英文电子邮件及传真格式及要点资料教程
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3.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外 的每一个单词的首字母大写。
4.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!
（Complimentary Close） (Signature)
如果是你主动写电子邮件给别人的话，以你写此邮件的目的开头。 例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference
to …“ 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。
2.尽量使用短句
—“We are pleased to...” for “It gives us much pleasure to...”
3.尽量避免在一个句子里使用相同的词汇
— “Please quote your lowest price for your best quality.” for “Please quote your best price for your best quality.”
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国 式)。
1、Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2、My dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 3、Dear Sirs,：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 4、Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 5、Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 6、Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。
二零一二年三月十五日
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
2.主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。
提出要求要客气礼貌
"I want."之类的词能避免则避免出现，相比之下，"I would like"显得更尊重对方。 又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。
I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。
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现代的齐头式(The Modern 源自文库locked Form)
（Salutation） (Body)
美式结构则是齐头式结构， ---------------------------------------------在商务英语中比较流行，尤 ----------------------------------------------其普遍运用于电子邮件的交 ----------------------------流中，其特点是所有段落的 ---------------------------------------------第一行都顶格写，段与段之 ----------------------------间空一行，另外称呼、落款 (Complimentary Close） 等也都顶格写。
7、Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚 或未婚的女士称呼。 8.Dear Doctor Wang,：「亲爱的王医师」，用在知道对方的职称。 9.Gentlemen:：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 10.To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或 写给公司、部门时使用。 11.Dear Chris, ：「亲爱的克里斯」，用在熟悉对方的情况。 12.Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。
(Signature）
传统的缩头式(The Conventional Indented Form)
英式结构即缩进式结构， 属于比较传统的结构， 即每一段的第一行都向 里缩进4-8个字符，且 所有段落的缩进距离必 须保持一致；称呼顶格 写，落款则在中间偏右 的位置。
（Salutation） (Body)
记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。 如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。 例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting
ABC Company.“ 如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会
那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
应注意表达简洁清楚 1.尽量简单的词汇
— “soon” instead of “in the near future” — “Please” instead of “Will you be kind enough to...” — “now” instead of “at the present moment” etc.
4.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!
（Complimentary Close） (Signature)
如果是你主动写电子邮件给别人的话，以你写此邮件的目的开头。 例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference
to …“ 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。
2.尽量使用短句
—“We are pleased to...” for “It gives us much pleasure to...”
3.尽量避免在一个句子里使用相同的词汇
— “Please quote your lowest price for your best quality.” for “Please quote your best price for your best quality.”
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国 式)。
1、Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2、My dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 3、Dear Sirs,：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 4、Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 5、Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 6、Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。
二零一二年三月十五日
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
2.主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。
提出要求要客气礼貌
"I want."之类的词能避免则避免出现，相比之下，"I would like"显得更尊重对方。 又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。
I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。
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现代的齐头式(The Modern 源自文库locked Form)
（Salutation） (Body)
美式结构则是齐头式结构， ---------------------------------------------在商务英语中比较流行，尤 ----------------------------------------------其普遍运用于电子邮件的交 ----------------------------流中，其特点是所有段落的 ---------------------------------------------第一行都顶格写，段与段之 ----------------------------间空一行，另外称呼、落款 (Complimentary Close） 等也都顶格写。
7、Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚 或未婚的女士称呼。 8.Dear Doctor Wang,：「亲爱的王医师」，用在知道对方的职称。 9.Gentlemen:：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 10.To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或 写给公司、部门时使用。 11.Dear Chris, ：「亲爱的克里斯」，用在熟悉对方的情况。 12.Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。
(Signature）
传统的缩头式(The Conventional Indented Form)
英式结构即缩进式结构， 属于比较传统的结构， 即每一段的第一行都向 里缩进4-8个字符，且 所有段落的缩进距离必 须保持一致；称呼顶格 写，落款则在中间偏右 的位置。
（Salutation） (Body)
记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。 如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。 例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting
ABC Company.“ 如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会
那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
应注意表达简洁清楚 1.尽量简单的词汇
— “soon” instead of “in the near future” — “Please” instead of “Will you be kind enough to...” — “now” instead of “at the present moment” etc.