浅谈秘书口语表达技巧

保存期：三年保存部门：专业教研室

目录：

一、秘书具备良好口语表达能力的重要性

二、秘书口语表达技巧

1．秘书在进行口语表达时，要注意与其所处的环境相一致.

2.秘书在进行口语表达时，要根据不同的交流对象来确定合适的表达方式。

3.秘书在进行口语表达时，要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式

4.秘书在进行口语表达时，注意听话者的心境。

5.秘书要重视平时口才的基础训练

四、小结

浅谈秘书口语表达技巧

内容摘要：文秘人员作为“窗口”单位的工作者，其一言一行将直接代表所在机构的形象，所以良好的口语表达能力十分重要。本文从文秘人员口语表达能力的重要性、技巧两方面入手，对于文秘人员在进行口语表达时应该把握哪些技巧进行了研究、探讨。

[关键词]秘书；口语表达；技巧。

正文：

一、秘书具备良好口语表达能力的重要性。

在现代社会，良好的口语表达能力是人类生活中一项难能可贵而又不可缺少的技能，而对于秘书来说又显得尤为重要。秘书是协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人。虽然秘书在工作中很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用口语表达。但是秘书不具有决策权，只是代领导传达指示，沟通上下内外，传递信息，协助领导进行管理。正是秘书这种特殊的角色地位和工作性质，从而要求秘书不仅要开口说话，还要把话说的好在秘书工作时，把话说到恰到好处，办事就会顺利；说话不得体，办事就会受到阻碍。

由此可见，具备良好的口语表达能力对秘书人员起着极其重要的作用。

（一）利于更好发挥参谋助手的作用。

秘书的参谋助手作用，体现在既能积极完成交办的各项事务工作，又能出谋划策，创造性的为领导做好服务工作。除个别情况以书面形式同领导交流外，大量的是口头形式交流。因此，秘书人员要将话说的明白，说的巧妙。

（二）利于缩短信息传递的时间。

口才好，几句话就能把问题说清，很快就能让对方明白，乃至说服对方，从而缩短了信息传递的时间，提高了信息的价值。

（三）利于单位塑造形象。

语言具有双刃性，暖人之语，可春风化雨；伤人之语，甚于刀戟。秘书在社交中如不注意语言的这种双面作用，就会影响本单位的形象。古人云“一言知其贤愚”，来访者往往从秘书的口才判断该单位的水平，因而秘书的口才直接关系到单位的形象。

（四）利于协调人际关系。

协调各方面的关系是秘书部门的重要职责，如何取得成效，单有良好的愿望还远远不够，还要有协调的技巧，其中协调的语言技巧尤为重要。有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。秘书工作者口语表达的方式。

那么下面，我们就秘书口语表达技巧简单讨论一下。

二、秘书口语表达技巧。

（一）秘书在进行口语表达时，要注意与其所处的环境相一致。

即“话随境发，要求言语表达者根据语言环境来发话。这里，语言环境对言语表达者的制约作用是如何构建言语的结构体，只有当言语表达者所讲的话适应语境时，才能发话，不注意这一点，仓促发话，就会影响交际的效果”。例如，在公众场合，当秘书发现上司做出明显的错误决定时，如果秘书立即提出意见，显然会伤害到上司的自尊心，必然会引起言语的接受者——上司的强烈反感，进而影响到交际的效果。如果是在一般非公众场合，例如只有上司和秘书两人在场，这时秘书如果立即提出意见，同时注意自己的措辞，如“这个决定您是否还需要再考虑一下呢？”那么这时上司必然会很乐意接受，理想的交际效果会更容易达到。另外说话还要善于选择恰当的时机。如何把握时机没有一定的规则，要视具体情况，依据说话者的感觉和经验而定。这里，仅提出几点注意事项：

（1）了解听话者的基本情况，投其所好。

（2）选择愉悦的谈话时机。

（3）在认同有差异时，尽可能缩小差距，到对方接受你的意见时再开口。

（4）从说话的最终目的考虑，对一些可以预见到的情况，应做到“有言在先”，使对方作好心理准备，最终接受你的要求。

（5）将具有结论性的话，留到最后的时机再说，这样会使你的谈话具有更大的主动性。

（二）秘书在进行口语表达时，要根据不同的交流对象来确定合适的表达方式。

在秘书工作中，秘书要经常与众多的不同对象进行交流，如与上司、与客户、与同事等等，如何与不同的交流对象达到理想的交际效果，这就要求秘书在进行口语表达时，要根据交流对象的变换，随时调整自己的语言，既客气礼貌，又恰如其分。如，秘

书在接待客户来访时，如果来访者是一般的普通客户，那么秘书可以按照惯例，说：“先生，您预约了吗？麻烦请您登记，这是公司的规定。”如果来访者是一位公司经常联系的重要客户，秘书若以这样的语言来接待对方，对方可能会认为你不欢迎他，从而引起双方交流的冲突。

（三）秘书在进行口语表达时，要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式。

秘书的工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。

（1）委婉式。

当交流的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响，此时，采取不直截了当而是用另一种方式含蓄地将自己所要表达的内容说出来，以使言语接受者更易于接受。

销售部送来的本季度销售报告中只罗列了销售数据，没有分析销售额大幅度下降的原因，上司对此不满意，让秘书于雪把报告退回销售部重写。于雪把报告交给销售部经理时，向销售部经理一个劲说总经理如何如何不满意。开始销售部经理还微笑着倾听，但听着听着，销售部经理心里开始后不舒服了，进而产生抵触情绪，不再听于雪说什么，反而开始计较于雪的措词。尽管他知道自己的报告没写好，但他给自己找了各种借口，于雪说一句他顶一句，最后两人不欢而散。

在上述案例中，如果于雪说话委婉一些，比如先表达对对方的体谅，说一些市场竞争太激烈、整个行业的大环境都不太好之类的话，之后再委婉地说明“总经理不满意，要求增加内容、找出原因”的意思。销售部经理可能会是另外一种态度，沟通的目的自然就达到了。

（2）直截了当式。

当交流的内容比较紧急、重大，要求对方必须立即予以接受时，秘书在表达时就不要拐弯抹角，而应直奔主题。如总经理让秘书通知各部门经理下午两点召开紧急会议，秘书在表达时可以这样说；“×经理，今天下午两点在××会议室召开会议，主题是××××，希望您准时参加，不能缺席。”

（3）赞誉式。

当秘书对交流的内容是否让听话人乐意接受没有把握时，适当地对听话人的服饰、物品、兴趣等表示赞赏，使他在心理上感到一种满足感，从而更乐于接受秘书所要交流的内容。当然，这种方式在运用时要注意适度。

如秘书要同事帮他准备会议室，他可以这样说；“哟，做了新发型了啦！这个发型