档案管理实施细则党群行政类

党群、行政类档案管理实施细则第一条为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况，特制订本实施细则。

第二条我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料，均属党、政档案。

第三条我校实行文书处理部门归档制度。

各文书处理部门在档案科指导下，定期向档案科归档。

目前的归档部门是：党委办公室、纪监审处、团委、工会；校长办公室、人事处、保卫科、后勤管理集团、离退休管理科、信息中心。

归档部门将根据各个时期的建制情况作适当调整。

第四条学校党、政文件材料的归档工作应当纳入各单位的工作计划和规划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；做好每年的布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条归档方法一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

二、归档的主要内容和重点１、归档的主要内容包括各党群、行政单位在日常工作中或由本部门组织的或由本部门代表学校组织的各项活动中形成的不同形式、不同载体的文件材料。

具体范围见附件一、附件二。

２、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料；上级针对我校的指令性、指导性来文和批复应视为学校文件材料归档；其次是上级和其他单位发来的文、电等材料。

三、归档原则归档应按问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

四、归档方法1、分类（1）分年度归档文件应按其形成或针对的年度分开。

一般来说文件应归入文件形成的年度；跨年度的请示与批复，应归入批复年度；跨年度的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，应归入会议开幕的年度；历经数年办完的文件，应在结束年归档。

（2）分问题归档文件应按其形成（或承办机构）和问题归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。

（3）分保管期限归档文件按规定的保管期限，即永久或长期或短期分别归档。

（详见保管期限表）2、组合一般以问题特征为主，结合作者、名称内容等特征按年度归档。

内容和排列顺序如下：工作计划、总结等综合性文件，一般可按责任者或名称标题组合。

管理和业务活动形成的业务文件、调研材料，按问题组合。

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合。

简报按名称或期号组合。

会议文件，按会议的届次进行组合。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合。

其他文件材料可根据规定的形式按归档原则组合。

3、排列归档时，应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；2印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；转发通知、决定、批示在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

4、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

5、归档的文件材料应逐件加盖归档章；并填写归档章的各个项目，编制件号；归档章的位置在每件文件首页上端的空白处。

文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

6、编目归档时，归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目。

归档文件目录设置件号、责任者（制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题，没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加“［］”）、日期（文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020202）、页数（每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页）、备注（注释文件需说明的情况）等项目应一一认真填写。

7、装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒。

8、填写备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（归档文件整理完毕的日期。

）第六条归档验收及归档时间一、文书部门整理好档案，经档案科检查合格后，填写移交目录一式两份，移交时交接双方按目录清点，并履行签字盖章手续，办理移交。

移交目录各执一份备查。

二、党群、行政类档案于次年５月底前向档案科归档移交。

第七条本实施细则由档案科负责解释。

第八条本实施细则经云南医学高等专科学校档案工作管理委员会讨论通过后执行。

附件一：党群类档案归档范围和保管期限表附件二：行政类档案归档范围和保管期限表4附件一：党群类档案归档范围和保管期限表一、党委办公室１、上级党组织有关党的建设和党务工作的文件材料长期２、党委召开的各种重要会议的文件材料(1)会议计划、请示、批复、会议通知、工作报告、议程、参加会议人员名单、领导讲话稿、会议发言稿、会议选举办法、候选人情况介绍和登记表、选举情况记录、选举结果、决议、上级批复永久(2)会议简报、提案及办理情况、小组会议记录、会议情况、重要的贺电、贺信长期(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证及选票式样短期３、各种会议记录党委会、党委扩大会、党政联系会、书记办公会、书记校长碰头会、党委民主生活会等会议记录永久４、党委工作规划、计划、总结（包括经验总结）、报告（包括调查报告）永久５、党委发布的决定、批示、指示、批转、通报和通知永久６、党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久７、党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿永久８、党委工作简报长期９、党委大事记永久10、党群系统机构设置、撤销、改名和启用、废止废除印章（包括印章实物）的通知永久11、党群系统重要统计材料永久12、党委关于保密工作、秘书信息工作的文件材料长期13、校友总会会议记录及有关校友工作的文件材料长期14、重要的群众来信来访及处理情况材料长期15、党群工作的规章制度长期16、上级关于宣传工作的文件长期17、我校宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结和统计永久18、教职工思想政治工作动态及调查材料长期19、理论学习的决定、通知、计划、总结长期20、《云南医学高等专科学校》简报合订本永久二、组织人事处1、各直属支部及党校的工作计划、总结、请示、报告及党委的批复长期2、上级关于组织、干部工作的文件长期3、我校组织工作的计划、总结、决定、报告及上级批复等文件材料永久4、我校组织机构设置、变动的请示、报告及决定、批复、通知永久5、落实政策的有关材料长期6、副处级以上干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知（若需要上级批准的，应附任免呈报表）永久7、副处级以上干部名册永久8、党员、党组织及干部统计报表永久9、各分党委、总支、直属支部改选报告及审批材料长期10、各直属支部委员名册长期11、党员名册长期12、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、开除6党籍的文件材料永久13、发展新党员、预备党员转正名册永久14、出国人员政审报告及上级批复等文件材料长期15、组织、干部管理工作的规章制度长期16、上级关于统战工作的文件长期17、我校统战工作计划、决定、报告和总结永久18、统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久19、我校各级人大代表、政协委员名单及审批材料永久20、台、港、澳和侨务工作材料长期21、各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期22、统战工作重要会议记录永久23、各民主党派重要活动的有关材料长期三、纪监审处1、上级关于纪律检查工作的文件长期2、纪委工作规章制度长期3、我校关于纪律检查工作的计划、报告、总结、调查材料及重要统永久4、校纪委会议记录永久5、党员处分、复查材料长期6、群众来信、来访及处理意见短期7、上级有关监察、审计工作的文件长期8、监察、审计工作方面的规章制度长期9、监察、审计工作计划、总结、报告请示及批复长期10、监察、审计工作统计年报表及重要报表长期11、审计报告及有关材料长期四、校工会１、上级关于工会工作的文件长期２、我校工会工作的计划、报告、决定、总结等文件材料永久３、职代会、教代会有关文件(通知、代表名单、议程、工作报告、领导发言稿、总结、决议、选举情况及结果、批复等) 长期４、表彰工会先进集体、个人的材料、名单长期５、基层工会干部名册长期６、我校有关工会工作情况的材料长期７、由校工会主办的全校性重大活动的文件材料长期五、校团委１、上级关于共青团、青年工作的文件长期２、团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久３、学代会通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件永久４、团委工作计划、总结、报告永久５、团委工作典型调查、调研材料长期６、表彰和奖励先进集体、优秀个人的有关材料长期７、处分团员、团干部的决定及复查材料长期８、批准入团、离团的材料及名单长期９、团干部名单长期10、团员名册长期11、团委会议记录长期812、学生会工作计划、总结及开展重要活动的文件材料长期13、各种社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料长期14、各分团委、团总支的有关材料长期15、团委牵头组织重大活动的有关材料长期附件二：行政类档案归档范围和保管期限表一、校长办公室１、上级有关高校行政管理的综合性文件长期２、全校性的规章制度永久３、我校中长期规划，年度、学期工作计划、总结、报告永久４、校长办公会、校行政办公会等会议记录、纪要永久５、全校性的工作会议、座谈会文件长期６、我校行政领导在校内外各种重要会议上的讲话、发言稿永久７、我校教育事业规划、计划及上级批复永久８、我校向上级的请示及其批复永久或长期９、我校各部门的请示及学校的批复长期10、全校性工作的调查材料及经验总结永久11、高等学校基层报表永久12、我校行政系统启用、停用、更换印章的通知包括印章实物永久13、学校概况、简介永久14、学校大事记永久15、《校情简讯》、《行政会议纪要》长期16、校长办公室的工作计划、安排、总结等文件材料长期17、重要统计报表、统计分析报告及有关材料永久18、由校行政或校办负责主办的其他全校性重大活动形成的文件材料永久或长期19、重要群众来信来访及处理情况材料长期20、上级有关档案工作的文件短期21、档案工作的规章制度长期22、我校档案工作的规划、计划、总结、请示、报告及上级批复永久23、档案工作统计报表永久24、有关学校情况的剪报永久25、档案科指南、全宗介绍永久二、组织人事处１、上级关于人事工作的文件长期２、我校人事工作的规章制度长期３、我校关于人事工作的计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久４、上级下达我校的编制及学校机构的编制规划、计划、报告等文件材料永久５、关于校内机构设置、变化的文件材料永久６、行政干部任免等文件材料永久７、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期８教职工的材料长期９、我校师资培养和教师队伍建设的文件材料永久10、人事统计报表永久11、教职工名册永久1012、教职工评定、聘任专业技术职称的材料及上级批复（按类归档，并附审批表）长期13、我校教职工工资调整材料、名册长期14、教职工转正定级的材料长期15、教职工校内调动的材料长期16、招收、录用教职工的材料长期17、教职工调出、调入的有关材料（含工资、行政介绍信及调动通知）长期18、教职工办理退职、离职的有关材料长期19、教职工办理离休、退休的有关材料长期20、教职工办理病假、事假、探亲假、优育假、计算工龄等的有关材料长期21、教职工办理自费留学，因私出国的申请及批复的材料长期22、有关教职工生活福利、劳保、伤亡抚恤的文件材料长期23、有关教职工离、退休后返聘、使用临时工的文件材料长期24、我校有关社会保障方面的文件材料永久三、保卫科1、上级关于安全保卫工作的文件短期2、我校安全保卫工作的规章制度长期3、我校安全保卫工作的计划、总结、报告、请示及批复等文件材料永久或长期4、要害部门的安全保卫、消防工作长期5、出国（境）人员登记材料长期四、后勤管理集团1、上级有关后勤工作的文件短期2、我校后勤工作的规章制度长期3、后勤管理集团的工作计划、安排、总结、报告及上级批复永久4、后勤管理集团干部聘任的有关文件材料长期5、后勤管理集团与各下属部门签订的任务、经费包干合同、协议书长期6、后勤管理集团各下属部门给后勤管理集团的各种请示、报告及批复长期7、资产管理工作计划、总结、请示、报告、上级批复及其它有关文件长期8、我校有关车辆的编制及我校现有各种型号车辆的统计、登记表长期9、我校房屋、家具财产的管理、统计等材料长期10、我校校园绿化、膳食工作的有关文件材料短期11、资产管理工作计划、总结、请示、报告、上级批复及其他有关文件长期五、离退休管理科1、上级有关离退休工作的文件短期2、我校有关离退休工作的计划、总结、请示、报告、上级批复及有关活动安排长期六、信息中心1、上级文件短期2、部门工作计划、总结、请示、报告及上级批系、批示长期3、部门规章制度长期4、部门其他有关文件材料长期12。