规性和更新情况。
4. 流程4.1 文档创建和修改流程1. 收集需求：相关部门提出文档需求，并填写文档申请表；2. 创建初稿：文档负责人根据需求，编写文档初稿；3. 审核修改：文档负责人将初稿提交给相关部门进行审核和修改；4. 定稿发布：经过审核和修改后的文档由文控管理员进行定稿，并分发给相关人员。
4.2 文档分发和存储流程1. 文档分发：文控管理员根据相关部门的需求，将定稿文档发送给相关人员；2. 文档存储：文控管理员负责将定稿文档存储在指定的文档管理系统中，并进行版本控制；3. 文档提取：需要查阅或使用文档的人员向文控管理员提出申请，并经过审核后方可提取；4. 文档归档：文档归档时限由文控管理员根据业务需求进行规定，归档后的文档不得再进行修改。
4.3 文档销毁流程1. 文档报废申请：相关部门提出文档报废申请，并填写相关报废表；2. 审核销毁：文控管理员对报废申请进行审核，并查实后报废；3. 文档销毁：文控管理员对报废的文档进行销毁，并记录销毁情况。
文控管理怎么管理制度
文控管理怎么管理制度一、概述文控管理制度是组织内部文件的管理规范，用于规范和管理组织内部各类文件的制作、审批、发布、传阅、归档等流程，保证文件的规范性、安全性和有效性。
具有重要的指导意义和实践价值。
建立和完善文控管理制度，对于提高组织的文件管理水平，规范文件管理流程，保证文件的安全性和准确性，有着非常重要的意义。
文控管理制度包括管理原则、责任分工、流程规范、文件编制、审批发布、传阅管理、归档备份等内容。
针对不同行业和组织，文控管理制度又有一些差异，但是其核心的管理要素是相似的。
建立和完善文控管理制度，需要充分考虑组织的实际情况，制定适合组织的管理规范，确保文控管理制度的实际效用。
二、文控管理制度的重要性1. 规范文件管理流程。
文控管理制度明确了文件的制作、审批、发布、传阅、归档等流程，规范了文件的管理程序。
有效地规范了文件管理流程，减少了管理漏洞和管理混乱，提高了文件管理的效率和精准度。
2. 保证文件的安全性。
文控管理制度对文件的审批和发布流程进行了明确规定，有效保证了文件的安全性，避免了文件被篡改、泄漏的风险，确保了文件的完整性和可信度。
3. 提高文件管理效率。
文控管理制度规范了文件的管理流程，明确了文件的编制、审批、传阅、归档等步骤，提高了文件管理的效率和精准度，减少了管理成本和管理风险。
4. 优化组织管理机制。
文控管理制度的建立和完善，有利于优化组织的管理机制，简化管理流程，提高管理效率，促进组织管理水平的不断提高。
5. 提高组织的管理水平。
文控管理制度的建立和完善，有利于提高组织的管理水平，建立了一套科学规范的管理机制，推动了组织管理水平的不断提高。
三、文控管理制度的建立和完善1. 充分了解组织的实际情况。
在建立和完善文控管理制度时，首先需要充分了解组织的实际情况，包括组织规模、行业特点、管理体系等方面的情况，为制定适合组织的文控管理制度提供基础数据。
2. 制定文控管理制度的原则。
在制定文控管理制度时，要明确管理的原则，包括文件的秘密性、完整性、准确性、及时性等原则，明确了文控管理制度的基本要求和管理标准。
公司文控中心管理办法范文
公司文控中心管理办法范文为了加强和规范公司的文控管理，建立高效、科学、规范的文控管理制度，本公司制定了如下文控中心管理办。
一、文控中心基本职责文控中心是公司文件管理中心，主要任务是负责公司各类文件（包括子文件和纸质文件）的接收、分发、传递、归档等流转工作，并在文控中心对外提供有关文件查阅、查询等服务。
文控中心主要责任：1.接收、审核和处理各种文件（包括电子文档和纸质文档）。
2.统筹规划公司文件管理工作，负责规范、标准化文控管理并提高文件管理效率。
3.提供文件存储、查询等服务，确保公司文件管理安全可靠。
4.维护公司文控中心的日常运营，及时处理各类问题。
二、文控中心制度和规定为确保文控中心的工作质量和效率，公司在制定文控中心管理办法的同时，根据公司实际情况和业务需要制定一系列文件管理制度和规定，如下：1.文件管理制度（1）公司文件分类：根据文件性质、功能以及存留周期，将文件分为办公文件、管理文件、财务文件和技术文件四类。
（2）文件传递：文件的流转按照公司制定的传递路线进行，同时对文件进行签字、盖章，确保文件的流转过程可追溯。
（3）文件存档：所有文件必须按照制定的存档周期进行存储，根据公司规定的颜色代码进行归档。
2.文件管理规定（1）文件管理责任：各级部门、单位和个人必须承担对自己所管理的文件质量、保密性、归档及使用的责任。
（2）文件查询：任何人员都可以查询存储在文控中心的文件，但必须依据公司规定的查询规定进行查询，并签署查询登记表。
（3）文件签署：文件的签署必须经过严格的程序，不得委托他人代签，如发现造成的后果由签署人负责。
三、文控中心操作流程1.文件收集：如各部门有新的文件需存储，应向文控中心填写文件存储申请，由文控中心审核后授权存储。
2.文件搜集：文控中心应按文件种类、部门、机构等分类，构建各种文库，以方便文件的搜集。
3.文件归档：文控中心按照文件性质、颜色注明、存留周期等特征进行归档，保证归档的正确性和准确性。
文控管理办法
文控管理办法文控管理办法文控管理办法 1 总则 1.1 目的为进一步规范***有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，特制订本办法。
1.2 适用范围本办法适用于公司各部门文件。
1.3 职责权限 1.3.1 管理部负责本办法编制、修订、废止的起草。
1.3.2 管理部负责本管理办法的发放及存档管理。
1.4 文件定义 1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。
1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
1.5 分类及定义 1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。
1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。
1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。
1.6 分级标准 1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件 2 文件结构及编写标准2.1 页眉：公司logo 和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。
2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗” “居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。
2.3 文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中”编写。
2.4 文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。
2.5 文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。
2.6 文件编号：一级编号以阿拉伯数字1加空格一个字符，以此类推；二级编号以一级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推。
公司规章制度之文控中心管理办法
公司规章制度之文控中心管理方法第一章总则第一条目的和依据本方法订立的目的是为了规范本公司文控中心的管理工作，确保公司全部文档的准确和完整，提高公司的运作效率和管理水平。
本方法依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规，以及公司内部章程等文件订立。
第二条适用范围本方法适用于公司内部文控中心的管理工作。
第二章文控中心设立与职责第三条文控中心设立公司设立文控中心，负责公司内部文档的管理、发布和归档。
文控中心设在公司总部，设立特地的文控中心管理岗位。
第四条文控中心职责文控中心的重要职责包含但不限于：1.负责建立文档管理制度及规范，确保公司内部文档的合规性和标准化；2.对公司内部各类文档进行归档、备份和管理，并及时更新；3.负责发布和转达公司内部文档，确保相关人员了解和遵守公司规章制度；4.监督和检查公司内部文档的使用情况，及时发现和矫正问题；5.统计和分析文档使用情况，供应相应数据报告给相关部门。
第三章文控中心人员管理第五条文控中心人员需求依据公司发展需要，文控中心设立特地的岗位招聘文控人员，确保文控工作的正常进行。
第六条文控中心人员的招聘与录用公司通过招聘渠道公开发布文控中心相关岗位的职位需求，依照公平、公正、公开的原则选聘人员。
新招聘的文控中心人员需经过面试、资格审查等程序，并签订劳动合同后方可上岗。
第七条文控中心人员的培训与考核公司应定期对文控中心人员进行各类专业培训，提升其文控知识和管理本领。
同时，对文控中心人员进行定期考核，评估其工作本领和绩效，并依据考核结果进行嘉奖或惩罚。
第八条文控中心人员的职责与义务文控中心人员应认真履行工作职责，确保文档的准确性和完整性。
同时，要保守文档的机密性，防止泄露或滥用公司的商业秘密。
第四章文档管理流程第九条文档编制与审批公司各部门编制文档时，需依照公司规定的格式和标准进行编制，并在文控中心的系统中登记和提交审批。
文控中心人员在收到文档后，依据相应程序和要求进行审批，确认文档适用范围和正式发布。
2023修正版文控管理办法
文控管理办法文控管理办法一、引言文控（文档控制）是指对企业内部的各类文档进行管理和控制，确保文档的准确性、完整性、及时性和可审查性。
文控管理办法是为了规范和指导企业内部文控工作，提高文控水平，保障企业正常运营和业务的顺利进行而制定的。
二、文控管理的目的文控管理的目的是确保企业内部文档的质量和效率，实现以下目标：1. 保证文档的准确性和一致性，防止错误信息的传播和使用；2. 确保文档的完整性和可追溯性，便于查阅和审查；3. 提高文档的可控性和可管理性，方便后续的文档更新和审查；4. 提高文档的发布效率，确保及时更新和传播。
三、文控管理的内容文控管理包括以下内容：3.1 文档编制与修订- 所有文档的编制和修订应该由专门的负责人进行，并进行严格的版本控制；- 在编制和修订文档时，应该按照预定的规范和格式进行，确保文档的一致性和协调性；- 所有修订后的文档都需要经过审核和批准，并及时更新到相关的文档库中。
3.2 文档存储和管理- 所有文档都需要存储到专门的文档库中，并进行分类和归档，方便查找和管理；- 文档库需要采用合适的命名规则和目录结构，以便快速定位和检索文档；- 文档库应该设置权限管理，保护重要文档的安全性和机密性。
3.3 文档发布与传播- 在文档修订完成后，需要及时将修订后的文档发布到适当的渠道，如公司内部网站、邮件等；- 对于重要文档的发布，应该使用正式的发布流程，并将发布记录进行备份，以备以后审查和追溯；- 文档的传播应该尽量使用电子化的方式，减少纸质文档的使用和传递，提高效率和环保意识。
四、文控管理的责任与权限文控管理需要明确相关人员的责任与权限，以保证文控工作的正常进行和落地。
- 领导层应该确定文控管理的重要性，并提供足够的资源和支持；- 文控管理员负责具体的文控工作，包括文档编制、修订、存储、发布等；- 各部门和岗位要明确文控的职责和要求，并按照规定执行；- 所有员工都有义务遵守文控管理办法，并积极参与文控工作。
公司规章制度之文控中心管理办法范文
公司规章制度之文控中心管理方法范文第一章总则第一条目的和意义本方法的订立旨在规范公司文控中心的管理，提高信息流转效率，保障公司资料的安全性和完整性，确保公司各项工作的顺利进行。
第二条适用范围本方法适用于公司内部的各级部门和全部员工。
第二章文控中心的职责第三条文控中心的职责1.负责公司内文件的版本管理、归档和保管；2.管理公司各部门的文件传递和审批流程；3.组织、协调公司内文件的编写、修订和发布工作；4.统计、分析公司文档管理情况，提出改进措施；5.订立和完善公司文件管理的制度和流程；6.培训员工关于文档管理的基本知识和操作技能；7.帮助上级部门完成文档审核和审查的工作。
第三章文控中心的组织结构第四条文控中心的组织架构1.文控中心设立一个正职文控中心负责人，负责中心的日常管理和引导工作；2.文控中心设立若干文控员，负责文件的管理、归档和审批流程的管理；3.文控中心可以依据工作需要设立临时工作小组。
第四章文控中心的工作流程第五条文件编制和审批1.各部门依据需要编制文件，并由文控员确认文件的编号。
2.文件编制完成后，提交到文控中心审批，由文控中心负责人或授权人员负责审批，并在文件上签注审批看法。
3.审批通过后，文控员将文件归档，并通知相关部门。
第六条文件修订和废止1.各部门对已发布的文件，假如需要进行修订，应当提出修订申请，并填写修订申请表。
2.文控员收到修订申请后，负责组织相关人员进行修订，并重新编制新版本的文件。
3.新版本的文件应当经过文控中心审批后才略发布。
4.对于已经废止的文件，文控员应当将其归档并注明废止日期。
第七条文件的存档管理1.文控中心负责建立并维护公司文件的存档系统，确保文件的安全和完整性。
2.文件存档应当依照肯定的分类和编号原则进行，方便查找和检索。
3.文件存档应当定期进行备份和归档，以防止文件的丢失或损坏。
第八条文件的保密管理1.各部门在编制文件时，必需依据文件的保密级别做好保密工作，确保文件不被非授权人员取得。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法一、引言本文档旨在规范某公司文控中心的管理流程和操作规范，以确保公司文档的统一管理和有效使用。
本办法适用于公司内部所有部门。
二、管理流程1.文档创建–所有需要创建文档的员工需提出申请，并经过文控中心审批后方可开展工作。
–文档创建时应明确文档的目的、范围和预期效果，并设定合理的时间节点。
–文档创建人员应按照公司规定的模板和格式进行撰写，并保证文档的准确性和完整性。
2.文档审批–文控中心负责对所有申请创建的文档进行审批，审批通过后方可进入下一步。
–审批时需对文档的内容、结构、语言等进行评估，确保符合公司标准和要求。
–审批过程中如有需要修改或补充的地方，文控中心应及时与创建人员进行沟通和指导。
3.文档发布–经过审批的文档将由文控中心负责发布，并通知相关部门。
–发布前应对文档进行最终的校对和修改，确保无误并与最新版本一致。
–发布后的文档应及时归档，并在公司内部网站或文档管理系统中进行备案。
4.文档更新–对已发布的文档如需进行修改或更新，需提出变更申请，并经过审批后方可进行修改。
–变更申请应明确修改的内容和原因，并提供合理的时间节点。
–修改后的文档应以最新版本替换旧版本，并通知相关部门进行更新。
5.文档归档与保管–已发布的文档应按照分类和编号进行归档，并建立完整的档案系统。
–每份文档都应有明确的负责人，负责文档的保管、更新和处理相关申请。
–归档的文档应定期进行检查和更新，确保文档的准确性和时效性。
三、操作规范1.文档命名–文档命名应简明扼要，能够准确表达文档的内容和用途。
–文档命名应按照公司规定的命名规范进行，避免使用含有特殊字符或不易识别的名称。
2.文档格式–所有文档应采用Markdown文本格式进行撰写和保存。
–Markdown文本格式简洁易懂，方便编辑和阅读，并且支持跨平台和跨设备使用。
3.文档备份–所有文档应进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。
–备份的文档应存储在安全可靠的地方，并建立备份记录和存档。
文控管理办法
文控管理办法近年来，随着信息技术的不断发展和应用，人们对文档管理的要求越来越高。
在各个行业中，文控管理成为了一项重要的工作。
为了提高文控管理的效率和准确性，制定一套科学合理的文控管理办法是非常必要的。
本文将以此为主题，从确定目标、建立流程、确保准确性以及加强培训等方面来探讨文控管理办法。
一、确定目标在制定文控管理办法之前，首先需要明确管理目标。
文控管理的主要目标是确保文档的准确性、一致性和保密性。
准确性是指文档的内容应当真实、无误；一致性是指各个版本的文档内容应当保持一致；保密性是指一些敏感信息或商业机密不能泄露。
只有明确了这些目标，才能有针对性地制定管理办法。
二、建立流程建立科学合理的文控管理流程是保证文控管理顺利运行的关键。
一个完整的文控流程应当包括文档的创建、审批、发布、存储、修改和废弃等环节。
在每个环节中，都需要明确责任人和时间节点，确保流程的畅通和高效运行。
例如，在文档的审批环节，可以设置多级审核制度，确保文档的准确性和合规性。
三、确保准确性文控管理的核心是确保文档的准确性。
为了做到这一点，可以采取以下措施。
首先，在文档的创建阶段，要确保编写人员具有相关专业知识和丰富经验，避免错误和遗漏。
其次，在文档的审批环节，应当设立专门的审核人员，对文档进行严格的审查和审批。
再次，在文档的发布和存储阶段，可以使用专业的文控软件，对文档进行版本管理和权限控制，以减少错误和误用的可能性。
最后，在文档的修改环节，需要记录每一次修改的时间、内容和责任人，以便于后续追溯和审查。
四、加强培训为了保证文控管理的效果，培训员工是非常重要的。
文控管理不仅涉及到文件的处理，还包括相关规章制度的宣传和培训。
因此，每一个员工都应当接受相关的文控管理培训，了解文控的基本原则和操作流程。
培训内容可以包括文件的创建和修改、审批和发布的流程、版本管理和权限控制等。
通过加强培训，可以提高员工的文控意识和操作能力，从而提高文控管理的效率和准确性。
企业文控中心文件管理办法
文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件形成、收、发工作，制定本法。
1 管理原则1.1文控中心是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、规章制度、流程文件、产品工艺文件、购/销政策、合同、证照等管理工作。
1.2公司上报下发正式文件由文控中心负责，各部门一律不得自行向上、向下、对外发送正式文件。
1.3所有经文控中心管理的文件必须建立“文件清单”（附件1）。
2 发文基本要求2.1部门或个人需要正式文件发文应向文控中心提出发文申请，并将文件底稿（电子档）交文控中心，根据按本办法办理相关程序处理。
2.2 送件部门（个人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号（新编文件由文控中心编号）、接收人等事项在收发文件登记表中填写清楚。
3 发文管理3.1文件管理业务流程分为收文和发文。
3.1.1 收文一般包括签收、登记、分发、归档、销毁等程序；3.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的全过程。
3.2发文程序与要求拟稿→主办部门负责人审核→审核/复核→相关部门会签→领导签发→复核→印制→盖章→分发→归档。
3.2.1拟稿（附带“文件处理单”附件2）①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
3.2.2 审核/复核①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②文控中心复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否与现行的共它文件相冲突、是否符合实际需要。
(完整版)文控管理制度
文控管理制度1 总则1.1 文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的成效。
为规范本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。
1.2 本制度适用于本公司的文件制、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等个环节。
1.3 文控工作管理原则：使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。
1.4 公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员统一管理本部门相关文件材料，定期整理归档并控期向公司文控移交。
1.5 文控负责对全公司的文件管控：其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。
2 文件属性及分类根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表）2.1 按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。
2.2按管控方式可分为：受控文件和非受控文件。
受控文件是指可能涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件，需根据公司的成长对文件进行修订的文件，如体系文件，技术文件、合同协议等；非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。
2.3 按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。
2.4 按管理方法可分为：集中管理和分散管理。
2.5 按保密等可分为：绝密、机密、秘密、公开。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益严重损害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭损害。
2.6 按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。
规定性文件是批为了约束和规范某方面的行为和活动而制订的规范性文件，如政策、法规、制度等，这里主要是指公司内制度规范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。
XX公司文控中心管理办法
XX公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和指导XX公司文控中心的管理工作，确保公司文档的质量和安全性。
文控中心是公司信息管理的核心部门，负责对公司所有文档进行分类、归档、保管和传递。
本管理办法适用于XX公司所有部门和员工。
2. 文控中心职责文控中心的职责包括但不限于以下几个方面：2.1 文档管理•负责对公司各部门的文档进行收集、整理和归档。
•设立文档编号和版本管理制度，确保文档的唯一性和追踪性。
•定期审核文档，并及时更新版本。
2.2 文档传递•负责公司内部文档的传递和共享。
•确保文档传递的安全性和及时性。
2.3 文档保管•负责对公司重要文档的保管和备份。
•设立文档保密制度，确保敏感信息的安全性。
•定期进行文档备份，以防止数据丢失。
2.4 文档培训•负责对公司员工进行文档管理培训。
•提供文档管理相关的培训材料和工具。
3. 文控中心的组织架构文控中心设立主任一名，副主任一名，下设文档管理组、文档传递组和文档保管组。
3.1 主任职责•负责文控中心的整体工作安排和监督。
•确保文控中心的运行符合相关法规和公司要求。
•指导下属组员的工作，并提供必要的培训和指导。
3.2 组员职责•根据主任的安排，完成文档管理、传递或保管工作。
•配合其他部门的需求，及时处理文档相关事务。
•及时汇报工作进展和问题，提出改善建议。
4. 文档管理流程文控中心建立了完整的文档管理流程，以确保文档的有效管理和使用。
4.1 文档收集和审查•各部门负责将所属文档提交给文控中心。
•文控中心对提交的文档进行审查，确保文档的合规性和准确性。
•不合格的文档将退回给原部门，并提出修改要求。
4.2 文档分类和归档•文控中心对审查通过的文档进行分类和归档。
•设立标准的分类体系，以便快速定位需要的文档。
4.3 文档传递和共享•文控中心负责将需要传递的文档发送给相关部门或人员。
•采用安全的文件传输方式，确保文档的机密性和完整性。
4.4 文档更新和版本控制•文控中心定期审核已归档的文档，并及时更新版本。
公司文控中心管理办法
公司文控中心管理办法一、简介本文是针对公司文控中心的管理办法，旨在规范和优化公司文档管理流程，提高文档管理的效率和质量。
本文所涉及的内容包括：文控中心的职责和组织结构、文件管理的规范和要求、文件存档和归档的流程、文件操作和修改的规定、对员工的培训和管理、以及对文控质量的评估与监控等。
二、文控中心的职责和组织结构2.1 职责公司文控中心是公司负责文档管理的部门，主要职责包括：文件的录入、修改、审批、发布、存档和归档，文件的版本管控，文件的备份和恢复，以及文档管理系统的维护等。
2.2 组织结构公司文控中心分为三个部门：文件管理部、文控培训部和文控质量监控部。
其中，文件管理部是文控中心的核心部门，负责所有文档管理的具体实施工作；文控培训部负责对员工进行文控管理方面的培训和教育；文控质量监控部则负责对文档管理系统和文档质量进行监控和评估。
三、文件管理的规范和要求3.1 文件管理规范1.所有公司文档必须在公司文控中心进行管理，禁止私自管理，避免文件的版本混乱和遗失。
2.文件编号规范：文件编号应包括：年份+类别+序号。
其中，年份表示文档产生的年份，类别包括：管理规定（A）、技术规范（B）、流程文件（C）、培训资料（D）和其他（E），序号从001开始递增。
3.所有文档均应有责任人和审批人，且责任人和审批人不能是同一人。
4.所有文档均应有日期，包括制定日期和最后修改日期。
5.文件的修改应采取修改历史记录方式，方便记录和追溯文档修改的情况。
3.2 文件管理要求1.对公司文档的录入、修改、审批、发布、存档和归档均有明确的流程和标准，遵守相应的流程和标准进行操作。
2.要确保所录入文档的准确性、完整性、一致性和可追溯性，避免错误或重复录入。
3.严格控制文件的访问权限，保护文档的保密性和安全性。
4.对文档进行分类和归类，便于查找和管理。
四、文件存档和归档的流程4.1 存档流程1.文件录入后，按照对应的分类和归类进行存储。
文控管理制度模板
文控管理制度模板一、目的为了确保公司文档的安全性、完整性和可追溯性，提高文档管理的效率和质量，特制定本文控管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门在文档控制过程中的相关工作。
三、定义文档控制（Document Control）是指对文档的创建、审核、批准、发布、修改、存档和销毁等环节进行系统管理的过程。
四、职责1. 文控管理员：负责文档的归档、保管、更新和分发等工作。
2. 各部门负责人：负责本部门文档的编写、审核和提交。
3. 公司管理层：负责文档的最终审批。
五、文档分类1. 管理文件：包括公司政策、程序文件、操作手册等。
2. 技术文件：包括产品设计、工艺流程、技术标准等。
3. 记录文件：包括生产记录、质量记录、会议记录等。
六、文档编号所有文档应有唯一的编号，编号规则由文控管理员制定。
七、文档编写与审核1. 文档编写应遵循清晰、准确、简洁的原则。
2. 文档完成后，由编写人所在部门负责人进行审核。
3. 审核通过后，提交给文控管理员进行格式和编号检查。
八、文档批准与发布1. 文档经文控管理员检查无误后，提交给公司管理层进行批准。
2. 批准后的文档由文控管理员负责发布，并通知相关部门。
九、文档更新与修改1. 文档需要更新或修改时，应由原编写人或指定人员进行。
2. 修改后的文档应重新进行审核、批准和发布流程。
十、文档存档1. 文控管理员负责将所有文档的最终版本存档。
2. 存档的文档应定期进行整理和检查，确保其完整性和可读性。
十一、文档保密1. 所有文档均应按照公司的保密规定进行管理。
2. 对外提供文档时，应得到公司管理层的批准。
十二、文档销毁1. 对于过时或作废的文档，应由文控管理员提出销毁申请。
2. 经公司管理层批准后，文控管理员负责按照规定程序销毁文档。
十三、培训与考核1. 新员工应接受文档管理培训。
2. 文控管理员应定期对文档管理流程进行考核。
十四、附则1. 本制度自发布之日起生效。
2. 对本制度的解释权归公司所有。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法某公司文控中心管理办法第一章总则第一条为了加强对公司文件的管理和控制，规范文控中心的运行和工作，保障文控中心工作的顺利进行，制定本办法。
第二条本办法适用于公司内设的文控中心及其相关人员。
第三条文控中心是公司内设的专门管理公司文件的机构，负责公司文件的收集、分类、传送、归档、销毁等工作。
第四条文控中心的任务是：建立和完善公司文件管理制度；收集、归档、传送文件；定期备份电子文件；对重要文件进行保管；销毁过期的文件；提供公司文件查询、调阅等服务。
第五条文控中心人员应具备良好的工作作风、责任心和保密意识，严格执行公司文件管理制度，确保公司文件的安全、完整和准确。
第六条文控中心人员应定期接受公司相关培训，了解文件管理知识和技巧，提高工作能力和效率。
第七条文控中心应按照公司相关规定，确保文件的正常流转和及时处理，提高文件管理的效率和质量。
第八条文控中心应建立健全文控中心工作制度和相关流程，确保工作有条不紊地进行。
第二章文控中心的组织和职责第九条文控中心的组织形式由公司决定，可以设立主任、副主任、文控员等职位。
第十条文控中心应根据公司的需求和文件管理的要求，制定相应的工作计划和工作流程，确保工作的顺利进行。
第十一条文控中心主任负责组织和协调文控中心的工作，对文控中心下属人员的工作进行监督和指导，保证工作的质量和效率。
第十二条文控中心副主任协助主任工作，分管特定事务，并代理主任职责。
第十三条文控员负责公司文件的分类、归档、传送和销毁等具体工作，确保文件的安全和有效管理。
第十四条公司内各部门应按照文控中心的要求和流程，将文件送交文控中心，确保文控中心的工作顺利进行。
第三章文件的管理和归档第十五条公司文件按照文件的性质、用途和保存期限进行分类，并标明文控编号。
第十六条公司文件应按照规定的分类方法进行归档，确保文件的方便查阅和管理。
第十七条文控中心应建立完善的文件档案管理制度，确保文件的安全存放和有效利用。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料收集、整理和利用，有效保护和利用公司资源，服务公司各项工作，提升资料实用性和有效性，结合公司实际情况，特制定本办法。
二、资料范围公司资料建档范围包括但不限于以下方面：公司设立、变更、登记等文件材料；股东会、董事会、监事会等会议文件材料；财务、会计、人事、法律事务等管理文件材料；经营管理、生产技术、产品生产、设备管理、基本建设、科研技术、教育培训、信息情报等方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料，如照片、影片、录音、录像等。
三、公司各部门及员工应遵守本办法，并承担资料收集、整理、归档和保护义务。
第二章管理体制及职责四、公司实行集中与分散相结合的资料管理体制。
集团总经办负责主体文件资料管理，并对其他部门进行监督指导。
总经办下设文控中心，配备专职管理员，负责公司及各部门原始资料及单据的保管、保密和使用。
五、文控中心既是公司文件资料行政管理部门，也是永久保存和保护文件资料的机构，同时是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
其主要职责包括：1. 规划、协调公司文件资料工作，监督、指导各部门文件资料工作；2. 制定和组织实施公司文件资料工作规章制度；3. 负责公司文件资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；4. 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和保密工作；5. 开展文件资料宣传、咨询活动，做好文件资料开放和利用工作；6. 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一；7. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作；8. 组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训；9. 做好文件资料安全防护工作。
第三章文件资料管理六、文件资料收集1. 建立健全立卷归档制度，明确归档范围、时间、保管期限及版本号；2. 积极收集遗缺不全的文件资料；3. 及时催办已办结文件归档。
七、文件资料归档、立卷与管理1. 区分全宗，确定立档单位；2. 依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序等进行分类；3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内；4. 按永久、长期、短期分别组卷，编制案卷目录和案内目录；5. 整理案卷，使之厚度适宜，材料过窄应加衬边，过宽应折叠整齐，字迹难辨认的应附抄件，并端正书写标题；6. 对公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录；7. 每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制；8. 对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门；9. 公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限的，保管期限从长，对保管期限已满的文件资料进行鉴定销毁；10. 公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
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山东凯源木业有限公司管理文件
文件编号：KY-MTRX-B001 版次：A/1
文控管理办法
1 总则
1.1 目的
为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。
1.2 适用范围
本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。
1.3 职责权限
1.3.1 人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。
1.3.2 总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。
1.3.3 董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。
1.3.4 人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。
1.4 文件定义
1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。
1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
1.5 分类及定义
1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。
1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。
1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。
1.6 分级标准
1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：
一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件
二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件
三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件
2 文件结构及编写标准
2.1 页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。
2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。
2.3 文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中”编写。
2.4 文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。
2.5 文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。
2.6 文件编号：一级编号以阿拉伯数字1加空格一个字符，以此类推；二级编号以一级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推。
最高设四级编号，四级编号后细项以◆为编号。
（示例：一级编号1+空格；二级编号1.1+空格；三级编号1.1.1+空格；四级编号1.1.1.1+空格）
2.7 页脚：包括文件类别、抄送详情、编订日期、生效日期、页
码，小五号 宋体 不加粗 左对齐编写。
2.8 段落行间距：文件名行间距为一倍间距，段前、后各增加1行，文件正文为单倍行间距。
2.9 段落缩进：分段落为首行字符缩进2字符。
3 文件分类编号设定
3.1 文件编码说明
3.2 公司各部门及分公司各部门下达的每一个文件只允许有唯一的一个编码。
3.3 公司及各分公司编码如下： 3.3.1 山东凯源木业有限公司编码：KY 3.3.2 山东蓝源化工有限公司编码：LY 3.3.3 山东宏源热力有限公司编码：HY 3.3.4 山东俏家装饰有限公司编码：QJ
文件流传达层文件类别
公司代
部门编
3.4 文件类别编码如下：
3.5 部门编码如下：
3.6文件流水号自001起连续往下延续编写(合同文件除外)。
3.7 文件传达层级是指文件需贯彻深度，具体划分如下
3.8 版次号为初次定版发布为A/1，施行期间修订后为A/2，以此类推。
文件改版后为B/1，施行期间修订为B/2，以此类推。
3.9 文件内记录表格、表单、附件编码以文件编码为基础，后缀附件号，以阿拉伯数字显示。
（示例：本管理办法内附件一编码为：KY-MTRX-B001-01）
4 文件控制流程
文件控制流程详见《凯源木业文控流程图》（附件一编码：
KY-MTRX-B001-01）。
5 文件管理
5.1 管理文件定期修订、改版、评审和废止，具体标准如下：
5.2 当管理文件所对应的管理活动流程、标准、结构发生变化时，
或开发出更适用于对应管理项的管理措施、方式或标准时，进行实时修订或改版。
5.3 管理文件发布、评审、审批需填写《管理文件审批记录表》（附件二编码：KY-MTRX-B001-02）
5.4 该管理办法正式实施后，原文由人事行政部负责存档管理，除必要公司业务用途之外不得外借。
5.5 经批准实施后的文件，由人事行政部列入公司《受控文件清单》（附件三编码：KY-MTRX-B001-03），并对文件进行动态管理。
5.6 文件发放前，人事行政部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。
受控状态分为“受控”和“非受控”两种，受控文件由总经办盖“受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。
5.7 管理文件的发放由总经办统一印制发放，并填写《管理文件收发记录》（附件四编码：KY-MTRX-B001-04），领取部门负责人签字后方可领取。
6 附则
6.1 本管理办法经董事长审批后正式生效。
6.2 管理办法内未尽事宜以公司实际管理为准。
6.3 遇管理办法内条款与相关法规或地方行政标准冲突时，以法规及上级规定为准，并对该管理办法进行修订。
6.4 人事行政部保留对该管理办法的最终解释权。
编制：校准：
审核：批准：
附件一编码：KY-MTRX-B001-01
凯源木业文控流程图
附件二编码：KY-MTRX-B001-02
管理文件审批记录表
附件三编码：KY-MTRX-B001-03
受控文件清单
页脚内容十三
页脚内容十四
附件四编码：KY-MTRX-B001-04
管理文件收发记录
页脚内容十五
页脚内容十六。