关于规范新项目交付后物业管理的通知

关于规范新项目交付后物业管理的通知

VKWY(品质)[2012]010

金色悦程、福州金域华府物业服务中心：

两项目自2011年10月-12月交付以来，交付区域存在大量施工、返修、装修事宜致外来人员增加，而服务中心对此阶段的管理缺乏足够的品质意识及管控方式不合理，导致现场设备维护不规范、成品保护薄弱、绿化植被破坏、园区封闭失效等现场基础品质下降情况发生，加大项目安全防范风险，影响万科物业品牌。为此公司要求两项目做好以下几方面工作：

一、安全管理

1、3月23日前拟定对客户、装修人员、返修人员及其他人员、车辆等进出小区的管控方案，发地产项目部和品质管理部备案，并在小区宣传栏做类似通知提示客户；

2、3月25日起实施封闭管理，启用门禁系统等技防设施；

3、3月25日前排查现场未封闭位置，并采取临时封闭措施；

4、空置房管理按照门窗锁闭原则实施，并按空置房管理要求定期巡查，发现问题通知相关责任部门或责任人。

二、交付区域返修施工管理

1、对交付园区内涉及外墙、绿化、景观等维修可能导致现有园林设施损坏的维修行为，物业服务中心要求落实“四措施”：成品保护措施、维修许可措施、过程管理措施、完工修复措施；对没有“四措施”的施工单位及成品修复无明确方案、时间节点的返修项目，服务中心有权拒绝其进入小区施工；

2、服务中心对返修施工人员实施出入证管理制度和外来人员登记制度，严格控制无关人员进出小区；

3、物业服务中心对进小区返修项目建立备案制度，掌握维修项目位置、维修时间、

维修人员、维修单位等信息，维修完工后现场拍照验证是否造成其他损失，并责令修复；

4、对返修造成成品损坏施工单位拒绝修复的，拍照存档并核算修复金额由地产承担或工程结算时收回。

5、各巡逻岗位对现场所有未到服务中心备案登记的施工，立即要求停工，严格执行先备案后实施规定！

6、项目根据现场情况，编制《小区外来人员管理制度》并下发施工单位，要求其培训员工在小区内的注意事项及禁止行为；

三、设备设施管理

1、各部门设备无论接管与否，物业服务中心都需要履行设备维护工作，并对电梯、供水、消防等重要设备实施有效管理，完善质量记录；

2、物业服务中心对智能化工程部安防系统、停车场系统进行功能性排查，对小区安全隐患有重大影响而没有完工的，及时发函到深圳智能化工程部请其协助，约定时间完工，并在3月30日前实现启用。

三、接管查验

1、验收原则：先资料，后现场。物业服务中心向地产项目部收集资料如下；（1）、规划资料；（2）、项目竣工验收资料；（3）、技术资料；（4）、音像资料；（5）、合同等其他资料；具体资料在《新建物业资料移交明细》表内。

2、收集各项目施工合同复印件，根据合同及集团标准、法规验收；按照四个一要求（一份合同、一份验收记录表及其他资料、一份会议签订表及纪要、一份整改验收记录表）；

3、功能验收：涉及功能需要现场测试（如消防系统所有温感、卷帘门、消防广播等）逐一测试验收；

4、验收资料提供复印件需要地产盖章确定；

5、接管验收资料、记录、报告等需要项目工程负责人负责整理，并按《文档资料管理程序》要求完善，并按接管设施设备类型、楼栋建档后移交资料室保存；

6、鉴于两项目接管查验专业能力和工作经验有限，物业服务中心与地产项目部、施工单位签订《新建物业移交确认表》前，必须先把此表扫描或拍照发品质管理部确定方能签字盖章。

五、交付区域遗留问题处理

1、接管查验工程问题经项目部、施工单位和物业三方讨论，确定对交付后的公共设备设施遗留问题整改时间，由项目部安排施工单位进行施工，物业服务中心现场跟进完成情况，并拍照。

2、物业服务中心每周五在《新建物业现场查验报告》中对公共设备设施遗留问题整改完成情况进行汇总，注明完成时间，附图片和设备设施资料内容，发给地产项目部和服务中心负责人；对没有完成的公共设备设施遗留问题，需注明原因和推迟时间节点，发

地产项目部及双方管理层。

3、每周五服务中心反馈各项目资料接管情况及接管资料的目录清单；

4、梳理项目交付后涉及消防、安全管理的重大风险，发品质管理部上报集团事业部。

两项目部门管理者对项目接管查验及接管后小区管理负责，并做好项目分工及员工培训，协调及告知地产项目部物业相关要求并支持物业服务中心，本通知内容品质管理部将在4月10日前安排专人验证。

附件：

VK-WY／TX08-S02-F 1 新建物业资料移交明VK-WY／TX08-S02-F 2 新建物业现场查验记VK-WY／TX08-S02-F 3 新建物业共用部位及VK-WY／TX08-S02-F 4 新建物业移交确认表

厦门市万科物业服务有限公司

品质管理部

签名：张梁均

二○一二年三月二十二日