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学籍档案管理存在的问题及解决建议

学籍档案管理是学校教学管理与学生管理的一个重要组成部分。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，是客观真实反映每一个学生在校期间德、智、体、美全面发展过程中的原始记录，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到的学识水平的信用凭证。同时学籍档案也是教育管理部门和教师了解、掌握学生基本情况的重要渠道，它也是学校教育部门和教师针对每个学生特点，开展因材施教，促进学生全面发展的重要依据。学籍档案管理工作做得好与差，直接影响到了学校的教学质量和社会声望，如何提高学籍档案管理工作水平，以适应当前教育形势发展的需要，也成了学校学籍档案管理人员思考和解决的重要课题。下面我结合自己的工作实际，就学校学籍档案管理中存在的问题、原因以及解决建议谈一点自己的看法。

一、学籍档案管理工作存在的主要问题

近年来，学籍档案管理中存在的主要问题有：一是档案意识不强，职责范围不清。这主要是指在学籍档案的形成过程中，无论是教育管理部门人员，还是教师、学生都对学籍档案缺乏正确的认识，不清楚自己的职责范围，也都没有把它当作是学校整体工作中一项十分重要的工作来做。因而造成了学籍档案资料的收集不齐全，不能完整的反映出学生在校成长过程的真实表现。二

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是学籍档案管理的制度不够健全，管理观念落后。这主要是指学校缺乏完善的学籍档案管理制度，制度不健全，就容易造成工作上的随意性，就会使管理人员缺乏责任心，也就容易导致学籍档案资料的管理无序、堆放杂乱，这样给学籍档案的鉴定和整理就造成了很多麻烦。加之学籍档案管理人员大多为兼职，因其思想保守，观念陈旧，不学习档案业务知识，对学籍档案特点、规律和价值作用认识不清，故而工作中缺乏积极性和主动性，更谈不上有所创新，这种效率低下的学籍档案管理现状，就会阻碍学籍档案在教学管理、教学研究和学生管理工作中作用的发挥。三是学籍档案质量偏低。学籍档案中有许多内容都是在班主任老师的指导下学生自己填写，但由于个别老师档案意识不强，不能按规范来要求学生，造成个别学生使用圆珠笔和铅笔填写学籍表格，并且出现字迹凌乱和涂改现象，还有的栏目填写不完整，内容不准确，致使学籍档案不能很好地体现出它应有的作用和价值。四是缺乏必要的监督和审查机制。许多学校没有把学籍档案管理工作和学校的其他工作一样对待，虽有布置，但缺乏检查、落实、奖惩的相关措施。分管领导更没有履行好定期督促检查的职责，因而难以确保学籍档案的真实可信。

二、产生问题的原因

1、学校领导对学籍档案工作重视支持的力度不够。表现在：一是没有为学籍档案管理工作的规范化开展，提供必要的设施设

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备等方面的条件和财力支持。二是在学校日常教育管理中没有很好的明确学籍档案管理人员的职责和待遇，影响了相关人员做好这项工作的积极性和主动性。三是对师生的学籍档案意识教育不到位。很多师生对学籍档案的内容、形式、要求以及作用等相关知识不清楚，更谈不上对学籍档案内容收集、整理、归档工作的重视。

2、缺乏有效的学籍档案管理的相关规章制度和监督机制。没有规矩，不成方圆，没有制度，何以约束。学籍档案管理制度和监督机制的不健全，很难保证在学籍档案的各个管理环节中不出问题。也很难保证学校的学籍档案管理工作做到抓实抓好。

3、对做好新形势下学籍档案管理工作的认识不足。随着改革开放的深入，随着社会经济的快速发展，不仅各级领导和职能部门对学籍档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，而且利用需求也日益频繁。因此，认识不到位，就很难适应形势需求，就很难做到学籍档案管理工作满足学校教育、教学工作的需求，就很难使学籍档案成为反映学生的成长经历的真实记录。

三、做好学籍档案管理工作的建议

1、完善学籍档案管理体制，建立相关制度，提高管理意识。建立健全规范的管理制度不仅是搞好学籍管理工作的基础，更是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。

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要建立和完善学籍档案管理的相关制度和机制，要围绕学校的中心工作和主要工作节点抓好学籍档案各环节的工作，要树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。同时还要将学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。还应制定好考核管理制度和激励机制，做到奖罚分明。

2、分清职责，统一管理。学籍档案管理必须遵循学籍档案自身形成的规律，制定统一标准，建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管利用、转送移交等方面的相关规章制度，做到有章可循，责任明确。分管领导、学籍档案管理人员和教师要加强沟通协调，以确保学籍档案在形成过程中的质量和真实性。

3、加强学籍档案管理人员培训，提高自身业务素质。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，既要加强档案业务和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，又要经常研究和解决工作中出现的新情况，新问题，还要掌握新形势下学籍档案管理的特点，逐步提高自身业务素质水，保证学籍档案管理工作的严肃性与持续性。

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4、加大审查监督力度，提高学籍档案质量。学校分管领导和学籍档案管理人员要经常深入到教研组和班级，宣传学籍档案知识和相关要求，定期组织检查，及时纠正不应出现的各类问题，保证学籍档案材料真实完整、齐全规范。特别是在学籍档案整理时必须做到一是学籍档案内容的填写必须全面、准确、及时，不得涂改、疏漏；二是要用碳素墨水笔填写，字迹工整清晰，以便长期保存；三是装订规范，排列有序；四是编写目录索引，方便查询。只有这样，才能保证学籍档案的质量。

5、利用信息技术，促进学籍档案管理工作逐步迈向现代化管理。现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学管理学籍档案的基本条件。随着学生人数的不断扩大和学籍档案利用需求的增加，应用计算机进行学籍档案管理已迫在眉睫。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率，不仅存储信息量大，检索迅速、查阅方便，而且保存时间和空间几乎不受限制。这是信息技术、网络技术的快速发展给学籍档案管理带来的新的机遇。因此，学籍档案管理工作要依托校园网建立学籍档案管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍档案管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍档案管理数据库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资

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