秘书工作环境PPT33页
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环境对秘书工作的影响(ppt 33页)
一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
秘书工作环境
秘书的工作环境
• 转眼一个月过去了， 这一个月王俐一上班 就开了这么个重要的 会，时间全忙进去了， 趁这段时间稍闲一点， 她想好好熟悉一下办 公室的具体工作了， 因为这才是一个秘书 的基本功呢！
第一节 秘书工作环境（一）
• 良好的办公环境是工 作的兴奋剂，也是看 一个秘书个人素养高 低的重要方面，拖沓 而又懒惰的秘书永远 也不会得到领导青睐 的，何况王俐还是个 爱美的女孩子呢？
• 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。
• 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机
• 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，
• 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
• 办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 • 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 • 格、工作作风，因此必须加以注意。 • 3 办公室氛围的营造 • 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 • 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 • 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 • 在工作中体现的风格作风，是最能 • 表现办公室管理水平的。
谢谢大家！
• 氛围。
（四）办公室的制度建设
•
制度建设是实现办公室管理的重要保障。
• 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工
• 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要
• 求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、
• 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不
• 断修改完善，最终形成明确的制度。
• 2，办公设备： 家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.2.321.2.316:34:1416:34:14Februar y 3, 2021
• 转眼一个月过去了， 这一个月王俐一上班 就开了这么个重要的 会，时间全忙进去了， 趁这段时间稍闲一点， 她想好好熟悉一下办 公室的具体工作了， 因为这才是一个秘书 的基本功呢！
第一节 秘书工作环境（一）
• 良好的办公环境是工 作的兴奋剂，也是看 一个秘书个人素养高 低的重要方面，拖沓 而又懒惰的秘书永远 也不会得到领导青睐 的，何况王俐还是个 爱美的女孩子呢？
• 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。
• 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机
• 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，
• 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
• 办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 • 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 • 格、工作作风，因此必须加以注意。 • 3 办公室氛围的营造 • 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 • 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 • 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 • 在工作中体现的风格作风，是最能 • 表现办公室管理水平的。
谢谢大家！
• 氛围。
（四）办公室的制度建设
•
制度建设是实现办公室管理的重要保障。
• 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工
• 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要
• 求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、
• 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不
• 断修改完善，最终形成明确的制度。
• 2，办公设备： 家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.2.321.2.316:34:1416:34:14Februar y 3, 2021
第六章 秘书的工作环境
第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。
良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。
工作环境有各种各样的类型。
这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。
一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。
秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。
人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。
因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。
自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。
因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。
秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。
环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。
众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。
2．差异性。
各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。
秘书职能环境
向层次机构的关系 与横向部门机构的关系 与社会公众的关系 秘书的人际关系
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
秘书日常工作讲义PPT(124张)
Maid(像侍女一样)
Model(良好的形象举止)
3、办公礼仪
作为一个带窗口性质的岗位，秘书人员 的表现可以影响整个办公室、整个办公 楼甚至整个组织的人文氛围、办公节奏、 环境效果，体现出组织的总体精神。作 为一个组织，其良好的礼仪环境是社会 文明进步的体现，也是时代风貌的体现。 办公礼仪也是工作制度和纪律的补充。
其次要转变服务方式。要由被动服务向 主动服务转变。“凡事预则顺，不预则 废”，办公室工作要有前瞻性，对有关 工作要平考虑、早着手，体现主动服务， 更好的发挥参谋助手作用。要由单一服 务向全面服务转变。办公室服务必须注 重服务的全面性，为领导决策服务，在 领导决策前拿出可行的方案，向领导反 映情况，提供决策建议；决策中要进行
秘书日常工作
办公室工作
办公室工作主要包括办公室的管理工作、 服务工作及办公礼仪三个方面
一、办公室的管理包括对人的管理、对 物的管理及自我管理。
①办公室管理的作用：办公室是指挥部， 办公室是工作室，办公室是窗口。
②办公室的空间管理办公室的空间管理 是指为了有效的利用空间、节约空间成 本、缩短工作流程、方便人员沟通所进 行的办公处所和物质设备安排和布置等。
办公室行为举止的基本要求：分寸得当 （言语的分寸、个人情绪表露的分寸、 行文的分寸），关心他人（动作宜轻细、 主要为领导分忧解难、分工不分家）。
办公室举止行为规范：进出楼门要轻、 敲、谦，吃喝洗涮，琐屑小节。如《一 口痰‘吐掉’一项合作》，《一语不当 险失合作良机》。
②事务处理
现代企业多采用大办公室。有利于采光 和通风，还有利于监督和工作沟通。大 而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列 应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或 形成多角度。
Model(良好的形象举止)
3、办公礼仪
作为一个带窗口性质的岗位，秘书人员 的表现可以影响整个办公室、整个办公 楼甚至整个组织的人文氛围、办公节奏、 环境效果，体现出组织的总体精神。作 为一个组织，其良好的礼仪环境是社会 文明进步的体现，也是时代风貌的体现。 办公礼仪也是工作制度和纪律的补充。
其次要转变服务方式。要由被动服务向 主动服务转变。“凡事预则顺，不预则 废”，办公室工作要有前瞻性，对有关 工作要平考虑、早着手，体现主动服务， 更好的发挥参谋助手作用。要由单一服 务向全面服务转变。办公室服务必须注 重服务的全面性，为领导决策服务，在 领导决策前拿出可行的方案，向领导反 映情况，提供决策建议；决策中要进行
秘书日常工作
办公室工作
办公室工作主要包括办公室的管理工作、 服务工作及办公礼仪三个方面
一、办公室的管理包括对人的管理、对 物的管理及自我管理。
①办公室管理的作用：办公室是指挥部， 办公室是工作室，办公室是窗口。
②办公室的空间管理办公室的空间管理 是指为了有效的利用空间、节约空间成 本、缩短工作流程、方便人员沟通所进 行的办公处所和物质设备安排和布置等。
办公室行为举止的基本要求：分寸得当 （言语的分寸、个人情绪表露的分寸、 行文的分寸），关心他人（动作宜轻细、 主要为领导分忧解难、分工不分家）。
办公室举止行为规范：进出楼门要轻、 敲、谦，吃喝洗涮，琐屑小节。如《一 口痰‘吐掉’一项合作》，《一语不当 险失合作良机》。
②事务处理
现代企业多采用大办公室。有利于采光 和通风，还有利于监督和工作沟通。大 而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列 应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或 形成多角度。
秘书学课件——秘书职能环境
第六章：秘书职能环境
（四）开发职能资源环境
1、合理开发领导机关给领导人的影响力资源。 2、注重开发智能环境中的信息智能资源； 3、注重从协调和加强各方面关系中，开发智能环
境中的能量资源。
第六章：秘书职能环境
二、秘书对智能环境的优化 职能环境优化的标准： 1、信任度
秘书在机关领导、部门、群众中的职能形象越 好，则越可能得到多元、多层职能活动对象的 信赖与亲近。较高的环境信任度，是秘书履行 本职任务、取得理想工作成绩的基本因素。
⑴组织的结构要素→权力分配、权力运行 ⑵组织动态运行要素→效率原则 ⑶组织生态要素→应对机制、创新原则 ⑷组织心态要素→宽容、和谐，团队精神 ⑸组织的物质要素→条件 ⑹组织信息要素→ 高效的信息获取，流畅的信息处理
第六章：秘书职能环境
（三）组织外部环境
组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相 互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科 技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的； 行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等， 对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特 殊性和具体针对性。
第六章：秘书职能环境
意义：
在管理系统中，秘书人员的特定职能，规定了其特定地 位与作用：围绕系统领导，沟通上下左右，通过相对独 立的秘书活动，在各层次之间，发挥综合、辅助性的中 介纽带作用。适宜的职能环境，即同作用对象建立起一 种信任、和谐的职能关系，自然也就构成秘书人员获取 良好活动效果的重要条件。环境优化程度愈高，秘书的 职能活动就愈见顺畅，作用也可能愈益显著，两者之间 成正比效应。秘书绝对不可轻视对职能环境的建设。
第六章：秘书职能环境
2、和谐度 秘书的基本职能活动几乎都是在与各种活动对 象的双边双向效中进行的，那么，环境谐振度 越强，职能活动对象给予的具体支持与配合越 积极，秘书实际工作的质量与效率当然也就会 越高。谐振关系失调，你热他不热，你急他不 急，你有所祈求他却消极敷衍，此种状况，均 是秘书在进行实际工作之前和之中，必须排除 的障碍。
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（见教材32页）
第二节 秘书工作的中观环境
• 秘书工作的中观环境是指秘书 所处的组织的性质，制度与结 构方面的环境。它对秘书工作 有着重要 的影响。
第二节 秘书工作的中观环境
企业的组织结构 : 现代企业是以现代企业制度为基
础的。它是在国家公司法的规定下组建 的。其组织模式就是公司法规定的几种 形式。这几种形式有有限责任公司，国 营独资公司，股份有限公司。
一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
Hale Waihona Puke 一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适 宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲 劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的 心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导 致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。
三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
三、办公室的空间设计
• 秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次， 多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境 因素的影响。
• 环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘 书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这 种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变 或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高 秘书工作效率。
秘书工作环境
[学习目的与要求] 通过本章学习，了解影响秘
书工作的环境有哪些种类，它们是 如何影响秘书工作的效率以及如何 适应与改善这些环境。
问题：
1、请你描述秘书的工作环境是怎样 的？
（提示：工作场所、工作设施、办公 用品……)
2、你认为在秘书的工作环境中最重 要的是什么?
第三章 秘书工作环境
• 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫 秘书工作环境。
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
第二节 秘书工作的中观环境
任何一个公司组织中 的工作人员由于地位的不 同，纵向分为:
高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
第二节 秘书工作的中观环境
• 在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以 后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管 理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由 于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因 此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门 （见阅读资料43页）。
二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
• 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格 （略）
第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组 织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公 室环境加以合理的设计，组织和 控制，使其达到最符合秘书工作 的需要，进而提高工作效率，完 成组织欲达到的使命。在对办公 环境进行管理的过程中，要坚持 以下的原则：
二、办公室环境的管理原则
1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和 同步进行；
第三章 秘书工作环境
• 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境
第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 二 、秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点
• 环境是指对工作绩效起着潜 在影响的外部力量。秘书工 作环境是指直接或间接影响 秘书工作效率的各种潜在外 部力量的总和。
一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
办公室环境包括：
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑 与分配，办公 空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩， 光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处 的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气 因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；
第五、办公室的健康与安全环境。
一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
作业方面
生理方面
心理方面
一、办公室环境的种类及对秘书
工作效率的影响
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受， 体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以 使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力 难以集中，则效率降低。
第二节 秘书工作的中观环境
• 秘书工作的中观环境是指秘书 所处的组织的性质，制度与结 构方面的环境。它对秘书工作 有着重要 的影响。
第二节 秘书工作的中观环境
企业的组织结构 : 现代企业是以现代企业制度为基
础的。它是在国家公司法的规定下组建 的。其组织模式就是公司法规定的几种 形式。这几种形式有有限责任公司，国 营独资公司，股份有限公司。
一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
Hale Waihona Puke 一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适 宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲 劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的 心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导 致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。
三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
三、办公室的空间设计
• 秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次， 多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境 因素的影响。
• 环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘 书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这 种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变 或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高 秘书工作效率。
秘书工作环境
[学习目的与要求] 通过本章学习，了解影响秘
书工作的环境有哪些种类，它们是 如何影响秘书工作的效率以及如何 适应与改善这些环境。
问题：
1、请你描述秘书的工作环境是怎样 的？
（提示：工作场所、工作设施、办公 用品……)
2、你认为在秘书的工作环境中最重 要的是什么?
第三章 秘书工作环境
• 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫 秘书工作环境。
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
第二节 秘书工作的中观环境
任何一个公司组织中 的工作人员由于地位的不 同，纵向分为:
高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
第二节 秘书工作的中观环境
• 在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以 后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管 理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由 于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因 此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门 （见阅读资料43页）。
二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
• 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格 （略）
第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组 织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公 室环境加以合理的设计，组织和 控制，使其达到最符合秘书工作 的需要，进而提高工作效率，完 成组织欲达到的使命。在对办公 环境进行管理的过程中，要坚持 以下的原则：
二、办公室环境的管理原则
1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和 同步进行；
第三章 秘书工作环境
• 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境
第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 二 、秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点
• 环境是指对工作绩效起着潜 在影响的外部力量。秘书工 作环境是指直接或间接影响 秘书工作效率的各种潜在外 部力量的总和。
一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
办公室环境包括：
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑 与分配，办公 空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩， 光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处 的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气 因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；
第五、办公室的健康与安全环境。
一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
作业方面
生理方面
心理方面
一、办公室环境的种类及对秘书
工作效率的影响
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受， 体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以 使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力 难以集中，则效率降低。