图书馆编目业务外包质量控制与合同监管

文／乔燕萍图书馆编目业务外包源于工业企业中一种创新的经营管理方法，是将一些传统上由企业内部人员负责的非核心业务以外加工方式发包给具有专业、高效的产品（服务）提供商，以充分利用公司外部最优秀的专业化资源承包业务，从而降低成本、提高效率，目的是增强自身的竞争力。一、图书馆编目业务外包质量控制的重要性 1．编目业务外包的主要质量问题虽然图书馆编目业务外包打破了其传统的运作模式、提高了工作效率，但编目质量却不尽如人意。例如，编目图书不符、图书加工粗糙等问题屡见不鲜，而书目数据的质量问题更令人堪忧，往往出现书目数据查重不仔细导致基本信息著录不够严谨、文献分类和主题标引不规范、分散著录与集中著录处理不到位、索书号确立不正确、与馆藏已有文献不匹配等诸多问题。 2．编目外包质量控制的重要性，编目业务作为图书馆的基础业务之一，其加工质量和分编质量的高低直接影响文献资源的共享效果以及有效利用率。书目数据的质量是书目数据库建设的重要条件，也是图书馆各项业务工作有效完成的基础保障，它的质量直接关系馆藏的收集、整序、组织管理以及为用户提供服务的效果。现代图书馆，无论是图书外借还是检索、咨询等业务，都是以书目数据库作为基础的。没有高质量的书目数据库作为保障，就无法有效地实现图书馆采访编目、流通管理以及检索咨询自动化。编目业务外包以后，并不意味着图书馆可以退出编目工作；恰恰相反，仅仅依赖协议和质量要求还不能完全保障书目的质量。因此，图书馆必须承担起书目质量控制的责任，指定专人负责监控外包的整个工作流程，始终如一地跟踪工作的质量和进度，并且针对不同的外包方式，采取不同的质量控制模式。对于来馆承担外包业务的公司，本馆的编目人员可以直接利用图书实体进行书目质量的审定和修正。审校的内容包括：文献著录是否标准和规范、复本是否漏查、不同出版社出版的同种图书所取的分类号是否前后一致、同类图书出现重号所加的区分号是否正确、是否符合规定的标准等。对审校后发现的错误如实做好统计和分析，把审校结果的分析报告发给外包商，敦促其改正。此外，还应该对外包的各个业务环节实现质量控制，以确保书目的质量。二、编目外包的质量控制措施 1.签订外包责任契约和质量规范签订明确的契约和编目质量文件，能保证外包商承包制作的书目数据和加工质量完全符合图书馆的要求。同时，对外包商的行为具有严格的制约作用，外包商由于惧怕违约受罚而必然会不断地提升书目制作和服务的质量。签订的责任契约和质量文件包括：数据制作的要求和流程、marc常用字段、种次号取号细则、特种图书处理细则、编目工作的流程、质量验收要求、处罚与后续服务内容等。 2．编目过程中的有效控制制定详细的加工技术标准。图书馆文献的编目都是以标准的数据作为基础的，但在分类、编目、加工等方面还有自己的要求。因此，为了让外包商在处理编目业务时能有计划地进行，图书馆应向外包商提供详细的文献分类细则、编目细则。图书馆要从编目业务开始之时就要加强对外包商的监督和管理，要建立相应的评价制度，采取定期或不定期的检查，对图书的质量、编目的质量、图书加工的质量、差错率、服务水平进行全面的评价，发现问题及时提出，督促其改正。如果评价很差，应当及时终止合同。 3．数据审校过程中的有效控制严格的审核制度不仅是编目数据质量控制中的重要环节，而且是质量控制的表现形式。数据校验应首先制定严密的审核制度和适当的质量指标，建立和健全数据质量控制制度，设立校对岗，对各成员提供的数据进行严格把关。把计算机校验程序与负有高度责任感的人工校对相结合，通过人工或计算机对数据库中每条记录逐一进行校对。书目数据库的维护工作应做到经常化和制度化，对书目数据进行定期检查。同时，对所发现的错误记录分门别类地逐一及时修正，并规定以后工作中对类似问题的预防办法，将书目数据的差错率降到最低限度。只有严格控制，才能确保数据的规范化、标准化，才有高质量的标准数据源。 4．建立长期稳定的外包合作关系外包商的业务能力是制约书目质量的重要环节之一。由于各外包商在配备编目人员的素质和力量方面存在很大的差异，因此，在决策编目业务外包之前，必须对各外包商编目的力量、质量和资质作充分的调研。在调研的基础上，

选定若干诚信度高、编目质量好、实力强的公司进行投标。在招标时，图书馆要从书商的企业规模、从业经验、企业信誉、员工素质、技术能力、服务质量、社会影响等多个方面进行全面的考察，从中选择最优秀的、考核合格的外包商承担编目业务工作，从源头上把好书目制作的质量关。为了保证书目制作的质量，可以选择两家以上外包商以投标的方式竞标外包业务。这样，一方面，通过竞标可以增强外包商的质量意识和服务意识，提供高素质的编目人才；另一方面，也可降低书目制作和加工的费用，实现高质量和低成本。三、编目业务外包合同的制定与监督管理图书馆将图书编目外包给外包商后，外包商对图书馆的影响是多方面的。因此，图书馆不仅要考虑外包业务的完成情况，还要考虑外包完成的质量、外包人员与图书馆人员之间的合作、合同的履行等多种情况。在控制编目外包质量的同时，加强编目外包业务合同的监督管理，是编目业务外包的重要环节。 1．建立健全图书馆的分编规章制度除了要严格遵守国家标准《中国图书馆分类法》《中国文献编目规则》《中国机读目录格式使用手册》外，还应根据各类图书馆的专业特点、藏书性质、分编传统等制定适合各类图书馆情况的分编细则，包括分类细则、著录细则、种次号取号细则、图书加工细则等，并要求外包商严格遵照执行。图书馆还要根据分编过程中出现的新情况、新问题定期召开讨论会，对分编细则进行修订，使其不断完善，让编目人员在工作中有规可依、有章可循，为编目工作的标准化、规范化提供切实的保障，从制度上确保编目数据质量。 2．制定完善的外包合同以规范书商的编目行为编目外包工作首先要科学制定合同，明确双方的权利和义务。在确定了承包编目业务的外包商后，图书馆必须与外包商签订详尽、周密的外包合同，对外包商的工作流程、工作内容、数据制作加工等进行规范，确保书目数据和加工质量完全符合图书馆的要求。在外包合同中，要对具体的承包内容作出详细的规定，如定出双方的权利与义务、工作目标、合作范围、外包的运作模式、编目人员要求、书目数据质量要求及完成期限、责任划分以及出现违约违规情况所应承担的责任等。合同应具有可操作性，有利于解决合同履行过程中出现的新情况、新问题。在合作过程中增强风险意识，利用完善的合同来保护图书馆自身的权益。 3．编目外包合同的监督管理合同监督管理是一种以事后管理为主，事后管理与事前、事中管理相结合的管理模式。事后管理主要是对合同是否全面、实际履行以及合同全过程是否符合法律法规的要求所进行的总结性监管，事先管理主要是对合同订立、订立过程进行的监管，事中管理主要是对合同履行过程进行的经常性、及时性的监管。（作者工作单位：国家图书馆）