时间管理的重要性

• 改进产能
从容人
• 建立人际关系
• 发掘新机会
• 规划、休闲
第一类事务
• 危机
压力人
• 急迫的问题
• 有期限压力的计划
不紧急
紧急
• 繁琐的工作 第四类事务 • 不速之客 第三类事务
• 某些信件 • 某些电话
• 某些电话
无用人
无聊人
• 某些信件与报告
• 浪费时间之事
• 某些会议
• 有趣的活动
• 必要而不重要的事
重要、计划、实践
6
时间的秩序
时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 面包的比喻
错误：3成时间缅怀过去、4成时间梦想将来、 3成时间应付目前的一切
正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来
7
时间管理学的演变
•记事便条
•挖掘人的资源、重视人
•做一些计划、规划 •分出优先顺序
3、Do it every day! 每天这么做！
每日计划： Plan the next d
在你 办公室
b you l
前，计划
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the office. 天的工作。
To-Do List待处理事项
Delegate to
授权
A/B
To-Do 事项
Time 需 Required 时
Ref 参见
Name 姓名
2
什么是时间管理
时间管理就是管理时间 ？
其实真正的“时间管理”就是“自我”管理
“不能管理时间，便什么都不能管理”
3
——（美）杜拉克
案例：老王的故事
延误
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天
——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
3、下班回家
4 、看电视 5、放弃工作 6、赖床 7、没有带一些文件回家 8、上班
订定每日工作计划
详细地计划每天的工作计划，并坚决的执行自己的计划
工作计划
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19
避免分散注意力
你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最 后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将 有助于在短时间内达到要的成果。
20
确定优先顺序
基本任务——如果不去做，就无法有效发挥你的
原因
拖延，没有界定缓急先后
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰 交通堵塞 不能自我约束 不能自我约束 不能自我约束 善忘 交通堵塞
4
假设平均80岁寿命
1-20岁、60-80岁属于非工作时间，其余40年为工作时间
项目
每天耗时 40年耗时
结余
睡眠
8小时
一日三餐
2.5小时
交通
1.5小时
电话
1小时
不重要 13
重要
不紧急
紧急
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
14不重要
4D原则
Diarize（定出做的时
间）
Do it now！
重
变为
要
Do it latter（待会做 （马上就做）
）
Don`t do it。 （别去做了）
Delegate 授权别人去做
紧迫
15
客户规划、重点优先工具：
高
市
第二重点
第一重点
场
吸
MIII
MI
引
力
非重点
第三重点
低 小
MIV
成功可能性
MII
大
16
时间自然法则总结
Parkingson’s Law 帕金森原则
Pareto’s Principle 帕雷托原则
时间象一根弹筋：设立期限 80%的结果来源20%的努力
Concentration Enigmas 注意力之谜
8
工具：区分时间的重要性和紧迫性
I+重要性 I+ U—
MII
I+ U+
MI
I— U—
MIV
I— U+
MIII
U+紧迫性
重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的9 事情。
‘重要’与‘紧要’之区别
重要
• 防患未然 第二类事务
时间管理的重要性
时间是什么
时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”； 时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死； 海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年
人生的每一刹那都是唯一的
注意力需要及时恢复
Internal Energy Levels 内在能量水平
有效地利用你的生物钟
Efficacy ＆Efficiency 效能与效率
做正确之事，做Leabharlann Baidu它
17
我的生物钟
6:00-8:00
14:00-16:00
8:00-12:00 16:00-20:00
20:00-睡觉
不能控制它，就去合理利用它18
Delegation 授权跟进
Return 返还 Time 时间
Ref 参见
Notes 备注
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Clear the Desk 清理桌面
1、Create 3 files 建三个文件档案
2、Organize all items according to the 4D’s 根据4D原则整理好所有东西
3、Work through “Do”pile 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件
作用的任务。
你应当完成的任务——一般指应最先完成的任务。 你喜欢做的任务——在事先安排时间时，通常从
不会去做的事。
不甚重要的任务——容易而有趣，通常首先会去做。
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优先管理的核心
1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单
2、Set priority and work on the most important 确定优先次序，从最重要的开始做
•10受欢迎的活动
不重要
不紧急
重要
偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不11 重要
偏重第二类事务，结果 重要
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
不紧急 • 少有危机
紧急
1不2 重要
不紧急
重要
紧急
偏重，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
看电视、上网
3小时
看报、聊天
3小时
刷牙、洗脸、洗澡 1小时
13.3年 4.2年 2.5年 1.7年
5年 5年 1.7年
26.7 22.5
20 18.3 13.3
8.3 6.6
休假、白日梦 闹情绪、身体不适
2小时
3.3年
3.3年
最后我们只有3年的时间5 去创造价值,我们如何管理它？
秘诀
知道什么是重要的 •做计划 •实践