Outlook导入导出联系人、导入导出数据文件

Outlook express 2010 使用技巧

黄洪龙2011-2-28

1说明

本意是想通过这个简单的介绍，让读者了解Outlook 2010的基本用法，熟悉了Outlook 的基本功能后，用户就可以根据自己的需要并借助帮助文档，灵活运用Outlook。

2配置账户

首次启动outlook会出现配置账户向导，这里我们可以先不管，直接下一步然后根据提示选择没有账户直接进入outlook，界面如下图1-1：

在上方菜单栏我们能看到“文件”、“开始”、“发送/接收”、“文件夹”、“视图”这几个标签，每点击一个标签下面功能区就显示该标签相关的详细功能（这里不再多做介绍，可以自己下去点开看看）。

2.1添加账户

第一步：选择“文件”-》“信息”下的“添加账户”按钮，如下图：会弹出“添加新账户”对话框，如图

第二步：选择“手动配置服务器设置或其他服务类型(M)”选项，并点击“下一步”按

钮。其中另外两个选项：

“电子邮件账户”选项，需要输入“您的姓名”、“电子邮件地址”、“密码”、“重复键入密码”等选项，此时Outlook会自动为你选择相应的设置信息，如邮件发送和

邮件接收服务器等。但有时候它找不到对应的服务器，那就需要手动配置了。

“短信(SMS)”选项，需要注册一个短信服务提供商，然后输入供应商地址，用户

。

第三步”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：

“Microsoft Exchange 或兼容服务”，需要在“控制面板”里面设置。

“短信(SMS)”，同上

第四步：输入用户信息、服务器信息、登陆信息，然后可以点击“测试账户设置…”按钮进行测试，如下图

如果测试不成功（前提是用户信息、服务器信息、登陆信息正确），点击“其他设置”按钮，弹出“Internet 电子邮件设置”对话框，在“Internet 电子邮件设置”对话框中选择“发送服务器”标签页，把“我的发送服务器（SMPT）要求验证”选项打上勾，点击“确定”按钮，返回“添加账户”对话框。在“添加账户”对话框中再次点击“测试账户设置…”按钮，此时测试成功，点击“下一步”会测试账户设置，成功后点击“完成”按钮，完成账户设置。如下图：

2.2管理数据文件

数据文件扩展名为.pst，里面包含我们发送和接收的邮件，联系人等内容。账户配置成功后，会默认把数据文件放在“C:\Documents and Settings\Administrator\My Documents\Outlook 文件”目录下，并以电子邮件名为数据文件名，如zhangsan@.pst 。

为了我们管理我们的邮件，以及方便在各个电脑间移动我们的邮件，我们可以把数据文件从新配置。步骤如下：

第一步：点击“文件”-》“信息”下的“账户设置”按钮，弹出“账户设置…”菜单，

并选中该菜单如下图，弹出“账户设置”对话框，如下图

第二步：在“账户设置”对话框中，选中“电子邮件”标签，这里有我们配置好的账户（我本机配置了两个账户）的信息，我们以xxxx@ 账户为例。这里我们也可以新建账户、修复账户、更改账户、并设置默认账户（发送邮件时Outlook 会从默认账户发送）、删除账户等操作。

首先选中“xxxxx@”账户，然后点击“更改文件夹”按钮，弹出“新建电子邮件送达位置”对话框，如下图：

在“新建电子邮件送达位置”对话框中点击“新建Outlook 数据文件…”按钮，然后在弹出的对话框中指定数据文件位置和数据文件名称（如“zhansan邮件数据文件.pst”），然后点击“确定”按钮，此时会提示输入密码对话框（可选可不选），点击“确定”按钮，返回“新建电子邮件送达位置”对话框。在“新建电子邮件送达位置”对话框中看到刚才新建的数据文件“zhansan邮件数据文件.pst”，展开“xxxx的邮件”选中“收件箱”，如下图：

然后点击“确定”按钮，返回“账户设置”对话框，这时选中“xxxx@”账户，会看到数据文件修改成了我们刚才新建的“zhansan邮件数据文件.pst”数据文件，如下图：

最后点击“关闭”按钮，完成数据文件的新建。

3导出和导入联系人

3.1管理联系人

管理联系人功能在outlook左下方的位置，如下图蓝色字体处所示：

我们简单介绍下添加联系人，首先点击“新建联系人”按钮，或者在中间的空白处右键点击弹出快捷菜单选择“新建联系人”，或者直接双击空白处新建联系人，如下图红色字体处：

点击“新建联系人”按钮后，弹出新建联系人对话框，输入联系人信息，如下图：

刚才添加的联系人的名片，如下图：

通过在名片上右键点击，可以进行相应的删除，修改操作。

3.2导出联系人

第一步：选择“文件”-》“打开”下的“导入”选项（虽然是导出联系人，但微软把导入导

出功能都放在了这里），如下图。

第二步：在打开的“导入和导出向导”对话框中选择“导出到文件”选项，然后点击“下一步”按钮，如下图：

第三步：这时打开了“导出到文件”对话框。为了我们修改联系人信息，我们选择“Microsoft Excel 97-2003”选项，点击下一步，如下图：

第四步：接下来选择我们要到出的账户的联系人，如选择“xxxx@”账户下的“建议的联系人”，点击“下一步”按钮，如下图所示：

通过这个界面我们知道可以导出的不仅仅是联系人，很多东西都可以导出，自己可以下去试试。

第五步：选择导出的联系人文件存放的位置，并输入文件名，如“张三的联系人.xls”，点击“下一步”按钮，如下图：

第六步：选择要导出的联系人的信息，默认所有基本信息，直接点击“完成”按钮，完成导出。

这时候就把我们的联系人导出到了刚才保存的“张三的联系人.xls”文件中了，可以直接用excel打开，查看或修改。

3.3导入联系人

在我们的生活和工作中，如果同事或其他人也想用这些联系人，或者你换电脑了重新安装系统了，并且重新安装了Outlook那么就可以把导出的这个联系人文件再次导进来，不再需要手动一个一个的添加联系人了。下面我们说说具体的导入方法。

由于导入和导出功能在一起，而且步骤都差不多，这里简要说明下：

第一步：同样选择“文件”-》“打开”下的“导入”选项，打开“导入和导出向导”对