(行政文秘)商务助理工作细则

商务助理工作细则

附件一

1、岗位职责

业务方面

A、协助商务代表、协销经理处理各项日常事务性工作；

B、业务直接对商务代表负责，掌握了解平台的发展动向，及

时向商务代表反映情况，提供信息，为平台招商工作当好

助手；

C、负责收集市场资料和建立客户资料；

D、行政上直接由营销管理部统一培训、管理、考核；

E、做好新客户的开发工作并负责往来客户的接待工作（不得

擅自涉及业务洽谈、与客户深度沟通）；

F、完成上级领导交待的其它任务。

行政方面：

A、工作上直接对市场总监、商务总监、总经理顾问负责，协

助其处理日常事务性工作；

B、负责重要会议及重要文件的记录整理、打印下发；

C、日常工作中需向商务代表、协销经理及业务助理传达工作

安排及事件（会议）等通知，重要文件须作文字处理方可

转发各负责人，行政助理必须留备原件存档；

D、协助上级领导全面准确的统计出一定时期内重点经销商、

履约经销商相关的详细数据，清晰反映给上级领导并对特

殊问题作出归纳及处理意见；

E、根据工作需要按时制定上级领导日常办公用品计划并代其

领取发放；

F、对上级领导下达的各项通知，应准确无误传达到位；

G、对上级领导与各部门之间的工作进行良好的衔接及汇报；

H、每天两次到财务部问询当日到款情况并与业务助理衔接各

项经销商服务工作；

I、定期作好晚间值班及星期日值班的计划安排并监督落实到

位；

J、建立详细全面的行政档案。

2、任命

附件二

客户信息处理

1、信息的最终目的

1、直接对本中心经理负责，保证当天工作顺利进行；

3、保证服务态度、服务质量、认真执行工作程序，并积极提出合理

建议；

4、对收集、整理传递的信息的准确性、及时性负责；

5、对档案信息保密不善造成损失、损坏、遗失、泄密现象负责。

6、发现问题应及时作出整改补救措施；

2、动态分类

经销商遴选标准

一、遴选程序

来电、函联系------提交申请表-------双方相互了解确定合作方式-------面谈（参会、或来公司）-------资格审核------签订合作合同------回款、发货------双方制订市场开发计划------派市场协销人员开始操作市场

二、选择条件：

1、良好的资信能力；

2、有一定的营销网络和通路及相关经验；

3、良好的社会关系和背景；

4、愿意接受公司的培训。

三、要求：

1、能在当地尽快打开市场，产品顺利、快速布遍终端；

2、积极与公司派驻人员搞好配合，接受公司的市场指导；

3、遵守公司的规定，履行双方的合同约定；

4、充分利用自身的天时、地利、人和的优势，将无形资产有形

化。

3、分类规范

一、电话接听规范

1、程序：

A、接电话

B、应答

C、作好记录

2、工作方法：

A、专用《电话记录表》和笔；

B、接听：

开头语：“您好！深圳三味堂公司”

问：“请问这里是深圳三味堂公司吗？”

答：“是的，您有什么需要我帮忙吗？”

问：“我刚看到报纸上你们的广告，想了解一下具体情况”

答：“哦！请问您在什么报纸看到的广告？”

“XX报”

答：“具体情况我在电话中1---2分钟给您说不清楚，这样吧，留下您的地址和电话，我们马上给您一份详细资料。

现在每天申请独家经销各地市场的电话不断，每天都

有100多个，您收到资料后请速与我们联系，以免错

失良机。”

“您贵姓，怎么称呼您，地址、邮编、联系电话（O）、

（H）、手机、BP机？好了今天就到这里，很高兴认

识您，再见！”

3、要点和注意事项：

（1）电话铃响不超过二声，必须接听。

（2）电话应答应用普通话，声音轻柔，吐字清晰，速度适中，有礼貌。

（3）回答问题简洁，清晰，用积极肯定的语气来应答。

（4）来电注意记下区号，注明是单位还是家里电话，什么时候

联系方便。

（5）资料一般不发送传真，如有特殊情况酌情考虑，需传真的马上传真，需邮寄的当天处理，最快时间寄出。

（6）分省、分部登记，一省一本。

（7）尽量避免回答客户具体问题，哪产品简介、公司概况等，以免言多必失，要求留下详细地址即可，时间一般控制在

三分钟内。

二、客户来电来函咨询应答规范

1、程序：

（1）来电：接听、应答、记录；

（2）来函：收函、装订、登记、重点函交对应平台收阅、回函。

2、工作方法：

A、准备好笔和《电话记录表》；

B、电话应答：

电话铃响两声，提起话筒，

“您好！深圳三味堂公司！”

问：“我现在正在操作市场，有一些问题想咨询了解一下。”

答：“请问您是哪个区域的朋友？”

“我是XX省XX地区的经销商XXX。”

答：“您好！有什么需要我帮忙的吗？”

（具体问题予以回答）

“您提的问题很有现实意义，不知我的回答您清楚了没有？”

“希望您经常同我们保持联系，愿我们合作愉快，再见！”

回答不了的问题应及时转交平台经理予以及时答复。

答：“这个问题提得很好，由于或不是具体负责您这个区域业务的经理，不能给您准确答复，我请专门负责XX省业务

经理来好解答，好吗？请稍等。”

C、详细登记重要谈话内容及通话中的问题，同时留下姓名、电

话，地址等，事后过再去电或去函保持联络。

三、信函处理规范

当我们在媒体上刊登了招商信息以后，大部分人咨询会以电话方式进行联系，而另有小部分人会采取信函的方式进行联系，此类信函都比较简短。（多为索取资料之类）其处理的方式有以下几种：

1、信函中留了联系电话的：

（1）首先登录信件；

（2）寄相关资料；

（3）可按所留电话初步交谈，告之资料已寄出，希望收到后及时与我们联系，留下联系方式、联系人。

2、信函中没有留联系电话的：

（1）信中内容比较详细、问题比较多的，可在寄资料的同时附一