大型活动的组织技巧

（三）会议的组织
会议准备 会议议程 会议通知
1.会议准备
会议需要做 哪些准备？
会议文件
会场准备
（1）会议计划
会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、 出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、 议程等，即会议六要素的具体化。 其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些 文件，会场怎样布臵，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、 文化娱乐等其他活动。 再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、 临时秘书处或筹备委员会。 会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书 或秘书处组织人员。分头按计划执行。 机关、单位内部的小型 会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门 的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订 出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有 选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。
• 必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是 符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作 出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达 到预期效果的人。 • 重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系， 但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临 时邀请的。 • 合法性。这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份 和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产 生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须 是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大 会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事 或股东，等等。
（二）会议的要素
一般来说，大型会议有六个要素：
与会者、主持人、议题、名称、时间、地点
1.与会者
与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人， 也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人 们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时 间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创 造，不能浪费。 因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参 加的一个不少，不该参加的一个不多。 具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法 性。
（2）成本预算
有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。
①“显性成本”。 即会议明显的耗费。如会场租借费、文 件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员 的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费 的。
②“隐性成本”。 即与会者因参加会议而损失的劳动价值， 一般不大为人们所注意的成本。 这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它 的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍， 参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间， 所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本 =X+2J×N×T 其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每 小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。 所以， 召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会 议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企 业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与 会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提 高会议的效率。
5.时间
会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间； 二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会 议的时间限度。
会议召开时间。某个会议什么时间召开最合适?要考 虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会， 通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要 开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议， 宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果， 又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过 各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本 身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最 好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企 业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时， 而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气 候、环境等自然因素和社会因素。
3.议题
议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课 题，或是所要解决的问题。 议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确 性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研 究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议 的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分 散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议 上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
我们的工作中面临那些大型活动？
这些大型活动属于哪一 类型的会议？
组织实施大型活动的要素是什么？
人力资源部文化部 余雅芬
[讲解重点]
• “会议”有关要点说明 • 如何组织大型活动 • 会务管理
一、“会议”有关要点说明
（一）会议的类别和作用 （二）会议的要素 （三）会议的组织
什么是会议？
三个人以上、聚合在一起、就某个或 某些议题进行讨论或解决，就是会议。 召开会议需要一定的时间，在一定的 地点，正式的会议还要冠以能反映会议内 容、性质、人员、时间、地点等完整而确 切的名称。
发言稿 这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发 言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而 应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背 景，或是会议关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间 有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自 撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。 其他会议文书 除此三文件之外，还必须准备好会议所用的技术性、程 序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息 时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、 工作人员名单、车辆调度表，等等。
2.会议的作用
无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总 希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结 果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作 用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过 讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通 过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别 人的报告或发言，受到启发或教育，等等
（3）会议文件
会议文件有两大类：
一类是供会上学习参考的 文件资料。 如上级的有关政策、方针、 法规、计划。以及专业、 技术性资料等。这类文件 有些在会议结束后不能让 与会人员带走，秘书应做 好回收工作。 另一类就是会议本身所产生 的文件。如：开幕词、工作 报告、讲话稿、会议记录、 会议简报、会议决 定、会 议纪要、闭幕词、会议总结 等。其中，开幕词、工作报 告、领导讲话稿是必须在会 前准备妥当的，其他文件则 在会议过程中或会议结束时 形成。
（4）会场准备
对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气 流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。
• 其 wk.baidu.com 准 备
• 会 场 设 施
• 主 席 台 席 位
• 会 场 布 置
会场布置
会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、 大小、桌椅安排等布置。 小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形 等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜 花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数 量视人数而定。 主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。 多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的 席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果 要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、 天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企 业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前 可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。
面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席 位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小 方块形， 席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者 原桌发言和多向交流。 会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散， 容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑， 容易使人思想集中。情绪饱满。 工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者 离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的 会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、 系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。
（一）会议的类别和作用
1.会议的不同类别
1.按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会 议、联席会议等； 2.按会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等； 3.按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者 招待会等； 4.按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小 型会议; 5.按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临 时性会议； 此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。
议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据 需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出。再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先 由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提 交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过， 才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还 必须具有合法性。
4.名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名 称。 会议的名称要求能概括并能显示会 议的内容、性质、参加对象、主办单位 或组织、时间、届次、地点或地区、范 围、规模，等等。
会议名称必须用确切、规范的文字表达。 它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中 有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会 议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成 员产生凝聚力和 庄严感。 大中型的会议名称被制作成横幅大标语， 臵于会议主席台的上方或后方，作为会议的标 志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随 意省略，以免不通，产生误会。
会议需要时间。可长可短，尽量紧缩。少则几 分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织 者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中 写明，便于与会者有计划地安排。 会议时间限度。每次会议时间最好不超过一小 时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
6.地点
会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的 地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使 会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑 多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文 化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上 海、武汉、广州、西安等地召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区 召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议 就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场 设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因 素。
附：文稿撰写说明
开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带 有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面： ① 对来宾和与会人员表示欢迎。 ②对会议的内容、任务、目 的作简要介绍。 ③预祝会议成功。 工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是 会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可 以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以 是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既 要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不 等，视内容而定。
2.主持人
主持人是会议过程中的主持者和引导者，也 往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开 展和取得预期效果起着领导和保证作用。
会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或 是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：
一种是当然主持人， 是由其职务和地位，也 就是由组织的章程或法 规决定的。如：单位的 工作例会由单位领导人 主持，党组织的会议由 党的书记主持，董事会 由董事长主持。主持人 因故不能主持会议时， 也可委托副职或其他相 应的负责人主持。 另一种是临时的主持 人，比如，各种代表会议， 或几个单位、几个地区的 联席会议，则由代表们选 举或协商产生。特别重大 的会议，则需产生相应人 数的主席团，由主席团成 员集体或轮流主持会议。 除了小型会议之外，大中 型会议的主持人主持会议 时通常需要秘书长或秘书 协助。