文件档案管理制度
公司文件电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的归档、保管、利用和销毁。
第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案内容必须真实反映公司业务活动和历史面貌。
（二）完整性原则：电子档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全、保密和不被篡改。
（四）规范管理原则：严格按照国家和公司有关档案管理的法律法规、标准和规范进行管理。
第二章电子档案的归档第四条公司电子档案的归档范围包括：（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）公司对外发文、合同、协议、招投标文件等；（三）公司各类规章制度、操作规程、技术标准等；（四）公司业务往来中的各类电子文件；（五）其他具有保存价值的电子文件。
第五条电子档案的归档应当符合以下要求：（一）归档文件应当完整、准确，符合国家档案管理要求；（二）电子档案的格式应当符合国家规定或行业标准；（三）电子档案的存储介质应当符合国家档案管理部门的要求；（四）归档文件应当经过整理、分类、编号，并填写归档目录。
第三章电子档案的保管第六条电子档案的保管工作由公司档案管理部门负责，实行专人负责制。
第七条电子档案的保管应当符合以下要求：（一）电子档案存储设备应当定期进行检查、维护，确保设备正常运行；（二）电子档案的存储环境应当满足档案存储的要求，防止数据丢失、损坏；（三）电子档案的备份应当定期进行，确保数据安全；（四）电子档案的访问权限应当严格控制，防止未经授权的访问和修改。
第四章电子档案的利用第八条公司内部人员因工作需要，可向档案管理部门申请查阅电子档案。
第九条查阅电子档案应当遵守以下规定：（一）查阅人员应当出示有效证件；（二）查阅人员应当遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅人员应当爱护档案，不得随意复制、摘录档案内容；（四）查阅完毕后，应当及时归还档案。
关于档案资料管理工作相关制度
关于档案资料管理工作相关制度关于档案资料管理工作相关制度7篇关于档案资料管理工作相关制度都有哪些内容呢？在我们平凡的日常里，制度使用的情况越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，以下是小编精心收集整理的关于档案资料管理工作相关制度，下面小编就和大家分享，来欣赏一下吧。
关于档案资料管理工作相关制度【篇1】第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。
以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度一、总则为规范和加强文件和档案管理工作，提高文件和档案管理的质量和效率，根据国家有关法律、法规、规章和有关文件和档案管理的规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有工作人员，对于本单位的全部工作文件和档案管理。
三、文件管理（一）文件的定义文件是指任何载有文字、符号、数字或者记载了信息内容的载体，包括纸质文件、电子文件、磁介质文件、光盘文件、图纸、档案等。
（二）文件的制定1. 文件的制定应当符合法律、法规、规章和政策的规定，内容明确、具有法律效力，公正、真实、准确、完整。
2. 纸质文件的制定应当采用A4规格纸张，书写清晰、整洁，使用黑色或蓝色墨水书写。
3. 电子文件的制定应当采用规范的电子文档格式，实行电子签名、数字认证等技术手段，确保文件的完整性和真实性。
（三）文件的编号1. 所有文件应当按照一定的规则和程序进行编号，编号应当有规律，便于管理和查找。
2. 文件编号应当包括发文单位代码、年份、序号等信息。
（四）文件的签发、印发和分发1. 文件应当按照规定的程序和权限进行签发、印发和分发，签收人应当在文件上签字确认。
2. 发文应当充分考虑接收单位的接受能力和接收条件，适当安排发文时间和方式。
（五）文件的备份和归档1. 文件备份应当定期进行，采用多重备份手段，确保文件数据的完整性和安全性。
2. 文件归档应当按照规定的程序进行，分类清晰、编目规范，便于查找和利用。
四、档案管理（一）档案的定义档案是指本单位工作中形成的、具有一定价值的公文、电子文件、图纸、资料等载体以及建设工程和科研成果等有关文件的生产和管理活动中产生的载体。
（二）档案的分类1. 按照档案的载体分类，档案可分为纸质档案、电子档案等。
2. 按照档案的内容分类，档案可分为行政管理档案、科研项目档案等。
（三）档案的编目和管理1. 档案应当按照规定的程序进行编目管理，编目规范、分类清晰、检索方便。
2. 档案管理应当做到密封、盖章、签名，确保档案的安全性和完整性。
文件档案管理制度
文件档案管理制度
文件档案管理制度
一、目的与依据
为规范文件档案管理工作，保证文件档案安全、完整、准确、及时、方便取用，制定此管理制度。
二、适用范围
本制度适用于本机构所有文件档案管理工作。
三、主要内容
1. 文件档案管理职责
（1）机构领导负责全局文件档案管理工作。
（2）文件档案管理部门或负责人负责机构文件档案管理工作。
（3）各部门负责本部门文件档案管理工作。
2. 文件档案管理制度
（1）文件档案分为纸质文件档案和电子文件档案两种，均需按规定存放、保管、使用和销毁。
（2）文件档案应按照机构业务流程、管理制度等，合理分类、命名、整理和归纳。
（3）文件档案必须归档，并按照存储期限分类存放，到期后应及时销毁或移交档案馆。
1。
文件与档案管理制度(最全版本)
文件与档案管理制度1、目的为了对文件及档案进行控制，确保各使用部门可随时获得、使用有效的文件版本，防止错用作废文件，特制定本管理制度。
2、适用范围本管理制度规定了本公司文件及档案控制的原则和方法，适用于文件及档案的控制。
3、职责3.1公司总经理负责所有文件及档案的批准。
3.2公司行政人事部是文件的归口部门，负责文件的发放及技术文件编号的管理，并建立《文件目录清单》，对文件及档案进行控制和管理。
3.3公司各部门负责各自职责范围内文件的编制，并对本部门所使用的文件及档案进行控制管理。
4、工作程序4.1文件的分类：4.1.1行政管理工作形成的文件材料（1）企业筹备期的可行性研究,申请,批准,企业章程；（2）企业领导班子(包括董事会,股东会,监事会和经理层)构成及变更,企业内部机构及变更；（3）企业领导班子的活动；（4）综合性行政事务,企业厂务公开,文秘,机要,保密,信访工作,印鉴的管理；（5）职工人事管理,劳动合同管理,劳动工资和社会保险,职务任免,职称评聘；（6）职工教育培训工作；（7）医疗卫生工作；（8）后勤福利,住房管理；（9）综合治理,防范自然灾害；4.1.2经营管理工作形成的文件材料（1）企业经营战略决策；（2）计划管理,责任制管理,各种统计报表,企业综合性统计分析；（3）资产管理,房地产管理,资本运作,对外投资,股权管理,各种经营管理,产权变动,清产核资；（4）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理；（5）企业信用管理,形象宣传；（6）商务合同正本及合同有关的补充材料等；（7）资金管理,成本价格管理,会计管理；（8）物资采购,保存,供应和流通；（9）经营业务管理,服务质量管理；4.1.3生产技术管理工作形成的文件材料（1）生产准备,生产组织,调度工作；（2）质量管理,质量检测和质量控制工作；（3）能源管理；（4）企业管理现代化和信息化建设,科技管理；（5）生产安全,消防工作,交通管理；（6）环境保护,检测与控制；（7）标准化工作；4.1.4业务开发工作形成的文件材料（1）市场调研；（2）流程工艺；（3）检验；（4）销售与售后服务；（5）质量与服务评优等；（6）质量事故分析及处理；4.1.5设备仪器管理形成的文件材料（1）购置设备,仪器的立项审批,购置合同；（2）设备,仪器的开箱验收或接收；（3）设备,仪器的安装调试；（4）设备,仪器的使用,维护和改造,报废；（5）事故分析和处理；4.1.6会计工作形成的文件材料（1）会计凭证；（2）会计账簿；（3）财务报告及报表；（4）其他会计文件材料；4.1.7职工个人管理形成的文件材料（1）职工的履历材料；（2）职工的鉴定,考核；（3）职工的专业技术职务评聘；（4）职工的奖励与处分；（5）职工的工资,保险,福利待遇等；（6）其他记载个人重要社会活动的文件材料。
公司档案管理制度红头文件
文号：[公司名称]办发〔2023〕X号发布日期：2023年X月X日第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分散利用；（三）安全第一，服务为本；（四）依法治档，规范管理。
第二章档案分类与编号第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）会计档案；（四）声像档案；（五）实物档案；（六）电子档案。
第五条公司档案实行统一编号，编号规则如下：（一）文书档案：按照年度、部门、文件类别、流水号进行编号；（二）科技档案：按照项目、类别、流水号进行编号；（三）会计档案：按照年度、科目、流水号进行编号；（四）声像档案：按照年度、内容、流水号进行编号；（五）实物档案：按照年度、类别、流水号进行编号；（六）电子档案：按照年度、类别、流水号进行编号。
第三章档案收集与整理第六条公司各部门应当及时、准确地收集应归档的文件、资料，确保档案的完整性。
第七条档案收集应遵循以下要求：（一）收集范围：公司内部形成的、具有保存价值的文件、资料；（二）收集时间：文件、资料形成后，及时收集；（三）收集方式：采用纸质、电子等多种形式。
第八条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案类别、保管期限等进行分类整理；（二）编号归档：按照档案编号规则进行编号，并归档；（三）编制目录：编制档案目录，方便查阅。
第四章档案保管与利用第九条公司档案实行集中保管，指定专人负责档案的保管工作。
第十条档案保管应遵循以下要求：（一）安全存放：档案存放地点应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；（二）定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整；（三）定期维护：对损坏的档案进行修复，确保档案的利用价值。
成果文件的档案管理制度
一、总则第一条为规范成果文件档案管理工作，确保成果文件档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有成果文件档案的管理工作，包括但不限于科研、技术、工程、管理等方面的成果文件。
第三条成果文件档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 利用与保密相结合原则；4. 制度化、规范化、科学化原则。
二、组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责成果文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门职责：1. 制定并实施成果文件档案管理制度；2. 指导、监督、检查各相关部门的档案管理工作；3. 组织开展档案工作人员的培训；4. 负责成果文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；5. 定期对成果文件档案进行鉴定、整理和数字化。
第六条各相关部门职责：1. 按照档案管理部门的要求，及时、完整、准确地收集、整理、归档成果文件档案；2. 配合档案管理部门开展档案鉴定、整理和数字化工作；3. 加强对成果文件档案的保管，确保档案安全。
三、成果文件档案的收集与整理第七条成果文件档案的收集范围：1. 科研项目、技术成果、工程设计、工程验收等过程中的各类文件；2. 项目、技术、工程等成果的文字、图表、照片、录音、录像等资料；3. 相关会议、研讨、交流等活动形成的文件资料；4. 领导讲话、批示、指示等文件；5. 其他具有保存价值的文件资料。
第八条成果文件档案的整理要求：1. 按照文件类型、项目、时间等要素进行分类；2. 对同一类文件，按照重要程度、形成时间等顺序排列；3. 文件内容应完整、清晰，无缺页、破损等情况；4. 文件标题应准确、简明，便于查找。
四、成果文件档案的保管与利用第九条成果文件档案的保管要求：1. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；2. 档案资料应分类存放，整齐有序；3. 档案资料应定期进行清理、消毒、防霉处理；4. 档案资料借阅应办理相关手续，确保档案安全。
文件收发及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件收发和档案管理工作，确保文件收发、传递、归档、保管、利用的规范化、制度化，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的文件收发和档案管理，包括但不限于公文、内部文件、合同、资料等。
第三条文件收发和档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 规范化、制度化原则；3. 及时、准确、安全原则；4. 保密原则；5. 便于利用原则。
第二章文件收发第四条文件收发工作由单位指定的部门或专人负责，其他部门和个人不得擅自收发文件。
第五条文件收发工作应做到以下几点：1. 收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、发文单位、文号、收件人、收到日期等；2. 文件登记后，应按照文件分类进行整理，并妥善保管；3. 文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、遗失或损坏；4. 收到紧急文件或特急文件时，应立即上报领导，并尽快处理；5. 收到需会签的文件，应及时转送相关部门或领导会签；6. 收到需回复的文件，应在规定时间内回复，并及时将回复文件送至收件人。
第六条文件传递方式：1. 电子文件：通过单位内部邮件系统或网络传输方式传递；2. 纸质文件：通过专人递送、邮寄或专人取送等方式传递。
第三章档案管理第七条档案管理包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。
第八条档案收集：1. 收集单位应按照国家档案法规和行业标准，对各类档案进行收集；2. 收集档案时应确保档案的完整性和准确性；3. 收集档案时，应区分档案的密级，并采取相应的保密措施。
第九条档案整理：1. 档案整理应按照档案的分类、编号、排列顺序进行；2. 档案整理应确保档案的整洁、有序、便于查找；3. 档案整理过程中，应做好档案的标识、分类、编目等工作。
第十条档案保管：1. 档案保管应按照档案的密级、保管期限、载体特性等要求进行；2. 档案保管应保持档案的清洁、干燥、防潮、防虫、防火、防盗等；3. 档案保管应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
文件档案管理制度条例
文件档案管理制度条例制度,是大家约定俗成的规矩,对于公司的文件档案管理,人员的工作管理需要依靠制度的规范执行。
那么,大家知道制度的格式吗?下面是由作者给大家带来的文件档案管理制度条例7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度条例篇1为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
安全文件管理目标及内容：1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。
2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。
3、应及时送交领导，不要挤压。
4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。
5、保存时，要保持文件的完整性。
6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。
8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。
10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。
借阅人必须做好保密管理，不得翻印和复印，不能转借他人。
11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。
文件档案管理制度条例篇2(一) 质量文件包括各类文件、手册、作业指导书,有关标准、规范、规程,试验检验质量活动记录等。
(二) 建立收发文件记录,建立质量体系文件清单,及时收集整理质量活动记录(样品台帐、试验记录、试验报告、试验台帐等)。
(三) 质量文件由资料员建立档案分类妥善保管。
(四) 工程试验检测资料,由资料员随着工程进展及时整理并负责归档保管,工程竣工后移交技术部门统一归档上缴项目部。
公司重要文件档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司重要文件档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、子公司以及与公司有业务往来的单位。
第三条公司重要文件档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司重要文件档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
（二）分级管理原则：根据档案的密级、重要性、保存期限等因素，实行分级管理。
（三）归档制度原则：公司各部门、子公司在办理业务过程中形成的具有保存价值的文件材料，必须按照规定归档。
（四）安全保密原则：确保档案的保密性，防止档案失密、泄密。
第二章管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司重要文件档案的管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定和实施公司重要文件档案管理制度，指导、监督各部门、子公司执行。
（二）负责公司重要文件档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。
（三）负责档案的数字化和信息安全工作。
（四）组织档案的鉴定、销毁和整理工作。
（五）负责档案的保密工作。
第三章文件档案的收集与整理第六条公司重要文件档案的收集范围：（一）公司领导、各部门、子公司形成的文件材料。
（二）公司业务活动中形成的文件材料。
（三）公司对外交流、合作、协议等文件材料。
（四）其他具有保存价值的文件材料。
第七条文件档案的整理要求：（一）按照档案的类别、密级、时间等要素进行分类、编目。
（二）确保档案的完整性、准确性。
（三）采用科学的方法，对档案进行整理、装订。
（四）建立档案目录，便于查阅。
第四章文件档案的保管与利用第八条文件档案的保管要求：（一）按照档案的密级、保存期限等因素，实行分级保管。
（二）采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案的安全。
（三）定期检查档案保管设施，发现问题及时整改。
第九条文件档案的利用要求：（一）查阅档案需经公司档案管理部门批准。
人事档案管理制度文件
一、总则第一条为加强和规范人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条人事档案是单位人事管理的重要组成部分，是记录员工个人经历、能力、业绩的重要依据，对于维护员工合法权益、规范人事管理具有重要意义。
第三条本制度适用于本单位所有员工的人事档案管理。
二、档案管理范围第四条人事档案管理范围包括以下内容：（一）员工的基本信息档案，包括档案编号、姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、家庭住址等。
（二）员工的入职、离职、调动等档案，包括劳动合同、聘用合同、离职证明、调动证明等。
（三）员工的薪酬福利档案，包括工资单、奖金发放记录、社会保险缴纳记录等。
（四）员工的绩效考核档案，包括年度考核、任职考核、专项考核等。
（五）员工的培训、进修档案，包括培训记录、进修证书等。
（六）员工的奖惩档案，包括奖励决定、处罚决定等。
（七）员工的健康档案，包括体检报告、健康证等。
三、档案管理职责第五条人事档案管理人员负责以下职责：（一）负责人事档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用等工作。
（二）负责档案的保密工作，确保档案信息安全。
（三）负责档案的定期检查、鉴定、销毁等工作。
（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。
四、档案管理流程第六条人事档案管理流程如下：（一）收集：收集各类人事档案资料，确保档案的完整性和准确性。
（二）整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案的有序管理。
（三）归档：按照档案类别将整理好的档案资料归档。
（四）保管：对归档的档案资料进行妥善保管，确保档案的完整、安全。
（五）查询：为员工提供档案查询服务，确保档案的及时、准确利用。
（六）鉴定：定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案予以销毁。
五、档案保密与安全第七条人事档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度是指一套完整的规章和规定，用于管理和保护组织机构、企业、政府部门等单位的文件和档案。
这个制度是非常重要的，因为它关乎到重要的信息的保密性，以及组织机构的管理效率。
一个好的文件和档案管理制度应该包括以下几个方面：一、文件分类管理文件分类管理是指对各类文件进行整理、归档和分类，并确定存档期限和呈报程序，以确保文件的及时、准确和安全的管理。
在文件分类管理过程中，需要区分机密、秘密、内部和普通文件，并对它们进行归档和分类。
同时，还要建立文件管理制度和文件编号制度，以便于文件的查询和管理。
二、档案著录管理档案著录管理是指对档案进行编目和著录，并建立档案目录。
编目要求准确、清晰、完整，目录要与著录相统一，以方便管理。
在档案著录管理过程中，需要注意建立档案登记表，对档案进行分类、归档和目录编制，以便于管理和利用。
三、档案流转管理档案流转管理是指对档案的借阅、归还和交流等流转过程进行严格的管理和控制。
在这一方面，需要建立档案借阅表和借出卡，对借阅人员的资格进行审查和确认，对每次移交进行记录和监督，以保证档案的安全和完整。
四、档案保护和安全管理档案保护和安全管理是指在档案的保密性、安全性和完整性方面，制定相关规定和措施，加强对档案的保护。
在这一方面，需要注意建立档案保管室，对档案进行密封、存放、防水、防潮、防火、防盗、防腐等处理，以保证档案的长期保存。
五、档案利用和服务档案利用和服务是指对档案的使用和查询方面进行管理和组织，以便于使用者进行查询和利用。
在这一方面，需要建立档案利用制度和服务机构，指定专门负责人员，对查询者的身份进行审核和确认，以保证档案的利用规范和安全。
文件和档案管理制度的建立不仅可以有效地保护和管理组织机构的重要信息，还可以提高管理效率，降低管理成本，提高管理的透明度和公正性。
因此，在组织机构中，建立一套完整的文件和档案管理制度，是非常必要和重要的。
文件档案管理制度(最终版)
文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h.设施的设计、运行技术资料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。
文件记录及档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整性、准确性和系统性，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件记录及档案资料。
第三条文件记录及档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保文件记录及档案资料的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性：文件记录及档案资料应真实、准确反映公司实际情况；3. 及时性：及时收集、整理、归档文件记录及档案资料；4. 安全性：加强文件记录及档案资料的安全保护，防止泄露、丢失或损毁；5. 保密性：严格按照国家保密法律法规和公司保密规定，对涉密文件记录及档案资料进行管理。
第二章职责第四条公司行政部负责制定和组织实施文件记录及档案管理制度，并对各部门的文件记录及档案管理工作进行监督和检查。
第五条各部门负责人负责本部门文件记录及档案管理的组织实施，确保本部门文件记录及档案资料符合制度要求。
第六条各部门档案管理员负责本部门文件记录及档案的具体管理工作，包括：1. 文件收集：及时收集本部门形成的各类文件记录；2. 分类整理：按照规定对文件记录进行分类、整理、立卷；3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档；4. 保管：妥善保管档案资料，防止丢失、损毁；5. 利用：按规定提供档案资料查询、借阅服务。
第三章文件记录及档案管理流程第七条文件记录及档案管理流程如下：1. 文件形成：各部门在日常工作过程中形成的各类文件记录，由部门负责人审核签字后，提交给档案管理员。
2. 分类整理：档案管理员根据文件记录的性质、内容、重要程度等因素，将其分类整理，并立卷归档。
3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档，确保档案的完整性和系统性。
4. 保管：档案管理员负责档案资料的保管工作，定期检查档案资料的安全状况，确保档案资料不受损坏。
5. 查询与借阅：档案管理员应按规定提供档案资料查询、借阅服务，确保档案资料的安全和保密。
6. 档案销毁：对于不再具有保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。
文件档案管理制度借阅
一、总则为加强我单位文件档案的管理工作，确保文件档案的完整、安全与有效利用，特制定本制度。
本制度适用于我单位内部所有文件档案的借阅管理。
二、借阅原则1. 保密原则：借阅文件档案必须遵守国家保密法规，不得泄露国家秘密、商业秘密和内部信息。
2. 实用原则：借阅文件档案应限于工作需要，不得借阅无关的文件档案。
3. 限定范围原则：借阅文件档案必须限于本单位的内部人员，未经批准，外单位人员不得借阅。
4. 期限原则：借阅文件档案应遵守借阅期限，按时归还。
三、借阅程序1. 借阅申请（1）借阅人填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅文件档案的名称、卷号、页数、借阅目的等信息。
（2）借阅申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。
2. 审批（1）档案管理部门对借阅申请进行审核，确认借阅文件档案的合法性和必要性。
（2）审批同意后，借阅人领取《文件档案借阅证》。
3. 借阅（1）借阅人凭《文件档案借阅证》到档案管理部门领取所需文件档案。
（2）档案管理人员对借阅文件档案进行检查，确保文件档案的完整、清洁。
4. 归还（1）借阅人应在借阅期限届满前归还文件档案。
（2）归还文件档案时，档案管理人员对文件档案进行检查，确认文件档案的完整、清洁。
四、借阅权限1. 单位内部人员（1）各部门负责人、工作人员因工作需要，可申请借阅与本部门工作相关的文件档案。
（2）借阅人应具备一定的保密意识和档案管理知识。
2. 特殊情况（1）因特殊情况，如科研项目、学术研究等，经单位领导批准，可向档案管理部门申请借阅相关文件档案。
（2）借阅人需提供相关证明材料，如科研项目申请书、学术研究计划等。
五、借阅期限1. 一般文件档案借阅期限为1个月。
2. 特殊文件档案，如历史档案、珍贵档案等，借阅期限由档案管理部门根据实际情况确定。
3. 借阅期限届满前，借阅人如需继续借阅，应提前向档案管理部门申请延期。
六、违规处理1. 借阅人未按期归还文件档案，每逾期一天，按文件档案价值的1%收取滞纳金。
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2020年4月19日
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，
做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制
度。
适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需
要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。
责任：各部门负责人、档案管理员。
内容：
1、存档原则
1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况
及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得
据为己有。
1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。
1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用
批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降
菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人
员监测记录、清场合格证等）。
1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部
归档保存。
1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。
2、档案的分类及管理
2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
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2020年4月19日
一级 分类 二级
分类
三级分类
存档期限 密级划分
管理
责任人
生产质量管理档案 质量标准 原料、辅料、中间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其它 生新废旧，之后原件保存五年。 机密 生产部档案员
质量部
档案员
SMP文
件SOP文件 部门代码 生新废旧，之后原件保存五年。 秘密
记录 部门代码 与稳定性、验证有关的记录保存八年；其它记录保存五年。 普通
批记录 产品代码 保存至效期后一年（未规定效期则保留五年）。 秘密
数据备份 部门代码 保存八年 机密
计量 内部校验、外部校验 保存至有效期后一年 秘密
检验方法 原料、辅料、中间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其它 生新废旧，之后原件保存五年。 秘密
供应商档案 原料、辅料、化
学试剂、其它
有业务联系的合格供应商
永久保存；不再作为供应商后保存一年。 秘密
产品档案 产品代码 产品配方、产品批件、包装设计、工艺规程、空白批记录、质量标准生新废
旧，原件保存五年；其它
资料保存八年。技术转移
资料永久保存。
工艺规程、技术
转移资料为绝密
级，质量标准为
机密级，其它资
料为秘密级。
设备厂房
建设档案
合同复
印件
设备采购、工程
基建、委托合同、其它合同 永久保存 机密
设备部经理或指定部门内专人负责 验证文件 验证主计划、厂房及公用系统、设备验证、方法学验证、工艺验
证、清洁验证；
长期保存至产品、设备、
方法等失效后一年。
机密
工程基
建
设计文件、图
纸、会议记录、
招投标文件、造
价、工程管理
（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、其它 永久保存 绝密
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
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2020年4月19日
设备档案 公用系统、物料仓库等的辅助设备 、生产中心设备、 QC设备、QA设备 设备运行资料保存八年，其它资料在设备报废一年
后销毁。
秘密
研发档案
合同复
印件
技术转让合同、合作协议、保密协议、原辅料采购、委托合同、其它合同 永久保存 绝密 研发部
经理或
指定部
门内专
人负责
技术转移 产品代码 永久保存 绝密
批文 产品代码 永久保存 绝密
机构人员行政公司重大事项档案 合同复印件 公司重大事项合同、员工劳动合同、保密协议、其它合同 永久保存 机密 企管部
主任或
指定专
人负责
员工培训 培训计划、总结；内部培训记录、外部培训报
告、离职人员培
训档案、个人培
训档案
个人培训档案员工离职一
年后销毁，其它培训资料保存五年。 秘密
通用管理 资质、证书、部门职责、职务说明书、手册、注册申报资料、其它 注册申报资料永久保存；其它资料生新废旧，原件保存五年。 注册申报资料为绝密级；其它
为秘密级
其它 集团发文、会议纪要、政府发文、人员健康档案、薪酬、考核等 保存八年，人员档案为员工离职后一年销毁。 机密
财务档案
会计账
簿
总账、明细账、
日记账、辅助账、涉外账 永久 绝密
财务部
经理或
指定专
人负责
会计凭证 记账凭证、原始
凭证
永久 绝密
财务报
表
年度报表、决算
报表
永久 绝密
月度报表、中期
报表
绝密
其它资
料
移交清册、销毁
清册
25年 机密
银行对账单、余
额调节表
5年 机密
财务软件光盘和
使用手册
永久 机密
软件数据库备份 5年 绝密
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
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2020年4月19日
注：1、没有在此范围内的呈请上一级领导或逐级请示确定。
2、公司所有合同原件依据泰丰发[ ]045号《合同保管制度》管理。
2.2、公司设档案管理员一名，对全公司电子版档案进行管理。
3、公司保密文件档案各密级的定义。
3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，
一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。
3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦
泄密，将给公司造成严重的损失。
3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司
造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均
为秘密级。
4、文件档案的存储方法
公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案
（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存
储、刻录光盘存储）
5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝
5.1、接收
5.1.1、接收时间
A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。
B、记录：按照《记录管理制度》执行。
C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案
管理员。