正航软件导航者共用资料

正航软件导航者共用资料1、功能介绍共用资料是指在使用ERP系统时需要维护的基础资料，例如:部门资料、人员资料、产品资料、客户/供应商资料、会计科目及银行资料等。

为确保资料的一致性及准确性，在使用ERP系统的交易单据之前，必须将企业目前基础资料整理完整，录入到系统中。

后续的日常使用中，若有增加新的基础资料，也需要及时地录入到系统中。

便于各岗位的操作人员在使用系统时，可以取用到完整的基础资料。

1.1本节学习导读希望您在学习本节的过程中能思考并解答以下问题:、共用资料主要包含了哪些内容, 12、各基础资料分别由什么部门维护,3、基础资料的建立要按照怎样的先后顺序,4、如何在系统中记录开帐时的期初信息，如产品期初库存，以及客户、供应商的期初帐款等,1.2系统流程系统上线前，必须建立和维护共用资料。

根据不同部门的职能划分，具体分工准备的基础资料如下表:部门共用资料建立的分工人事部部门、学历、人员资料、节假日、行事历、工资方案财务部币别、科目总类、科目类别、会计科目、银行类别、银行资料、现金帐户、银行存款帐户、结算方式、项目、收入费用类别、税目、发票类型、产品传输组业务部地区、客户类别、客户等级、客户资料、洽谈阶段、潜在客户资料、客户期初帐款采购部地区、供应商类别、供应商资料、供应商期初帐款仓库仓库设定、产品类别设定、计量单位设定、产品资料、产品期初存量系统管理员设定系统参数中的公司明细资料、与仓库确认盘点方式、与财务确认成本核算方式、规划好部门人员的权限、数据库维护与备份方式在基础资料的建立过程中，有些基础资料的建立是互相关联的。

例如:在建立人员资料之前，必须先建立好部门资料。

才能在人员资料中设定此人员归属于哪一个部门。

在建立产品资料前，必须建立好产品的类别以及仓库资料。

所以在您建立基础资料前，要先了解一下资料的建立顺序。

根据不同的顺序，分步骤建立，系统流程如下: 人事部财务部业务部采购部资材部币别部门地区供应商类别仓库科目总类客户类别供应商资料计量单位学历科目类别客户等级产品类别供应商期初帐款人员会计科目客户资料产品资料税目客户期初帐款节假日设定产品期初库存量银行资料行事历洽谈阶段银行帐户潜在客户资料现金帐户1.3 各单据应用1.3.1 部门设定在企业管理中，会按照岗位及职能的不同划分不同的部门。

各部门有较明确的分工，各尽其责，协调合作。

在系统中，也需要对企业的相关部门进行记录。

在建立系统的部门资料时，可以根据企业的组织架构图作为依据。

对此单据总结如下:a) 单据用途:用于设定公司各部门明细，在各单据上可记录交易发生的对应部门。

b) 使用人员:人事部人员。

c) 审核人员:建议由人事部主管审核。

d) 后续影响:若未设定部门资料，后续的学历和人员资料将无法设定，在单据应用上也将无法区分所对应的部门。

1.3.2 人员资料人员是企业最基本的组成部分，各个岗位都有不同的人员负责。

在系统中，需要对企业的相关人员进行记录。

在系统中建立人员资料时，可以根据人员的人事档案，作为建立的依据。

人员资料用于记录实务中的人员基本资料。

那么在建立人员资料时，我们该注意哪些重点内容呢,1、实务中，企业的人员非常多，管理起来会比较困难，那么在系统中可以如何解决,——选择所属部门，按部门管理。

2、企业一般都会和员工签订劳动合同，那么在系统中如何管理呢,——在“其它资料”页签中，记录合同的起始日期和终止日期，以及合同期。

通过以上学习，我们对生产计划单做如下总结:a) 单据用途:用于录入公司各人员明细资料，包括各业务、采购、财务、人事、生产等人员。

b) 使用人员:人事部人员。

c) 审核人员:人事部主管。

d) 后续影响:若未设定人员资料，后续的客户，供应商资料将无法设定，也无法记录对应的业务人员及采购人员。

新增单据时，也选择不到对应的人员，导致无法登打业务单据。

1.3.3 会计科目在企业管理中，会计核算的目的是真实反映企业的经营状况。

会计要素只是对会计核算对象的基本分类，如果用其进行核算仍显得粗略。

会计科目是对会计要素的具体内容进行分类核算的项目，也是记帐凭证上必须要使用的内容。

之前若财务是手工作帐，没有使用会计科目编码，那么在使用财务系统时，要先将各会计科目的编码制定好。

在使用会计科目之前，系统已有预设好的科目总类及科目类别，若企业的实际情况与预设的种类有不同时，可以在系统中进行相应的修改。

在建立会计科目资料时，我们该注意哪些重点内容呢,1、设定会计科目时要注意其对应的科目总类及科目类别;2、不同类别的会计科目的余额方向不同，要注意设置。

对此单据总结如下:a) 单据用途:此步骤极为重要，详细规划科目编码后，再进行此项设定作业。

b) 使用人员:财务部人员。

c) 审核人员:财务部主管。

d) 后续影响:财务记帐凭证及财务报表。

1.3.4 系统参数设定在系统上线前，要先规划好系统参数，以适应本企业的应用。

点选菜单栏上的“设定---系统设定”，如下图:设置界面如下图:系统参数设定用于规划系统上线前，对于各单据的控制。

那么在设定时，我们该注意哪些重点内容呢,1、在系统中如何设定公司资料,——在“公司明细”页签，设定公司的明细资料。

2、如何设定小数位数，日期格式呢,——在“格式设定”页签，设定年制格式、日期格式，以及数量、重量、材积等小数位数。

3、实务中，企业的交易单位和计量单位不同时，在系统中如何设定, ——在“基础设定”页签中，选择是否“使用多单位”。

还有成本核算方式、是否启用序号管理和分销管理，是否允许零库存出库，以及相关的单据控制等，并选择企业的开帐日期，和一些常用设定。

通过以上学习，我们对系统参数设置做如下总结:a) 单据用途:主要用于设定公司明细资料及各单据共用的控制。

b) 使用人员:各部门主管。

c) 后续影响:影响全系统所有单据的控制，参数设定前要与企业的业务部、采购部、财务部、生产部等各部门讨论数量的位数、单价金额位数、成本计算方式等各项内容。

一旦系统开始使用之后，则不应再修改参数，以免造成各数据的差异。

1.3.5 仓库设定在企业管理中，不同性质、不同属性、不同用途的产品，存放的物理位置也将不同。

可以根据产品的实际存放位置，建立仓库资料。

对此单据总结如下:单据用途:主要用于管理库存中各仓库的产品的存放地点，还需设定哪些操作人员a)可以调用该仓库。

b) 使用人员:仓库人员。

c) 审核人员:仓库主管。

d) 后续影响:未设定仓库资料时，无法建立产品的期初库存量，在登打库存系统的各项交易单据时，也无法记录产品出入库对应的仓库。

1.3.6 计量单位设定在企业管理中，对于产品的管理，可能会有不同的计量单位，如果企业的客户比较多，而且客户方的使用单位不同时，还会有不同的交易单位。

在设定各个产品的计量单位时，必须考虑两个方面，库存管理，即产品出入库所使用的计量单位，以及财务核算此产品库存单位成本的单位。

库存与财务管理的单位必须统一。

对此单据总结如下:a) 单据用途:用于设定各成品，半成品，原材料的库存单位以及交易单位。

使用人员:仓库、业务、采购部人员。

b)c) 审核人员:仓库、业务、采购部各主管d) 后续影响:新增产品资料资料时，必须设定计量单位。

1.3.7 产品类别设定企业的产品可能会有非常多，企业可以根据产品的性质、属性和用途，作为建立产品类别的依据进行分类，以便查询和管理。

还可以对类别进行更深入的细分，产品大类再细分为小类，并设定类别之间的从属关系。

如某陶瓷公司的产品可分为餐具、茶具等，而餐具又可以分为盘子、碟子和碗等。

产品类别用于记录实务中的产品分类。

那么在建立产品类别时，我们该注意哪些重点内容呢,1、企业的产品需要根据产品的性质、属性、用途来管理，那么在系统中可以如何解决,——根据不同性质、不同属性、不同用途，设定好类别名称。

通过以上学习，我们对产品类别做如下总结:a) 单据用途:主要用于将产品依不同性质分门别类，以便查询和管理，并依产品类别设定单据传输至财务系统时使用的各会计科目。

b) 使用人员:仓库、业务、采购部人员。

c) 审核人员:仓库、业务、采购部主管。

d) 后续影响:未设定此资料，则新增产品资料时无法对产品进行归类，查找数据将很不方便。

1.3.8 产品传输组设定采购、销售、库存、进出口等系统中的交易资料，都要传输到财务系统，传输前要事先设定单据传输到财务系统时，预设使用的各个会计科目。

产品传输组用于记录实务中的交易单据传输财务时所取用的会计科目。

那么在建立产品传输组时，我们该注意哪些重点内容呢,1、财务人员需要把采购、销售、库存中的交易单据制作成记帐凭证，在系统中可以使用财务传输功能产生记帐凭证，那么系统如何知道各项产品的交易单据传输到财务要使用哪个会计科目呢,——在产品传输组中，设定好存货、委托代销、销售收入和成本、赠品费用、其他收入、费用和成本所对应的会计科目。

通过以上学习，我们对产品类别做如下总结:a) 单据用途:主要用于设定单据传输到财务系统时所使用的各会计科目。

b) 使用人员:财务人员。

c) 审核人员:财务部主管。

d) 后续影响:未设定此资料，将无法正确传输凭证。

交易单据传输财务时，也无法带出预设的会计科目。

1.3.9 产品资料产品也是企业运营中最重要的要素之一，在产品管理上，必须要明确记录产品的类别、品名规格、价格等相关属性。

在系统中，可通过产品资料来记录产品的相关信息。

产品资料用于记录实务中的产品明细资料。

那么在建立产品资料时，我们该注意哪些重点内容呢,每项产品在系统中都必须有唯一的产品编码用于记录。

1、2、在登打交易单据时，想要快速的查找产品，在系统中要如何设定,——产品除了拥有正式的品名外，由于用户的习惯、行业规定等原因，还会有一些简称、别名、代号。

为了方便查找与记录产品，用户可在“助记码”处设定产品简称、别名或代号，后续在单据上可以根据此助记码进行模糊查询。

3、产品对于不同的包装方式或不同的客户交易时，会有不同的单位，不同客户又有不同的销售价格，在系统中如何实现,——启用“多单位”管理后，在“单位/售价”页签中，设定不同单位与基本单位的换算关系，并根据不同的单位设定不同的售价等级。

4、实务中，客户下达订单时，会取用客户自身的产品编号，此时，企业就需要将该产品的原厂编号与企业的产品编号对应，以便和客户或供应商对帐，也方便登打单据时，输入产品的原厂编号时，可以自动带出产品编号，那么在系统中可以如何解决,——在“设定---原厂产品设定”中，选择相应的供应商或客户，并对应其原厂编号。

5、某些产品需要有“有效日期”的限制，或需要追踪产品的质量情况时，在系统中如何解决,——使用批号管理。

设定产品的批号，和有效日期。

6、实务中，企业一般会与供应商或客户建立长期合作的关系，比如购买某一产品时，首先会考虑向固定供应此产品的供应商购买，只有此供应商无货时，才考虑向其他供应商购买。