档案计算机管理之我见

档案计算机管理之我见

【摘要】随着计算机和互联网的广泛应用，办公自动化程度越来越高，随之产生的电子档案也与日俱增。运用计算机对档案进行科学的管理，极大程度提高了档案管理系统的工作效率，但我们也得以发展的眼光看待其存在的缺陷，对档案计算机管理中实际存在问题提出有效对策

【关键词】档案计算机管理；提高效率；对策

21世纪是信息和网络科技时代，信息化、网络化已成为推动各项事业发展的不可或缺的重要力量。随着管理向科学化、现代化和标准化发展，档案管理作为管理工作的重要组成部分，必须适应新的挑战和机遇，只有加快档案的计算机管理，才能实现档案管理现代化，充分发挥档案信息资源在深化改革、建设文明行业、提高服务质量中的重要作用。面对档案管理事业这一发展形势，我们应不断加强档案计算机管理工作水平，及时发现档案计算机管理中存在的问题，拟订解决问题的对策，以推动我国档案事业的创新发展。

何谓档案计算机管理？

档案计算机管理即档案自动化管理。档案自动化管理是档案工作现代化的重要内容和核心技术。电子计算机是现代科技所提供的从事信息处理的重要工具，它处理数据的速度极快，一瞬间即可完成加工过程；它计算精确，不会产生计算错误；它可以长时间不间断工作，系统性和逻辑性强；它具有高密度存储信息的巨大潜力；具备通过网络远程登录、访问、数据共享等特点。把这些特点恰当、合理地运用到档案管理之中去，可以实现档案的自动化管理，使其工作效率成倍增加。

档案计算机管理的优势在何处？

一、可以减少档案激增带来的困扰。由于现在已进入信息时代，各级政府机关、事业单位工作日益繁重，文件数量激增与库房紧缺、人手不够的矛盾日益突出。因此，自80年代以来，这已是摆在大家面前实实在在的亟待解决的迫切问题。

档案传统管理方式的存贮、加工处理、提供利用的能力不足，造成了档案保存和管理方面的诸多问题。

二、减少利用者增多带来的利用不便。档案利用者日益增多，工作任务日益繁重，这无疑又增加了档案管理的难度。由于社会各项事业的发展特别是经济建设的飞速发展，使得利用档案的人越来越多，利用范围不断扩大，利用要求日益提高，手工检索已不能满足这些要求。因此，传统的管理方式已愈显落后，要求加强档案的整理和编目工作，提供现代化的利用服务条件，以满足日益迫切的利用需求。

三、减少管理带来的经济投入。现在国家各项工作都在压缩财政，精减人员以求增效，这无不要求把有限的资金用在刀刃上，提高工作效率。利用计算机对档案进行管理可以减少人员经费的投入，讲繁杂的工作精简化，力求实现一体化管理，提高工作效率。

四、适应档案载体演变所形成的存储新趋势。科学技术的发展使档案的记录方式出现了多样化趋势。目前，越来越多的社会活动不再采用传统的纸张记录形式，而以缩微型、机读型等记录方式而存在，它们需要特定的保管条件、保管技术和利用手段，这些都是传统的档案管理方式所无法相比的，而计算机管理档案可以存储新型档案载体。

任何事物都具有其双面的特性，档案的计算机管理也不例外。在长期的实践过程中可以总结出以下几个方面的缺陷。

一、安全问题

1、实体的安全。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证明和确认内容的原始性，因而纸质档案的载体较为稳定安全，但管理却很繁琐。而电子档案虽然具有快捷的办文进度和传递速度，但载体稳定性差，易损坏。鉴于电子档案载体和信息技术的不稳定性，以及电子档案的易修改性，电子档案的存储载体问题日益突出。曾经普遍使用的软磁盘存储量小，且极易损坏，不利于电子档案的归档和长期保存。目前使用光盘作为电子档案归档的载体虽然比较合适，但是它的标准还不够完善，读取还需要其他特定载体，缺少直接读取的便利性。并且由于病毒、误操作、读取载体更新过快会造成数据的安全隐患，这一系列的问题都不容忽视。

2、档案信息的安全问题。随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。当网络用户数量增加时，网络的效益和网络的危险性均以成倍的速度增加，在发达国家，保证网络安全的方式已经引起了最高领导层的重视。如在美国，重要的安全举措是以总统令的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统安全的威胁主要有黑客人侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄漏和网络的关键数据被修改等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。今后会不断出台一系列技术措施和标准。这些技术措施和标准将对档案管理网络安全的等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中档案信息的安全管理等提供规范化的要求和解决方法。

二、缺少统一的标准与软件

各个档案馆、档案室根据自己的经济实力和条件选择硬件设备和档案管

理软件，机型五花八门，水平参差不齐。目前不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一，标准化低，数据不完善，共享性差。这种况发展下去，势必给档案信息化建设和资源共享带来隐患。

三、电子档案的法律效力尚不明确。

通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的。例如纸质档案，档案的微缩品等电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，这也就是光盘、磁盘、磁带及其他多种新型材料为载体的电子档案未能及时制定法律认定条文的原因。然而电子档案作为现在档案管理的主要作用对象，及时制定相关的法律条文，才能形成统一的标准化、规范化、科学化管理，才能促进档案管理事业的发展。

综上所述，随着计算机和互联网的广泛应用，办公自动化程度越来越高，随之产生的电子档案也与日俱增。运用计算机对档案进行科学的管理，极大程度提高了档案管理系统的工作效率，但我们也得以发展的眼光看待其存在的缺陷，对档案计算机管理中实际存在问题提出有效对策。

参考文献

[1]张振岚，陈先锋，档案计算机管理存在的问题及对策.黄河水利职业技术学院学报, 2007

年10月第4期第19卷.

[2]苏娟, 张凌燕,浅谈档案计算机管理工作中存在的问题.科技信息,2007年第25期.

[3] 张国欣,略论档案的计算机管理.山东工会论坛,2008年5月,第3期,第14卷.