内外沟通管理办法

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内外沟通管理办法

xxxxxxx 有限公司 内外沟通管理办法 正文页次 1

2 正文页次版 0 0 附件页次 A1 附件页次版 0 制定日期：

2019 年 12 月 12 日 总 版 次：

0 文 号：

DML07-360 修订日期：

年 月 日 xxxxxxx 有限公司 文件制定/修订/

废止申请书 申请类别 制定 修订 （第 0 版次） 文件名称 沟通管理办法 文件编号 DML07-360 申请单位 执行部 申

请日期 2019 年 12 月 12 日 制定原因或修订内容说明：

为建立并维持适当的内外部沟通管道，以针对质量/环境/安全

卫生相关管理系统等，进行有效之沟通与协调管理，特制订本办法。 会审 部门

厂务部

品保部 信息部 工程部 执行部 资材部 财务部 □ 会 审 意 见 会 审 签 署 核 准 审 查 初 审 制 定／修 订 者 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日◎流程：

（制定/修订初审会审审查核准文件管制中心发行） DML06201A1-0 xxxxxxx 有限公司 内外沟通管理办法 编号 DML07-360 版次 0 页次 1 无法立即完成

或影响重大者NG. OK. 面谈/电话/E-MAIL/ 信函/书面/调查表/会议沟通记录沟通管道沟通事项权责单位因应对策及方法改善计划效果确认审查处理与回复主导/权责单位主管权责单位权责单位权责单位审核单位主管或上一级主管结案/保存相关记录xxxxxxx 有限公司内外沟通管理办法编号DML07-360 版次 0 页次 2 一、目的：

为建立并维持适当的内外部沟通管道，以针对质量/环境/安全卫生相关管理系统等，进行有效之沟通与协调管理，特制订本办法。

二、范围：

凡公司全体同仁针对质量/环境/安全卫生相关管理系统等运作之内外部沟通、倡导、协调、裁决核示等管理，均适用之。

三、权责：

1. 厂务部为生产统筹与进度配合之沟通窗口。

2. 品保部为质量管理系统运作之沟通窗口。

3. 执行部为环境/安全卫生管理系统运作之内外沟通窗口。

4. 工程部为技术统筹与客户需求整合之沟通窗口。

5. 执行副总经理为公司整体运作（含客户和相关利益团体需求认知等）之沟通窗口。

四、流程管理重点：

1. 沟通管道得以下列方式进行：

1.1 面谈/电话。

1.2 信函/书面/ E-MAIL。

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1.3 会议/意见调查表。

2. 因应对策与方法：

2.1 各权责单位得视沟通事件之影响程度，实行适当措施，必要时，得拟定改善计划，计划内容包括：

原因分析、改善方法及因应对策。

2.2 各权责单位得依据权限范围，针对该沟通事项与内容，给予适切答复与处理。

2.3 如须跨部门处理或牵涉时间因素等，而无法立即处理完成时，宜给予短期或阶段性允诺，再主导拟定改善计划。

3. 审查/处理与回复：

3.1 相关沟通事件，应由权责单位/人员及时处理并响应。

4. 对于影响重大或无法立即完成者，该事件之权责单位应拟定改善计划呈报单位主管或及上一级主管审查核可后，并依据裁示执行。

5. 效果确认：

5.1 由主导（权责）单位主管追踪及检讨沟通与改善执行情形，若沟通改善成效不佳者，则重新拟定改善计划或扩大层面检讨。

xxxxxxx 有限公司内外沟通管理办法编号 DML07-360 版次 0 页次 3 5.2 对于不善于沟通者，应安排给予适当培训。

5.3 若采意见调查，对于问卷之设计应考虑搜集意图、受测者因素、利于统计汇整、便于找出改善方向等（参考附件 1）。

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6. 沟通记录：

6.1 各项沟通事项与协议应养成记录习惯，记录之正式性与复杂性，得由各权责单位依据沟通事项影响程度而定，并妥为保存。

6.2 各项沟通事项与改善计划，亦得依相关程序办理。

五、补充管理重点：

1. 联系数据分发公告：

1.1 执行部应将公司全体主管之电话分机或 E-MAIL 等联系资料，予以分发公告。

2. 沟通要点：

2.1 发表者应言词清晰，措词具体平顺，避免情绪性字眼。

2.2 接收者应专注倾听，避免断章取义、选择扭曲。

2.3 必要时得摘要重复及响应，以减少误解情形。

2.4 沟通与回复均应掌握时效。

3 对外沟通：

3.1 得由执行副总经理或管理代表担任或指派为公司对外发言人。

3.2 与外部相关利益相团体之沟通协调协议应以书面为之，并由相关者签认且妥为保存。

六、相关文件：

1. 质量记录管理程序（DML06-209）。

七、附件：

1. 内部沟通问卷调查（范例）---------------A1。

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