文书使用说明(办公)

潍坊市数字教育应用服务平台办公部分使用操作说明
文书人员
浙江浙大万朋软件有限公司
2011年5月6日
关于平台的访问地址、界面及简单使用，在普通用户使用操作说明中已经做了介绍，在此不在多做说明。

文书人员在使用平台前，首先保证本单位管理员已经为文书人员开设好帐号，并做了相应授权。

如没做授权，请参考本文档的附件1，对本单位所有人员先做授权，一般分为默认角色。

文书在使用本办公平台时，要做的主要工作：
1、做常用设置，包括发文流程管理、收文流程管理、印章管理、用户组管理、单
位组管理、关联人设置、参数设置等。

2、公文处理
2、1发文办理要掌握如何公文拟稿、发文处理、手工发文，重点掌握发文发送。

2、2收文办理要掌握收文登记，收文办理，特别是收文发送。

2、3公文管理模块，掌握如何对公文进行删除操作。

只需要按如下项目进行设置，即可正常进行公文收发。

一、常用设置
1、发文流程管理（指本单位对外发文时，文件要经过哪些步骤办理后，才能对外
发送。

）
在上面的图片中我们可以看到发文流程设置的界面，发文流程主要有三种：公用流程（单位所有人可用）、部门流程（本部门人员使用）、个人流程（流程设置人使用）。

流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。

步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。

步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。

如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2
注意：在修改步骤的时候，可以点击步骤名称，进行步骤负责人设置，同时可以设置本步骤是否可修改负责人，是否可插入步骤，是否可略过。

新增步骤时，可新增单一步骤，可以新增并行步骤，并行步骤是指需要多人同
时办理的步骤，如会签。

并行步骤需设置归并点负责人。

步骤中拟稿一步是必须的，有发文拟稿模块的人都可以进行拟稿。

公文必须要有分发和归档两步，且无须设置负责人，有相应模块权限的人才可进行该项操作。

2、收文流程管理（指本单位有“单位级别收文登记”权限的人员，在收文登记模
块接收公文后，签收再进行本单位收文办理流转，经相关负责人办理时要走的步骤）收文流程的设置与发文流程界面和操作很类似，收文流程分为两种：公用流程（所有人员可使用）和部门流程（部门内人员可使用）。

流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。

步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。

步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。

如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2
注意:登记步骤为必须步骤，由单位级别收文登记权限的人员使用。

归档也为必须步骤。

3、印章管理
印章管理使用比较简单，一般是在用印步骤加盖电子印章时会用到电子印章，而电
子印章的添加和管理就在本功能模块操作。

在印章管理界面，点击新增印章，会提示安装一个插件，安装正常后，即可显示如下界面
步骤1、维护好印章名称
步骤2、上传用PHOTOSHOP等软件制作的印章图片
步骤3、选择使用用户，并设置好使用密码
注意：印章图片只支持GIF格式，
印章可以在管理时，移交印章所有者，并可设置印章使用人及使用密码。

4、用户组管理
用户组建立好后，可供公文发送选择主送单位及抄送单位时，直接选择使用，方便群发给某些公文接收人。

步骤1、先维护好用户组名称，以方便识别为命名原则
步骤2、在显示单位名称的选项中，选择要添加的用户所在单位，然后找到该用户，勾选上。

步骤3、选择完本用户组的所有用户后，点击确定。

注意：如果要将展开的所有人员收起后，方便按部门查找，请点击展开全部，一次为展开，一次为全部不展开，可多次点击操作。

如果要一次选择一个部门的人员，请勾选中“级联勾选”
一个用户可以属于多个用户组
用户组一般在发文拟稿和发文发送时用到，点击主送单位或抄送单位，界面如下
5、单位组管理
单位组管理，与上面的用户组管理类似。

单位组添加后，发送给单位组的公文，只有“单位级别来文登记”权限的用户才有接收并登记公文
6、关联人设置
在公文流转的过程中，可能有些步骤需要文书人员来根据领导的实际办理意见，决定公文办理的下一步负责人，这时就会用到关联人。

关联人一般给单位领导和部门领导做设置，正常情况是将各领导的关联人都设置为单位的文书，由文书来负责公文流转过程步骤的修改。

关联人分为两种：一种是普通用户的关联人，如单位领导；还有一种是部门关联人，单位下面的各个部门都要设置一下关联人，才能在发公文时选择部门。

注意：给单位领导和部门领导设置关联人后，领导只需要在公文办理进填写办理意见就可以，点击完成后，公文会流转到关联人（文书）那里，文书在接到文后，无法维护办理意见，只能根据领导填写的办理意见设置公文流转下一步的负责人。

可以为多个领导设置同一个关联人。

部门关联人必须设置，如不设置无法选中将公文发送到的相关部门。

如下图
7、参数设置
公文流转中可能涉及到的一些使用要求，在些做了控制，如常规中，就有是否启用公文编辑器一项。

1、 常规选项可以根据本单位的情况自己设置
2、 发文流转是控制流转过程中每一步哪些内容可以修改
3、 代号设置用于档案管理
4、 文号类型用于设置本单位在收发文时会用到的文号。

二、 公文处理
公文流转一般分为两块，一块是发文办理，一块是收文办理，在普通用户使用操作说明中，已经对发文办理及收文办理的使用，做了简单介绍，在此只做补充说明。

发文办理的流程如下：
发文办理以发文拟稿开始，维护好后点击进程，完成流转经各步骤负责人办理后，最后公文到发文发送模块，等待发送。

以上各步骤，其实就是流转的常规步骤，此步骤是文书可以自己定义的。

如果不易理解，请参考下面的潍坊市教育局流程设置，在流程设设置时，可按如下步骤进行： 步骤1、选择是哪种流程，公用、部门、个人。

然后命名流程的名称。

步骤2、先确定流程中需要的步骤。

如拟稿、核稿、会稿、审核、签发、登记、用印等。

步骤3、设置各步骤的负责人，可以点击步骤，在弹出的页面设置。

步骤4、流程中各步骤要注意是否允许插入步骤，修改步骤负责人，可略过。

注：如果步骤需要调整，可以随时删除步骤，新增步骤，或者通过上下箭头调整步骤的顺序。

发文发送，在未发送发文标签可以在发送时对公文做“全部修改”。

界面如下
可以在此界面修改公文的所有选项及正文。

修改后，可以做发文发送，设置发送对象等。

公文发送后，会自动进入到“已发送发文”标签页。

已发送发文，可以查看公文的接收情况，公文的办理细节及公文补发。

收文办理的流程如下：
收文办理，主要是指在发文发送时，选择发送给了单位或部门，然后单位内有“单位级别收文登记”权限的接收单位收文，部门关联人（常用设置中添加）接收部门收文。

收文登记是收文办理的第一步，登记后可以将公文进入收文流程，经各步骤负责人办理。

走完收文流程，办理完后的公文会进入收文发送，此时可对公文做再次发送这，发送给下级单位或本单位的部门，传阅给本单位的相关收阅人。

三、 公文管理
公文管理分为发文管理、收文管理、公文统计、公文导出、回收站五项，此功能一般只有文书人员拥有，其它用户都不能删除公文。

1、发文管理
可以对未发送、已发送、已归档的公文进行删除和永久删除。

2、收文管理
可以对未归档、已归档的公文进行删除和永久删除。

3、公文统计
按条件统计公文
4、回收站
提示供软删除功能，可以点击删除将公文删除到回收站，需要时可以再恢复。

如果
选择永久删除，刚无法恢复了。

附件1、
使用公文流转授权说明：
一般可以设置四级用户权限：默认角色（系统内置）、文书、科室主任、领导。

所有用户在得到帐号时，都会拥有默认角色的权限，所以默认角色的权限要控制好。

同时平台允许权限叠加，所以可以一个用户拥有多个角色，同时拥有多个角色的权限。

建议默认角色分配如下权限：
步骤1、管理员帐号登陆平台，点击马上进入办公中心，在打开的界面点击“基础管理”
步骤2、选择基础管理的角色管理，选中默认角色，打开权限分配页面
步骤3、展开公文流转功能模块前面的所有加号，将权限全部展示出来。

此时可以对要分配的权限打勾选中：
1、发文办理：发文拟稿、发文处理（手写批注、发文处理归并点修改公文设置）、
发文查询（部门所有发文查询、催办）
2、收文办理：收文登记（不能选单位级别收文登记）、收文处理（手写批注）、发
文查询（催办、部门级别收文查询）
3、公文收阅：公文收阅
4、常用设置：用户组管理（不带单位级别用户组管理）、单位组管理（不带单位级
别单位组管理）、关联人设置、代理人设置（不带单位级别代理人设置）
建议文书角色分配公文流转的所有权限
建议科室主任角色与领导角色，可适当增加单位级别的发文查询和收文查询权限，及公文统计权限。

注：权限分配是双向的：即可以选择用户，然后授给哪个角色的权限。

也可以选中角色，然后添加用户到此角色中。

附件2、发文流程中各步骤解释
1.系统提供的初始化流程是个比较完善的发文流程，依次顺序为拟稿－>核稿－>会稿－>审核－>签发－>登记－>缮印－>用印－>分发－>归档。

其中拟稿和归档为必备步骤，不可删除。

下面针对一个完整的流程一一介绍全部的处理步骤，实际应用中可能会有所调整。

核稿：拟稿人所在的部门的部门负责人，对公文进行审核的业务过程。

建议在发文流程管理定义核稿的负责人为部门负责人，在实际公文流转中，确定实际的部门负责人。

办公室核稿：拟稿人所在的办公室的办公室主任，对公文进行审核的业务过程。

建议在发文流程管理定义核稿的负责人为办公室主任，在实际公文流转中，确定实际的办公室主任。

会稿：一般是多部门会稿，建议采用并行步骤，本步骤一般情况下可略过。

支持手写批注或签名。

审核：一般指办公室审核，即对部门完成核稿的公文进行审核的业务过程。

审核过程中，基本上可以确定发文的密级、保密期限、主题词、发送方式等（若密级属于非公开或限定）。

支持手写批注或签名。

签发：一般指领导签发，是确认公文正式生效的最后一个步骤，一旦领导最后签发通过（即同意），当前公文就算生效。

如果要征得多个领导同意（即会签），属于多个并行的情况，则需要全部领导同意，再由归并点的领导通过后公文才算生效。

支持手写批注或签名。

登记：一般指文号的登记，即生成文号。

缮印：把当前已经生效的正文内容按照公文上行、下行、平行文的不同格式规范，制作出符合规范要求的正式公文的业务过程。

在该步骤中系统提供套红功能。

用印：对格式、内容都正确的公文，盖上印章的业务过程。

在该步骤中系统提供电子印章功能。

分发：把当前已经生效的公文分发给相关人员查阅。

若定义分发步骤，则该步骤不可修改负责人；不可在该步骤后插入其它步骤（归档步骤除外）。

校对：校对人（往往是拟稿人自己）把格式制作前后的公文内容进行对照，以确保格式制作后的公文仍然是正确的。

归档：对流转完毕的发文进行归档。

只有拥有公文归档模块权限的用户才能进行公文归档。

若流程中定义了分发步骤，则必须先进行分发后再归档；若存在手工发文，该公文也能在公文归档模块进行归档。

归档后的发文能否再发送受参数设置中‘发文归档后可发送’的控制。

2.整个流程的步骤中只有分发步骤只能设置为单一步骤，其它步骤即可设置为单一步骤，也可设置为并行步骤，由用户根据需要而定。

3.每个步骤（分发步骤除外）都可设置可插入步骤、可修改负责人和可略过。

可插入步骤：某步骤设置可插入步骤，并指定负责人，则实际流转时，插入步骤的操作由该负责人处理，若负责人临时有变，则由负责人的代理人进行操作。

可修改负责人：若勾选该复选框，负责人可指定，也可为空。

为空时，在实际流转过程中，本步骤的负责人可由本步骤的前一步骤负责人指定。

可略过：如果是可略过的步骤，决定要不要走这个步骤，由本步骤的前一步骤负责人所决定。

附件3、收文流程中各步骤解释
1.系统提供的初始化流程是个比较完善的收文流程，依次顺序为登记－>审核－>拟办－>阅办－>归档。

其中登记和归档为必备步骤，不可删除。

下面针对一个完整的流程一一介绍全部的处理步骤，实际应用中可能会有所调整。

审核：对收到的公文进行审核的业务过程。

本步骤一般情况下可略过，是否要审核可由上一个步骤的负责人决定。

一般有两种情况，一通过，进入下一个步骤，通常情况是收文拟办；二退回给来文单位，必须填写退回意见。

拟办：对收到的公文进行办理意见的填写以及流程的选择。

拟办的操作可设置代理人或关联人。

批办：对收到的公文进行办理批示意见的填写，一般可设置为并行步骤。

建议事先在关联人设置为该步骤的负责人设置关联人，负责人只须填写相关意见，至于收文的继续流转交由关联人去做。

阅办：对收到的公文进行阅读批示意见的填写并提交通过/退回意见。

若设置为并行步骤，则各负责人只需填写意见，由归并点负责人填写意见和提交通过/退回意见后再进入下一步流程。

承办：该操作类似阅办。

归档：对流转完毕的收文进行归档。

只有拥有公文归档模块权限的用户才能进行公文归档。

归档后的收文不能在公文归档模块中直接再发送，需要到收文发送模块进行收文补发。