文件档案管理制度

文件档案管理制度

目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。

适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。

责任：各部门负责人、档案管理员。

内容：

1、存档原则

1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。

1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。

1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。

1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。

2、档案的分类及管理

2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人

3、公司保密文件档案各密级的定义。

3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。

3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。

3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。

4、文件档案的存储方法

公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储）

5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝

5.1、接收

5.1.1、接收时间

A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。

B、记录：按照《记录管理制度》执行。

C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。