大量的参考文献――用EXCEL来整理

大量的参考文献――用EXCEL来整理

写综述之类的文稿，参考文献必不可少，十份二十份的管理起来还比较容易，若上百份，甚至二三百份，就不那么容易了。近日对一篇综述240余篇参考文献的整理颇费了些心思，回想起来觉得一些“技巧”可能还有些意义，所以写出来权作抛砖引玉吧。

写作之前，案头罗列的参考文献必然每份先给个编号，按此编号写作时作标引。但可能由于检索时间或检索方式不同，同一篇文献给了2～3个编号，因此写作标引中就出现了“28”与“208”、“69”同是一篇文献的情况（但在写作引用时并未觉察到）。对于这样的问题，应用EXCEL可以很好地解决。

1 写作完成后，确定所有文献不再增减，将所引用到的文献编号与文献核对，做到一一对应。

2 在这众多的参考文献中，分辨出哪些是重复文献。用EXCEL的方法是：将带有旧编号的文献标题复制到EXCEL内，然后将第一作者复制到第1栏，再按第1栏排序，相似或相同的作者就排在了一起，这样可迅速辨别出哪些是重复文献了。对于这些有重复编号的文献，用“＝”号做上标记，即“28”＝“208”＝“69”。并不是简单地删除原来的编号，那样会引起混乱。

3 按文内引用顺序将全部引文编号全部抄下来，并注明所在草稿页码，将抄得的引文编号录入另份EXCEL内。

4 在EXCEL内Sheet 1内保留为原顺序（即刚抄得的顺序），将此顺序复制到Sheet 2内，排序，可发现有“重号”（即在2页上有“25”，在第3页上也有“25”），然后抄下重号，到Sheet 1内用“查找”功能找到重号“25”，并自后向前删去重号。

5 删净重号后，再复制到Sheet 3内重新排序一遍，发现已无重号，定下。

6 在Sheet 1中（删重号后的），按引用顺序，给出新编号1、2、3.......(对于已做标记的重复文献不再给新编号)

7 将Sheet 1（已有3栏：草稿页码，旧编号，新编号）复制到Word，分三栏打印出来，便可依此顺序到草稿中将旧编号改为新编号。工作完成。

如此整理，既显著提高了工作效率及准确性，更减少了“漫无头绪”的烦恼。当您遭遇大量文献时，不妨一试。

写论文时，参考文献的引用是一件很麻烦的事，每个杂志要求的文献格式是不一样的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序，主要分为两种：一是按插入顺序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章内容如果要改动（包括移动、插入或删除），对参考文献在最后的排序影响不大，编号也好改。但如果是按插入顺序排序（国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的），则文章如有改动，参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐，而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格，把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以，参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。

有一个很出名的软件Reference manager是专门用来管理参考文献的，它功能很强大，能对文献进行二次检索、管理，与Word结合还可完成论文中参考文献的插入，相信很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的（D版的不算），而且对于一些不是很高手的人来说，把RM的功能都开发出来也不是件容易的事。我对RM就掌握得不是很好，但我发现其实只要简单地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解决按插入顺序排序的论文中参考文献的排序问题。方法如下（以Word2000为例）：

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。

3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插入的参考文献（格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化）。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。

8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。

9．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。

10．在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。

11．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。

12．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。

13．参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。在写毕业论文的时候，我就是用这个方法分节插入参考文献的，具爽！

以上就是我用Word中的尾注插入参考文献的方法，拿出来与大家交流一下，请高手们不要见笑。