复杂超长Word文档编辑方法大全【超全】

复杂文档

编辑方法

目录1前言

2单面打印的普通长文档

2.1文档特点

2.2制作要点

2.3设置纸张和文档网格

2.4设置样式

2.5查看和修改文章的层次结构

2.6对文章的不同部分分节

2.7为不同的节添加不同的页眉

2.8在指定位置添加页码

2.9插入目录

2.10插图自动编号和引用

2.10.1图表自动编号

2.10.2交叉引用题注

2.11索引的制作

2.12小结

3双面打印的复杂文档

3.1文档特点

3.2制作关键

3.3预留装订线区域

3.4设置节和页眉页脚

3.5添加不同内容的页眉

3.6添加不同类型的页码

3.7双面打印设置

3.7.1手动双面打印

3.7.2分别打印奇数页和偶数页

3.7.3全自动双面打印

3.8小结

4超长文档

4.1创建主控文档

4.2插入子文档

4.3展开和折叠子文档

4.4重命名子文档

4.5重新排列子文档

4.6合并和拆分子文档

4.7锁定主控文档和子文档

4.8在主控文档中删除子文档

4.9在子文档之间移动或复制文本或图形

4.10将子文档转换为主控文档的一部分

5论文

5.1论文Word技巧小结

5.2几条用Word排论文的技巧

5.3用Word编辑论文的几个建议

5.3.1原则:内容与表现分离

5.3.2一定要使用样式

5.3.3一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。

5.3.4一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。

5.3.5绘图

5.3.6编辑数学公式建议使用MathType5.0

5.3.7参考文献的编辑和管理。

5.3.8使用分节。

5.3.9使用子文档。

5.3.10及时保存

5.3.11多做备份

5.3.12插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。

5.3.13使用大纲视图

5.3.14使用文档结构图

5.3.15使用文档保护

图表目录

图 1 纸张大小设置

图 2 文档网格

图 3 样式

图 4 样式显示选项

图 5 进入设置样式快捷键

图 6 指定样式的快捷键

图 7 修改样式

图 8 大纲工具栏

图 9 插入分页符

图 10 插入题注

图 11 设置自动插入题注

图 12 设置图标标题的交叉引用

图 13 装订线设置

图 14 奇数页设置

图 15 插入域引用标题1

图 16 页眉页脚横线设置

图 17 大纲视图

图 18 创建子文档

图 19 插入子文档

图 20 选定要拆分出去的子文档

图 21 拆分后的子文档

1 前言

在Word的日常使用过程中，我们常常需要面临制作长文档的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划甚至书刊、杂志等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是事倍功半，而且质量还不能让人满意的。

本文专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能掌握相应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。

长文档排版的主要关键点在于：

● 如何制作长文档的纲目结构？

文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径。

● 如何为长文档设置多级标题编号？

对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务就尤为必要，因为这比手动编号效率高出不少。

对于前两点来说，主要是格式设置的问题。格式设置主要通过样式来解决。可以说样式就是Word排版的核心。养成良好的习惯：事先规划好样式，并在大纲视图中迅速的应用这些样式，可以极大的提高排版效率。

● 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注？

为了加强文档的表达力，图文并茂是有效的方法。但是长文档的图片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？不！让我们充分利用Word的自动化功能吧。

对于上一点来说，主要是文档自动化的问题。这方面主要是通过引用和域等功能甚至借助宏和VBA编程来实现。

2 单面打印的普通长文档

2.1 文档特点

普通长文档一般要求的格式是：

● A4纸；

● 要有封面和目录；

● 单面打印；

● 除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；

● 页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1

页。

2.2 制作要点

● 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置

● 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页

2.3 设置纸张和文档网格

写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。

从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡。

通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。如图 1。

图 1 纸张大小设置

考虑到阅读报告的有可能年龄比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡。

选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。如图 2。

图 2 文档网格