公文管理制度(少文件传阅)

公文管理制度

一.目的

为了使公司公文处理程序合理、安全、标准，结合公司的实际，制定本制度。

二.定义

公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。

三.适用范围

本制度适用于公司内部管理红头文件、内部通告、各类报告、技术文件资料及外部往来函件等。（不含财务类文件、报表）

四．公文种类

凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度执行。

1.红头文件

1.1红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文；

1.2以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件的公司或

部门应严格按照文件内容执行；

2.请示呈批文件

2.1用于向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都应以呈批

文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件时，则以呈批文件附件的形式上报；

3.内部通告

3.1主要用于公告、通知、通报、请示（申请）时使用；

3.2要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件；

五．收发文

1.收文

1.1各部门负责人收到的文件进行分类登记，填写《收发文记录表》以备查。1.2收件人应正确地判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。

1.3收件人在传递文件至各部门时，各部门收文人员应在《收发文记录表》上签

收，并写明签收时间。

2.传阅

2.1文件的传阅，需经公司领导层和各部门阅知时，由相关负责人组织传递和阅

读。

2.2每份传阅的文件，都应填写《文件传阅单》，防止文件丢失和积压。

2.3文件文件在传阅过程中或传阅完毕后，相关负责人要及时对文件进行检查，

发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。

2.4文件阅毕后，阅看文件的人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

传阅顺序：传送总经理阅读批示→常务副总、副总→部门领导→部门员工

3.分办

3.1关系本公司经营管理的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均

应先送副总、常务副总阅处。

分办流程：收文登记（经营管理的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件）→副总审阅核实→常务副总审阅批示→总经理签发

4.批办

4.1为加速文件运转，部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两

个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

4.2审批文件时，对有具体处理事项的，审批人应当明确签署意见、姓名和审批

日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。

批办流程：行政人事部→财务部→晶品部门主管→恒石部门主管

5.拟办

5.1一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。紧急公文，应当明确

办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。

5.2为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

拟办流程：一般函、文件、单据、传真等→由部门直接分转处理

6承办

6.1承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当

按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。

6.2对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，

并说明理由，不得横向传递。

6.3文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协

商；如有分歧，主办部门领导要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。

7.催办

7.1经过行政人事部送公司副总、常务副总、总经理批示或者交有关部门办理的

文件，行政人事部负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。

7.2由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、

应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照《保密管理制度》执行，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。

8.发文

8.1相关人员起草文件。拟稿人根据工作需要以公司或者部门名义拟制文件，草

拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确，文件起草完毕后，附《会签单》，交与部门领导审核。

8.2部门领导审核。部门领导对文件进行初审，审查文件内容是否与发文意图相

吻合，对文件进行再审核、校正，应认真查阅文件格式是符合以及文字是否存在错别字等明显错误和漏洞。检查无误后由拟稿人将文件打印出来，部门主管在《会签单》上签字，并同文件呈报各部门领导审核批示。

8.3各部门领导审批通过后，需在《会签单》上签字批示，再由拟稿人呈报公司

副总、常务副总签字审核，总经理做最后批示，根据领导签署审核通过的文件，加盖公司公章，文件交由相关人员发送，并由拟稿部门存档管理。

8.4各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 问题比较

复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。

8.6《会签单》应详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,

并签名、标定日期和密级。

发文流程：拟稿→部门领导在《会签单》上审核签字→文件与《会签单》同时传送各部门领导会签→再呈报公司副总、常务副总审核批示→总经理签发

六．发文流程说明

上行公文、下行公文、平行公文、其他公文

1.上行公文是对上级领导呈报新制订的公司规章制度、新制定的公司文件、请示报告、处理决定、协议合同签批等；

上行公文流程：拟稿→部门领导进行校队，并在《会签单》上审核签字→文件与《会签单》同时传送各部门领导会签→再呈报公司副总、常务副总审核批示→总经理签发→编文号→盖章→发文→立卷→归档

2.下行公文主要用于公布公司规章制度；新制订的公司文件；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大会议、项目、日常管理、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。

下行公文流程：拟稿→部门领导进行校队→公司内网发布通知、公告

3.平行公文是同级部门及关联企业联系的有关公司重大开发项目、会议、人事劳资等协议、合同审批事宜。

平行公文流程：拟稿→部门领导进行校队→传送相关拟办部门审核批示

4.其他公文是在公司日常项目开发和日常管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，经相关领导批准后，由各部门书面或口头通知执行，一般不以文件形式施行。凡各业务部门如开例会所作的讨论决议等，一般都不应发文，不备查考，可以用部门名义发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般非正式业务联系，不可用公司名义发文。

七．收发文的规定

1.公司内部文件由各部门自行负责收发、传递、登记及保管工作。

2.收文负责人在接受文件时应检查文件的完整性，对于不完整的文件应要求并督促来文单位/部门予以补齐。

3.收文负责人应将收到的文件及时交上级领导查阅，由上级领导视其重要程度决定是否报部门领导审批。

4.对于需要向部门领导呈报的收文，应向部门领导呈报。

5.收文负责人应正确地判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。

6.公司主要采用签收方式（对公司机密、人事资料等重要文件还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。