外贸部策划书

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成立外贸部策划书

目录

一,外部的组建

二,工作要求

三,业务流程

四,外贸部单证要求

五,外贸业务的开展方法

六,总结

由于公司有自营进出口权,并且有长时间的国际贸易业务,所需手续公司都已具备。在此基础上,成立一个专门的外贸部,个人认为有以下几点。

一,外贸部的组建

1,外贸部成员。

外贸部门作为一个团队,根据分工不同,一般由业务员,单证员,跟单员,业务经理等组成。

A,业务员,要认真做好客户开发和维护工作,完成工作目标。

B,单证员,与业务员常沟通,做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字,及时准备好各种文件。收集货代资料,找到合适的合作公司C,跟单员,及时跟进生产,协调与生产部门的工作,以便货物准时顺利出运。

D,业务主管,不仅要做好业务,为下属排忧解难,更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点:

公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处

理各项事情的机会。

定期汇总出货情况,定单合同,成交额等上交上级主管。

定期召开例会(也可依据情况而定),总结近期的工作;集体探讨解决工作中

遇到的问题及如何做好业务完成公司目标;集体分享和交流开发客户的技巧,

经验,大家互惠互利,共同进步。

生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总,

根据业务员提供的信息,对客户做一个系统的分析,合理安排生产,制定出

货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整,让

业务员和客户沟通争取缓冲时间,总之,努力做到既不失去客户也兼顾到客

户的利益,并且生产和交货期有保证,公司的利益也达到最大化。

在部门成立初期,可一人多职(如业务员可以负责单证的处理及船务等)。随着公司的发展,业务的增多,逐步完善。

另外,业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗,需要整个部门的合作来完成。

2,硬件设施。

业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑,以便工作有序,权责分明,对树立公司良好形象也起到很大的作用。

3,部门之间的合作。

首先与生产部的合作,在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认,以便生产安排,也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货,或交期有变动,生产部应随时和业务员沟通,以便业务员和客户做好协调工作,以免造成不必要的费用产生。

核销、退税,开票由财务部负责,但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料,财务部也为外贸部做好准备工作,如提前备好核销单,及时通知定金及余款到帐情况,以便业务员与客户沟通及时收款。

4,货运代理,快递公司

CIF 或CFR情况下:最好有固定的合作货代。如果年出口量多,可以和货代签定合

作协议,取得最好的价格,以节约公司的费用;其次,由于长期合作,在预防风险及风险处理上有一定的优势。

快递公司,依据当地情况,择优而取。

二,工作要求

1,分工明确,权责分明,有团队精神。

2,部门资料要分类归档,清晰明了。客户也要明确归类。

3,信息要及时处理,尤其是询价。

4,确保按照合同上及生产单要求,按质,按量,按时交货。为了公司的利益,望其它部门给予配合。

5,业务部成员定期对工作汇总。

6,在同客户沟通每一环节中,做好服务,明确记录客户的要求。

三,业务流程

1,询盘与报价

在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细,列明货物品名,型号,生产厂家及联系方式(中英),单价,数量,交货期,出货港口,价格条款,付款方式,包装规格及柜型等,最后注明报价日期及报价有效期。

2,订单及生产。

报价之后,经过洽谈,收到客户的订单,做形式发票或合同给客户。得到客人的订单确认并收到定金或信用证后,做相应生产单,交负责人签字确认后,下到生间车间。3,所需单据。

如果做信用证,上面有明确规定。如果是FOB,就要和客人沟通确定此事。如:CI,PL几正几副,是否需要CO,FORMA或其它的特殊的证明。

4,验货。

如果客户要求验货,提前两周确定验货时间,有利于我方协调生产进度。在验货未完成时,及时跟踪验货情况,以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货,质检人员要做好质检工作,创质优口碑以争取更多的客户。

5,出货。

FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下,提前与货代联系,制好报关单据,做好出货准备。

四,外贸部单证要求。

业务部的工作主要是文字型的,且工作繁琐,联系广,要求用一定的资料表格来规范部门的工作,需要有统一的制表格式。单据主要有1,报价单 2,形式发票/合同 3,生产单 4,财务跟踪单,5出货明细 6,箱单 7,订舱单,8,出货通知(客人要求时做)等。

表格见附件,仅供参考,如果公司已经有完善的表格,以公司的为主。

五,外贸业务的开展方法

1,展会。

参加有权威,口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高,但是

客户的来源最直接也最有效的方式。

2,网络推广

通过关键词搜索、B2B注册会员等,可以联系到大量采购商,但由于网络存在虚拟性,需要对大量的采购信息进行筛选,确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户,直正成交的很少,更多的是探价,或者同行之间的摸底。付费平台相对较好,如果产品独特,价格有竞争力,技术含量高,成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。

A,阿里:名气大,但是竞争激烈,费用不便宜。比较适合比较特别,竞争少的产品。

B,中国制造:有名气,费用也不高。买家主要集中在欧美国家。

C,搜索引擎:GOOGLE按点击收费,一般带来的是有购买意向的买家,可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内,购买百度的排名对内销会起到很大的作用。

如果准备投资网络,最好从产品的市场,客人的分布考虑,同时咨询网络公司,有个清楚的了解之后再做投资。

3,客户的介绍

有些客户,曾经发过信息,但是并没有生意上的往来,却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格,服务,质量,出货上都有保证,老客户也会介绍新客户。另外,在和客户关系很好的情况下,可以请客户介绍。在经济全球化的时代,贸易无处不在。

综合以上几点,展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性,免费的网络平台也能找到有潜力的客户,但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功,多积累才有收获。

六,总结

初来乍到,对公司的出口业务情况还不了解,以上只是基于以前的工作总结出的,希望对外贸部的成立有所帮助。另外,公司的产品对我来说是新的,在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题,肯求王总在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部份给予指点。毕竟做销售,产品知识很重要,业务员做到比客人专业,销售才有说服力,尤其是有技术含量的产品。

由于以前的工作没有涉及过进口业务,但是了解到公司也需进口,在以后的工作中我会积极学习积累这方面的知识,同时也希望领导和同事给予指教。

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