09低值易耗品采购管理制度(2009013)

中国食品休闲食品事业部

低值易耗品采购管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司采购行为，体现专业、规范、合理、透明、公平的采购原则，提高采购质量，保障正常供应，特制定本制度。

第二条本制度仅适用于采购部采购无需入ERP系统的低值零备件、外协件，低值易耗品等（以下简称：物品）的采购。本制度隶属于《非生产物资采购管理制度》。

第二章采购原则

第三条采购部负责零备件低值易耗品的采购，负责做好物品采购过程中数量、价格、质量、交货期和供应商的管理工作。

第四条采购员应具有较高的专业化采购水平，做到采购专业化，管理规范化，过程效率化。在采购过程中能够严格按照采购流程，执行采购计划，控制采购价格、控制采购数量、确保采购质量，管理供应商，做到专业高效。

第五条采购部要积极组织年度采购评审工作，优化年度供应商、控制采购成本、保障采购质量和原料质量。每年对所有低值易耗品重新审核批准一次，形成新的年度《低值易耗品采购审核批准单》。每年的审核应该在当年四月份前完成。

第六条日常运行过程中，采购部要严格控制和管理被批准的《低值易耗品采购审核批准单》执行情况，财务部履行监督职能，确保实际执行与审批内容一致。

第七条采购部应当建立采购预警机制，采购员要监控各类物品的市场供应状况和走势，及时提出专题分析报告，保证公司生产供应价格安全。

第八条采购员按照物品类别采用专人专责方式采购物品。

第三章采购数量管理

第九条低值易耗品各有需求的部门要结合库存量，制定当月度采购计划；由采购员及时购买。

1.对于备有库存的低值易耗品，有申请部门申请，备件库确认有购买的需要，由

采购员及时购买。

2.外协加工件，由申请部门提供相关要求和参数、图纸等，由采购员及时购买。

3.对于已经指定供应商的采购，采购部要在采购书面申请上说明接受指定供应商

的理由和是否接受，但必须参与价格谈判。

第十条采购部按照采购需求严格遵循采购流程进行采购：申请部门提出采购申请单/项目性外协加工件需提供项目费用批准报告—仓储运输部确认必须采购（仅指备件库备存件）--报主管副总批准—采购员及时确认核价（外协加工件）－采购员及时采购。

第十一条采购申请单审批必须严格按如下流程进行：

1.备件库的低值易耗品类采购申请单，履行申请部门三级（备件库仓管员、

部门经理、主管副总）审批手续。

2.外协加工件采购申请单，履行申请部门二级（部门经理、主管副总）审批

手续。对发生项目性的采购，申请部门还须附上项目报告。

第十二条任何采购形式的采购申请单需有采购部经理审核。

第四章采购价格管理

第十三条对所有低值易耗品力争采取竟价形式，保证价格透明度。

第十四条每年新的采购周期来临之前，由采购部组织相关部门对所有物品价格进行重新评价，任何物品必须做到不同供应商同一物品、力争做有同一供应商不同物品、不同供应商不同物品纵横向的比较，组成价格审批物品，最终形成《低值易耗品采购审核批准单》。

第十五条《低值易耗品采购审核批准单》由采购员负责经办填写，采购部经理、负责审核；工程技术部经理（人事行政部经理-同类低值易耗品、品质管理部经理、申请部门经理-非同类低值易耗品）、财务部经理负责审查，申请部门主管副总、采购主管副总经理、财务总监批准执行。

第十六条鉴于低值易耗品的特点，价格在正负10％浮动可以不再进行价格审核。其他任何情形都必须重新履行核价手续。

第十七条日常采购过程中，及时评估同类低值易耗品的价格水平，力争降低原物品价格，控制采购成本。

第五章供应商、质量、交货管理

第十八条供应商的入围资格必须是符合中国法律允许进行商业活动，具备中国法律规定的相关法律文件和场所的合法公司，其商业活动与本公司相符。

第十九条采购部对具备潜在合作的供应商发布公司商业道德政策，以维护公司的商业声誉。进行供应商评审，对合格供应商录入《合格供应商名册》。年度内仅一次业务的供应商不做评审，但名单做好记录备查。

第二十条任何物品允许在册的合格供应商和潜在供应商竞投标，参与竞争。

第二十一条原则上确保每个物品不少于一至二个备用供应商。

第二十二条公司尽量做到集中向有竞争优势供应商采购，便于定价、付款、质量等日常管理。

第二十三条公司各相关部门提供各类待采购物品的质量、验收及其他相关标准、由采购部负责与供应商传递。

第二十四条供应商所供应的物品，必须由申请部门进行质量检验，确定到货质量合格。第二十五条每张采购单要简单注明申请人和要货日期，便于采购物品的到货验收使用跟进。

第二十六条每次物品到库，仓管员和采购员要及时通知申请人验收物品，并由验收人在送货单上签字，仓管员方可收货。没有办理验收的到货只能临时收货。

第二十七条如果申请人无法及时在现场收货而先用使用，申请人必须主动在二个工作日内到备件库办理验收入库手续。

第二十八条采购员要及时跟进所采购物品的交货情况，确保不影响申请部门的正常运行。每月要报告申请单的到货和未到货情况，建立价格变动档案；提高采购水平。

第二十九条仓储部每月要盘点备件库的进销存，按月报告各使用部门对低值易耗品的使用情况。

第三十条公司采购、工程、人力、品管等部门可和供应商进行必要业务交流，但应保证公司的商业秘密不被泄露。

第六章采购竞标管理

第三十一条采取公开招标、邀请招标、资格审查的方式选择供应商，力争公开、公正。第三十二条供应商不得以任何方式影响公司的审评活动，不得串通作弊，不得采取不正当手段妨碍、排挤其他供应商，不得以任何方式打听和收集评审机密。如发现上述有不当行为，将取消其竞标资格。

第三十三条采购员必须严守公司竞标评审的相关信息秘密，不得以任何方式向外泄露或提示暗示竞标人。

第三十四条不论竞标结果如何，供应商自行承担竞标过程中的一切相关费用。

第三十五条竞价金额明显高于询价上限且无合理解释者或其他不符合招标文件要求的竞价将视为无效竞价。

第七章其他

第三十六条采购部采购员均为对应供应商接口人，协同采购经理负责与供应商的接口和沟通，处理供应商与公司来往过程中可能碰到的任何问题和疑问。