文控管理制度 PPT
文件管理控制培训PPT
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 《文件分发回收记录》 有作废文件的，同时收回作废文件；
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文件管理控制培训PPT
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文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
文件管理制度培训课件PPT课件
（二）发文稿纸填写 具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是： 1.主送和文件称谓保持一致； 2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。 二、文件质量及生效要求 （一）字迹要求 因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，
不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳 素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹 材料。 （二）纸张要求 所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接 收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。 （三）避免出现无效文件 落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无 效文件，没有归档价值，可视为作废文件； 各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的， 视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。
内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打 一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据 人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示； 是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示 转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关 部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转 阅；如有需要，可复印给相关责任人一份； 4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。 比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须 在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给**科室**人, 张三,10.10”；
印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一 律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿 拉伯数字。
三、特别说明 1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必4
2.不能采用“此页无正文”方式； 3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反
线宽17cm。 4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。
文件记录控制培训(PPT28张)
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
18
案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
公文管理体系ppt课件
问题一：请大家列举接触过的公文。－每组指定一人发言
第一组： 第二组： 第三组： 第四组： 第五组： ……
4
一、公文概念 （一）公文定义 集团的公文（包括电报、传真），是集团在经营管理过程中 形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻集团经 营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问 题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。
通告 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周公文，转发国家行政机关和不相隶属机关的公 文；发布规章；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同 执行的事项；任免和聘用干部。
通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上 级单位的询问。
实例
专题交流
17
18
× ×集团公文 二OO六年四月
1
体系建设目标 使集团公文管理工作制度化、规范化、标准化，提高 公文处理工作的效率和公文质量，配合集团战略升级，塑 造高效统一的公文形象。
2
主要内容 一、公文概念
二、公文管理
（一）公 文 定 义 （二）公 文 特 点 （三）公 文 种 类 （四）常 用 公 文
（一）公文管理定义 （二）公文规范格式 （三）公文行文规则 （四）公文流转要求 （五）公文写作要求
11
二、公文管理
（一）公文管理定义 ——公文管理在企业中的地位和作用
1、在公司治理中的作用
1、公司章程的颁布 2、公司基本法则的制定和公布 3、公司行为和员工行为规范的确立和公布
2、在决策系统中的作用
1、重大决策、重大决议、重要指示的公示 2、各种全局性经营活动的部署和安排
文控管理制度
2.1、以公司名义发文的由发文单位主管或行政主管审核，总经理签发
2.2、以子公司名义发文的，由子公司发文部门主管审核，子公司总经理签发，涉及子公司重大事项或子公司把握不准的发文，上报总部总经理核签。
2.3、以部门名义发文的，不涉及重要决定的由部门负责人审核
电子文件发送审核应注意发送后当面通知确认接收。
归档的时限要求，手续齐全。
立卷方法
1、按年度---部门组织机构立卷---永久、长期、短期立卷
2、按年度--专项立卷—永久、长期、短期立卷
文件借阅
1、各部门有关工作人员因工作需要借阅文件，应根据《档案借阅登记表》办理借阅手续，一般性文件由部门主管同意，有密级、重要的文件经总经理同意后方可借阅。领导审批同意须在《登记表》签字。
3.3财务档案材料，包括财务凭证、帐簿、财务报表、财务各项预算等。
3.4经营业务文书：财产租赁合同、合同评审表、合同的变更，续签及补充协议、实际承包人资料（含身份证）、承租单位的基本信息调查表、收料人资料（含身份证）、最近有效结算及对帐单、违约金计算表。
3.5法务文件：诉讼资料如发函类[催款函（原件）、提示函（原件）、各种发函的快递单据及回执、各种来函的原件]、诉讼资料、笔录类及协议类等；
2、经审核同意销毁的文件，公司指定人员与公司行政负责人监视销毁。
附1：《档案责任部门及个人分工一览表》，《发文编码规则》
附2：第三管理表单《文件签收登记表》、《文件传阅处理单》、《文件批办跟踪表》、《文件签发登记表》、《档案借阅登记表》、《文件归档移交清单》、《文件销毁目录》、《发文编号登记表》
附3：文件的范例格式
2、印章使用权限：
2.1、以公司名义发文由总经理签发盖总经理职章加盖公司章：属政策性或影响公司重大权益的行文。
(完整版)文控管理制度
文控管理制度1 总则1.1 文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的成效。
为规范本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。
1.2 本制度适用于本公司的文件制、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等个环节。
1.3 文控工作管理原则：使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。
1.4 公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员统一管理本部门相关文件材料，定期整理归档并控期向公司文控移交。
1.5 文控负责对全公司的文件管控：其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。
2 文件属性及分类根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表）2.1 按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。
2.2按管控方式可分为：受控文件和非受控文件。
受控文件是指可能涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件，需根据公司的成长对文件进行修订的文件，如体系文件，技术文件、合同协议等；非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。
2.3 按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。
2.4 按管理方法可分为：集中管理和分散管理。
2.5 按保密等可分为：绝密、机密、秘密、公开。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益严重损害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭损害。
2.6 按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。
规定性文件是批为了约束和规范某方面的行为和活动而制订的规范性文件，如政策、法规、制度等，这里主要是指公司内制度规范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。
文控管理制度 PPT
通知公告文件编写规范
请示写作规范
⑴开篇提出请示目的。要开门见山，直截了当，不含糊其辞。 ⑵请示的事项要写清楚，具体，涉及到的数据要准确无误。 ⑶举例说明请示的理由。理由要充分，合理，实事求是，不能夸张和杜撰。 ⑷正文部分写完后，另起一行空四格（两个汉字距离，下同）写结束语，请示类 结束语为“以上请示，请予审批”。
⑸文件保密等级： 保密等级
标示
传阅范围
非密级
N
公开
保密级
M
仅供公司/部门内部或该事件相关人员阅读
秘密级
MM
仅供经理及以上人员及该事件相关人员阅读
绝密级
JM
仅供总经理及该事件相关修订记录规范
日期 201*-**-**
改前 版本
A/0
修改内容
增加通知等公文写作规范、文件归档管理等 内容。
料。一般简称公文，有时也称文件。
二、公文的特点 权威性：由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进
入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。 规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，
都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都 有统一的规定。
⑵抄报、抄送：“抄报”后填写呈送文件的上级单位名称，“抄送”处填写传递文 件的同级单位名称。多个抄报（抄送）单位名称之间空两格（一个汉字距离）。
⑶拟稿：“拟稿”后是拟稿人的姓名全称。 ⑷审核：一般指部门负责人对抄报或者抄送的文件进行核实、认同的确认。 ⑸审批：一般指部门负责人对文件进行审核的确认，若同一文件需要多级领导审批 的，更高层级领导可在文件空白处签署意见。 ⑹字体：主题词、抄报、抄送、拟稿、审核或审批等字样的字体为四号黑体；填入 内容的字体为四号宋体。
公司文控管理制度
公司文控管理制度1.目的为确保公司有效动作，对企业进行科学管理，规范公司发放有关质量、管理、业务合同等文件的格式和内容，确保其规范性和协调性，特制定本制度。
2．依据及适用范围适用于公司发放的有关质量、管理、业务、合同其他方面的文件的编写、审批、检查、修订、实施全过程。
3．定义3.1质量文件：指企业为3.2管理文件：指为规范企业管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、流程、组织机构、规定、规范、办法、程序、红头文件、表单等。
3.3业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
4.程序4.1编写要求：4.1.1 各类文件的所有规定应于公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互统一。
4..2.2 文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现文件的一致性，不能有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。
4.3工作流程页脚内容1提出文件编写计划———草拟文件———部门审定-----相关部门协调会-----权限负责人审批-----制作打印———指示使用5.职责分工5.1总经办负责本文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。
各主管部门及业务项目部门负责协助在部门内部进行文控管理制度的宣贯、培训、起草、修订、年度检查考核工作。
5.2总经办负责对管理平台文件的行政检查工作。
6.文件编码规定6.1各部门发放的每一份文件只允许有唯一的一个编码。
6.2文件编码说明□□□□―□□□□□□文件流水号部门代码文件类别代码公司代码6.2.1公司编码定为ET，分取公司英文名称前两个字母。
页脚内容26.2.2文件类别编码按下表：6.1.3 部门编码为主管部门编码，部门以下级机构不设编码，也不主管相关制度，详见下表：页脚内容36.1.4文件流水号从001起连续往下待续编写（合同文件除外）。
6.1.5合同文件流水号为年度及月份。
6.1.6 合同文件保密级别：保密用Y表示，非密级用N表示：绝密用TS表示，机密用CS表示，秘密用PS表示。
文控工作总结及工作计划PPT
文件命名随意，缺乏统一性和规律性，影响查找 效率。
文件存储混乱
文件存储路径不清晰，导致文件查找困难，甚至 丢失。
文档归档挑战
归档流程繁琐
归档流程涉及多个部门和人员，协调成本高，归档周期长。
归档标准不一
各部门归档标准存在差异，导致归档文件质量参差不齐。
归档存储空间不足
随着业务增长，归档文件数量不断增加，存储空间紧张。
控制和权限管理，提高文档管理效率和安全性。
制定文档命名规范
02
统一文档命名规则，确保文档名称简洁明了，易于识别和查找
。
强化文档审核机制
03
建立文档审核流程，确保文档的准确性和一致性，防止错误信
息的传播。
文档归档优化方案
定期归档整理
设定归档周期，定期对过期文档进行归档整理，确保文档的及时 归档和易于查找。
06
结论与展望
文控工作总结回顾
成果总结
本季度文控工作取得显著成果，文件归档、审批、发放等流程得到 优化，提高了工作效率。
问题分析
部分文件归档存在延误，审批流程中沟通成本较高，需改进。
经验教训
加强部门间协同合作，提前规划文件归档时间，确保流程顺畅。
下季度工作计划展望
目标设定
提高文件归档效率，缩 短审批周期，降低沟通 成本。
文档使用中的困难与不足
文档版本控制不当
同一文档存在多个版本，未进行有效管理，导致使用混乱。
文档权限管理不严格
文档权限设置随意，存在泄露风险，且不利于协同工作。
文档更新不及时
部分文档内容过时，未能及时更新，影响使用效果。
04
改进措施与经验分享
文件管理措施改进
DCC文控培训(每页都是动态PPT哦)
作业程序书
文件类别
管理手册
CK 1 XX 表示手册类型（10表示质量/环境/安全手册，20表示人事 手册，30表示社会责任手册等） 第一阶文件 西可英文缩写（CK TELECOM）
【第三阶文件】
文件编码规则
二阶使用表单： CKX 4 XX-X – XX –X 版本 流水号 表单对应的二阶文件编码 第四阶文件 公司别代码 三阶使用表单：三阶文件编码 – 流水号 – 版本号
【第二阶文件】
E: 电子厂 S: SMT 无： 总经办、产销中心、管理1、2部
【公司代码】
总经办ADM 计划部PCD 品质部QAD 生产部PRO 工程部ENG IT部ITD 市场部MAR 人事行政部PER 人事科HER 文控中心DCC 货仓部WAR 售后部SER 生技部PIE 后勤部SUP 财务部ACC 报关部CUT 采购资源部PSD 测试生产TPD IE部IED 监察部JCD 产销中心PSC SMT品质部SQAD SMT生产部SPRO SMT工程部SENG 厂务办FAO
【部门代码】
【三阶文件类别】
X XXX – XX 001 文件流水号 记录类别代码 部门代码 公司别代码，E为西可电子，S为SMT,M为模具厂，无字母为总经办、产销中心、管理1/2部（财务部、IT部、报关部、人事行政部、后勤部）
文件修订
批准权限
各部门负责人
各部门指定人员
各部门作业人员
表单记录
各部门负责人
各部门指定人员
各部门作业人员
管理办法
管理者代表
各部门负责人
各部门指定人员
程序文件
各相关作业部门
总经理
管理者代表
文控中心
质量手册
文件类型
文件管理控制程序课件(PPT 38页)
官如胜
2013年12月6日
• 请将手机设 置为振动或 关闭状态！
讲解基本内容
• 一、文件的几个阶层 • 二、文件管制的目的和文件定义 • 三、职责和权限
• 四、文件管制程序
• 五、印章的类型
• 六、 相关记录 • 七、结束语
一、文件的几个阶层
• 一阶文件是总纲：如下
• 质量方针：全员参与管理，持续改善 品质，提升客户满意度
• 10.6 对于公司网络资源应由网络管理员进行定 期备份,对于机密文件,应每天进行备份存档。
•
五、印章的类型
• 印章的类型 • 1“受控文件”章：用于正式受控发行的文件。 • 2“临时文件”章：用于某一段时期临时使用的
文件，临时文件的使用时效为一个月，如需再使用， 必须重新申请。 • 3“外来文件”章：用于识别公司内的外来文件 (包括：客户、供应商、国标等)。 •
• 定义：
• 文件：信息及其承载媒体。包括：管理 手册、程序文件、记录、规范、图样、标 准等。
•
工程文件：指导工人操作和用于生产、
工艺管理等的各种技术文件的统称。包括：
BOM、工艺卡、流程图、产品图等。
• 机密文件：是指公司所有涉及产品价 格及其它重要信息的文件。
三、职责和权限
• 文控中心：负责体系文件的标准化
号，如QC001,;
•
△代表版本号（文件所附表单版本变更时，
只需表单版本变更，文件版本不变更）
四、文件管制程序
• .3 文件版本控制：
• 第一次编写时为A版，修改一次后变为B版，修改 第二次后为C版，以此类推……
四、文件管制程序
• 2文件发行及旧版的回收
•
2.1 各文件编制部门在编制好文件后，先将
文-件-记-录-控-制PPT课件
2020/3/20
2020/3/20
10
5、文件的更改
➢所有被更改的原文件，应根据《文件发放、回收
记录》，由相应的文件管理部门收回，以确保有
效文件的唯一性；更改一般以换页的方式进行
（除非整个版本进行更改，即每次修改时文件上
的版本号保持不变，而在“修改记录”的版次做
变化，例如：第一次修改则在版次栏下记录1.1，
14
7.2 文件的作废和销毁 ➢所有失效或作废的文件均由相关部门资料管理 人员及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖 “作废”印章，防止作废文件的非预期使用。 ➢因某种原因需保留已作废的文件（原则上保留 一本即可），都应进行适当的标识。如标识“保 留参考”的印章。 ➢对要销毁的文件，由管理部门填写《文件销毁 申请单》，经审批后，由各文件管理部门集中销 毁。
12
7、文件的保存、作废与销毁
7.1文件的保存 ➢文件都必须分类存放在适当的地方。 ➢ 各部门文件由本部门资料管理人员保管。品管
部每半年应对各部门文件保管情况进行检查。 ➢对受控文件，各部门资料管理人员应及时填写 好本部门的《文件清单》,每半年应将清单上报品 管部备案，如果内容没有变化，应通知品管部。 ➢任何人不得在受控文件上乱涂、乱写、乱画、 随意更改，不得私自外借、复印，确保文件的清 晰，易于识别和检索。
第二次修改则记录1.2，一直到1.9，同时颁发日期
及实施日期不变，不需要对整版重新审核，只依
照《文件更改申请单》做更改即可，若版次已经
到1.9后再修改或者修改范围一次性超过8个条款
时则更换版本号，同时更改颁发日期及实施日期，
2并020重/3/2新0 审核批准）。
2020/3/20
11
6、文件的签收、领用
文控管理办法
文控管理办法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII山东凯源木业有限公司管理文件文件编号：KY-MTRX-B001 版次：A/1文控管理办法1 总则1.1 目的为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。
1.2 适用范围本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。
1.3 职责权限1.3.1 人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。
1.3.2 总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。
1.3.3 董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。
1.3.4 人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。
1.4 文件定义1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。
1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
1.5 分类及定义1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。
1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。
1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。
1.6 分级标准1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件2 文件结构及编写标准2.1 页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。
2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。
公司文控管理制度
公司文控管理制度一、制度目的为规范公司的文档管理流程，提高办公效率，确保文档的可控性和信息安全，特订立本文控管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全部员工，包含各职能部门、分支机构及全体员工。
三、定义和缩写1.文控：指公司对文档进行管理掌控的工作。
2.文档：指公司内部和外部所产生的、以书面或电子形式记录的各类文件、合同、报告、备忘录等。
四、文档分类和管理1.依据文档的性质、作用和文件等级，将文档分为以下几个类别：a.紧要文档：包含合同、计划、决策文件等，对公司运营和发展具有紧要影响的文档。
b.一般文档：包含会议纪要、备忘录、报告等，对日常工作起到引导和记录作用的文档。
c.非必需文档：包含废弃的文档、过时的文档等。
2.公司文控部门负责对各类文档进行管理，实在职责包含：a.订立文档管理流程和规范，确保文档的正确性和完整性。
b.设计和维护文档管理系统，实现文档的快速查阅和共享。
c.定期进行文档归档和备份，确保文档的安全性和可恢复性。
d.追踪和审核各部门文档的编写和更新情况，及时发现并矫正问题。
3.各部门负责人和员工在日常工作中应遵守以下文档管理原则：a.严格依照公司规定的文档命名规范进行命名，确保文档有序排列。
b.保证文档的真实、准确和及时性，在文档中标明版本号和修订日期。
c.在文档编写和更新过程中，及时向文控部门汇报和提交。
d.使用公司统一供应的文档模板，并依照模板要求进行填写和整理。
e.禁止私自删除、窜改、复制或外传公司文档，若需处理涉及机密信息的文档，应严格依照公司安全管理制度操作。
五、文档审批流程和考核标准1.文档审批流程包含以下几个环节：a.提交文档：文档编写完毕后，提交给所属部门负责人批阅。
b.部门批阅和看法反馈：部门负责人对文档进行批阅，并提出修改看法或建议。
c.修订文档：依据批阅看法，修订文档并重新提交给部门负责人。
d.部门负责人审批：部门负责人对修订后的文档进行最终审批。
e.文控部门归档：文控部门将已审批通过的文档进行归档，并及时更新文档管理系统。
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通知公告文件编写规范
公文正文规范
1. 页边距设置：左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5cm。 2. 字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。 3. 行间距：1.5倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在 一页内显示。 4. 层次序号： 第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“.”。 第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“.”。 第三层用“1. ”，输入“.”时，注意要切换成英文全角模式。 第四层用“⑴”，后面不能再加“、”或“.”，输入“⑴”是通过“插入—符号—普通文本 （带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（1）”。 若文中还需用到更小的层次，可以采用“①”，后面不能加“、”或“.”。 注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带 括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“⑴”。
文件编号 粤*字第﹝2015﹞ ×××号 粤*营字第﹝2015﹞ ×××号 粤*生字第﹝2015﹞ ×××号 粤*采字第﹝2015﹞ ×××号 粤*财字第﹝2015﹞ ×××号 粤*综字第﹝2015﹞ ×××号
公司所有通知、公告编号统一由人力资源部管理，使用编号需到保管人处申领，并 且电子版和档案版需抄送保管人备案。
⑸文件保密等级： 保密等级
标示
传阅范围
非密级
N
公开
保Байду номын сангаас级
M
仅供公司/部门内部或该事件相关人员阅读
秘密级
MM
仅供经理及以上人员及该事件相关人员阅读
绝密级
JM
仅供总经理及该事件相关人员阅读
管理文件编写规范
管理文件修订记录规范
日期 201*-**-**
改前 版本
A/0
修改内容
增加通知等公文写作规范、文件归档管理等 内容。
管理文件编写规范
管理文件编码
⑴公司编码统一为：SY。
⑵文件类别代码：
管理文件: GL；业务文件：YW；合同文件：HT；表格文件：BG。
⑶部门代码为起草部门代码
总经办：ZJB； 综合管理部：ZGB； 营销部：YXB；
生产部：SCB； 财务监控部：CWB； 采购部：CGB。
⑷文件流水号从001起连续往下延续编写。
管理文件编写规范
管理文件结构
封面
公司标识 公司名称 文件名称 文件编号 版本 编制人/部门 批准人 日期
正文
目的 适用范围 权责划分 名词定义 具体内容 档案管理 附件
修订记录
修订日期 改前版本 修改内容 改后版本 修改人 批准人
管理文件编写规范
管理文件封面规范
⑴封面中，公司标识可根据文件需要适当缩小或放大，必须确保整体的美观；公司名称必须使 用全称，字体为初号黑体加粗；文件名称字体为小初宋体加粗；编号、版本、编制、批准、日 期等字体为小四宋体。 ⑵修订记录页中应详细记录每次修订的日期、版本、内容、修订人、批准人等，确保文件的修 订连贯并可追溯。 ⑶文件编号参照管理文件编号规则编写，统一由综合管理部管理； ⑷版本号格式为版次/修改，版次范围为A-Z，修改为0-9次，第一次编写的文件版本为A/0版， 如小幅度修改的，版本号为A/1版，当版本号为A/9版，再作小幅度修改，版本号则为B/0版；如 作大幅度修改的，版本号直接由A/0改为B/0版。 ⑸页码格式统一为“共×页 第×页”。 ⑹生效期：生效期为文件正式执行的日期，格式统一为“××××/××/××”。
料。一般简称公文，有时也称文件。
二、公文的特点 权威性：由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进
入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。 规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，
都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都 有统一的规定。
文尾
通知公告文件编写规范
通知公告文件结构
文首
落款
点
我
标题
结束语
正 文（含附件）
通知公告文件编写规范
公文文首规范
文首左侧为公司的标识，右侧上方为“**公司文件”（一号黑体加粗）字样，下方 为文件编号（四号宋体），具体参照附件2：《通知、公告范本》。根据公司部门字号 具体排序，分别为：
部门 总经办 营销部 生产部 采购部 财务部 综合管理部
改后 版本
B/0
修改人 ***
批准人
管理文件编写规范
管理文件三种常用格式
纯中式
纯西式
国家法律法规 章条体结构 章、节、条、款、项、目
适用于科技类文稿 层次一般不超过3层 纯西码
中西结合型
适用于人文类文稿 基本符合政府公文写作规范 汉码、西码结合
通知公告文件编写规范
公文基础知识
一、公文的含义 公用文书是指国家机关、社会团体、企业事业单位等，在办理公务活动中使用的各种文书材
文控管理制度
目录
公司文件分类 管理文件编写规范 通知公告文件编写规范 商务写作技巧
公司文件分类
1. 管理文件：指为规范公司管理而发布的指导性文件，包括：管理 制度、流程、规定、规范、办法、程序等。
2. 业务文件：指营销业务部门针对业务开展编写的对外相关文件。 3. 合同文件：指采购合同、销售合同、业务往来合同等。 4. 表格文件：指公司内部流转或与外部沟通的表格文件，如请款单、 报价单等。 5. 通知公告：指公司发布的通知、通告、公告、请示、报告等。
通知公告文件编写规范
公文正文规范
1. 页边距设置：左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5cm。 2. 字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。 3. 行间距：1.5倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在 一页内显示。 4. 层次序号： 第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“.”。 第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“.”。 第三层用“1. ”，输入“.”时，注意要切换成英文全角模式。 第四层用“⑴”，后面不能再加“、”或“.”，输入“⑴”是通过“插入—符号—普通文本 （带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（1）”。 若文中还需用到更小的层次，可以采用“①”，后面不能加“、”或“.”。 注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带 括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“⑴”。
工具性：公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公 务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。
三、公文类型 上行文、平行文、下行文
四、公文种类 2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》公布的公文种类有：决议、决定、命
令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。