进口业务操作流程

进口业务操作流程

过程分析工作表

1目的

定义进口业务执行过程中各相关职能部门的职责、操作要求，明确业务各环节上下游接口、输入输出，规范操作流程，确保操作过程无缝衔接，业务运作平稳有序。

2范围

公司从美洲进口产品并在中国分销的业务，从产品市场分析、采购、到订单执行的整个运作管理过程。3定义

COA：CERTIFICATE OF ANAL YSIS；

MSDS：MATERIAL SAFETY DA TA SHEET；

DI：DOCUMENT INSTRUCTION；

4职责

4.1进口分销部：作为进口业务的信息中枢，负责收集整理进口产品市场信息，并形成分析报告，

并负责协调产品进口及销售事务；

4.2美洲资源部：美洲产品资源采购；

4.3物流资源部：进口业务物流资源发掘、物流合同签订、物流费用预算审批；

4.4国内事业部：销售执行、合同签订，进口产品客户需求信息及销售数据收集整理、反馈；

4.5商务部：负责进口订单执行；

5工作程序

流程图

5.1业务调研阶段

此阶段流程控制的重点在于确立商业机会的发现机制，确保进口业务操作方案的可行性，保证进口产品项目运作符合公司业务发展战略。

5.1.1市场分析

5.1.1.1进口分销部项目主管负责收集汇总市场信息，包括来自销售部门、资源部门的信息

反馈，并进行产品市场分析，形成《产品市场分析报告》；

5.1.1.2对于每一个具体的产品，《产品市场分析报告》内容包括但不限于：产品类别、潜在

客户、产业链终端用户、市场容量、国内价格行情、包装要求、MSDS、COA、目的

港；

5.1.1.3《产品市场分析报告》须经进口分销部总监审核，确认产品市场分析的信度与效度，

确保分析报告的可靠性与有效性；

5.1.1.4进口分销部项目主管将经审核的《产品市场分析报告》发送美洲资源部产品资源经

理；

5.1.2产品资源确认

5.1.2.1美洲资源部产品经理收到进口分销部的《产品市场分析报告》后，对目标产品展开

资源搜索、产品供应商渠道调研，形成《产品资源评估报告》；

5.1.2.2《产品资源评估报告》内容包括但不限于：产品资源供应市场分析、主要供应商基

本信息、产品报价（Ex-work、FOB、CIF）、供货量、装载港；

5.1.2.3《产品资源评估报告》须经美洲资源部总监审核，确认无误后，由美洲产品资源经

理反馈至进口分销部，抄送物流资源部；

5.1.3物流资源确认

5.1.3.1物流资源部收到美洲资源部的《产品资源评估报告》后，对产品报价方式为Ex-work、

FOB的业务确认所需的运输条件，并展开对物流资源的搜索、物流供应商调研，形

成《物流资源评估报告》；

5.1.3.2《物流资源评估报告》内容包括但不限于：供应商基本信息、工厂至港口、装运港

操作、海运、卸货港操作各环节操作要求及费用；

5.1.3.3《物流资源评估报告》须经物流资源部总监审核，确认无误后，由物流资源主管反

馈至进口分销部；

5.1.4操作方案策划

5.1.4.1进口分销部收到来自美洲资源部的《产品资源评估报告》及物流资源部的《物流资

源评估报告》后，结合《产品市场分析报告》进行综合分析，形成《产品进口分析

报告》；

5.1.4.2《产品进口分析报告》内容包括但不限于：产品市场分析、产品资源供应分析、开

发价值及盈利性分析、操作可行性分析、建议。对确认具有市场潜力及开发价值的

产品，形成具体的操作方案；

5.1.4.3《产品进口分析报告》及操作方案经进口分销部总监审核后汇报至公司总裁；

5.1.5操作方案审批

5.1.5.1公司总裁对《产品进口分析报告》及操作方案进行最终的审批决策；

5.1.5.2对于经公司总裁审批同意的操作方案，由进口分销部协调开展操作；

5.1.5.3对经公司总裁审批否决的操作方案，根据具体审批意见或进行修订，或结案存档；

5.2实务操作阶段

此阶段流程控制的重点在于规范实务操作管理，确保订单执行过程的平滑、有序、稳定。

5.2.1操作启动

5.2.1.1进口分销部将公司总裁批准执行的操作方案通知相关部门，并协调开展产品进口项

目操作；

5.2.2产品采购

5.2.2.1美洲资源部按照操作方案要求，组织美洲产品采购执行，提交采购合同审批，并与

产品供应商签订采购合同；

5.2.2.2采购执行跟进，文件准备：美洲资源部配合物流执行时间节点要求准备相关文件；

➢COA、MSDS、货物说明书；

➢其它文件：依据出口国（美国）及进口国（中国）管理机构要求提供。

5.2.2.3备货跟进：物流订舱成功之后，美洲资源部需要根据订舱时间及时与供应商沟通，1

个工作日内确认供应商是否可以按时备货，并跟进供应备货状态，供应商反馈不能

按要求备货，美洲资源部及时通知商务部，进入异常订单处理程序。

5.2.2.4交货跟进：美洲资源部按照商务部提供的《进仓通知》时间，监控供应商按时完成

备货，或按时送货到指定地点。

5.2.3物流采购

5.2.3.1物流资源部与货代公司签订物流合同，并完成物流费用预算审批；

5.2.4财务付款

5.2.4.1财务根据采购合同的要求，按期支付供应商货款或者配合完成信用证开具，并知会

相关部门，具体见《业务付款流程》。

5.2.5订单处理

5.2.5.1操作接单：商务部客服主管负责进口操作订单接单，并进行订单确认。

5.2.5.2物流操作执行：采购合同签订后，国际物流执行主管根据采购合同（贸易条款为

Ex-work、FOB或者CIF）的提货日期、船公司的船期安排订舱，并根据船公司的回

执要求，及时联系货代，跟进操作整体过程，包括：提货、货物进仓、进港、装船、

开船、收到提单、抵港、收到船公司提货通知、将提单换成提货单、安排提货等一

系列操作，具体见《物流操作处理流程》。

5.2.5.3关务操作执行：关务主管需要根据产品特点准备相关的进口报关清关资料，接到船

公司提货通知后，及时办理清关手续、进口商检，保证公司可按时接货，具体见《关

务处理流程》。

5.2.5.4单证操作执行：采购合同签订后，单证主管需要按照合同、提供Document Instructions