行政管理台账

3．会议文件及记录
企业会议台账的相关表格，见表 4-8～表 4-18。
编号： 月份
会议相关信息 会议名称
表 4-8 会议计划表
年度：
1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 …… 12 月
会议性质
开会地点
（续）
月份 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 …… 12 月
审核人：
编号： 领取人
领取原因 工服明细
复核人：
填表人：
表 4-41 员工工服领取单
填表日期： 年 月 日
姓名
工作证号
所属部门
职别
入司日期
□新员工 □职位调动 □原工服破损 □原工服丢失
品名/类别
规格型号
编号
领取数量
备注
审批记录
行政部经理
行政主管
部门负责人
工服库管员
申领人
表 4-42 办公用品一览表
自 年 月 日起至 年 月 日止，计 日 借出日期 归还日期
保管人签章
5．办公用品管理台账
办公用品管理台账的相关表格，见表 4-29～表 4-47。
编号： 部门
表 4-29 办公用品采购清单
办公用品
数量
单位
规格
备注
总经理室
研发部 业务部 财务部 人事部 办公区
…… 填表：
审核：
表 4-30 办公用品需求计划表
备注
序号 月 日 部门 类别
事由
部门
日期 卷号
填表：
编号： 发文单位
表 4-7 公文会签单
审核：
发文文号
发文日期
年月日
时限 内容
会签 顺序
备注
□普通件 □急件 □特急件
密级
□普通 □秘密 □机密 □绝密
单位 1 2 3
接文时间
月
日
时
月
日
时
月
日
时
交文时间
月
日
时
月
日
时
月
日
时
（续）
行政部转呈时间 月日时 月日时 月日时
案卷索引表
序号
案卷号
案卷题名
建档日期
储存位置
保存期限
表 4-24
分类文件目录表
顺序号 案卷号 文件号
文件标题（文件内容）
责任人
归卷日期
备注
编号： 申请部门
档案名称及代码 调阅时间
总经理审批
表 4-25 档案调阅申请单
部门负责人 用途
归档记载
调卷人/经办人 是否设密及密级 行政部经理审批
管档人
编号： 序号
表 4-36 办公用品发放领用台账（登记表）
部门
数量
规格
领用人
领用日期
年月 备注
合计
编号： 数量
姓名
品名
保管人员：
表 4-37 办公用品配发一览表
填写日期： 年 月 日 备注
合计 行政部主管：
编号： 名称
规格/型号
办公用品保管员：
填表人：
表 4-38 部门办公用品统计表
部门：
填表日期： 年
数量
金额
编号： 序号
表 4-63 报销记录表
日期
报销人
报销内容
金额（元）
确认签名
填表：
编号： 日期
表 4-64 报销单据记录台账
审核：
序号 1 2
内容
金额
备注 有票 无票
总计 填表：
审核：
表 4-65 报销票据接收记录
编号： 序号 交票日期 姓名 返还日期 签收人 票据份数 票据金额 本人签字 备注
总计 填表：
编号： 姓名 费用项目
审核：
表 4-66 费用报销申请单
填报日期： 年 月 日
部门
职务
内容说明
费用金额 千百十万千 百 十元角分
附件 张
金额（大写） 财务审批
部门主管审批
合计
财务复核
部门审核
经办人
报销人
编号： 姓名
表 4-67 差旅费用报销单
填报日期： 年 月 日 （单位：元）
职务
出差事由
附
部门 起止日期
会议相关信息 开会日期
会议时间
参会部门
预计人数
主持人 会议宗旨及议题
根据公司当月情况进行规定
审核人：
编号：
会议主题
会议类型
会议主办单位
会议负责人 会议摘要：
议题 1 序号
表 4-9 会议议程安排表
会议主持人
会议议题/内容 议题名称：
时间
内容
议题 2 序号
名称： 时间
内容
出席人员 会议注释：
会议记录员
表 4-26 档案索引表
档案号
档案名称
建档日期
储存位置
档案内容
处理
编号：
表 4-27 档案明细表
全宗号
目录号
案卷号
日期
移出 单位名称 经手人姓名
管理人员签字
归还 日期 管理人员签字
表 4-28 档案调阅单
编号：
类别
文件内容摘要 调阅用途 调阅期限
原收文编号 档号 备注
调卷部门 调卷人
填写日期： 年 月 日
发言人 发言人
接收部门
表 4-10 会议通知单
通知日期： 年 月 日 发文部门
会议名称
会议时间
会议地点
会议联系人
会议参加人员名单： 会议注意事项： 1． 2． 会议联系人： 会议联系电话：
签章处： 通知回执联
会议通知已收到，内容详细了解，□能 □不能 届时参加。谢谢! 签名： 年月日
编号：
会议时间： 年 月 日 会议地点： 1．记录出席人姓名 2．统计缺席人姓名（附理由）
编号：
年 数量
项目
度（本） 案卷目录 归档文件目录 会计档案目录 科技档案目录 照片档案目录 声像档案目录 业务档案目录
表 4-21 卷内目录
档号：
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
单位名称 案卷目录号
立卷人 本卷内的文件张数 本卷内需说明的情况
表 4-22 卷内备考表
立卷时间 案卷号 监督人
表 4-23
日期
年
起止 地点
～
使用日期： 年 月 日 会议主持人：
参加单位： 参加人员：
名 文具
一般设备
称 笔
便条纸 桌子 椅子 黑板
黑板架 讲台 茶杯
烟灰缸
录音机
录像机
音响
电器
投影机
电影放映机
幻灯机
特定会议用品相关说明：
麦克风
会议必备用品 单位 数量 支 本 张 个 面 个 个 个 个
会议特定用品 台 台 台 台 台 台 个
业务接待费 名金 称额
差旅费 名金 称额
交通车管费 名金 称额
会务费 名金 称额
装修费 名金 称额
广告费 其他 名 金名金 称 额称额
填表：
编号： 费用类别
部门： 金额
表 4-52 行政费用申请单
填写日期： 用途说明
审核：
（单位：元） 附件张数
合计 报销人：
年度： 序号 1 2
部门 销售部
人民币（大写） 审核人：
部门：
月份： 年 月
个人领用类（每人每月 50 元）
业务领用类
办公用品品名 代号 部门 单价 数量 金额 办公用品品名 代号 部门 单价 数量 金额
小计 预算金额 部门主管：
经理：
小计 实际金额
经办人：
编号： 物品名称
表 4-31 办公用品采购申请单
填单日期： 年 月 日
规格
用途
单位
数量
需用日期
估计价值
维修 费用
使用 人员
经办人
主管：
编号： 检修日期
设备名称
经办人：
表 4-47 办公设备检修记录表
检修项目
检修原因
检修结果
年月
检修员
备注
主管：
经办人：
6．行政办公费用清单
行政办公管理台账的相关表格，见表 4-51～表 4-60。
表 4-51 办公费用明细表
编号：
年月
日 序号
期
办公用品 名金 称额
通信费 名金 称额
库存参考号
填表日期： 单位数量
最大库存量
最小库存量
再订货量
日期
数量
接收 发票号
具体项目记录
供应商
数量
发放 申请号
个人部门
余额
记录人：
编号： 项次 1 2 3 4 ……
保管员：
办公用品品名
表 4-35 办公用品申领单
Байду номын сангаас
规格
单位
数量
日期： 年 月 日
金额
特殊要求
合计 领用部门经办人：
部门主管：
编号： 物品名称
备注 申请人：
表 4-57 办公电话安装申请表
申请日期： 年 月 日
部门
职务
用途说明 部门经理：
行政经理：
编号： 序号
领用人
表 4-58 电话充值卡领用登记表
领用部门 数量 面额 上次领用时间
本次领用时间
充值号码
填表：
编号： 出差人姓名
出差起止时间 陪同人员
地点与事由
拟定借款金额 部门：
审核：
表 4-59 员工出差申请表
存放地点
负责人
月日 备注
审核人：
填表人：
表 4-39 办公用品盘点报告表
编号：
盘点日期： 年 月 日
编号
名称
规格
单位
单价
上期结存 数量 金额
本期 购进
本期 发放数
本期结存 数量 金额
备注
财务主管：
行政主管：
表 4-40 工服配置管理表
保管员：
编号： 品名/类别 规格 编号 购入日 购入价格 配发日 配发对象 上交日 换发日 换发负责人
程序 1 2 3 4 5 6 7 8
表 4-11 会议程序表
会议程序
内容 入座，宣布开会
阐述经营理念 会议最高职位人致词
说明议题、议案 补充说明、报告 讨论问题（质疑应答）
决议事项确认 下次会议讨论事项确认
发言人
9 10
主管审核：
编号： 会议时间 会议名称 参加者 会议议题 会议过程 会议决策
记录审核人
做好行政台账，内部管理 井然有序
2．文件收发记录
行政收发文件管理相关记录表格，见表 4-2～表 4-7。
文件类型
密级
表 4-2 文件投递单
件数
收件部门/收件人
年月日 备注
序号 1 2 3 4 5 6 7
收件人：
表 4-3 受控文件发放编号管理表
分发编号 01 02 03 04 05 06
派发对象 总经理
管理者代表 ISO 办公室
生产部 工程部 质量部
序号 8 9 10 11 12 13
分发编号 08 09 10 11 12 13
07
财务部
派发对象 仓管部
行政人事部 采购部 销售部
咨询公司 认证机构
编号：
表 4-4 收文登记表
年度：
收文日期 来文 来文 文件
承办
归卷 归入
收文号
附件 份数 密级 缓急
规格
备注
决议事项 决议内容 达到目标 所需支持 执行措施
表 4-15 决议事项确认表
执行负责人
备注
会议名称： 决议事项 部门
表 4-16 决议事项实施表
执行负责人
决议日期 实施目标
决议负责人 实施进度等
评价
月份 1 2 3
实施进度
各部门每个月的实施检查表 评价 月份
4 5 6
实施进度
评价
填写日期： 使用日期
签收人 复文号
备注
月 日 单位 字号 标题
单位
日期 卷号
填表：
审核：
编号： 来文单位 内容摘要 附件 拟办意见 领导批示 办理结果 归卷日期
填表：
表 4-5 收文处理单
日期
字号
主办部门
归入卷号
审核：
表 4-6 发文登记表
编号：
年度：
发文 日期 发文 文件 文件标题/ 收文
归卷 归入
份数 印章 用印人 批准
上月耗用金额 本月耗用金额
差异额 差异率（％） 人数
说明
主管：
经办人：
编号： 故障日期
表 4-45 办公设备故障登记表
设备名称
故障情况
故障报告人
采取的措施
年月 维修日期
主管：
经办人：
表 4-46 办公设备故障维修记录
编号：
年度：
设备 名称
所在 位置
购买 日期
单价
供应商
生产商
故障 类型
损坏 记录
维修 协议
签注
总经理批准
办公室主任意见
请购部门负责人意见
年月日
年月日
年月日
编号： 日期
用品名称
表 4-32 办公用品入库登记表
数量
采购人员
收货人员（保管员）
年月 备注
填表：
审核：
表 4-33 库存物品分类记录表
编号：
类别：
品名
单位
数量
入库日期
出库日期
领用单号
当前库存
填表：
审核：
编号： 物品名称
表 4-34 库存记录卡
办公用品名称
规格
单价 单位
（元）
代号
办公用品名称
规格
单价 单位
（元）
代号
使用部门： 名称 规格 构造
存放地点 原价
表 4-43 办公用品使用情况登记表
编号
管理部门：
厂名或牌号
附属设备
耐用年限
增加价值
日期
摘要
凭证号数
单位
数量
增加
减损
结存
填表：
年月 部门
代号 名称
表 4-44 办公用品耗用统计表
审核： （单位：元）
编号： 会议主题： 会议主席 会议记录人 列席人员名单： 出席人员名单：
序号
散会致词 会议结束
领导审批： 年月日
表 4-12 会议记录表
地点
主持人
—
（续）
年月日
填写日期： 记录人
审核结果
表 4-13 会议纪要表
核准
会议主持 页数
决议事项
会议决议内容 负责人
决议提出人
完成时间
会议名称：
表 4-14 会议用品明细表
使用时间
表 4-17 会议室使用申请表
会议名称
具体地点
参会人数
所需设备
备注
名称
申请使用单位 填表人
主管
管理人
管理单位 主管
经理
表 4-18 会议记录目录台账
年度：
会议日期
会议形式
会议主题
内容摘要
页码
记录人
备注
4．档案管理工作台账
档案管理台账的相关表格，见表 4-20～表 4-28。
表 4-20 档案检索工具统计表
合计 填表：
部门： 申请人
姓名 职务 备注 接待事由说明 预计金额费用项目
表 4-56 业务招待费用申请表
申请日期： 年 月 日 部门
被接待主要人员情况说明
审核：
（单位：元） 职务 我司陪同人员
共人 合计
总经理 年月日
部门经理 年月日
行政经理 年月日
业务 年月日
经办 年 月日
编号： 申请人
申请理由 申请数量
主管领导：
表 4-53 各部门行政费用统计表
统计日期：
人员
差旅费
交通费
燃油费
（单位：元）
通信费
备注
填表：
审核：
表 4-54 购置礼（赠）品清单
编号：
业务名称
物品名称
购买数量
单价
规格
备注
填表：
编号： 物品名称
总数量
表 4-55 礼（赠）品领取登记表
审核：
单价
领取人 领取数量 领取时间 礼品用途
备注
部门
职务
申请日期： 费用预算
年 月 日至 年 月 日
长途交通费
住宿费
业务招待费
其他
合计
万仟佰拾元角分
长途交通工具
申请日期： 年 月 日
表 4-60 公司车辆出行记录表
编号： 序号
驾驶员
出行时间
初始地点
目的地点
行驶里程 用途
燃油费用
备注
填表：
审核：
7．工作人员报销记录
员工报销管理台账的相关表格，见表 4-63～表 4-73。