会展业务部工作制度

会展业务工作制度

为更好地推进展览业务的发展，增强展会服务水平，提升办展数量和质量，促进我馆品牌形象的进一步树立，确保会展业务部稳定高效地运行，根据实际情况，特制订本制度。

第一条总则

1、为加强会展业务部的管理和建设，推动我馆业务发展，根据我馆要求，结合部门实际情况，制定本制度。

2、会展业务部是我馆面向社会的重要窗口部门，负责展览业务的拓展和规划。我馆举办的展会以场地外包展为主，以合作展、自办展为辅，多种形式展会相配合。工作内容主要为联系展商、对外宣传、展位设计与制作等展览相关服务。

3、会展业务部根据年度工作计划、目标责任制开展各项工作。

第二条展览业务办理

1、由会展业务部负责接洽并答复展览公司有关展会的咨询事宜，并及时向部门负责人及分管馆领导汇报洽谈情况。

2、会展业务部负责与展览公司进一步洽谈，确定展会时间、地点、面积。

3、展览公司需携带公司营业执照复印件、法人身份证复

印件及行业批准文件，与展览馆签订展览合同书。展览合同须由部门负责人审核，报分管馆领导核实签字并经馆长审阅后再加盖单位公章方可生效。

4、展览公司根据合同，缴纳展会定金。

5、由会展业务部负责接待参展公司咨询及勘探场地等事宜。

6、距开展前20天，会同展馆运行部协助展览公司办理公安、消防、工商等相关手续。另食品类展会需在检验检疫局备案，宠物类展会需办理卫生防疫证明，涉外展会需办理通关证明。

7、展会前10天，督促展览公司提供展位搭建图、楣板名称、LED大屏内容及特殊用水、用电的申报。

8、会同展馆运行部进行展位的搭建，楣板的制作、安装及水电的安装调试。

9、进馆前2天，会展业务部负责督促展览公司按时、足额缴纳展会费用。

10、布展期间，会同展馆运行部进行展位及楣板的调整、修改，及特装展位的相关事宜。

11、展会开幕后，会展业务部会同财务部，依据合同和展会实际发生的费用据实结算，及时催缴尾款。

12、展会结束后，由会展业务部安排专人负责汇总展会资料，并将展会合同存档。

第三条合同管理

1、为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及山西省展览馆有关规定，结合会展业务部的实际情况，对合同进行管理。

2、合同谈判须由分管副馆长或会展业务部负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。

3、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

4、签订展会合同时，展览公司需提供营业执照复印件、法人身份证复印件及展会相关行业批文。

5、签订合同必须本着“平等互利、合作共赢”的原则

6、合同对双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

7、合同要注明签约双方的全称，展会的名称、时间、地点、收费标准及签约时间。

8、合同需双方法人签字并加盖公章后方可生效。合同签字盖章后，综合部、财务部、会展业务部各存档一份。

第四条贵宾室使用管理

1、贵宾室使用需填写申请表（附后），并经会展业务部负责人及分管馆长审批后，方可使用。

2、贵宾室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施、

设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

3、费用（不含布置）：贵宾室2000元/半天

4、使用流程：

使用单位填写使用申请表——领导审批——使用单位交费——使用单位布置贵宾室——贵宾室交付使用——会议结束整理清洁。

5、展览期间使用贵宾室根据所签订的合同履行，不另填写申请表。（申请表参见附件）

第五条展览设计与制作规范

1、设计组员工需在会展业务部负责人及分管副馆长的指示下开展设计与制作工作。

2、设计方案及制作数量需由部门负责人或分管副馆长确认后开始执行。

3、每次的设计方案由该设计者负责妥善保管，最终形成我馆资料。

4、制作部负责对刻字机器日常维护，妥善保管相关耗材。

第六条广播播放办法

1、根据展览公司的广播需求，经由会展业务部负责人或分管领导审核确认广播内容后，方可实施。

2、广播播报员需由我馆工作人员担任，如展览公司需要

专业广播，须经会展业务部负责人或运行部负责人审核批准后才可进入广播室进行广播。

3、每次广播结束后，必须随时关闭门、窗及设备电源，切实做好防火、防盗等安全工作。

第七条业务部每周信息报送规范

为及时反映我部门工作情况，强化部门之间的沟通了解，根据实际工作情况，作如下规范：

1、会展业务部信息员负责每周业务部工作的采集、汇总和信息留存。

2、每周信息汇报需按照信息宣传部提供的报送格式书写，要做到全面、真实、准确地反映部门工作动态，要求标题醒目、重点突出、内容充实。

3、每周汇报信息须经由会展业务部负责人签字审核后方可报送。

4、信息报送时间在每周五下午17点前，如遇特殊情况延至下周一。

5、在展会的展前、展中、展后，需及时编辑动态图文信息送信息宣传部。

附件：

使用申请表

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