要事第一的时间管理

第五步：言行一致地执行
--排除干扰 --有效授权
第六步：调整和持续改善
--每日调整与应变 --阶段自我评估与改善
• 有效授权原则
• SMART • 权责同授 • 职能授权 • 互相信任
第四单元 两个有效的时间管理工具
周工作计划/小结表
排序 时间投入百分比（%） 工作任务/项目 预期完成情况/标准 实际完成情况
第一单元 你的时间管理有问题吗？
• 请根据以下问题的提示，寻找你的“时间大盗”及存在这些问题的原因。
• 是什么浪费了你的时间？ • 你认为发生上述现象的原因是什么？
• 时间管理小测试
” 微软选项 12——16“yes”
8——12“yes” 4——8“yes” 0——4“yes”
测试结果 救命！你在时间管理上需改进 当心！你需要重新审视你的时间行动指南 可以！方向正确，但需要提高冲劲 恭喜！坚持并保留你的方法
• 社交
手机社交
• “时间大盗”的静扰与动扰
现象 措施
静扰
找文件 桌面混乱
走神 立即改善
动扰
同事打扰 会议
邮件、电话、传真 接受或影响
• 番茄工作法
• 每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里（或记在软件的清单里）
• 设定你的番茄钟（定时器、软件、闹钟等），时间是25分钟。
• 开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒（25分钟到）。
• 老王的故事
延误 没有以第一时间把报告做好
原因
拖延，没有界定缓急 先后
打算做报告的当天 ——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
上下班时间过长 看电视 放弃工作 赖床 没有带一些文件回家
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰
交通堵塞 不能自我约束 不能自我约束 不能自我约束 善忘
事项
• GTD
收集
行动
整理
回顾
组织
第五单元 如何高效管理他人的时间
管理者授权的两个障碍： ① 要舍得把自己喜欢的工作分派给别人去做 ② 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控
• 开好周例会 • What • Who • When • How
第六单元 时间管理的八项要诀
1. 效果>效率 2. 目标>计划 3. 计划>行动 4. 排序>罗列 5. 20 > 80 6. 集中>分散 7. 人 > 事 8. 罗盘>时钟
后再重新开始同一个番茄钟；
•
b.不是必须马上去做的话，在列表里该项任务后面标记一个逗号（表示打扰），并将这件事记在另一个列
表里（比如叫“计划外事件”），然后接着完成这个番茄钟。
第三单元 如何做好自我时间管理
• 时间管理六步法
1. 定角色明职责（明确价值观） 2. 列出事件清单 3. 排定事件次序 4. 制定时间计划表 5. 言行一致地执行 6. 调整和改善
做正确的事情 书面界定结果 缜密思考策划 优先高于一切 关注少数重点 专注整块时间 投资情感账户 平衡工作生活
制定个人行动计划
昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金
Put First Things First !
要事第一的时间管理
目标：
1. 认识时间管理的重要性与紧迫性。 2. 掌握时间管理的六步法和4D原则。 3. 掌握如何区分主动和应对性任务以提升工作的条理性。 4. 学会按照事件的重要性和紧急性确定优先级。 5. 掌握有效的分工授权，提升管理他人时间的效能。 6. 阐明时间管理的八项要诀。
目录：
• 你的时间管理有问题吗？ • 时间管理不当的后果 • 如何做好自我时间管理 • 两个有效的时间管理工具 • 如何高效管理他人的时间 • 时间管理的八项要诀 • 制定个人行动计划
第三步：排定事件次序
--工作的重要程度（为重要的工作安排足够的时间来完成） --工作的紧急程度（紧急的工作马上着手处理）
第四步：制定时间计划表
--计算事件时间长度 --保证为重要工作预留整块时间 --适当预留弹性
时间管理矩阵
重 要 不 重 要
紧急 象限一
象限三
不紧急 象限二
象限四
• 拖延症再见
• 停止工作，并在列表里该项任务后画个X。
• 休息3~5分钟，活动、喝水、方便等等。
• 开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。
• 每四个番茄钟后，休息25分钟。
• 在某个番茄钟的过程里，如果突然想起要做什么事情——
•
a.非得马上做不可的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之
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第一步：角色定位（明确价值观）
--公私兼顾：工作+家庭 --价值为先：以价值观为依据
第二步：列事件清单
--主动性任务（帮助自身实现工作目标） --应对性任务（不太重要却不可缺少）
• 时间都去哪儿了
• 维持生活所必须的事 • 为了更好的生活和发展 • 适当的娱乐和放松 • 我心之所向，灵魂之所归
• 如果不拖延了，我的生活会有什来自百度文库样的改变？这种变化是我喜欢的吗？
• 我在乎和在乎我的人都有哪些？ 如果我不拖延了，会给他们带来什么样的好处？我希望他们得到这个好处吗？
练习：给王力安排一天的事件
我叫王力，是一家公司的销售业务主管。这是我一天的工作计划： • 必须制定与华金公司的价格谈判准备，3H； • 做合作协议书，2H，下午上班之前传给对方； 电话拜访12个客户，1H； • 和销售经理共进午餐，探讨一个关于促销的活动。1.5H； • 阅读公司内部文件，10分钟； • 接听电话留言并作记录，15分钟； • 工作文件整理归档，1H； • 下午3点开会，一个客户原定于5号的货没有到，处理这两件事需要2H； • 与业务人员探讨一个索赔案件，需要1H； • 人力资源部经理让我明早之前给他一份新员工表现报告，1H； • 经理让我今天必须拿出近3月业绩报告，时间未知。
第二单元 时间管理不当的后果
• 全球数据调查：“时间大盗”TOP10
• 优先顺序不明确 • 电话打扰 • 缺乏目标计划 • 贪多嚼不烂 • 不速之客 • 无效授权 • 桌面杂乱无章/找不到东西 • 缺乏自律/拖延 • 不会说“不” • 低效的会议
其他浪费时间的事
• Worry(忧虑)——担忧将来 • Blame（指责）——沉湎过去 • Judgement（评判别人）
• 发挥梦想的力量。 • 觉察而非控制。 “讽刺性反弹”（ironic rebound）。 • 自我激励而非自我谴责。“放纵—自责—更严重的放纵” • 和自己谈判。自我管理的本质，就是自我谈判。
• 从长远看，我的目标是什么？为什么这个目标对我有特别的意义？ 如果实现了这个目标，我能得到什么？
• 如果不拖延了，我能得到什么？它对实现这个目标会有什么样的帮助？
未完成原因
效率记事本（每日事件安排表）
A.M. 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00
工作要事 A B C
事项
健康： 人际： 学习： 心灵：
生活要事
P.M. 13:00 14:00 15:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 20:00 22:00 24:00