管理信息系统概论

数据（Data）是记录客观事物的、可鉴别的符号。

信息（Information）是关于客观事实的可通讯的知识。

信息具有如下特性：事实性，不完全性，等级性（战略级、战术级、作业级）变换性，价值性，时效性系统是由处于一定环境中相互联系和相互作用的、若干组成部分结合而成，并为达到整体目的而存在的集合。

整体性、目的性、相关性、环境适应性信息系统是一个人造系统，它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。

管理是指导工作、组织资源以达到组织目标的过程。

信息流是指伴随物流、资金流、事务流产生的各种信息。

信息系统应包括信息处理系统和信息传输系统两个方面。

信息系统目标：提高管理人员的工作效率；提高管理人员的工作水平；帮助实现组织的战略目标。

信息系统的发展趋势：网络化。

管理职能：计划:确立组织目标,制定实现目标的策略组织:确立组织结构,分配人力资源领导:激励并管理员工,组建任务组控制:评估执行情况,控制组织的资源管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行管理信息收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。

管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从全局了出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。

特点：它是一个为管理决策服务的信息系统它是一个对组织进行全面管理的综合系统它是一个人机结合系统它是一个需要与先进的管理方法和手段相结合的信息系统它是多学科交叉形成的边缘学科管理信息系统的结构是指各部件构成框架，由于对部件的不同理解就构成了不同的结构方式。

如概念结构、功能结构、软件结构、硬件结构等层次：战略管理、战术管理、运行控制、业务处理管理信息系统的分类：国家经济系统；企业管理信息系统事务型管理信息系统；行政机关办公型管理信息系统；专业型管理信息系统。

1 公文管理自动化概述公文是指国家机关、部门、团体等社会性组织在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件。

（2）公文工作的定义公文工作是指各级、各类国家机关或社会组织的工作人员所从事的，自公文形成至办理完毕的全部活动过程。

包括公文的撰制、传递、处理等，直到最后向档案部门移交。

国家行政机关公文处理办法第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.2 公文手工管理流程公文工作的流程大致可分为发文办理、收文办理、办毕公文处理三个阶段。

发文办理是指发文单位对公文撰写、处置和管理的工作过程。

收文办理是指公文接收后，在受文单位内部就文件运转办理所构成的一系列工作环节。

办毕公文处理是指对办理完毕的公文进行管理、立卷、归档等的工作过程。

1.3 手工管理模式的缺点A、掌握信息不完全、不及时B、控制办文手段不足：催办与查办是收、发文管理过程中进行控制的主要手段。

C、公文统计难度大D、重复劳动多：如收发文之间、文件管理与档案管理两个阶段的著录标引工作。

E、办文效率低1.4 公文管理自动化的定义（1）公文管理自动化定义公文管理自动化是办公自动化的一项重要内容。

它是对公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等工作环节的现代化管理，即以现代化工具和方式代替手工操作。

（2）公文管理信息系统的实现方式公文管理信息系统是指由人、计算机软件、计算机及外设组成，能够科学、高效地对公文信息进行收集、传输、加工、保管、维护和利用的集成化系统。

公文管理信息系统实现基本上有单机和网络两种方式：单机方式是指对公文的传递、办理、直至归档仍采用传统人工方式，只是对公文的形成特征和内容特征采用计算机进行管理。

网络方式是指公文直接在计算机上生成，收、发文通过计算机网络进行传递，在计算机服务器与各计算机终端上对文件的整个办理过程进行科学管理。

第五节文档一体化系统1 文档一体化1.1 文件与档案的关系《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

”人们对档案本质的看法大致分三种：(1) 档案是文件在时间上的转化物，强调期内容的守衡，故文件的原始记录性是档案的本质特征；(2)档案是文件空间上的转化物，强调档案是文件的集中有序保存；(3)档案是文件功能的转移，强调档案是备以查考的文献。

档案是人类对凭证信息的合目的控制。

“文件价值实际上是文件运动到一定阶段的标志”1.2 文档一体化的含义在我国将文件生命周期分为制作、现实使用、暂时保存、永久保存四个阶段。

（2）什么是文档一体化文档一体化就是将文件与档案作为一个整体实施一体化管理，实现文件从生成到归档管理的全过程控制。

它将档案管理提前介入到文件运动之中，是档案界早已提出的一种有关文件与档案的管理思想。

文档一体化包括文档的生成、管理、利用、规范的一体化。

对于电子文件的文档一体化管理而言，就是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了前端，主张在电子文件生成之初采取行动，保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件形成过程的关注，重视文件内容、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性。

这种管理模式因此又称为“后保管模式”或“前端控制思想”。

（3）实行文档一体化的条件A、理顺管理体制，完善组织机构已公开现行文件利用中心。

B、进行标准化建设C、改变观念，培养一体化所需人才D、加强立法，制定严密的法规体系2 文档一体化管理系统的组成文件一体化管理系统一般包括文件管理子系统、归档子系统、档案管理子系统和系统维护子系统：文件管理子系统对应于文件生命周期中的制作阶段与现实使用阶段，完成对文件的生成、采集、整理、鉴定等流程的管理，并在恰当阶段实现部分的档案管理功能。

归档子系统对应于文件生命周期中的暂存阶段，完成文件向档案转化的管理。

档案管理子系统对应于文件生命周期中的永久保存阶段，完成对档案的整理、借阅、检索、鉴定、统计、销毁等流程的管理。

系统维护子系统功能是对文档一体系统进行保养、维修及改善，以保证系统能正常运行。

第3章管理信息系统的技术基础1、数据处理数据处理是指把来自科学研究、生产实践和社会经济活动等领域中的原始数据，用一定的设备和手段，按一定的使用要求，加工成另一种形式的数据的过程。

数据处理目的：将原始数据转换为便于使用的格式，对原始数据进行加工解释成为信息，保存和管理大量数据便于进一步利用数据处理的基本内容：数据收集，数据转换，数据筛选、分组和排序，数据组织，数据运算，数据存储，数据检索，数据输出。

2、数据组织数据组织是指按照一定的方式和规则对数据进行归并、存储、处理的过程。

数据组织一般有数据文件和数据库两种方式：数据文件是为某一目的而形成的同类记录的集合数据库以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合3、数据库技术数据库系统主要由计算机系统、数据库、DBMS、人员四部分组成。

第五章MIS的战略规划和开发方法战略是组织领导者关于组织的概念的集合。

包括：组织的方向、使命和长期目标；组织的环境约束及政策；组织当前的计划和计划指标的集合方向和目标、约束和政策、计划和指标就构成了战略规划内容的三个要素。

制定MIS战略规划的常用方法：企业系统规划法（过程：准备工作，调研，定义业务过程，业务过程重组，定义数据类，定义IS总体结构，确定各子系统优先顺序，完成BSP研究报告）；关键成功因素法；战略目标集转化法；企业信息分析与集成技术；产出/方法分析；征费法；投资回收法；零线预算法；阶石法。

业务过程是逻辑上相关的一组决策和活动的集合，这些决策和活动是管理企业资源所需要的。

企业系统规划法优点在于：IS独立于企业的组织机构，也就是能够使IS具有对环境变更的适应性；数据类是指支持业务过程所必需的逻辑上的相关的数据。

定义数据类的方法有两种：一是企业实体法，从实体来获取与实体相关的各种数据；另一种就是企业过程法，从分析每个过程输入和输出的数据来获取数据。

U/C矩阵图表达出来的是业务过程与数据的关系。

U/C矩阵的主要功能：通过对U/C矩阵的正确性检验，及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误。

通过对U/C矩阵的正确性检验来分析数据的正确性和完整性。

通过对U/C矩阵的求解过程，最终得到子系统的划分。

通过子系统之间的联系（“U”）可以确定子系统之间的共享数据。

确定CSF的八种方法：1.环境分析法；2.产业结构分析法；3.产业/企业专家法；4.竞争分析法；5.产业领导厂商分析法 ；6.企业本体分析法；7.突发因素分析法；8.市场策略对获利影响的分析法。

企业流程重组当代企业的环境是竞争激烈，变化迅速，要使企业能生存发展，企业唯一的出路就是变革，指导变革的理论和方法是BPR，而实BPR的手段是IT，实现IT的关键成功因素是一个好的IT战略规划。

关于组织组织的重组就是变革组织结构，达到组织精简，效率提高。

如以扁平化组织代替金字塔形组织，以减少沟通成本、协调成本、控制监督成本，并能适应快速的市场需求变化。

开发MIS的策略和方法：结构化系统开发方法(瀑布模型Waterfall model)步骤：系统分析（问题定义，可行性分析，需求分析），系统设计（总体设计，详细设计），系统实施（编码与单元测试，综合测试，软件维护）。

除了上述的两种开发方法外,还有面向对象开发方法、计算机辅助软件工程方法（CASE）、面向数据结构的软件开发方法、面向问题的分析法、可视化开发方法等。

CASE只是一种开发环境而不是一种开发方法，它必须结合一种具体的开发方法才能进行系统开发。

特点如下：解决了从客观对象到软件系统的映射问题，支持系统开发的全过程；提高了软件质量和软件重用性；加快了软件开发速度；简化了软件开发的管理和维护；自动生成开发过程中的各和软件文档。

第六章 MIS的系统分析可行性分析和详细调查概述可行性分析指在当前组织内外的具体环境和现有条件下，某个项目投资的研制工作是否具备必要的资源及其他条件主要任务：明确开发应用项目的必要性和可行性。

主要内容管理上的可行性：系统的操作方式在这个用户组织内行得通吗？技术上的可行性：使用现在的技术能实现这个系统吗？经济上的可行性：这个系统的经济效益能超过它的开发成本吗？可行性分析报告内容包括：系统简述、项目目标、所需资源、预算和期望效益、对项目可行性结论。

理解：要求系统分析人员要善于挖掘出用户没有明确表达出来的需求要善于通过系统分析修正用户提出的要求表达：用什么样的工具描述对系统的理解。

①使得用户能够看懂，能够与系统分析员共同讨论和修改；②使得系统设计员和程序员能够正确理解，保证开发的系统符合用户需求。