管理信息系统概论

数据（Data）是记录客观事物的、可鉴别的符号。

信息（Information）是关于客观事实的可通讯的知识。

信息具有如下特性：事实性，不完全性，等级性（战略级、战术级、作业级）变换性，价值性，时效性

系统是由处于一定环境中相互联系和相互作用的、若干组成部分结合而成，并为达到整体目的而存在的集合。整体性、目的性、相关性、环境适应性

信息系统是一个人造系统，它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。

管理是指导工作、组织资源以达到组织目标的过程。

信息流是指伴随物流、资金流、事务流产生的各种信息。

信息系统应包括信息处理系统和信息传输系统两个方面。

信息系统目标：提高管理人员的工作效率；提高管理人员的工作水平；帮助实现组织的战略目标。

信息系统的发展趋势：网络化。

管理职能：

计划:确立组织目标,制定实现目标的策略

组织:确立组织结构,分配人力资源

领导:激励并管理员工,组建任务组

控制:评估执行情况,控制组织的资源

管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行管理信息收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从全局了出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。

特点：

它是一个为管理决策服务的信息系统

它是一个对组织进行全面管理的综合系统

它是一个人机结合系统

它是一个需要与先进的管理方法和手段相结合的信息系统

它是多学科交叉形成的边缘学科

管理信息系统的结构是指各部件构成框架，由于对部件的不同理解就构成了不同的结构方式。如概念结构、功能结构、软件结构、硬件结构等

层次：战略管理、战术管理、运行控制、业务处理

管理信息系统的分类：国家经济系统；企业管理信息系统事务型管理信息系统；行政机关办公型管理信息系统；专业型管理信息系统。

1 公文管理自动化概述

公文是指国家机关、部门、团体等社会性组织在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件。

（2）公文工作的定义

公文工作是指各级、各类国家机关或社会组织的工作人员所从事的，自公文形成至办理完毕的全部活动过程。包括公文的撰制、传递、处理等，直到最后向档案部门移交。

国家行政机关公文处理办法

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.2 公文手工管理流程

公文工作的流程大致可分为发文办理、收文办理、办毕公文处理三个阶段。

发文办理是指发文单位对公文撰写、处置和管理的工作过程。

收文办理是指公文接收后，在受文单位内部就文件运转办理所构成的一系列工作环节。

办毕公文处理是指对办理完毕的公文进行管理、立卷、归档等的工作过程。

1.3 手工管理模式的缺点

A、掌握信息不完全、不及时

B、控制办文手段不足：催办与查办是收、发文管理过程中进行控制的主要手段。

C、公文统计难度大

D、重复劳动多：如收发文之间、文件管理与档案管理两个阶段的著录标引工作。

E、办文效率低

1.4 公文管理自动化的定义

（1）公文管理自动化定义

公文管理自动化是办公自动化的一项重要内容。它是对公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等工作环节的现代化管理，即以现代化工具和方式代替手工操作。

（2）公文管理信息系统的实现方式

公文管理信息系统是指由人、计算机软件、计算机及外设组成，能够科学、高效地对公文信息进行收集、传输、加工、保管、维护和利用的集成化系统。

公文管理信息系统实现基本上有单机和网络两种方式：

单机方式是指对公文的传递、办理、直至归档仍采用传统人工方式，只

是对公文的形成特征和内容特征采用计算机进行管理。

网络方式是指公文直接在计算机上生成，收、发文通过计算机网络进行传递，在计算机服务器与各计算机终端上对文件的整个办理过程进行科学管理。

第五节文档一体化系统

1 文档一体化

1.1 文件与档案的关系

《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。”

人们对档案本质的看法大致分三种：

(1) 档案是文件在时间上的转化物，强调期内容的守衡，故文件的原始记录性是档案的本质特征；

(2)档案是文件空间上的转化物，强调档案是文件的集中有序保存；

(3)档案是文件功能的转移，强调档案是备以查考的文献。

档案是人类对凭证信息的合目的控制。

“文件价值实际上是文件运动到一定阶段的标志”

1.2 文档一体化的含义

在我国将文件生命周期分为制作、现实使用、暂时保存、永久保存四个阶段。

（2）什么是文档一体化

文档一体化就是将文件与档案作为一个整体实施一体化管理，实现文件从生成到归档管理的全过程控制。它将档案管理提前介入到文件运动之中，是档案界早已提出的一种有关文件与档案的管理思想。

文档一体化包括文档的生成、管理、利用、规范的一体化。

对于电子文件的文档一体化管理而言，就是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了前端，主张在电子文件生成之初采取行动，保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件形成过程的关注，重视文件内容、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性。这种管理模式因此又称为“后保管模式”或“前端控制思想”。

（3）实行文档一体化的条件

A、理顺管理体制，完善组织机构已公开现行文件利用中心。

B、进行标准化建设

C、改变观念，培养一体化所需人才

D、加强立法，制定严密的法规体系